Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Arkusze kalkulacyjne

Paweł Chojnacki
inforCMS
Powszechność komputerowych arkuszy kalkulacyjnych stała się tak ogromna, że trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek biuro, które mogłoby się bez nich obyć.

W październiku 1979 roku, a więc już ponad 30 lat temu, rozpoczęto rozpowszechnianie arkuszy kalkulacyjnych. Trzydzieści lat to dużo i mało. Biorąc pod uwagę historię ludzkości i jej wynalazków – to tylko chwila, próbując się jednak cofnąć do komputerowej rzeczywistości 1979 roku – odniesiemy wrażenie, że były to czasy dinozaurów.

Historia programu, który zrewolucjonizował obliczenia, przybliżył je każdemu, spowodował ogromny rozwój całego przemysłu komputerów osobistych jest niedługa i nie obfituje w wiele zwrotów. Wynalezienie pierwszego arkusza – VisiCalc, następnie wysyp podobnych programów, z których najbardziej pozostał w pamięci Lotus 1-2-3, a już od początku lat 90. XX wieku nastąpiło panowanie Excela. To właśnie Excel, jeden z najważniejszych produktów Microsoftu, od wielu już lat jest synonimem pojęcia „arkusz kalkukacyjny”.

Od 1993 roku jako składnik pakietu Office narzucił pozostałym zintegrowanym z nim programom wygląd interfejsu oraz sposób obsługi, stając się lokomotywą nakręcającą sprzedaż całego zestawu. Przyglądając się takim programom do edycji tekstu jak Word czy prezentacji – PowerPoint można bez problemu znaleźć ich odpowiedniki innych firm o podobnej funkcjonalności. W przypadku Excela trudno jest obecnie wskazać konkurencyjne produkty potrafiące nawiązać z nim „walkę”. Każda ocena programu z kategorii „arkusz kalkulacyjny” jest swoistym porównaniem, co dany produkt potrafi robić jak Excel, czego nie potrafi oraz czy informacje przez niego przetwarzane są możliwe do odczytania przez dominujący standard.

Jakie cechy MS Excela spowodowały jego tak ogromne rozpowszechnienie? Spróbujmy – chociaż skrótowo – im się przyjrzeć:

• Wygląd przestrzeni roboczej. Tylko w pierwszej chwili osoby niezorientowane nazwą ten program narzędziem do tworzenia tabelek. Nic bardziej mylnego, bowiem możliwości konfigurowania arkusza są naprawdę ogromne. Wygląd, krój, kolor czcionek, kolory całych pól i ich obramowań – odpowiednio użyte przez doświadczonego użytkownika lub będące wynikiem działania specjalnych nakładek i rozszerzeń programu – pozwalają stworzyć dokument, który dopiero po dokładniejszym przyjrzeniu okazuje się arkuszem Excela.

• Ilość wbudowanych funkcji finansowych, matematycznych, statystycznych, tekstowych, logicznych oraz niektórych związanych z przetwarzaniem danych („bazodanowych”). To wszystko w połączeniu z elastycznymi sposobami ukazywania raz wprowadzonych danych (różne sposoby adresowania, generowania raportów i wykresów, funkcja tabel przestawnych) pozwala zobaczyć zależności oraz tendencje, które na pierwszy rzut oka nie są widoczne.

• Możliwość kopiowania, przenoszenia formuł, importu, aktualizowania danych z innych źródeł. Natychmiastowa możliwość sprawdzenia wyników dla innych danych bez przebudowy arkusza – chyba ta cecha spowodowała tak wielką karierę arkusza kalkulacyjnego.

• Wbudowany język programowania Visual Basic. Od momentu tej zmiany (wersja 5 z roku 1995) Excel stał się czymś w rodzaju środowiska programistycznego. To już nie program o skończonej ilości funkcji – brakujące możemy sobie sami stworzyć bądź skorzystać z istniejących gotowych, oferowanych przez inne firmy lub osoby. Do chwili obecnej wytworzył się cały rynek firm i programów będących rozszerzeniem dla Excela, w wielu zastosowaniach zaciera się granica pomiędzy obszarem typowego arkusza a bazy danych – istnieją bowiem ogromne systemy do zbierania i przetwarzania danych, które dla użytkownika końcowego mają postać tzw. nakładki na Excel, czyli prezentują wyniki na ekranie arkusza, pozwalając na dowolną dalszą ich obróbkę za pomocą tego popularnego narzędzia.

