Czy z ZFŚS można sfinansować zakup ekspresu do kawy do pokoju socjalnego w szkole?

RADA

Zakupu nie można sfinansować ze środków ZFŚS. Można na to przeznaczyć środki na wydatki bieżące jednostki budżetowej. Ocena gospodarności w tym przypadku będzie należała do organu nadrzędnego.

Pracodawca musi zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W ramach tego obowiązku powinien:

• zorganizować tzw. pomieszczenie socjalne służące do spożywania posiłków własnych pracowników i wydawania napojów,
• zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych stale lub czasowo (np. w ciepłych lub zimnych porach roku w określonych temperaturach i wilgotności powietrza) - wodę i inne napoje, zgodnie z wymaganiami w odrębnych przepisach.

Takie zasady wynikają z § 112 i 113 rozporządzenia w sprawie BHP oraz § 29 ust. 1 i 3, § 30 pkt 2 załącznika nr 3 do tego rozporządzenia.

O szczegółach rozstrzyga regulamin pracy

Szczegóły na temat tego, w jaki sposób będą zrealizowane te wymogi, powinien ustalić pracodawca w przepisach wewnętrznych (np. w regulaminie pracy). Są jednostki, w których spełniane są wymagania minimum, czyli dostęp do wody zdatnej do picia oraz czajników służących do jej zagotowania i sporządzenia napojów we własnym zakresie przez pracowników, a w okresie letnim dodatkowo woda mineralna i/lub napoje izotoniczne. Są także jednostki, które dodatkowo wydają wszystkim pracownikom kawę i herbatę - w stałej ilości i gatunku na cały rok, do samodzielnego sporządzania napojów. Są też takie jednostki, w których zapewniane są kawa i herbata ze specjalnych ekspresów, w wielu rodzajach i gatunkach, każdemu według potrzeb.

Środki na realizację tych wymagań muszą być zapewnione przez pracodawcę. Nie można ich finansować ze środków ZFŚS, ponieważ nie mieści się to w definicji działalności socjalnej z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS.

Trzeba uwzględnić ustawę o finansach publicznych

W jednostkach sektora finansów publicznych wydatki jednostek budżetowych, w tym na realizację obowiązków pracodawców wobec pracowników, są finansowane ze środków publicznych (art. 11 ust. 1 uofp). Z tego względu muszą być dokonywane zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

• uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Takie wymogi są określone w art. 44 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 uofp.

Każdy z opisanych sposobów zapewnienia pracownikom dostępu do wody i/lub napojów jest zgodny z przepisami. Ocenie podlega więc ich celowość i oszczędność. A to są kryteria subiektywne i w przypadku różnych JST mogą być różnie przyjmowane. W JST o bardzo wysokich dochodach własnych warunki pracy w podległych jednostkach budżetowych mogą być ustalane na wyższym poziomie niż w JST mających przejściowe problemy ze zrównoważeniem dochodów i wydatków budżetowych czy w JST o bardzo trudnej sytuacji finansowej. Za realizację budżetu JST odpowiada zarząd JST. Jego działania, w tym celowość i oszczędność w wykorzystaniu środków publicznych, ocenia organ stanowiący JST, a także cała wspólnota samorządowa (w ramach wyborów). Dlatego kierownik szkoły przy planowaniu wydatków na organizację pokoju socjalnego powinien przygotować różne wersje realizacji tego obowiązku.

Przykładowo:

wersja maksimum	zakup ekspresu do kawy/herbaty, wydawanie pracownikom kawy i herbaty według potrzeb
wersja medium	zakup czajników, wydawanie pracownikom kawy i herbaty według stałych norm na osobę
wersja minimum	zapewnienie dostępu do wody pitnej i czajników do sporządzania gorących napojów przez pracowników we własnym zakresie

Dla każdego rozwiązania trzeba oszacować koszty i przedstawić sprawę zarządowi JST na etapie tworzenia planu finansowego jednostki na kolejny rok budżetowy (w tzw. planie rzeczowo-finansowym, gdzie podaje się zadania i koszty ich realizacji). W zależności od tego, co zadysponuje zarząd JST, kierownik jednostki wykona plan wydatków jednostki i sfinansuje z niego jedno z tych rozwiązań.

Zarzut niegospodarności

Jeśli kierownik jednostki nie dochowa podanego trybu postępowania i sam wybierze najdroższe rozwiązanie, to może się narazić na zarzut niegospodarności. Prawidłowość wykonania planu finansowego jednostki budżetowej podległej gminie może być badana w ramach audytu lub kontroli zarządczej II stopnia przez zarząd JST. Bada się wtedy m.in. celowość i gospodarność wydatków budżetowych (art. 68 ust. 1, art. 69 ust. 1 pkt 2, art. 272 ust. 1 uofp).

Artykuł pochodzi z Zamknięcie roku 2021 – krok po kroku. Poradnik Rachunkowości Budżetowej nr 12/2021

• art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 746)

• art. 11 ust. 1, art. 44 ust. 2 i ust. 3 pkt 1, art. 68 ust. 1, art. 69 ust. 1 pkt 2, art. 272 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1927)

• § 112, § 113 oraz § 29 ust. 1 i 3, § 30 pkt 2 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (j.t. Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 173, poz. 1034)