Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dobry plan to połowa sukcesu

Barbara Hubal
inforCMS
W jaki sposób planujesz swoje zadania? Jedni robią to dzieląc tydzień na poszczególne dni i zapisując wszystko, co mają do zrobienia, inni polegają na własnej intuicji i zabierają się do pracy bez ustalania priorytetów. Dowiedz się, jakie metody warto przejąć od innych, aby ułatwić sobie codzienną pracę.

Umiejętność zarządzania czasem i zadaniami do wykonania to jedno z największych biurowych wyzwań. Szczególnie w przypadku asystentki, która musi doskonale orientować się w terminach szefa i projektach realizowanych przez poszczególne działy. Trzeba pamiętać o zarezerwowaniu sali na konferencję, zorganizowaniu podróży służbowej przełożonego i o setkach innych spraw. Do tego dochodzą jeszcze własne, niemałe przecież obowiązki. Warto więc znaleźć swoją metodę dopasowaną do naszych zadań, stylu pracy, a także do naszej osobowości, która pomoże się ze wszystkim uporać.

Wiele osób korzysta z elektronicznego terminarza, inne chwytają długopis i kartkę papieru, jeszcze inne nie cierpią sporządzania jakichkolwiek list i wolą „mieć wszystko w głowie”. Najlepszą drogą jest połączenie kilku różnych sposobów planowania w jedną całość, skrojoną na miarę naszych indywidualnych potrzeb. Spróbujmy przyswoić sobie kilka podstawowych zasad i korzystajmy z dobrych doświadczeń innych.

Biurowa mrówka

Ma przygotowany dokładny plan na każdy dzień pracy. Szczegółowa lista uwzględnia każde zadanie, jakie trzeba wykonać, terminy spotkań, telefony, załatwianie korespondencji – wszystko z przewidywanym czasem trwania i do „odhaczenia” po zrobieniu.

Taka metoda ma wiele plusów. Pozwala działać w sposób systematyczny, motywuje do pracy, umożliwia szybkie zorientowanie się, ile jeszcze zostało do wykonania. Pisemny plan jest czymś konkretnym, namacalnym i stanowi jednocześnie dokumentację zrealizowanych zadań.

Minusem jest to, że niespodziewane wydarzenia – a takich nie brakuje w żadnej firmie – burzą ustaloną strukturę, a gdy pojawi się ich więcej, cały plan nieuchronnie legnie w gruzach. Brakuje tu również miejsca na potrzebną często improwizację. Do tego dochodzi brak ustalonych priorytetów – w sztywnym planie wszystko jest jednakowo ważne. W przypadku nieoczekiwanego wydłużenia się listy zadań, dzień pracy może przeciągnąć się w nieskończoność.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 

Czytaj także: Stawianie granic >>

 

Błyskotliwy luzak

Taka osoba sprawia zwykle wrażenie całkowicie wyluzowanej. Nie dotyczy jej poranny stres, na biurowy rozgardiasz patrzy z niewzruszoną obojętnością. To jednak tylko pozory. W rzeczywistości jej mózg jest ciągle w stanie wrzenia. Przetwarza świeżo otrzymane informacje, odbiera nowe impulsy, analizuje projekty, podczas gdy wzrok błądzi po biurku upstrzonym niezliczoną ilością kolorowych karteczek z zanotowanymi superpomysłami.

Zdanie się wyłącznie na własną intuicję sprawia, że luzak z zapałem rzuca się w wir pracy nad realizacją ciekawego przedsięwzięcia, sprawy bardziej prozaiczne pozostawiając innym. Potrafi bezbłędnie odróżnić rzeczy istotne od takich, którym nie warto poświęcać zbyt wiele uwagi. Lubi niespodzianki, chętnie improwizuje, łatwo przestawia się jednego zadania na inne. Nigdy nie wie jednak, ile czasu zabierze mu sfinalizowanie tego, co zaczął, zapomina o sprawach, które mniej go interesują, często zabiera się za wszystko naraz, niczego nie doprowadzając do końca.

Planista idealny

Działa według ramowego planu, który pozostawia sporo miejsca na nagłe zdarzenia, wymagające natychmiastowej reakcji, oraz na nowe pomysły. Sprawy do załatwienia dzieli na:

• ważne i pilne – zajmuje się nimi w pierwszej kolejności,

• ważne i niezbyt pilne – przesuwa je na dzień, gdy będzie mógł poświęcić im więcej czasu,

• pilne i mało istotne – do zrobienia pomiędzy ważniejszymi czynnościami,

• niepilne i nieważne – te od razu lądują w koszu.

Pamięta o zasadzie: „wykonanie każdego zadania wymaga dokładnie tyle czasu, ile zdecydujesz się na to poświęcić” i na podstawie dotychczasowego doświadczenia konstruuje plan godzinowy. Na sprawy trudne i czasochłonne – trwające dwie godziny lub dłużej – przeznacza ranek, gdy jego mózg pracuje najwydajniej. Wyłącza wtedy pocztę elektroniczną i komórkę, prosi współpracowników, by mu nie przeszkadzano. Do kolejnego zadania przechodzi dopiero wtedy, gdy zakończy poprzednie.

