Nagrody i zwrot kosztów wolontariuszy

Joanna Nowicka

Przepisy przewidują prawo do pokrycia kosztów działalności wolontariusza oraz zaliczenie tych wydatków do kosztów prowadzenia działalności pożytku publicznego. Wszystkie podmioty, na rzecz których wolontariusz może wykonywać świadczenia, w ustawie o wolontariacie nazwano „korzystającymi”. Należą do nich m.in. organizacje pozarządowe w zakresie ich działalności statutowej, w szczególności w zakresie działalności pożytku publicznego.

Obowiązki organizacji non profit jako korzystającego:

• poinformowanie wolontariusza o przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach oraz zapewnienie dostępności tych informacji,

• informowanie wolontariusza o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

• zapewnienie wolontariuszowi - na zasadach dotyczących pracowników - określonych w odrębnych przepisach, bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania przez niego świadczeń (w tym - w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z ich wykonywaniem - odpowiednich środków ochrony indywidualnej),

• pokrywanie - na zasadach dotyczących pracowników, określonych w odrębnych przepisach - kosztów podróży służbowych i diet.

Organizacja non profit może także pokrywać - na zasadach dotyczących pracowników określonych w odrębnych przepisach - również inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz tej organizacji. To samo dotyczy kosztów szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń określonych w porozumieniu.

Przykład

Czy praca, którą wykonują wolontariusze w fundacji (szeroko zakrojona opieka nad zwierzętami), wchodzi w skład przychodów tej organizacji?

Nie. Przepisy art. 12 ust. 4 pkt 16 updop jasno określają, że do przychodów nie zalicza się m.in. wartości świadczeń wolontariuszy (odpowiadających świadczeniu pracy) udzielanych na zasadach określonych w przepisach ustawy o wolontariacie.

Przykład

Na jakiej podstawie zwrócić wolontariuszowi koszty podróży związanej z działalnością stowarzyszenia?

Stowarzyszenie może sfinansować wolontariuszowi koszty takiej podróży, pod warunkiem że taki wydatek jest zaplanowany w budżecie jednostki, a podróż wolontariusza jest ściśle związana z realizacją danego zadania. Powinno to znaleźć odzwierciedlenie w sprawozdaniu z wyjazdu.

Dodatkowo, najlepiej, aby klauzula dotycząca zwrotu kosztów podróży była zawarta w umowie (porozumieniu) z wolontariuszem. Zwrot kosztów podróży i diet wolontariusza należy realizować na takich samych zasadach, jak pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę (w ramach limitów określonych w odpowiednich rozporządzeniach, tj. w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych). Przy podróży prywatnym samochodem (za zgodą kierownika jednostki) należy pamiętać o rozliczeniu przebiegu kilometrów.

Co istotne, wolontariusz może (ale tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności) zwolnić stowarzyszenie, jako korzystającego, w całości lub w części z obowiązku pokrycia kosztów takiej podróży i diet (art. 45 ust. 4 w zw. z art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Jeżeli porozumienie zawarte między organizacją non profit (jako korzystającym) a wolontariuszem dotyczy wydelegowania wolontariusza w celu wykonywania przez niego świadczeń na terytorium innego państwa - na podstawie umowy międzynarodowej wiążącej Polskę wolontariuszowi przysłu guje prawo do świadczeń i pokrycia kosztów ogólnie przyjętych w stosunkach danego rodzaju (chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej). Kwestię tę reguluje art. 48 ustawy o wolontariacie.

Wolontariuszem może być bezrobotny

Wykonywanie świadczeń przez wolontariusza na rzecz uprawnionego podmiotu (w tym - organizacji non profit) nie oznacza zatrudnienia tego wolontariusza w rozumieniu przepisów ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: ustawa o promocji zatrudnienia). Wolontariuszem może być zatem bezrobotny bez utraty statusu bezrobotnego. Może nim być także cudzoziemiec - bez potrzeby uzyskiwania zezwolenia na zatrudnienie. „Status” wolontariusza nie stanowi więc przeszkody do nabycia oraz posiadania statusu bezrobotnego - pod warunkiem jednak, że wolontariusz przedstawi właściwemu powiatowemu urzędowi pracy porozumienie z korzystającym (tutaj - z organizacją non profit).

