Podstawowe obowiązki i uprawnienia kierownika jednostki sektora finansów publicznych

Obowiązki jakie spoczywają na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych związane są z:

• prowadzoną działalnością,

• funkcjonowaniem na rynku,

• zapewnieniem rozwoju,

• sprawowaniem funkcji pracodawcy, płatnika składek, podatków itp.

Kierownicy zobligowani są do stosowania różnych przepisów regulujących te obszary. W sektorze finansów publicznych kierownicy jednostek tego sektora powinni znać i przestrzegać także innych przepisów szczególnych – normujących funkcjonowanie sfery finansów publicznych. Najważniejszym z nich jest uofp. Ustawa określa m.in. rolę, obowiązki i uprawnienia kierownika jednostki sektora finansów publicznych. Przybliżając tę problematykę, w Poradniku skupiono się na obowiązkach kierownika, szczególnie ważnych dla organizacji pracy służb finansowo-księgowych.

Obowiązki i uprawnienia kierownika jednostki można pogrupować tematycznie w następujący sposób:

• zapewnienie jawności i przejrzystości finansów publicznych, sprawozdawczość budżetowa,

• polityka rachunkowości,

• odpowiedzialność za gospodarkę finansową, kontrola finansowa,

• audyt wewnętrzny,

• proces planowania i wykonywania budżetu,

• zamówienia publiczne,

• inne obszary wskazane w uofp.

2.1. Zapewnienie jawności i przejrzystości finansów publicznych, sprawozdawczość budżetowa

Jedną z podstawowych zasad finansów publicznych jest zasada ich jawności, realizowana m.in. poprzez jawność debat budżetowych oraz upublicznianie danych dotyczących finansów publicznych. Na poziomie jednostki jawność zapewniona powinna być przez kierownika poprzez podawanie do publicznej wiadomości informacji dotyczących zakresu zadań lub usług wykonywanych lub świadczonych przez jednostkę oraz wysokości środków publicznych, przekazanych na ich realizację, udostępnianie wykazu podmiotów spoza sektora finansów publicznych, którym ze środków publicznych została udzielona dotacja, dofinansowanie realizacji zadania lub pożyczka, albo umorzona należność wobec jednostki sektora finansów publicznych, udostępnianie corocznych sprawozdań dotyczących finansów i działalności. Obowiązki te wynikają z art. 12 uofp.

Przejrzystość finansów publicznych zapewnia się poprzez klasyfikowanie środków budżetowych zgodnie z rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji budżetowej. Obowiązkiem kierownika jednostki sektora finansów publicznych jest klasyfikowanie przedmiotowych środków zgodnie z ustalonym podziałem.

Przejrzystość i jawność finansów publicznych związana jest nierozłącznie z prezentowaniem procesu gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych (w obowiązującym układzie klasyfikacyjnym) w sprawozdaniach budżetowych, sygnowanych przez kierownika jednostki. Rodzaje, formy, terminy i sposoby sporządzania sprawozdań określił Minister Finansów w rozporządzeniu z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

2.2. Polityka rachunkowości

Jednostki sektora finansów publicznych, tak jak wszystkie jednostki zobowiązane do stosowania uor, powinny posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nie zasady (politykę) rachunkowości. Przepisy uor stosowane w tych jednostkach, z uwzględnieniem zasad szczególnych ustalonych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, narzucają pewne obowiązki, ale też dają kierownikom jednostek prawo wyboru określonych rozwiązań.

Zapamiętaj!

Ustalenie i aktualizowanie dokumentacji opisującej politykę rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki (art. 10 ust. 2 uor).

Przyjęte zasady rachunkowości (np. zakładowy plan kont, instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa) powinny zapewnić należyte sprawowanie funkcji informacyjnej i kontrolnej – umożliwić sporządzanie informacji o działalności danej jednostki na potrzeby jej zarządzania i użytkowników zewnętrznych (m.in. sprawozdawczość) oraz zapewnić włączenie systemu rachunkowości do systemu kontroli (a przez to zagwarantować ochronę interesów finansów publicznych), w tym kontroli finansowej. Przepisy ogólne określają zasady prowadzenia rachunkowości dla często znacznie różniących się od siebie jednostek, bez względu na ich rodzaj, status prawny czy wielkość. Dlatego też, w ramach ogólnych zasad wynikających z przepisów, kierownik jednostki ma prawo i obowiązek wyboru i przyjęcia rozwiązań optymalnych dla danej jednostki, uwzględniających jej specyfikę.

