Kategorie

Dobry plan to połowa sukcesu

Barbara Hubal
inforCMS
W jaki sposób planujesz swoje zadania? Jedni robią to dzieląc tydzień na poszczególne dni i zapisując wszystko, co mają do zrobienia, inni polegają na własnej intuicji i zabierają się do pracy bez ustalania priorytetów. Dowiedz się, jakie metody warto przejąć od innych, aby ułatwić sobie codzienną pracę.
Reklama

Umiejętność zarządzania czasem i zadaniami do wykonania to jedno z największych biurowych wyzwań. Szczególnie w przypadku asystentki, która musi doskonale orientować się w terminach szefa i projektach realizowanych przez poszczególne działy. Trzeba pamiętać o zarezerwowaniu sali na konferencję, zorganizowaniu podróży służbowej przełożonego i o setkach innych spraw. Do tego dochodzą jeszcze własne, niemałe przecież obowiązki. Warto więc znaleźć swoją metodę dopasowaną do naszych zadań, stylu pracy, a także do naszej osobowości, która pomoże się ze wszystkim uporać.

Wiele osób korzysta z elektronicznego terminarza, inne chwytają długopis i kartkę papieru, jeszcze inne nie cierpią sporządzania jakichkolwiek list i wolą „mieć wszystko w głowie”. Najlepszą drogą jest połączenie kilku różnych sposobów planowania w jedną całość, skrojoną na miarę naszych indywidualnych potrzeb. Spróbujmy przyswoić sobie kilka podstawowych zasad i korzystajmy z dobrych doświadczeń innych.

Biurowa mrówka

Ma przygotowany dokładny plan na każdy dzień pracy. Szczegółowa lista uwzględnia każde zadanie, jakie trzeba wykonać, terminy spotkań, telefony, załatwianie korespondencji – wszystko z przewidywanym czasem trwania i do „odhaczenia” po zrobieniu.

Reklama

Taka metoda ma wiele plusów. Pozwala działać w sposób systematyczny, motywuje do pracy, umożliwia szybkie zorientowanie się, ile jeszcze zostało do wykonania. Pisemny plan jest czymś konkretnym, namacalnym i stanowi jednocześnie dokumentację zrealizowanych zadań.

Minusem jest to, że niespodziewane wydarzenia – a takich nie brakuje w żadnej firmie – burzą ustaloną strukturę, a gdy pojawi się ich więcej, cały plan nieuchronnie legnie w gruzach. Brakuje tu również miejsca na potrzebną często improwizację. Do tego dochodzi brak ustalonych priorytetów – w sztywnym planie wszystko jest jednakowo ważne. W przypadku nieoczekiwanego wydłużenia się listy zadań, dzień pracy może przeciągnąć się w nieskończoność.

 

Czytaj także: Stawianie granic >>

 

Błyskotliwy luzak

Taka osoba sprawia zwykle wrażenie całkowicie wyluzowanej. Nie dotyczy jej poranny stres, na biurowy rozgardiasz patrzy z niewzruszoną obojętnością. To jednak tylko pozory. W rzeczywistości jej mózg jest ciągle w stanie wrzenia. Przetwarza świeżo otrzymane informacje, odbiera nowe impulsy, analizuje projekty, podczas gdy wzrok błądzi po biurku upstrzonym niezliczoną ilością kolorowych karteczek z zanotowanymi superpomysłami.

Zdanie się wyłącznie na własną intuicję sprawia, że luzak z zapałem rzuca się w wir pracy nad realizacją ciekawego przedsięwzięcia, sprawy bardziej prozaiczne pozostawiając innym. Potrafi bezbłędnie odróżnić rzeczy istotne od takich, którym nie warto poświęcać zbyt wiele uwagi. Lubi niespodzianki, chętnie improwizuje, łatwo przestawia się jednego zadania na inne. Nigdy nie wie jednak, ile czasu zabierze mu sfinalizowanie tego, co zaczął, zapomina o sprawach, które mniej go interesują, często zabiera się za wszystko naraz, niczego nie doprowadzając do końca.

Planista idealny

Działa według ramowego planu, który pozostawia sporo miejsca na nagłe zdarzenia, wymagające natychmiastowej reakcji, oraz na nowe pomysły. Sprawy do załatwienia dzieli na:

• ważne i pilne – zajmuje się nimi w pierwszej kolejności,

• ważne i niezbyt pilne – przesuwa je na dzień, gdy będzie mógł poświęcić im więcej czasu,

• pilne i mało istotne – do zrobienia pomiędzy ważniejszymi czynnościami,

• niepilne i nieważne – te od razu lądują w koszu.

