Jak prawidłowo rozliczyć delegacje służbowe

W związku z prowadzoną działalnością spółka ponosi koszty służbowych delegacji zagranicznych. Czy przy przeliczaniu wydatków na złote ważny jest kurs NBP?

Tak

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego z ostatniego dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie zaksięgowanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Rozliczenie kosztów podróży służbowych poza granicami kraju jest dokonywane w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

Dieta wyrażona w walucie obcej, jako koszt pracodawcy, przeliczana jest na złote według ogólnej reguły, tj. według kursu średniego z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.

Podstawa prawna

• Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

Czy zaliczki na poczet diet i ryczałtów za noclegi kierowców będących pracownikami stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów?

Tak

Aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione następujące warunki: celem wydatku powinno być osiągnięcie przychodów lub jego zachowanie albo zabezpieczenie; wydatek nie znajduje się na liście zawartej w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, stanowiącej katalog wyłączeń, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Pojęcie podróży służbowej nie jest zdefiniowane w prawie podatkowym, definicji takiej nie zawiera również prawo pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeśli umowa o pracę nie przewiduje dodatkowych warunków, służbowy wyjazd kierowcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, będzie podróżą służbową. W odniesieniu do pracowników, żaden przepis nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety z tytułu podróży służbowych pracowników. Jedynymi wydatkami związanymi z podróżą służbową pracownika, których zaliczenie w ciężar kosztów firmy podatnika jest ograniczone, są wydatki dotyczące korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej.

Jeśli zatem mamy do czynienia z podróżą służbową pracownika-kierowcy, to diety i inne należności otrzymane za czas tej podróży, ustalone i przyznane, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także wydatki kierowców poniesione i prawidłowo udokumentowane związane z zakupem paliwa czy wydatkami na opłaty drogowe, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

• Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy w przypadku elektronicznej rezerwacji hotelu i biletu na przelot tanimi liniami lotniczymi i zapłaty firmową kartą kredytową daje wystarczające potwierdzenie poniesienia przedmiotowych wydatków na rzecz pracownika i stanowi podstawę do zastosowania zwolnienia z PIT?

 

Tak

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika; podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

W konsekwencji, ustawodawca nie uzależnił zastosowania przedmiotowego zwolnienia od formy udokumentowania przez pracownika poniesionych wydatków. W przepisie tym powołano odrębne uregulowania prawa pracy dotyczące podróży służbowych poza granicami kraju. Stosowanie zwolnienia podatkowego uzależnione jest zatem od potwierdzenia poniesienia kosztów w formie przewidzianej w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowej. Rozporządzenie to powołuje się na: dokumenty (rachunki); bilety; rachunki hotelowe; oświadczenia pracownika składane w przypadku braku możliwości uzyskania potwierdzenia poniesienia wydatku w wymienionych formach.

Dokument będący wydrukiem internetowym oraz wydruk operacji bankową kartą kredytową, po uzupełnieniu o brakujące dane (m.in. opis całej transakcji) stanowić może podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do przychodów zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym. Wydatki przewyższające limity ustalone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Ponadto wydatki związane z podróżami służbowymi powinny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, np. dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem spółki.

Podstawa prawna

• Art. 12, art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy świadczenia z tytułu wykupu uprawnień do ulgowych przejazdów kolejowych, w celu odbywania podróży służbowych, dla pracowników są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?

 

Tak

Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Uprawnienia do ulgowych przejazdów pracownicy wykorzystują wyłącznie w celach służbowych. W związku z tym należności z tytułu tych uprawnień do wysokości określonej w przepisach korzystają ze zwolnienia od PIT.

Podstawa prawna

• Art. 12, art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

 

 

Czy kwota stanowiąca zwrot kosztów przeniesienia pracownika do pracy w innej miejscowości oraz kwota stanowiąca rekompensatę kosztów wynajmu lokalu mieszkalnego w związku z przeniesieniem do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienia, jest wolna od podatku?

 

Nie

Wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.

Pojęcia podróż służbowa i polecenie służbowe występują w kodeksie pracy, zaś przeniesienie służbowe nie. W związku z tym, gdyby wolą ustawodawcy było objęcie analogicznym zwolnieniem nie tylko przychodów ze stosunku służbowego, ale również przychodów ze stosunku pracy, to wskazałby, że dotyczy ono także kwot otrzymanych w związku ze zmianą miejsca pracy.

Reasumując, zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT nie obejmuje kwot wypłacanych przez spółkę swoim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, a więc na spółce ciążą obowiązki płatnika dla podmiotów wypłacających świadczenia ze stosunku pracy.

Podstawa prawna

• Art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy w związku z realizacją usług na terenie Niemiec podatnik będzie miał możliwość zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet i noclegów?

 

Tak

Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w art. 23 ustawy o PIT, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, nie wyłączając tych, które związane są pośrednio z uzyskiwanymi przychodami, a mianowicie z funkcjonowaniem źródła przychodów.

Artykuł 23 ustawy o PIT nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Zawiera jedynie regulację, zgodnie z którą nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy i osób współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przepisami tymi są odpowiednio:

• dla podróży krajowych - rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990),

• dla podróży zagranicznych - rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991).

Natomiast koszty dotyczące wynajmu mieszkania powinny być udokumentowane stosowną umową lub rachunkiem przetłumaczonym na język polski.

Po spełnieniu wskazanych warunków podatnik ma prawo uwzględnienia w swoich rozliczeniach wydatków na podróż służbową do Niemiec.

Podstawa prawna

• Art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

EWA MATYSZEWSKA