Dokonując wyboru, kierownik jednostki powinien kierować się zasadą istotności, wyrażoną w art. 8 uor – określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki przy zachowaniu zasady ostrożności. Przyjęte rozwiązania, mimo uproszczeń i agregacji danych, ułatwiających często poznanie i ocenę działalności jednostki, nie mogą jednak podważać wiarygodności i rzetelności przedstawianych danych ani też zniekształcać stanu aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego jednostki.

Najważniejsze obszary, wymagające wyboru i uregulowania przez kierownika jednostki w ramach polityki rachunkowości, obejmują:

• metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych,

• metody ujęcia w księgach rachunkowych rzeczowych składników aktywów obrotowych,

• metody ustalania wartości rozchodu rzeczowych składników aktywów obrotowych,

• rachunek kosztów.

Metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych

Metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych określone są w art. 17 ust. 2 uor. Kierownik jednostki podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z czterech metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę.

Kierownik jednostki, podejmując decyzję o stosowaniu jednej z metod, powinien uwzględnić rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę. Oczywiście, niemniej istotna jest:

• specyfika jednostki,

• realizowane zadania,

• częstotliwość obrotu składnikami majątku itp.

Inna ewidencja musi być prowadzona np. w bazie materiałowej, dysponującej ogromnymi magazynami, gromadzącej i przechowującej zapasy przez dłuższy czas, np. na potrzeby mobilizacyjne, natomiast inna w jednostce zużywającej niewielkie ilości materiałów biurowych na bieżące potrzeby.

W gestii kierownika jednostki pozostaje także wiele innych, równie istotnych decyzji.

Zakres uregulowań w wewnętrznych dokumentach jednostki powinien obejmować m.in.

 

• określenie kont syntetycznych obowiązujących w danej jednostce,

• analityczną rozbudowę kont stosownie do potrzeb jednostki,

• zasady klasyfikacji poszczególnych zdarzeń gospodarczych,

• zasady i metody ustalania na moment sprawozdawczy i dzień bilansowy przychodów i kosztów ich uzyskania (wskazanie tytułów rozliczeń międzyokresowych itp.),

• zasady dokonywania odpisów aktualizujących oraz ich ewidencji,

• sposoby prowadzenia ksiąg pomocniczych (np. ewidencji środków trwałych, rozrachunków, wynagrodzeń, ewidencji prowadzonych do celów podatkowych),

• zasady amortyzowania i umarzania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

• zasady i terminy inwentaryzacji,

• obieg i kontrolę dowodów księgowych,

• gospodarkę kasową,

• sposób numerowania dowodów księgowych,

• tryb przechowywania, archiwizowania oraz ochrony ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych,

• metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania.

Podejmując prace nad polityką rachunkowości, należy mieć na uwadze, że brak jednoznacznych i precyzyjnych ustaleń kierownika jednostki w tym zakresie może skutkować nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, zagrożonym – w myśl art. 77 uor – grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

2.3. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową, kontrola finansowa

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. Stanowi o tym art. 44 ust. 1 uofp.

Zapamiętaj!

Kierownik może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

Kierownik jednostki może przekazać głównemu księgowemu (art. 44 ust. 2 uofp) obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

• prowadzenia rachunkowości jednostki,

• wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

• dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Wiążą się z tym jednak pewne uprawnienia głównego księgowego, zawarte w art. 45 ust. 5 i 6 uofp. Główny księgowy ma prawo odmówić podpisania dokumentu, a przez to stwierdzenia poprawności dokumentu lub dokumentowanej operacji po dokonanej wstępnej kontroli, natomiast kierownik jednostki może w tej sytuacji wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Główny księgowy ma także prawo wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że prawa i obowiązki oraz wymagane wykształcenie i kwalifikacje głównego księgowego są określone aktem prawnym rangi ustawy (art. 45 ust. 2 uofp). Świadczy to o ogromnej wadze zagadnień będących w kompetencji głównego księgowego.

Kierownik jednostki nie może powierzyć wszystkich obowiązków i odpowiedzialności w zakresie rachunkowości innym osobom. Wyjątek stanowi odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, której kierownik nie może przenieść na żadną inną osobę. Mimo przekazania obowiązków i odpowiedzialności w danym obszarze, cały czas spoczywa na kierowniku odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Reguluje to art. 4 ust. 5 uor.

Obowiązkiem kierownika jednostki w zakresie gospodarki finansowej jest także ustalenie w formie pisemnej procedur dotyczących kontroli finansowej oraz zapewnienie ich przestrzegania. Ponadto organ sprawujący nadzór nad jednostką sektora finansów publicznych powinien, pomimo braku formalnego obowiązku (od 29 grudnia 2006 r.), czuwać nad przestrzeganiem przez tę jednostkę realizacji procedur kontroli finansowej. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem i swoim zakresem obejmuje:

• przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

• badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

• prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących powyższych procesów.

Zakres kontroli finansowej oraz obowiązki kierownika jednostki w tym zakresie zawarte są w art. 47 uofp.

 

Standardy kontroli

Procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem powinny podlegać stałej kontroli – kontroli finansowej. Kontrola finansowa nie ogranicza się jednak wyłącznie do ustalenia odrębnych procedur. Zadania realizowane w ramach kontroli finansowej powinny zostać włączone w funkcjonowanie jednostki i być elementem składowym zadań wykonywanych na wszystkich poziomach organizacyjnych. Skuteczność kontroli zależy m.in. od zakresu i sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane.

Wiele trudności sprawia określenie optymalnych wymagań i czynników, jakie kierownicy jednostek powinni wziąć pod uwagę przy tworzeniu, ocenie i doskonaleniu systemów kontroli finansowej w kierowanych przez siebie jednostkach, aby kontrola taka spełniła swoje zadanie. Niezwykle pomocne w tym zakresie mogą być, wydane na podstawie art. 63 ust. 2 uofp, standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (komunikat nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych).

Zapamiętaj!

Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowią zbiór wskazówek, które kierownicy jednostek powinni wykorzystać do budowy systemu kontroli finansowej.

Celem standardów jest promowanie wdrażania w jednostkach spójnego i jednolitego modelu kontroli finansowej zgodnego ze współczesnymi standardami i modelami kontroli wewnętrznej, z uwzględnieniem specyficznych zadań, które realizuje dana jednostka i warunków, w jakich funkcjonuje.

Standardy opisane są w pięciu obszarach odpowiadających pięciu podstawowym elementom systemu kontroli wewnętrznej:

1) środowisko wewnętrzne,

2) zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena.

2.4. Audyt wewnętrzny

Na organizację pracy służb finansowo-księgowych jednostek sektora finansów publicznych ma wpływ także audyt wewnętrzny.

Problematyka audytu wewnętrznego jest uregulowana w rozdziale 5 uofp. Konieczność prowadzenia audytu wewnętrznego w określonych jednostkach sfery finansów publicznych nakłada na kierowników tych jednostek obowiązki związane z zapewnieniem pracy audytora i działaniem po zakończonym zadaniu audytowym.

Audytem wewnętrznym jest ogół działań obejmujących niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce oraz czynności doradcze, w wyniku których kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów oraz ewentualne propozycje usprawnienia funkcjonowania jednostki (art. 48 ust. 1 uofp). Ocena systemów zarządzania i kontroli dotyczy przede wszystkim:

• zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procederami wewnętrznymi,

• efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,

• wiarygodności sprawozdania finansowego z wykonania budżetu.

Obowiązkiem audytora wewnętrznego, określonym w art. 55 ust. 3 uofp, jest rzetelne, obiektywne i niezależne:

• ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania jednostki,

• określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,

• przedstawienie zaleceń w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień.

Należy podkreślić znaczną niezależność audytora wewnętrznego. Na mocy uofp podlega on bezpośrednio kierownikowi jednostki, a rozwiązanie stosunku pracy z audytorem wewnętrznym (z wyjątkiem określonych w uofp jednostek, m.in.: Kancelarii Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, Sądu Najwyższego, sądownictwa powszechnego i administracyjnego, Najwyższej Izby Kontroli) nie może nastąpić bez zgody Ministra Finansów. Nawet zmiana warunków pracy audytora wewnętrznego może być dokonana po zasięgnięciu opinii Ministra Finansów.

Niezależność audytora wewnętrznego gwarantuje możliwość objęcia zakresem audytu wszystkich obszarów działania jednostki. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

Zapamiętaj!

Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki.