Przedpołudnie to pora na wymagające również sporej koncentracji zadania godzinne. W ten sposób główne cele dnia szybko zostają zrealizowane. Rośnie satysfakcja i motywacja do dalszych działań.

Za czynności, na które przeznaczył pół godziny, zabiera się tuż przed obiadem. Nie wymagają one wiele wysiłku, więc praca postępuje szybko, dając mu miłe poczucie, że zasłużył na przerwę. Druga połowa dnia to czas na zadania najmniej absorbujące, załatwianie korespondencji i telefonów oraz zaplanowanie zadań do wykonania nazajutrz.

Czy ludzie tak świetnie zorganizowani istnieją w realnym świecie? Nawet jeśli nie, może warto spróbować choć trochę zbliżyć się do ideału.

Rady dla początkujących

Nie cierpisz tworzyć planów i list z zadaniami? Uważasz, że takie „pomoce pisemne” są ci niepotrzebne? Pozwól jednak czasem odpocząć swojej głowie – to, co zapisane, odciąża pamięć, dając jednocześnie gwarancję, że nic nie umknie naszej uwadze. Wystarczy zaledwie 15 minut na początku dnia pracy, by znacznie ułatwić sobie życie.

Możesz przy tym skorzystać z gotowych programów komputerowych albo stworzyć własną mind map (mapę myśli).

Ten sposób notowania pobudza do pracy obie półkule mózgowe i przeznaczony jest dla osób szczególnie kreatywnych. Na środku kartki zapisujesz datę. Wszystkie prace do wykonania notujesz wokół niej w taki sposób, by te najważniejsze umieszczone były najbardziej centralnie. Zadania, które pojawiają się w ciągu dnia, dodajesz sukcesywnie do mapy. Te najbardziej skomplikowane dzielisz na poszczególne etapy, łącząc je liniami. Możesz użyć symboli, rysunków, różnych kolorów i krojów pisma.

Specjaliści twierdzą, że po sporządzeniu takiej mapy myśli niemal każdy nabiera ochoty do pracy i... do dalszego planowania.

 

Czytaj także: Praca w urzędzie: zarobki czy prestiż >>

 

Planuj z głową

• Na sporządzenie „rozkładu dnia” przeznacz kwadrans tuż po przyjściu do pracy lub poprzedniego wieczoru.

• Zanotuj wszystko, co masz do zrobienia, również czynności wykonywane codziennie (później wystarczy dołączyć je do planu na kolejny dzień).

• Ustal priorytety, zaczynając od spraw najpilniejszych i najważniejszych.

• Na najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadania przeznacz pierwszą połowę dnia.

• Zaplanuj czas, jaki poświęcisz na każde z nich (lub grupę podobnych prac).

• Pomiędzy poszczególnymi etapami zostaw miejsce na nieprzewidziane wydarzenia, zmianę planów i nowe pomysły, a także przerwę na kawę i obiad.

• „Odhaczaj” wykonane obowiązki.

• Pod koniec dnia pracy przeanalizuj swój plan – czy wszystko udało się zrealizować? Czy przeznaczony czas był wystarczający? Skorzystaj z tych wniosków przy planowaniu zajęć na dzień następny.

Barbara Hubal

 

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    UE daje 111,5 mln zł na owoce i mleko dla uczniów. Rząd 128 mln zł [projekt rozporządzenia]

    W roku szkolnym 2023/2024 łączna kwota pomocy krajowej i unijnej w programie żywnościowym dla szkół wyniesie blisko 240 mln zł.

    Praktyczny przewodnik: Jak przesunąć wydatki bieżące w samorządowym zakładzie budżetowym?

    Czy kierownik samorządowego zakładu budżetowego może przesunąć wydatki bieżące na podstawie zarządzenia?

    Praca artystyczna poza etatem: Czy pracodawca musi wyrazić zgodę

    Pracownicy artystyczni instytucji kultury nie mogą podejmować dodatkowych zajęć lub dodatkowego zatrudnienia bez zgody dyrektora. 

    Grupa VAT w gminie: Zmiany w rozliczeniach podatkowych

    Po wprowadzeniu regulacji prawnych umożliwiających tworzenie przez podatników grup VAT pojawiło się wiele wątpliwości związanych z tym, czy mogą one być tworzone także przez jednostki samorządu terytorialnego. 

    Jak i kiedy nauczyciele mogą oczekiwać wyższego dodatku stażowego?

    Komu przysługuje wyższy dodatek stażowy? RIO wyjaśnia zasady naliczania świadczenia

    Lista bezpłatnych modeli laptopów dla uczniów

    Centrum Obsługi Administracji Rządowej ogłosiło dziś zweryfikowaną listę firm, które mogą podpisać umowę ramową na dostarczenie laptopów dla czwartoklasistów.