Zgodnie z art. 71 i art. 72 ust. 4 i 5 ustawy o promocji zatrudnienia prawo do zasiłku dla bezrobotnych przysługuje bezrobotnemu za każdy dzień kalendarzowy po upływie 7 dni od dnia zarejestrowania się we właściwym powiatowym urzędzie pracy. Pod kilkoma wszakże warunkami, w tym m.in. jeżeli:

• nie ma dla niego propozycji odpowiedniej pracy, szkolenia, stażu, prac interwencyjnych lub robót publicznych,

• w okresie 18 miesięcy poprzedzających dzień zarejestrowania, łącznie przez okres co najmniej 365 dni nie był (w uproszczeniu) bezrobotny.

UWAGA!

Wolontariusz może być osobą bezrobotną z prawem do zasiłku. Stosunek prawny łączący organizację z wolontariuszem nie jest bowiem stosunkiem pracy, lecz stosunkiem cywilnoprawnym zawieranym pomiędzy wolontariuszem a organizacją pozarządową.

Co z ubezpieczeniami...

Wolontariusz nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a tym samym nie może być zgłoszony do ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Nie ma więc prawa do świadczeń pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa (a jedynie do zaopatrzenia z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń). Wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres do 30 dni, należy zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (art. 46 ustawy o wolontariacie).

UWAGA!

Organizacja non profit, jako korzystający, może zgłosić wolontariusza do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Opodatkowanie świadczeń

Postanowienie, że praca świadczona przez wolontariusza nie jest darowizną, eliminuje opodatkowanie otrzymanych świadczeń podatkiem od spadków i darowizn (art. 50 ustawy o wolontariacie). Nieco inaczej wygląda kwestia opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 updof opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c updof oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Źródła przychodów powodujące powstanie obowiązku podatkowego są wymienione w art. 10 ust. 1 updof. Zapis tego artykułu - a w szczególności pkt 9 - jako jeden z przychodów wymienia „inne źródła”. Za przychody z innych źródeł uważa się w szczególności m.in. stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14 updof, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 updof, tj. m.in. nienależące do przychodów ze stosunku pracy (art. 20 ust. 1 updof).

Z kolei (zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 113 updof) wolna od podatku jest wartość świadczeń otrzymanych przez wolontariuszy od organizacji pozarządowych, organów administracji publicznej, podmiotów, jednostek organizacyjnych, wymienionych w art. 42 ustawy o wolontariacie, z tytułu szkoleń, badań lekarskich, wyżywienia, wyposażenia w środki ochrony osobistej, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków opłacanych na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

To, czy nagroda lub inne świadczenie dla wolontariusza będą podlegały lub nie opodatkowaniu, zależy od szeregu czynników - takich jak ich rodzaj, źródło pochodzenia czy też wysokość samych świadczeń (patrz przykłady).

Przykład

Zarząd stowarzyszenia w nagrodę za dobrą pracę wolontariusza opłaca czesne za jego studia marketingowe. Czy poniesione z tego tytułu koszty stowarzyszenie może zaliczyć do swoich kosztów podatkowych? Czy tym samym wolontariusz uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia, a jeżeli tak, to jaki i kiedy należy wystawić PIT?

W tym przypadku wydatki takie nie stanowią kosztów uzyskania przychodów stowarzyszenia. Takimi kosztami są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a taka sytuacja nie ma tutaj miejsca.