Audyt wewnętrzny ma pewne cechy wspólne z kontrolą finansową. Monitoruje on system kontroli w celu zapewnienia jego legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości i jawności. Dlatego też bardzo często audytorami wewnętrznymi są byli pracownicy służb finansowo-księgowych jednostek sektora finansów publicznych.

Obowiązkiem kierownika jest zapewnienie organizacyjnej odrębności wykonywania przez audytora ustawowych zadań. Audytor opracowuje w porozumieniu z kierownikiem jednostki roczny plan audytu, a do końca marca każdego roku – sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni (art. 53 ust. 5 uofp).

Wyniki audytu wewnętrznego przekazywane są w formie sprawozdania kierownikowi jednostki. Kierownik jednostki, na podstawie sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, zobowiązany jest podjąć działania mające na celu usunięcie uchybień lub usprawnienie funkcjonowania jednostki, informując o tym audytora wewnętrznego, a jeśli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte takie działania, kierownik jednostki ma obowiązek poinformowania o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań (art. 56 ust. 3 uofp).

2.5. Proces planowania i wykonywania budżetu

Proces planowania i wykonywania budżetu, szczegółowo uregulowany w uofp, narzuca określone obowiązki, zadania i terminy oraz zakres kompetencyjny. Ustawa ta formułuje zadania, powierzając je przeważnie jednostce jako całości. Podstawowym obowiązkiem kierownika jednostki w tym zakresie jest więc właściwe kierowanie i zorganizowanie pracy, umożliwiające terminowe wywiązanie się z obowiązków planistycznych oraz nadzór nad prawidłową realizacją budżetu. Niemniej jednak ustawa zawiera bezpośrednie wskazanie kierownika w regulacjach dotyczących planowania i wykonywania budżetu w obszarach wskazanych w tabeli.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawą gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych są plany finansowe. Plany te, w zależności od formy organizacyjno-prawnej jednostki, różnią się treścią oraz procedurą ich sporządzania. Podstawowe wymogi w zakresie planów finansowych określa uofp. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (art. 20 ust. 4 uofp).

Ustawa o finansach publicznych zawiera także delegację dla Ministra Finansów do określenia sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, a zwłaszcza sposobu i trybu sporządzania planów finansowych, dokonywania zmian w tych planach oraz zatwierdzania tych zmian (art. 28 ust. 1 uofp). Na tej podstawie Minister Finansów wydał rozporządzenie z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną, w którym szczegółowo określił przedmiotowe zagadnienie.

Procesy związane z opracowywaniem (dokonywaniem zmian) planów finansowych jednostek mają ogromny wpływ na organizację pracy całej jednostki, w tym oczywiście także służb finansowo-księgowych. Określone działania muszą być podjęte z odpowiednim wyprzedzeniem, gwarantującym rzetelne przygotowanie niezbędnych danych. Dlatego też w dalszej części Poradnika omówiono tryb planowania w poszczególnych jednostkach.

Plany finansowe państwowych jednostek budżetowych

Proces opracowania planu finansowego jednostki budżetowej rozpoczyna się od przekazania przez dysponentów części budżetowych kierownikom bezpośrednio podległych państwowych jednostek budżetowych, w terminie do 25 października, informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie ustawy budżetowej, w szczegółowości:

• dochody – dział, rozdział, paragraf,

• wydatki – dział, rozdział oraz kategorie (grupy) wydatków (dotacje i subwencje, świadczenia na rzecz osób fizycznych, wydatki bieżące, wydatki majątkowe).

Na podstawie otrzymanych informacji kierownicy państwowych jednostek budżetowych opracowują projekty planów finansowych swoich jednostek oraz jednostek im podległych i niezwłocznie przekazują jednostkom podległym projekty tych planów. Projekty planów finansowych państwowych jednostek budżetowych są sporządzane w układzie:

• część,

• dział,

• rozdział i paragraf,

z wyjątkiem jednostek „mundurowych”, które mogą je opracowywać z jeszcze większą szczegółowością.

Zapamiętaj!

Zatwierdzone projekty przekazywane są dysponentowi części budżetowej w terminie do 1 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

Dysponenci części budżetowych weryfikują otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem ustawy budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników podległych bezpośrednio państwowych jednostek budżetowych, nie później jednak niż do 15 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Kierownicy tych jednostek informują, nie później niż do 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, kierowników jednostek im podległych o wprowadzonych przez dysponenta części budżetowej zmianach.