• Możliwości zapisania i odczytu plików w innych formatach. Pomijając fakt, że import danych do formatu Excela jest ogromnym atutem prawie każdego programu, sam Excel potrafi odczytać dane wielu innych programów w standardach bardzo rozpowszechnionych wśród aplikacji przetwarzających dane. Czasem mając dość dziwny plik tekstowy obawiamy się, że trzeba będzie jego zawartość ręcznie przepisać do arkusza, a okazuje się, że z pomocą kilku dodatkowych pytań Excel całą tę robotę „odwala” za nas.

 

Czytaj także: Procedury obiegu dokumentów >>

 

Podobnych punktów można przytoczyć jeszcze dużo, w zależności jak bardzo szczegółowo będziemy analizować ten program. Najkrócej mówiąc – Microsoft Excel jest programem biurowym, na którego poprawną obsługę trzeba zwrócić najwięcej uwagi spośród wszystkich wykorzystywanych na co dzień aplikacji. Dla osoby zasiadającej po raz pierwszy przed nim, Excel będzie nieco smutnym programem o niewielkiej przydatności, natomiast w miarę poznawania jego licznych funkcji będzie docierać do nas, że listę jego możliwości trudno uznać za skończoną. Kurs obsługi tego programu, dostosowany do potrzeb konkretnego pracownika, będzie dla firmy dobrą inwestycją.

Każde wprowadzenie do profesjonalnej obsługi, połączone z dociekliwością i chęcią poznawania i uczenia, otworzy przed użytkownikiem ogromne możliwości. Na koniec tej nieco entuzjastycznej recenzji właściwie tylko jednego produktu spróbuję (nie próbując konkurować z ekspertami specjalizującymi się w tym programie) podać kilka punktów, na które polecam zwrócić uwagę w codziennej pracy z Excelem.

Niektóre cechy tej aplikacji mogą bowiem powodować kłopoty. Niekoniecznie jest to wadą programu, raczej sumą właściwości i pewnych zachowań osób korzystających:

• Wymiary (liczba wierszy i kolumn) dzisiejszych arkuszy może być ogromna, jednak nie zawsze dobrą praktyką jest tworzenie tak dużych zestawień tylko dlatego, że aplikacja na to pozwala. W przypadku wielkich arkuszy, które od bardzo dawna „rosną” (zawierając dane historyczne i już niepotrzebne), pojawiają się czasem niewytłumaczalnie dziwne zachowania programu. Dobrym zwyczajem jest niedopuszczanie do takiej sytuacji. Obróbka danych w mniejszych arkuszach zwykle jest szybsza.

• Przy kopiowaniu całych skoroszytów lepiej jest kopiować tylko dane, wklejanie całej ogromnej pustej reszty ekranu również potrafi spowodować ociężałość w działaniu aplikacji.

• Pliki z danymi, które „podróżują” pomiędzy wieloma komputerami współpracowników, zawierają czasem całe kolumny danych sformatowanych w inny sposób. Najbardziej typowe to kropki i przecinki oraz różny format zapisu daty w wielu krajach czy wersjach językowych systemów. Nie zawsze prosta zmiana formatu komórek pomaga, dopiero stworzenie nowego pliku z dostarczonych danych pozwala pozbyć się kłopotów.

• Możliwość korzystania z makr programu, dodatkowa funkcjonalność opisana powyżej przy okazji Visual Basic ma też wadę – taki arkusz jest podatny na specjalne wirusy, tzw. makrowirusy. Obecnie skala ich zagrożenia dla systemów komputerowych nie jest już duża (sama aplikacja pomaga w walce z nimi, pozwala zablokować ich wykonywanie) – jednak należy o tym pamiętać.

• Rozwój programu, kompatybilność z wieloma standardami zapisu plików spowodowała, że zdarzają się kłopoty z otwieraniem plików stworzonych jego inną (wcześniejszą) wersją. Warto wtedy sprawdzić jakie możliwości oferuje nam program w „zapisz jako”. Zapisanie pliku z opcjami zgodnymi z inną wersją pozwala współpracownikowi czy kontrahentowi zaoszczędzić sporo czasu i nerwów przy otwieraniu otrzymanego zestawienia.