Przepisy art. 49 pkt 1 ustawy o wolontariacie stanowią, że koszty prowadzenia działalności statutowej pozarządowych organizacji non profit jako korzystających stanowią wydatki na cele, o których mowa w art. 45 ust. 1 i 3 oraz art. 46 ust. 3 tej ustawy. Dotyczy to m.in. wydatków związanych z przestrzeganiem przepisów bhp, pokrywaniem kosztów podróży i diet oraz kosztów szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń określonych w porozumieniu.

Po stronie wolontariusza osiągnięty przychód nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego. Stanowi dla wolontariusza podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym przychód z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 updof).

Stowarzyszenie będzie miało obowiązek sporządzić informację PIT-8C („Informacja o przychodach z innych źródeł oraz niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych”).

Artykuł 42a updof nie określa, do jakich świadczeń odnosi się obowiązek sporządzania informacji PIT-8C - odwołując się w tym zakresie do art. 20 ust. 1 updof (czyli do przychodów z tzw. innych źródeł). Przepis ten mówi, że płatnicy wypłacający należności lub świadczenia zaliczane do tzw. innych źródeł przychodów, od których nie są obowiązani pobierać zaliczki na podatek lub podatku zryczałtowanego, są obowiązani - po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego - sporządzić informację według ustalonego wzoru (chodzi właśnie o PIT-8C). Informację tę należy przekazać - w przypadku podatnika mającego miejsce zamieszkania w Polsce - podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika, w terminie do końcu lutego roku następującego po roku podatkowym (za 2008 r. - do 28 lutego 2009 r.).

Wolontariusz będzie musiał uwzględnić ten przychód w swoim zeznaniu rocznym za rok, w którym uzyskał to świadczenie. Przychód ten będzie podlegał opodatkowaniu, jeżeli dochód uzyskany przez wolontariusza w trakcie całego roku podatkowego przekroczy kwotę wolną od podatku.

Przykład

Fundacja pomocy dzieciom przyznała stypendium studentowi medycyny (w wysokości 300 zł miesięcznie), który jest jednocześnie wolontariuszem tej jednostki. Czy takie świadczenie podlega opodatkowaniu po stronie wolontariusza?

Nie - jeżeli spełnione są warunki pozwalające na skorzystanie ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 40b updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są stypendia dla uczniów i studentów, których wysokość i zasady udzielania zostały określone w uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, oraz stypendia dla uczniów i studentów przyznane przez organizacje, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o wolontariacie, na podstawie regulaminów zatwierdzonych przez organy statutowe udostępnianych do publicznej wiadomości za pomocą Internetu, środków masowego przekazu lub wykładanych (wywieszanych) dla zainteresowanych w pomieszczeniach ogólnie dostępnych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 380 zł - pod warunkiem złożenia przez beneficjenta stypendium stosownego oświadczenia (o którym mowa w art. 21 ust. 10 updof).

Płatnik tego stypendium (tutaj - fundacja) ma obowiązek sporządzić informację o wysokości wypłaconego stypendium PIT-8S zgodnie z art. 35 ust. 10 updof.

Podkreślić jednak należy, że niespełnienie któregoś z warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 40b updof przekreśla możliwość skorzystania ze zwolnienia w nim zawartego. W przypadku fundacji takie stypendium musi być określone w statucie ustalonym przez fundatora. Dokumenty, z których wynika możliwość przyznawania stypendiów (uchwały i regulaminy), muszą być udostępnione na forum publicznym w sposób określony w omawianym przepisie. Kolejnym warunkiem jest nieprzekroczenie kwoty 380 zł miesięcznie (w przeciwnym razie „nadwyżka” będzie już podlegać opodatkowaniu) oraz złożenie przez zainteresowanego oświadczenia PIT-2C (koniecznie jeszcze przed pierwszą wypłatą stypendium).

Podstawy prawne:

• ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie - Dz.U. Nr 96, poz. 873; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 94, poz. 651

• ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 6, poz. 415; ost.zm. Dz.U. Nr 171, poz. 1056

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 143, poz. 894

• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888