    Jak organizacje pozarządowe realizują przedsięwzięcia sołeckie

    Czy formą realizacji przedsięwzięcia sołeckiego może być jego wykonanie przez organizację pozarządową finansowane dotacją z budżetu gminy? Czy we wniosku sołeckim można w ogóle wskazać formę realizacji przedsięwzięcia?

    Analiza prawna: Dochód gminy nie jest równoznaczny z prowadzeniem działalności gospodarczej

    Potencjalna możliwość osiągnięcia przez gminę dochodów nie świadczy o tym, że gmina prowadzi działalność o charakterze zarobkowym, tym samym nie stanowi przesłanki do uznania, że gmina prowadzi działalność gospodarczą.

    Zmniejsz swoje zaległości: Jak skorzystać z ulg na opłaty śmieciowe

    Opłaty za odpady nie są należnościami cywilnoprawnymi - dlatego ulg do zaległości z tego tytułu udziela się zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. 

    Program Olimpia to 360 hal sportowych za 730 mln zł. Nowe wnioski od 1 czerwca 2023 r.

    W ramach zakończonego właśnie pierwszego naboru dofinansowana zostanie budowa 360 hal przyszkolnych, łączną kwotą ponad 730 mln zł - poinformował Bortniczuk w "Polska. Metropolia Warszawska".

    Gminy i zabytki po wyroku Trybunału Konstytucyjnego [wywiad]

    Dr hab. K. Zalasińska w wywiadzie: wyrok TK musi być przyczynkiem do dyskusji o kwestiach ustrojowych w ochronie zabytków.

    Od 1 lipca 2023 r. nowe tabele zaszeregowania pracowników samorządowych. Zmiany w minimalnym wynagrodzeniu

    1 lipca 2023 r. wejdą w życie ważne zmiany dla samorządowców. Zmieni się rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

    Wspólne ubieganie się o zamówienie publiczne

    Wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia przez kilka podmiotów stanowi sytuację wymagającą szczególnych uregulowań. Dotyczy to zarówno sposobu ich reprezentacji, podstawy funkcjonowania czy też sposobu udowodnienia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

    Czy gmina zapłaci VAT, jeśli najemca korzysta z lokalu bez umowy

    Bezumowne korzystanie z lokalu co do zasady nie jest świadczeniem usługi najmu. Tym samym czynność taka nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Ale uwaga, istotne znaczenie ma to, czy korzystanie z lokalu bez umowy odbywa się za przyzwoleniem właściciela. 

    DGP: Ile w Polsce w 2024 r. wyniesie europejska pensja minimalna?

    Wszystko wskazuje na to, że w 2024 Polska może być jednym z kilku krajów unijnych z najwyższą płacą minimalną. O ile średnia pensja Polaków nadal jest bardzo niska w porównaniu do innych mieszkańców Unii, wynagrodzenie minimalne może znacząco wzrosnąć.

    MI: dofinansowanie zadań samorządowych z rezerwy subwencji ogólnej w 2023 r.

    Zespół ds. Infrastruktury, Urbanistyki i Transportu w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego pozytywnie zaopiniował przedstawiony przez rząd podział środków rezerwy subwencji ogólnej na 2023 rok.

    Kiedy sąd uwzględni wniosek gminy o przywrócenie terminu?

    Urlop pracownika, jego choroba albo wypadek nie mogą być podstawą przywrócenia terminu do złożenia pisma w sądzie. 

    Jak gmina może uzyskać dofinansowanie na autobusy w 2023 r.?

    Ministerstwo Infrastruktury informuje: trwa nabór wniosków w konkursie autobusowy.

    Darmowe laptopy dla uczniów i nauczycieli [szczegóły, projekt ustawy]

    Do Sejmu wpłynął projekt ustawy o wsparciu rozwoju kompetencji cyfrowych uczniów i nauczycieli. 

    Nie będzie zakazu pracy samorządowców w podmiotach dysponujących środkami publicznymi

    Posłowie sejmowej komisji ds. petycji odrzucili pomysł ustanowienia zakazu nawiązywania przez radnych i pracowników samorządowych stosunków prawnych z podmiotami i spółkami dysponującymi środkami publicznymi.

    Zakup do szkoły ekspresu do kawy

    Czy dyrektor szkoły może zakupić ze środków szkoły ekspres do kawy dla pracowników?

    Ciąża pracownicy a praca przy komputerze

    Przepisy prawa pracy, w tym bhp, w sposób szczególny traktują kobiety w ciąży. Przejawia się to nie tylko wyjątkową ochroną stosunku pracy, ale również obowiązkiem zapewnienia przez pracodawcę restrykcyjnie określonych warunków pracy. 

    Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

    „Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami” to pierwsza na rynku wydawniczym publikacja tego typu, która omawia rewolucyjne zmiany w prawie pracy dostosowujące polskie przepisy do dyrektywy work life balance i tzw. dyrektywy rodzicielskiej.

    Czy dopuszczalne jest składanie ofert za pośrednictwem poczty
    Nieobecność pracownika a ryczałt za używanie do celów służbowych samochodu osobowego pracownika

    Kwotę ustalonego ryczałtu za używanie do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy należy zmniejszać o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika.