Ministerstwo Cyfryzacji: Krytyczne tygodnie przed e-Doręczeniami [wywiad]

Serwis Samorządowy PAP: W jakim jesteśmy momencie? 10 grudnia wchodzi obowiązek, by podmioty publiczne korzystały z doręczeń elektronicznych, jaki procent z nich aktywował już skrzynkę do e-Doręczeń?

Dyrektor Departamentu Usług Cyfrowych w Ministerstwie Cyfryzacji Maciej Górski: Niewielki, natomiast widzimy, że w ostatnim czasie tych podmiotów rejestruje się coraz więcej. W ostatnich tygodniach obserwujemy wzrost liczby wniosków o założenie adresu. Komunikat ministra cyfryzacji, w którym określono, że do 10 grudnia br. podmioty objęte ustawą muszą wdrożyć rozwiązania techniczne i organizacyjne niezbędne do uruchomienia systemu e-Doręczeń, został opublikowany w czerwcu i w tych początkowych miesiącach po jego wydaniu nie było dużego zainteresowania e-Doręczeniami. Wniosek jest taki, że większość podmiotów zostawiła wdrożenie nowych przepisów na ostatnią chwilę, co – w mojej ocenie – nie jest rozsądnym rozwiązaniem.

Czy wiadomo jak sytuacja wygląda w JST? Na jakim etapie tam jest wdrożenie e-Doręczeń?

Mamy jedną zbiorczą kategorię - podmiot publiczny więc ciężko mi się wypowiedzieć na temat poszczególnych kategorii. Na pewno samorządy są najbardziej rozdrobnione więc jest to - uważam - duże wyzwanie dla jednostek samorządu terytorialnego. Może niekoniecznie dla samych gmin, powiatów i województw, ale dla jednostek podległych.

Co w sytuacji gdy podmiot publiczny nie udostępni usługi do 10 grudnia?

Wpadnie wtedy w stan - nazwijmy to - niedopełnienia prawnego obowiązku. Ustawa nie przewiduje sankcji, ale pamiętajmy, że podmioty w państwie prawa są zobowiązane do tego, żeby stosować przepisy, więc taki podmiot powinien jak najszybciej nadrobić formalności.

Proszę powiedzieć: krok po kroku, co powinien w tej chwili zrobić hipotetyczny urząd, który nie podjął jeszcze żadnych działań, by wdrożyć e-Doręczenia, od czego powinien zacząć?

Wszystkie szczegółowe informacje są na stronie ministerstwa cyfryzacji. Przewidujemy dwie możliwości korzystania z e-Doręczeń: przez stronę www lub przez integrację systemu kancelaryjnego używanego w urzędzie bezpośrednio z systemem e-Doręczeń. Ta druga opcja jest wymaga większego zaangażowania informatyków, ale dotyczy przede wszystkim jednostek, które mają już wdrożony elektroniczny system obiegu dokumentów. Takie aplikacje są dostarczane przez podmiot zewnętrzny do urzędu, w związku z tym jest jakaś firma informatyczna, która dany urząd obsługuje i jestem przekonany, że ta firma już podjęła starania dotyczące integracji. Czyli można się odezwać do swojego dostawcy systemu EZD z prośbą o wsparcie.

Pewne obawy wyraziły w tej sprawie samorządy, a konkretnie Unia Metropolii Polskich. Korporacja oświadczyła, że to po stronie rządowej potrzebna jest aktywizacja działań. Wśród najważniejszych UMP wymieniła: ustabilizowanie środowiska testowego służącego do testowania adresu do doręczeń elektronicznych; szybkie reagowanie przez Centralny Ośrodek Informatyki na zgłaszane pytania; UMP wyrażała też obawy o wydajność systemu zapewniającego działanie Bazy Adresów Elektronicznych.

Po to opublikowaliśmy komunikat Ministra Cyfryzacji w czerwcu, by dać podmiotom więcej czasu na przygotowania, prowadziliśmy intensywną kampanię informacyjną, szkoleniową, więc tutaj ze strony Ministerstwa Cyfryzacji ciężko sobie wyobrazić bardziej natężone działania. Dzięki temu, że np. niedawno prowadziliśmy wdrożenie Centralnego Rejestru Wyborców, mamy duże doświadczenie w tych wdrożeniach samorządowych i mamy skalę porównawczą. One oczywiście wymagają współpracy dwóch stron - to jest duża zmiana dla wszystkich podmiotów, wysiłek, który wszyscy musimy włożyć w to, żeby to wdrożenie się udało. Jeśli chodzi o środowisko testowe e-Doręczeń, ono działa od stycznia 2022 r., więc czasu na testowanie było także dużo.

Czy trwają jeszcze jakieś szkolenia z e-Doręczeń?

Cały czas na stronie dostępne są materiały szkoleniowe, z których można korzystać. W ramach COI i MC przesuwamy pracowników, by tymczasowo wsparli obszar e-Doręczeń, żeby na wszystkie pytania odpowiadać jak najszybciej. Zrobiliśmy wszystko, co się dało, żeby tę "górkę" związaną z 10 grudnia jak najbardziej rozładować. Przed nami te krytyczne tygodnie.

Nie wierzę w to, że są jakieś urzędy, które nie zaczęły przygotowywać się do wdrożenia e-Doręczeń. Teraz jest ostatni moment, żeby jeszcze raz dokonać przeglądu procedur w urzędzie i sprawdzić, czy na pewno wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Pod kątem technicznym to nie jest tak duże wdrożenie, pod kątem organizacyjnym myślę większe, bo wchodzą nowe przepisy, trzeba przejrzeć wszystkie procesy organizacyjne w urzędzie, w tym najważniejszym procesie, czyli komunikacji z obywatelem. Trzeba na pewno przeprowadzić podwójne sprawdzenie, czy o wszystkim pomyślano, czy na pewno wszystkie aspekty działalności urzędu zostały przeanalizowane pod kątem tych zmian.

Czego najczęściej dotyczą napływające do MC pytania ws. wdrożenia e-Doręczeń?

Najwięcej pytań dotyczy stosowania nowej ustawy o e-Doręczeniach. Urzędy w Polsce sa jednak bardzo nowoczesne, jeśli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów i elektroniczną komunikację. Od wielu lat działa e-PUAP więc myślę, że nie mamy aż takiego problemu z samymi technikaliami, raczej są wątpliwości co do stosowania nowych przepisów i większość pytań tego właśnie dotyczy.