Kolejne problemy z wypłatą pieniędzy dla pracowników po zmianie przepisów. Co na to RIO?

• Zmiany w pracowniczym stażu pracy
• Przepisy Kodeksu pracy, to nie wszystko
• By postępować właściwie, trzeba sięgać do przepisów szczególnych
• Nagrody jubileuszowe trzeba wypłacać
• Od kiedy liczyć okres przedawnienia roszczenia

Zmiany w pracowniczym stażu pracy

Choć kończy się już I kwartał 2026 roku, to problemy wynikającej ze zmiany zasad naliczania pracowniczego stażu pracy wciąż utrudniają pracę wielu działów kadr. Dotyczy to w największym stopniu pracodawców budżetowych, którzy zmienione zasady muszą stosować od 1 stycznia 2026 r. i u których zmiany w zakresie długości stażu pracy znacznie częściej niż w przypadku pracodawców z sektora prywatnego mają istotny wymiar finansowy. Jest tak głównie za sprawą przysługujących pracownikom budżetówki nagród jubileuszowych i dodatków stażowych. Szczególnie to pierwsze świadczenie wywołało wiele wątpliwości, a pytania dotyczące tej tematyki nadal się pojawiają, mimo że w tej sprawie wypowiadał się już kilkukrotnie resort pracy, a regionalne izby obrachunkowe udzieliły wielu wyjaśnień. O co chodzi? O wypłatę nagród, do których pracownicy uzyskali wymagany staż pracy (zgodnie ze znowelizowanymi przepisami) przed 1 stycznia 2026 r.

Przepisy Kodeksu pracy, to nie wszystko

Jak wynika z przepisów przejściowych zamieszczonych w ustawie nowelizującej ustawę z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w zakresie zasad naliczania stażu pracy, uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia:
- 1 stycznia 2026 r. w przypadku pracowników sfery budżetowej,
- 1 maja 2026 r. w przypadku pracowników z sektora prywatnego.

Z przepisu tego początkowo wnioskowano, że jeśli po udokumentowaniu nowego okresu aktywności zawodowej pracownik osiągnąłby staż uprawniający go do nagrody jubileuszowej danego stopnia przed 1 stycznia 2026 r., to pracodawca nie ma obowiązku jej wypłacenia. Taka interpretacja była jednak błędna. Jak bowiem wynika z art. 5 Kodeks pracy, jeżeli stosunek pracy określonej kategorii pracowników regulują przepisy szczególne, przepisy kodeksu stosuje się w zakresie nieuregulowanym tymi przepisami. Przepisy wprowadzające prawo do nagrody jubileuszowej dla pracowników sfery budżetowej są właśnie takimi przepisami szczególnymi w odniesieniu do przepisów Kodeksu pracy. Oznacza to, że mają one pierwszeństwo w stosowaniu przed przepisami kodeksowymi i jeśli wynikają z nich odmienne zasady niż te przewidziane w Kodeksie pracy czy nowelizujących go regulacjach, to mają one również pierwszeństwo w stosowaniu.

By postępować właściwie, trzeba sięgać do przepisów szczególnych

Dla przykładu, pracownicy samorządowi mają prawo do nagrody jubileuszowej na warunkach określonych przepisami ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w prawie wynagradzania pracowników samorządowych. Z § 8 tego rozporządzenia wynika, że jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zaliczalność do okresów, od których uzależnia się uprawnienia pracownicze, okresów niepodlegających dotychczas wliczeniu upływa okres uprawniający pracownika samorządowego do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną nagrodę – najwyższą (ust. 9). Pracownikowi samorządowemu, który w dniu wejścia w życie przepisów, o których mowa w ust. 9, ma okres zatrudnienia, wraz z innymi okresami wliczanymi do tego okresu, dłuższy niż wymagany do nagrody jubileuszowej danego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia upłynie okres uprawniający go do nabycia nagrody jubileuszowej wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej - różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej (ust. 10).

Nagrody jubileuszowe trzeba wypłacać

Z przedstawionych zasad jasno więc wynika, że pracownikom, których staż pracy został na nowo przeliczony po zmianie przepisów, należy wypłacać nagrody, do których osiągnęli wymagany staż przed 1 stycznia 2026 r. To jednak rodzi kolejne pytanie – jak w takim przypadku prawidłowo obliczyć termin przedawnienia? W szczególności, w którym momencie rozpoczyna się jego bieg? W tej sprawie wypowiedziała się Regionalna Izba Obrachunkowa z Poznania, która udzieliła odpowiedzi na wnioski prezydenta Kalisza oraz wójta gminy Białośliwie (z 26 lutego 2026 r., nr WA.0220.6.2026). Wskazała w niej, że W odniesieniu do nagród jubileuszowych, do których pracownik samorządowy nabył prawo w dniu 01.01.2026 r. w wyniku doliczenia do okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej okresów z art. 3021 § 1-4 Kodeksu pracy, mimo iż okres pracy wymagany do danej nagrody jubileuszowej (np. za 20 lat pracy) przypadał przed 01.01.2026 r. – rozpoczyna się również od dnia 01.01.2026 r. (bo ten dzień, jest dniem wymagalności roszczenia o wypłatę nagrody jubileuszowej dla której wymagany okres pracy przypadał przed 01.01.2026 r.

Od kiedy liczyć okres przedawnienia roszczenia

Przypomnijmy, że granicą dla prawa pracownika do nagrody jubileuszowej jest okres przedawnienia wynikający z art. 291 Kodeksu pracy, czyli okres 3 lat. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają bowiem przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zgodnie z dotychczasową utrwaloną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego, nagroda jubileuszowa jest wymagalna niezwłocznie po nabyciu do niej prawa. Prawo to pracownik nabywa zaś w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe (por. np. wyrok SN z 19 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 189/99). W omawianej odpowiedzi RIO nie odniosła się niestety do tej zasady. Wskazała natomiast, że jej wyjaśnienia powinny zostać potraktowane wyłącznie jako stanowisko tut. Izby, które nie jest wiążące dla wnioskującego o udzielenie wyjaśnienia w sprawie stosowania przepisów o finansach publicznych, jak i również dla organów rozstrzygających w indywidualnych sprawach. Regionalne izby obrachunkowe nie posiadają bowiem uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa, lecz jedynie do ogólnej interpretacji przepisów związanych z funkcjonowaniem finansów publicznych. Ocena w tym zakresie należy do pracodawcy, a nie regionalnej izby obrachunkowej.