 

Czytaj także: Forum internetowe pomoże stworzyć modelowy BIP >>

 

Powszechność komputerowych arkuszy kalkulacyjnych stała się tak ogromna, że dziś, gdy mija 30 lat od ich powstania, trudno sobie nawet wyobrazić jak wyglądałyby biura bez tych aplikacji. Zakładając, że największe zestawy obliczeń wędrowałyby tak jak kiedyś do wyspecjalizowanych ośrodków obliczeniowych – nadal widzę w wyobraźni biura o bardzo dużej powierzchni, na której rozłożone są wielkie papierowe płachty z obliczeniami. W przypadku istniejących dziś nakładek pozwalających tworzyć zestawienia w trzech (i wielu więcej) wymiarach – gdy próbuję sobie wyobrazić to samo w wersji papierowej... wyobraźnia mnie zawodzi.

Paweł Chojnacki

doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl; portaldlasekretarek.pl

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź >>
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Tylko teraz
349,00 zł
614,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    2 gru 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kierownik zamawiającego musi określić wymogi weryfikacyjne dla zatrudnionych pracowników wykonawcy
    Czy według nowego Prawa zamówień publicznych istnieje konieczność określenia w opisie przedmiotu zamówienia zapisów dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia pracowników wykonawcy w zakresie m.in. rodzaju czynności, które oni wykonują, czy sposobu weryfikacji zatrudnienia tych osób (chodzi np. o kierownika budowy, robót, ochronę budowy, pracowników administracyjnych)? Zamówienie, które gmina chce udzielić, dotyczy budowy nowej hali sportowej, a w okresie COVID-19 takie wymogi mogą zniechęcić oferentów.
    Uhonorowanie pomocy społecznej - wypłata nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego
    Dzień Pracownika Socjalnego jest świętem wszystkich pracowników służb społecznych, a w szczególności pracowników socjalnych. Z tej okazji 21 listopada każdego roku, poza uroczystymi obchodami, przyznawane są nagrody.
    Egzekucja świadczeń z ZFŚS - jakie zapisy w zajęciu pozwalają na dokonywanie potrąceń
    Świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji do pełnej wysokości, jeśli zajęcie dotyczy innych wierzytelności.
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym już niedługo.
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym przyjęte przez Radę Ministrów.
    Gotowe posiłki w bufecie basenowym a stawka VAT
    Jednostka samorządowa (ośrodek sportowy) prowadzi basen. W ramach infrastruktury obiektu utworzono także sklepik/bufet, w którym sprzedawane są posiłki typu fast-food: hot-dogi, kanapki, zapiekanki. Jest to tzw. sprzedaż na wynos - nie posiadamy zaplecza umożliwiającego spożywanie posiłków na miejscu, a sprzedawane posiłki kupujemy w formie gotowej (kanapki) lub w formie półproduktów (hot-dogi, zapiekanki). Jaką stawką VAT należy opodatkować taką sprzedaż - 5% czy 8%?
    Jak inwentaryzować odnawialne źródła energii?
    Urząd gminy korzysta z programu Unii Europejskiej „Czyste powietrze” i ma na stanie urządzenia (panele, słoneczne, pompy ciepła) zamontowane na domach jednorodzinnych mieszkańców, którzy korzystali z dofinansowania. Zgodnie z założeniami programu, gmina jest właścicielem tych urządzeń jeszcze przez 5 lat. Mieszkańców, którzy korzystają z programu, jest ok. 1000. Jak należy inwentaryzować te urządzenia - spis z natury czy weryfikacja (oświadczenie mieszkańca, że ma to nadal na stanie)?
    Wspólna działalność socjalna w sektorze finansów publicznych
    Przepisy dają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS. Jest to na pewno korzystne zwłaszcza dla mniejszych jednostek, dysponujących niewielkimi środkami finansowymi. Wspólna działalność musi się opierać na zawarciu umowy pomiędzy pracodawcami. Skorzystanie z tego rozwiązania jest w pełni dopuszczalne także dla jednostek sfery budżetowej. W praktyce myśleć o tym mogą pracodawcy ze sobą powiązani, np. urząd gminy i gminne jednostki organizacyjne.