Zatwierdzone przez kierownika państwowej jednostki budżetowej oraz zweryfikowane przez dysponentów części budżetowych projekty planów finansowych stanowią podstawę gospodarki finansowej państwowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających odpowiednio z ustawy budżetowej.

Kierownicy państwowych jednostek budżetowych bezpośrednio podlegli dysponentom części budżetowych, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w ustawie budżetowej, sporządzają plany finansowe swoich jednostek oraz jednostek im podległych i niezwłocznie przekazują jednostkom podległym ich plany.

Kierownicy państwowych jednostek budżetowych gromadzących dochody własne opracowują, odrębne dla każdego ze źródeł tych dochodów, plany finansowe dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych na okres, w którym dochody te będą wydatkowane, z uwzględnieniem rozliczeń z budżetem. Plany te sporządza się w szczegółowości dział, rozdział, paragraf. Stanowią one prognozę gromadzonych dochodów własnych i plan wydatków z nich finansowanych oraz stanowią podstawę gospodarki finansowej.

Sposób i tryb dokonywania zmian w planach finansowych państwowych jednostek budżetowych

Procedurę zmiany w planach finansowych państwowych jednostek budżetowych rozpoczyna Minister Finansów, zawiadamiając dysponentów części budżetowych o podjętych przez Radę Ministrów, Prezesa Rady Ministrów lub Ministra Finansów decyzjach wprowadzających zmiany w wydatkach budżetu państwa. Dysponenci części budżetowych zawiadamiają w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania decyzji oraz w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia dokonania zmian w planach finansowych, kierowników podległych państwowych jednostek budżetowych, o zmianach w ich planach finansowych. Zawiadomienia o zmianach obejmują wydatki w szczegółowości układu wykonawczego i stanowią podstawę do wprowadzenia zmian w planach finansowych państwowych jednostek budżetowych. Kierownicy podległych państwowych jednostek budżetowych wprowadzają zmiany w planach finansowych swoich jednostek oraz jednostek im podległych i w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia informują o wprowadzonych zmianach podległe jednostki.

Kierownicy bezpośrednio podległych dysponentom części budżetowych państwowych jednostek budżetowych mogą dokonywać zmian w planach finansowych państwowych jednostek budżetowych oraz planach dochodów własnych, w obrębie jednego rozdziału, na podstawie i w granicach upoważnień udzielonych im przez dysponentów części budżetowych. Mogą także upoważnić kierowników jednostek im podległych do dokonywania przeniesień wydatków w granicach upoważnień udzielonych im przez dysponentów części budżetowych. Kierownicy jednostek podległych informują niezwłocznie o dokonanych przeniesieniach. Jednostka nadrzędna uwzględnia w planach jednostek im podległych przedmiotowe przeniesienia wydatków oraz zawiadamia dysponentów części budżetowych, w terminach przez nich ustalonych, o zmianach dokonanych w planach finansowych swoich jednostek i jednostek podległych.

Plany finansowe samorządowych jednostek budżetowych

Zarządy jednostek samorządu terytorialnego przekazują kierownikom samorządowych jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego, informacje o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej w szczegółowości:

• dochody – dział, rozdział, paragraf,

• wydatki – nie mniejszej niż dział, rozdział, kategorie (grupy) wydatków (dotacje i subwencje, świadczenia na rzecz osób fizycznych, wydatki bieżące, wydatki majątkowe).

Na podstawie otrzymanych informacji kierownicy samorządowych jednostek budżetowych opracowują projekty planów finansowych tych jednostek. Projekty planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych są sporządzane w szczegółowości: dział, rozdział i paragraf.

Zapamiętaj!

Zatwierdzone projekty planów finansowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, są przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

Kierownicy samorządowych jednostek budżetowych łącznie z projektami planów finansowych opracowują projekty planów finansowych dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych. Projekty tych planów są sporządzane w szczegółowości: dział, rozdział, paragraf i przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie umożliwiającym ujęcie ich w projekcie uchwały budżetowej.

Zatwierdzone i zweryfikowane przez zarząd jednostki projekty planów finansowych dochodów własnych, jeśli zachowana została zgodność z projektem uchwały budżetowej, stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowych jednostek budżetowych w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia uchwalenia uchwały budżetowej.

