Można wyróżnić kilka form wykorzystywania faktur elektronicznych przez jednostki sektora finansów publicznych. Faktury elektroniczne mogą być:
● wystawiane,
reklama
reklama
● przesyłane,
● otrzymywane,
● przechowywane oraz
● udostępniane.
Nie jest do końca jasne, na jakich zasadach możliwe jest łączenie papierowych i elektronicznych form wykorzystywania faktur – w szczególności, czy możliwe jest przesyłanie faktur w innej formie niż forma wystawienia. W konsekwencji wskazane jest, aby jednostki unikały takiego postępowania, lecz faktury papierowe wysyłały i przesyłały w formie papierowej, a faktury wystawione w formie elektronicznej przesyłały w formie elektronicznej. Dopuszczalność odmiennego postępowania (tj. np. wystawiania faktur w formie papierowej, a następnie tworzenia ich elektronicznych wersji i przesyłania w formie elektronicznej) jest sporna – a w konsekwencji postępowanie takie jest ryzykowne. Dlatego też w dalszej części artykułu przyjmiemy, że faktury wystawiane są i przesyłane/wydawane w tej samej formie.
Nie ulega natomiast wątpliwości, że, do celów VAT, faktury wystawiane i przesyłane w jednej formie mogą być przechowywane w drugiej formie.
Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej
W stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. nie ma przepisów ograniczających możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej (sporna jest jednak – jak zostało wspomniane powyżej – możliwość wystawiania faktur w innej formie niż ta, w której faktury są przesyłane).
Zasady, na jakich możliwe jest przesyłanie faktur w formie elektronicznej, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: rozporządzenie).
Przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki:
1) odbiorca faktur zaakceptował taki sposób przesyłania faktur
2) zapewniona jest autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Akceptacja odbiorcy może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (zob. § 3 ust. 2 rozporządzenia).
ZAPAMIĘTAJ!
Wskazane jest, aby akceptacja lub załączony do niej dokument wyraźnie precyzował uzgodnioną formę elektronicznego przesyłania faktur.
W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca traci prawo do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji – chyba że strony uzgodnią inny (nie dłuższy jednak niż 30 dni) termin utraty przez wystawcę tego prawa.