    Zmiany w rachunkowości od 1 stycznia 2022 r.
    Sprawdź co się zmieni w ustawie o rachunkowości w 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli od 1 września 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli 2022. Jakie zmiany czekają nauczycieli od nowego roku szkolnego? Czy będą podwyżki zarobków? Czy zostanie zwiększony czas pracy nauczycieli?
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela. Jak prawidłowo naliczać staż uprawniający do nagrody jubileuszowej nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach?
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki - kto może otrzymać?
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS - analiza
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS. Czy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można dofinansować prezenty na święta, Dzień Kobiet, Dzień Dziecka, z okazji jubileuszu itp.?
    Stypendia dla uczniów - jaki paragraf?
    Stypendia dla uczniów - klasyfikacja. W jakim paragrafie wydatków powinno się ujmować wypłacane uczniom stypendia socjalne oraz stypendia za wyniki w nauce i za osiągnięcia sportowe?
    Zatrudnienie głównego księgowego bez konkursu - czy jest możliwe?
    Zatrudnienie głównego księgowego. Czy można zatrudnić głównego księgowego w jednostce budżetowej bez przeprowadzenia konkursu?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania czy tylko na następny rok budżetowy?
    Jak uregulować dyżury domowe w przypadku telepracy?
    Telepraca - dyżury domowe. Jaki zapis należy umieścić w porozumieniu o telepracy, żeby nadal dyżur pełniony w miejscu zamieszkania był traktowany jako dyżur domowy, a nie dyżur w miejscu pracy?
    Czy można zatrudnić cudzoziemca w zakładzie budżetowym?
    Czy w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej można zatrudnić osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego (obywatel Ukrainy) na stanowisku pomocniczym i obsługi? Jakie warunki musi spełniać?
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022 - minister zdrowia Adam Niedzielski poinformował po posiedzeniu Trójstronnego Zespołu ds. Ochrony Zdrowia, że osiągnięto porozumienie. Od kiedy i o ile wzrosną wynagrodzenia medyków?
    Wizja lokalna w terenie
    Wizja lokalna, uregulowana w ustawie ‒ Prawo zamówień publicznych, jest szczególnym narzędziem, z którego zamawiający może skorzystać, określając warunki udziału w postępowaniu. Próżno szukać definicji legalnej tego pojęcia albo wyraźnych wymogów określonych przez ustawodawcę w tym zakresie. Jednak niezastosowanie się przez wykonawcę do wytycznych określonych w specyfikacji warunków zamówienia w tym względzie może skutkować odrzuceniem oferty, co rodzi konkretne konsekwencje w sferze proceduralnej.
    Klasyfikacja budżetowa wykonania instalacji fotowoltaiki

    Jaki paragraf klasyfikacji budżetowej będzie właściwy dla wydatków związanych ze sporządzeniem kosztorysu szacunkowego na wykonanie instalacji CO i fotowoltaiki (kwota 5500 zł)?

    Jak rozliczyć VAT od usług pośrednictwa sprzedaży zestawów fotowoltaicznych
    Jaką stawką ryczałtu opodatkować usługi wywozu odpadów przez firmę budowlaną – interpretacja MF

    Przychody z tytułu obciążania klientów opłatami za wywóz odpadów budowlanych stanowiącymi element kompleksowej usługi budowlanej należy opodatkować ryczałtem w wysokości 5,5%. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji, której fragment przedstawiamy.

    Służba cywilna - uelastycznienie naboru i czasu pracy
    Projekt nowelizacji ustawy o służbie cywilnej zakłada m.in. uelastycznienie procesu naboru do służby cywilnej i zmiany w czasie pracy.
    Wynagrodzenie rachmistrzów - problemy z liczbą spisanych osób
    Wynagrodzenie rachmistrzów nie jest proste do rozliczenia. Urzędy statystyczne mają problemy z liczbą osób spisanych przez poszczególnych rachmistrzów. Rachmistrzowie stają się również ofiarami oszustw.