Plany finansowe dochodów własnych samorządowych jednostek budżetowych ujęte w uchwale budżetowej stanowią prognozę gromadzonych dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych oraz stanowią podstawę gospodarki finansowej.

Plany finansowe dochodów własnych samorządowych jednostek budżetowych utworzonych w ciągu roku budżetowego ujmowane są w uchwale budżetowej na najbliższej sesji organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, nie później jednak niż w ciągu trzech miesięcy od dnia ich utworzenia.

Zarządy jednostek samorządu terytorialnego weryfikują otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników samorządowych jednostek budżetowych w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

Zatwierdzone i zweryfikowane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego projekty planów finansowych jednostek budżetowych, jesli zachowana została zgodność z projektem uchwały budżetowej, stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających odpowiednio z uchwały budżetowej.

Kierownicy samorządowych jednostek budżetowych w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych, przyjętych w uchwale budżetowej, sporządzają plany finansowe swoich jednostek.

Sposób i tryb dokonywania zmian w planach finansowych samorządowych jednostek budżetowych

O zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu samorządowe jednostki budżetowe są zawiadamiane przez zarząd jednostki. Zawiadomienia te stanowią podstawę dokonania zmian w planach finansowych. Kierownicy samorządowych jednostek budżetowych mogą dokonywać przeniesień planowanych wydatków w planach finansowych oraz w planach dochodów własnych, w granicach upoważnień przyznanych przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Kierownicy jednostek, w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany, zawiadamiają zarząd o jej dokonananiu.

Plany finansowe państwowych zakładów budżetowych

Pierwszym krokiem planistycznym w państwowych zakładach budżetowych jest przekazanie przez kierowników tych zakładów informacji – w trybie i w terminach wynikających z przepisów, na podstawie których opracowuje się materiały do projektu ustawy budżetowej – określających przychody własne i dotacje oraz wydatki stanowiące koszty działalności, a także pozostałe koszty niestanowiące wydatków i innych obciążeń. Dysponenci części budżetowych, po uchwaleniu projektu ustawy budżetowej przez Radę Ministrów, w terminie do 25 października, przekazują kierownikom podległych państwowych zakładów budżetowych informacje o kwotach przychodów i wydatków ujętych w zestawieniu zawartym w projekcie ustawy budżetowej. Kierownik państwowego zakładu budżetowego, po otrzymaniu powyższych informacji, opracowuje i przekazuje właściwemu dysponentowi części budżetowej projekt planu finansowego na następny rok budżetowy, w terminie do 1 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

Jeśli do 1 stycznia roku budżetowego nie zostanie uchwalona ustawa budżetowa, podstawą gospodarki finansowej państwowego zakładu budżetowego jest projekt planu finansowego. W terminie 10 dni od dnia otrzymania, od właściwego dysponenta części budżetowej, informacji o kwotach przychodów i wydatków zakładu, kierownik państwowego zakładu budżetowego zatwierdza plan finansowy zakładu celem zapewnienia jego zgodności z ustawą budżetową.

Projekty planów finansowych oraz plany finansowe państwowych zakładów budżetowych sporządzane są w szczegółowości dział, rozdział i paragraf. Zakład budżetowy stosuje w planowaniu, ewidencji i sprawozdawczości dla poszczególnych rodzajów przychodów i wydatków podziałki określone w przepisach o klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

 

Plany finansowe samorządowych zakładów budżetowych

Kierownicy samorządowych zakładów budżetowych sporządzają projekty planów finansowych i przekazują zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie umożliwiającym ujęcie ich planów przychodów i wydatków, obejmujących wydatki stanowiące koszty działalności, a także pozostałe koszty niestanowiące wydatków i innych obciążeń, zwane dalej „wydatkami”, w projekcie uchwały budżetowej. Zarząd jednostki samorządu terytorialnego weryfikuje otrzymane projekty pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadza w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników samorządowych jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

Projekt planu finansowego stanowi podstawę gospodarki finansowej od 1 stycznia roku budżetowego do dnia uchwalenia uchwały budżetowej. W terminie 10 dni od dnia otrzymania od zarządu jednostki samorządu terytorialnego informacji o kwotach przychodów i wydatków zakładu oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu, kierownik samorządowego zakładu budżetowego zatwierdza plan finansowy zakładu, dostosowując go do uchwały budżetowej.

