Zapytanie o cenę jako jeden z trybów szybkiego wyboru oferty

W praktyce najczęściej stosowane tryby udzielania zamówień publicznych to:

• przetarg nieograniczony (art. 39-46 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych; dalej: upzp),

• zamówienie z wolnej ręki (art. 66-68 upzp),

• zapytanie o cenę (art. 69-73 upzp).

Przetarg nieograniczony jest jedynym trybem udzielania zamówień publicznych, w którym ofertę może złożyć każdy wykonawca. Tryb zamówienia z wolnej ręki to jedyny niekonkurencyjny tryb udzielania zamówień publicznych. Zapytanie o cenę jest natomiast bardzo prostym trybem udzielania zamówień publicznych. Gdy na rynku jest wielu wykonawców, a zamawiający ma mało czasu na przeprowadzenie postępowania, wybór trybu udzielenia zamówienia może okazać się trudny.

Zapamiętaj!

Tryb przetargu nieograniczonego, obok trybu przetargu ograniczonego, jest trybem podstawowym. W trybie tym zamawiający może udzielać zamówień na wszelkie dostawy, usługi i roboty budowlane.

Zamówienie z wolnej ręki - szczególny tryb

Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. Jeżeli zamawiający i wykonawca nie osiągną porozumienia co do treści umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowa ta nie zostanie zawarta z innych przyczyn, zamawiający unieważnia postępowanie i może wszcząć kolejne postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Przesłanka jedynego wykonawcy, warunkująca dopuszczalność udzielenia trybu zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 upzp, musi mieć charakter obiektywny, trwały i dotyczyć sytuacji faktycznej, w której w danym miejscu oraz czasie na rynku występuje tylko jeden wykonawca (monopolista), świadczący tego rodzaju szczególne usługi.

Zapamiętaj!

Artykuł 67 ust. 1 upzp nie dotyczy sytuacji, w której - obiektywnie rzecz biorąc - w danym miejscu i czasie na rynku istnieje dwóch lub więcej wykonawców mogących wykonać dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia.

Przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki określa enumeratywnie art. 67 ust. 1 upzp. Oznacza to, że do zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki wystarczy wystąpienie tylko jednej z przesłanek określonych w art. 67 ust. 1 upzp.

W postępowaniach o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi wymienione w art. 5 ust. 1 pkt 3-12 upzp (hotelarskie lub restauracyjne, transportu kolejowego, transportu morskiego lub żeglugi śródlądowej, prawnicze, rekrutacji lub pozyskiwania personelu, szkoleniowe lub edukacyjne, zdrowotne, w zakresie kultury, sportu lub rekreacji, z wyjątkiem usług kablowej sieci radiowej i telewizyjnej, detektywistyczne, związane bezpośrednio z prowadzeniem gospodarki leśnej) zamawiający może nie stosować przepisów upzp dotyczących przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki oraz obowiązku informowania w tych przypadkach Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Zapytanie o cenę - wady i zalety

Tryb zapytania o cenę jest najprostszym, konkurencyjnym trybem udzielania zamówienia publicznego (art. 69-73 upzp). W przeciwieństwie do przetargu nieograniczonego, zastosowanie trybu zapytania o cenę wiąże się z ograniczeniem liczby wykonawców (zamawiający musi zaprosić do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 5). Jedynym kryterium oceny ofert jest cena.

 

W zapytaniu o cenę zamawiający kieruje zapytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Należy pamiętać, że w trybie tym zamawiający może udzielić zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są wyłącznie dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Zapamiętaj!

Zapytania o cenę nie stosuje się do robót budowlanych. Przedmiotem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę nie mogą być rzeczy i usługi nietypowe lub specjalistyczne.

To, czy przedmiot zamówienia można uznać za powszechnie dostępny o ustalonych standardach, decyduje całość zamówienia, dlatego zamawiający przy wyborze trybu zapytania o cenę powinien dokładnie opisać przedmiot zamówienia. Obie cechy przedmiotu zamówienia, tj. powszechna dostępność i ustalone standardy jakościowe, muszą występować równocześnie, a brak jednej z tych cech uniemożliwia zastosowanie trybu zapytania o cenę.

Przykładem dostaw wyrobów powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych są produkty spożywcze, paliwo, materiały biurowe itp. Za usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych można uznać usługi: sprzątania pomieszczeń, mycia szyb, prania, żywienia, proste usługi poligraficzne, a także zakupy: materiałów biurowych, środków czystości. Dostawy i usługi powszechnie dostępne to rzeczy i usługi, które są wszędzie na rynku oferowane, a tym samym można je nabywać od wielu podmiotów bez względu na miejscowość i czas. Ustalone standardy jakościowe to powtarzalne cechy jakościowe i techniczne rzeczy i usługi, niewymagające skomplikowanego opisu (np. trwałość, funkcjonalność, wymiary, itd.).