Pamięta o zasadzie: „wykonanie każdego zadania wymaga dokładnie tyle czasu, ile zdecydujesz się na to poświęcić” i na podstawie dotychczasowego doświadczenia konstruuje plan godzinowy. Na sprawy trudne i czasochłonne – trwające dwie godziny lub dłużej – przeznacza ranek, gdy jego mózg pracuje najwydajniej. Wyłącza wtedy pocztę elektroniczną i komórkę, prosi współpracowników, by mu nie przeszkadzano. Do kolejnego zadania przechodzi dopiero wtedy, gdy zakończy poprzednie.

Przedpołudnie to pora na wymagające również sporej koncentracji zadania godzinne. W ten sposób główne cele dnia szybko zostają zrealizowane. Rośnie satysfakcja i motywacja do dalszych działań.

Za czynności, na które przeznaczył pół godziny, zabiera się tuż przed obiadem. Nie wymagają one wiele wysiłku, więc praca postępuje szybko, dając mu miłe poczucie, że zasłużył na przerwę. Druga połowa dnia to czas na zadania najmniej absorbujące, załatwianie korespondencji i telefonów oraz zaplanowanie zadań do wykonania nazajutrz.

Czy ludzie tak świetnie zorganizowani istnieją w realnym świecie? Nawet jeśli nie, może warto spróbować choć trochę zbliżyć się do ideału.

Rady dla początkujących

Nie cierpisz tworzyć planów i list z zadaniami? Uważasz, że takie „pomoce pisemne” są ci niepotrzebne? Pozwól jednak czasem odpocząć swojej głowie – to, co zapisane, odciąża pamięć, dając jednocześnie gwarancję, że nic nie umknie naszej uwadze. Wystarczy zaledwie 15 minut na początku dnia pracy, by znacznie ułatwić sobie życie.

Możesz przy tym skorzystać z gotowych programów komputerowych albo stworzyć własną mind map (mapę myśli).

Ten sposób notowania pobudza do pracy obie półkule mózgowe i przeznaczony jest dla osób szczególnie kreatywnych. Na środku kartki zapisujesz datę. Wszystkie prace do wykonania notujesz wokół niej w taki sposób, by te najważniejsze umieszczone były najbardziej centralnie. Zadania, które pojawiają się w ciągu dnia, dodajesz sukcesywnie do mapy. Te najbardziej skomplikowane dzielisz na poszczególne etapy, łącząc je liniami. Możesz użyć symboli, rysunków, różnych kolorów i krojów pisma.

Specjaliści twierdzą, że po sporządzeniu takiej mapy myśli niemal każdy nabiera ochoty do pracy i... do dalszego planowania.

 

Czytaj także: Praca w urzędzie: zarobki czy prestiż >>

 

Planuj z głową

• Na sporządzenie „rozkładu dnia” przeznacz kwadrans tuż po przyjściu do pracy lub poprzedniego wieczoru.

• Zanotuj wszystko, co masz do zrobienia, również czynności wykonywane codziennie (później wystarczy dołączyć je do planu na kolejny dzień).

• Ustal priorytety, zaczynając od spraw najpilniejszych i najważniejszych.

• Na najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadania przeznacz pierwszą połowę dnia.

• Zaplanuj czas, jaki poświęcisz na każde z nich (lub grupę podobnych prac).

• Pomiędzy poszczególnymi etapami zostaw miejsce na nieprzewidziane wydarzenia, zmianę planów i nowe pomysły, a także przerwę na kawę i obiad.

• „Odhaczaj” wykonane obowiązki.

• Pod koniec dnia pracy przeanalizuj swój plan – czy wszystko udało się zrealizować? Czy przeznaczony czas był wystarczający? Skorzystaj z tych wniosków przy planowaniu zajęć na dzień następny.

Barbara Hubal

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    16 cze 2021
    Zakres dat:

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?

    Brak ogłoszenia o wyniku postępowania a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

    Nowa ustawa - Prawo zamówień publicznych wprowadziła nowe rodzaje ogłoszeń m.in. w trybach zamówień poniżej progów unijnych, w tym ogłoszenie o wyniku postępowania i ogłoszenie o wykonaniu umowy. Czy podobnie jak innego rodzaju ogłoszenia będą one podlegać dyscyplinie finansów publicznych, np. przy niezamieszczeniu albo nieterminowym zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych?

    Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

    Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

    Powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy

    Czy z przepisu art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika możliwość powierzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) prowadzenia określonych spraw gminy w jego imieniu sekretarzowi tej gminy. W szczególności czy na podstawie tego przepisu wójt może upoważnić sekretarza gminy do podejmowania zarządzeń zmieniających budżet?