Projekty planów finansowych oraz plany finansowe samorządowych zakładów budżetowych sporządzane są w szczegółowości dział, rozdział i paragraf. Zakład budżetowy stosuje w planowaniu, ewidencji i sprawozdawczości dla poszczególnych rodzajów przychodów i wydatków podziałki określone w przepisach o klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

Sposób i tryb dokonywania zmian planów finansowych państwowych i samorządowych zakładów budżetowych

Ogólną zasadę dokonywania zmian planów finansowych zakładów budżetowych zawiera art. 24 ust. 10 uofp, stanowiący, że w planie finansowym zakładu budżetowego mogą być dokonywane zmiany w ciągu roku w przypadku realizowania wyższych od planowanych przychodów i kosztów, pod warunkiem że nie spowoduje to zmniejszenia wpłat do budżetu ani zwiększenia dotacji z budżetu.

Kierownik zakładu budżetowego może więc dokonywać zmian w planie finansowym zakładu budżetowego, w ciągu roku budżetowego, w przypadku i pod warunkami określonymi powyżej. Inne zmiany planu finansowego mogą być dokonywane tylko po uprzednim wprowadzeniu zmian odpowiednio w budżecie państwa lub budżecie jednostki samorządu terytorialnego.

Jeśli zakład budżetowy realizuje niższe od zaplanowanych przychodów, realizacja odpowiednio niższych wydatków następuje bez konieczności dokonywania zmian planu finansowego. Nie wymaga także dokonywania zmian planu finansowego zakładu budżetowego realizacja planu wydatków polegająca na przeniesieniach pomiędzy paragrafami, przy uwzględnieniu ograniczeń określonych prawem.

Plany finansowe gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz sposób i tryb dokonywania zmian

Kierownik gospodarstwa pomocniczego w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych (m.in. kwot dochodów i wydatków, w tym wynagrodzeń) opracowuje i przekazuje projekt planu finansowego jednostce budżetowej. Projekty planów finansowych oraz plany finansowe gospodarstw pomocniczych państwowych i samorządowych jednostek budżetowych sporządzane są w szczegółowości dział, rozdział i paragraf.

Zapamiętaj!

W terminie 10 dni od dnia otrzymania od jednostki budżetowej, przy której gospodarstwo zostało utworzone, informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu, kierownik gospodarstwa pomocniczego opracowuje plan finansowy gospodarstwa i niezwłocznie przekazuje go do zatwierdzenia kierownikowi jednostki budżetowej.

Analogicznie jak w zakładach budżetowych uofp ogranicza możliwości dokonywania zmian planów finansowych. W planie finansowym gospodarstwa pomocniczego mogą być dokonywane zmiany w ciągu roku w przypadku realizowania wyższych od planowanych przychodów i kosztów, pod warunkiem że nie spowoduje to zmniejszenia wpłat do budżetu ani zwiększenia dotacji z budżetu.

Zapamiętaj!

Kierownik jednostki budżetowej może upoważnić kierownika gospodarstwa pomocniczego do dokonywania innych zmian w planie finansowym w ciągu roku, pod warunkiem że nie spowoduje to zmniejszenia wpłat do budżetu ani zwiększenia dotacji z budżetu. O dokonanych zmianach kierownik gospodarstwa pomocniczego informuje niezwłocznie kierownika jednostki budżetowej.

Inne zmiany planu finansowego mogą być dokonywane przez kierownika jednostki budżetowej tylko po uprzednim wprowadzeniu zmian w budżecie państwa lub budżecie jednostki samorządu terytorialnego.

Jeśli gospodarstwo pomocnicze realizuje niższe od zaplanowanych przychody, realizacja odpowiednio niższych wydatków, stanowiących koszty działalności gospodarstwa pomocniczego, następuje bez konieczności dokonywania zmian planu finansowego. Nie wymaga także dokonywania zmian planu finansowego gospodarstwa pomocniczego realizacja planu wydatków, polegająca na przeniesieniach pomiędzy paragrafami przy uwzględnieniu ograniczeń określonych prawem.

Opracowując plany finansowe jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, można posiłkować się (szczególnie w zakresie ich układu) określonymi w rozporządzeniach Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej (na rok 2010 – w rozporządzeniu z 20 maja 2009 r.) wzorami dokumentów planistycznych:

• BD – Zestawienie dochodów,

• BW – Zestawienie wydatków,

• B-4Z – Plan finansowy zakładów budżetowych,

• B-7Z – Plan finansowy gospodarstw pomocniczych.

