Praktyczne ujęcie funkcjonowania służby przygotowawczej

Prawidłowo zorganizowany proces służby przygotowawczej powinien zaowocować właściwym przygotowaniem pracownika do wypełnienia obowiązków. Jeśli na tym etapie dopuszczone zostaną zaniedbania, to w późniejszych etapach kariery zawodowej trudno będzie zniwelować złe nawyki, minimalistyczne podejście do pracy.

W zakresie sposobu organizacji służby przygotowawczej można wyróżnić następujące podejścia:

1. Samodzielna organizacja służby dla danego urzędu. Proces służby dotyczy pracowników jednego urzędu. Obejmuje on część teoretyczną i praktyczną. Przeprowadzony jest własnymi zasobami. Szkolenia, warsztaty prowadzone są przez doświadczonych pracowników.

2. Wspólna organizacja służby obejmująca pracowników urzędu oraz podległych jednostek organizacyjnych. Wiele samorządów podjęło trud wspólnej organizacji służby dla swoich jednostek.

3. Uczestnictwo w zewnętrznych formach organizacji służby. Wiele urzędów z uwagi zarówno na brak wewnętrznych trenerów, jak i niewielką fluktuację kadr uczestniczy w służbie organizowanej przez firmy szkoleniowe, doradcze. Można zaobserwować wiele inicjatyw w tym zakresie. Firmy szkoleniowe proponują kilku, kilkunastu urzędom gminnym, w których w ciągu roku przeprowadza się kilka naborów, swoje usługi w zakresie przeprowadzenia służby przygotowawczej. Warto także zwrócić uwagę, że także duże personalnie urzędy zlecają organizację służby podmiotom zewnętrznym. Wiele tych podmiotów organizuje służbę w ramach dofinansowania z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (dalej: PO KL).

4. Innowacyjne formy organizacji służby. Wykorzystując nowoczesne metody i narzędzia uczenia, zwłaszcza informatyczne, niektóre urzędy zorganizowały proces służby na podstawie platformy e-learningowej, udostępniając materiały szkoleniowe w formie interaktywnych kursów, testów, case studies. Cały proces może odbywać się w formie elektronicznej. Także weryfikacja postępu służby w zakresie oceny zdobytej wiedzy przez opiekuna dokonuje się poprzez platformę.

5. Elektroniczna służba na portalu internetowym uruchomionym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (dalej: MSWiA). Portal ten powstał w ramach projektu systemowego „Szkolenie i pomoc doradcza w zakresie etyki i unikania konfliktu interesu w samorządzie terytorialnym”, Działanie 5.2 PO KL. Ma na celu umożliwienie pracownikom zainteresowanych jednostek odbycia służby. Poprzez zarejestrowanie danej jednostki na portalu pracownik może bezpłatnie odbyć służbę. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie www.mswia.gov.pl.

Prawidłowo zdefiniowany system służby przygotowawczej powinien obejmować następujące elementy:

1. Zasady kierowania pracowników do służby przygotowawczej, z uwzględnieniem takich aspektów, jak:

● formalne kryteria kierowania, z określeniem, jaka jest poszczególna rola zaangażowanych osób, jakie obowiązują wewnętrzne wystandaryzowane formularze,

● kryteria zwolnienia z odbywania służby,

● termin rozpoczęcia i okres służby, od czego jest uzależniony,

● postępowanie w sytuacjach nadzwyczajnych (np. choroba, inna dłuższa nieobecność – najczęściej w takich przypadkach okres służby ulega przedłużeniu o czas nieobecności).

2. Zakres służby przygotowawczej

● określenie celu ogólnego i celów cząstkowych służby,

● określenie programu służby z uwzględnieniem części teoretycznej i praktycznej.

3. Przebieg służby przygotowawczej

● wyznaczenie opiekuna,

● określenie zasad realizacji służby w trakcie wykonywania obowiązków służbowych,

● wskazanie sposobu monitorowania realizacji programu służby i postępu,

● podjęcie decyzji o dopuszczeniu pracownika do egzaminu.

4. Egzamin

● powołanie komisji egzaminacyjnej,

● zakres egzaminu,

● regulamin pracy komisji egzaminacyjnej,

● dokumentacja prac komisji.