Zapamiętaj!

Do usług i dostaw powszechnie dostępnych o ustalonych standardach nie można natomiast zaliczyć nietypowych usług lub usług wymagających szczególnych kwalifikacji (np. usługi transportu lotniczego, usługi konserwacji zabytków, specjalistyczne usługi wysokościowe, wykrywanie wycieków na sieciach wodociągowych, bezinwazyjne pomiary przepływu wody w sieci, ustalanie przebiegu - trasowanie - podziemnego uzbrojenia terenu), a także dostaw rzeczy wymagających skomplikowanego opisu o dużym stopniu złożoności (np. tomograf komputerowy, pojazdy służb ratowniczych).

Przesłankę „dostaw lub usług powszechnie dostępnych” należy rozumieć jako możliwość realizacji typowych w danej branży zamówień, przez większość podmiotów tej branży. O powszechnej dostępności świadczyć może przykładowo wielość podmiotów występujących na rynku i zajmujących się dostawą określonych typowych produktów lub świadczeniem usług, które spełniają określone wymogi. Wymogi muszą mieć jednak charakter standardowy, typowy, a nie specyficzny, wymagający indywidualnego podejścia. Taki standardowy charakter mają np. gotowe wyroby katalogowe o małym stopniu złożoności, produkty spożywcze różnego asortymentu, materiały biurowe, powszechnie stosowane leki, itp. Na rynku usług mogą to być np. proste usługi poligraficzne (druk), usługi utrzymania czystości (sprzątanie) itp. Tryb zapytania o cenę jest powszechnie dostępną metodą udzielenia zamówienia publicznego w przypadku zamówień typowych i prostych, ponieważ zamawiane rzeczy lub usługi muszą być w pełni porównywalne, gdyż jedynym różnicującym je kryterium jest cena.

W przypadku usług, o których mowa w art. 5 ust. 1 upzp (w zakresie ochrony osób i mienia, z wyjątkiem związanych z konwojowaniem pieniędzy i kosztowności, socjalne, hotelarskie lub restauracyjne, transportu kolejowego, transportu morskiego lub żeglugi śródlądowej, prawnicze, rekrutacji lub pozyskiwania personelu, szkoleniowe lub edukacyjne, zdrowotne, w zakresie kultury, sportu lub rekreacji, z wyjątkiem usług kablowej sieci radiowej i telewizyjnej, detektywistyczne, związane bezpośrednio z prowadzeniem gospodarki leśnej), zamawiający w trybie zapytania o cenę może nie stosować przepisów upzp dotyczących terminów składania ofert oraz innych niż dotyczące wartości zamówienia przesłanek wyboru tego trybu.

W praktyce bardzo często przedmiotem zamówienia w postępowaniach prowadzonych w trybie zapytania o cenę są dostawy lub usługi, które nie są powszechnie dostępne lub nie posiadają ustalonych standardów jakościowych (np. zakup specjalistycznej aparatury medycznej), co stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest bowiem udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem upzp dotyczących przesłanek stosowania poszczególnych trybów udzielenia zamówienia publicznego. Ponadto określony w art. 71 ust. 1 upzp obowiązek skierowania zapytania o cenę do co najmniej 5 wykonawców oznacza, że musi być spełniony warunek konkurencyjności oraz możliwość wyboru najkorzystniejszej oferty.

Zapamiętaj!

Warunek zachowania konkurencyjności nie będzie zachowany, jeżeli zamawiający skieruje zapytanie o cenę do co najmniej 5 przedsiębiorstw, których właścicielem jest ta sama osoba, lub skieruje zapytanie do co najmniej 5 wykonawców, w tym 4 świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi niebędące przedmiotem zamówienia, a także zaproszenia do składania ofert wykonawców powiązanych ze sobą.

Tryb zapytania o cenę jest wprawdzie szybkim i prostym trybem udzielania zamówień, jednak ma wady. Zamawiający nie będzie mógł udzielić zamówienia:

• z wolnej ręki, jeżeli w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 upzp ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,

• w trybie negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie zapytania o cenę wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione,

• w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie zapytania o cenę nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 upzp ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.

Ponadto w zapytaniu o cenę zamawiający nie może żądać wniesienia wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a także ustalać kryteriów oceny ofert innych niż cena oraz dopuścić do składania ofert wariantowych.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655)

• Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 79, poz. 551)

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz.U. Nr 241, poz. 1762)