Więcej na temat planów finansowych znajdą Państwo po wejściu na naszą stronę internetową www.prb.infor.pl _ Archiwum 2008 _ nr 10

2.6. Inne obszary wskazane w ustawie o finansach publicznych

Ustawa o finansach publicznych traktuje również o innych obowiązkach i uprawnieniach kierowników jednostek. Jednym z nich jest uprawnienie do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa, wynikające z art. 42 ust. 1 uofp. Należności pieniężne, przypadające państwowym jednostkom budżetowym, państwowym zakładom budżetowym, państwowym gospodarstwom pomocniczym i państwowym funduszom celowym, mogą być umarzane w całości lub w części, a ich spłata odraczana lub rozkładana na raty w czterech przypadkach.

Cztery przypadki umarzania należności:

1) osoba fizyczna – zmarła, nie pozostawiając żadnego majątku lub pozostawiła ruchomości niepodlegające egzekucji na podstawie odrębnych przepisów albo pozostawiła przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty stanowiącej wysokość 6000 zł,

2) osoba prawna – została wykreślona z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można by egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie,

3) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne,

4) jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej uległa likwidacji.

Jeśli oprócz dłużnika głównego są zobowiązane inne osoby, umarzanie należności mających charakter cywilnoprawny może nastąpić tylko wtedy, gdy warunki umarzania zachodzą wobec wszystkich zobowiązanych.

Ponadto w przypadkach uzasadnionych względami społecznymi lub gospodarczymi, w szczególności możliwościami płatniczymi dłużnika oraz uzasadnionym interesem Skarbu Państwa, na wniosek dłużnika mogą zostać odroczone terminy spłaty całości lub części należności albo rozłożona płatność całości lub części należności na raty. Do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności są uprawnieni:

• minister właściwy do spraw Skarbu Państwa – w odniesieniu do należności Skarbu Państwa o charakterze cywilnoprawnym, wynikających ze stosunków prawnych, w zakresie których jest on właściwy,

• kierownik państwowej jednostki budżetowej, kierownik państwowego zakładu budżetowego – w odniesieniu do pozostałych należności przypadających jednostce budżetowej, jeżeli wartość należności głównej nie przekracza kwoty 40 000 zł,

• dysponent funduszu – w odniesieniu do należności państwowego funduszu celowego,

• dysponent główny – w pozostałych wypadkach.

Umorzenie należności oraz odroczenie terminu spłaty całości lub części należności albo rozłożenie płatności całości lub części należności na raty następuje:

• w odniesieniu do należności o charakterze administracyjnoprawnym – na podstawie decyzji uprawnionego organu,

• w odniesieniu do należności o charakterze cywilnoprawnym – na podstawie przepisów prawa cywilnego, w formie pisemnej.

Wskazane zasady stosuje się odpowiednio do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat odsetek od tych należności oraz do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat innych należności ubocznych.

Kolejne uprawnienia kierownika jednostki przypisane w uofp stanowią:

• podejmowanie decyzji o utworzeniu rachunku dochodów własnych (art. 22 ust. 5),

• tworzenie, przekształcanie w inną formę organizacyjnoprawną oraz likwidowanie gospodarstwa pomocniczego – po uzyskaniu zgody właściwego organu (art. 27 ust. 1), a także określenie nazwy i siedziby, przedmiotu działalności oraz składników majątkowych przydzielonych gospodarstwu (art. 27 ust. 2),

• podejmowanie decyzji w zakresie inwestycji gospodarstwa pomocniczego (art. 26 ust. 10),

• upoważnienie kierownika gospodarstwa pomocniczego do dokonywania innych niż określone w ustawie zmian w planie finansowym w ciągu roku – pod warunkiem, że nie spowoduje to zmniejszenia wpłat do budżetu ani zwiększenia dotacji z budżetu (art. 26 ust. 9).

Rozważając szczególną rolę obowiązków i uprawnień kierowników jednostek sektora finansów publicznych, należy pamiętać także o wielu innych aktach prawnych regulujących funkcjonowanie tej sfery, których dogłębna znajomość oraz umiejętność stosowania są kierownikowi niezbędne. Do najważniejszych z nich należy ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

 

ANDRZEJ WARYSZAK