Obliczanie urlopu pracownika samorządowego

Pracownikom przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. W zamian za urlop może być wypłacony ekwiwalent pieniężny, ale tylko w przypadkach wymienionych w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p., patrz: z orzecznictwa).

Urlop może być podzielony na części na wniosek pracownika, przy czym co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych.

Wymiar urlopu

Roczny wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Wlicza się przy tym okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu i sposób ustania stosunku pracy. W przypadku osób pozostających w więcej niż jednym stosunku pracy wlicza się też okres niezakończonego zatrudnienia u innego pracodawcy przypadający przed nawiązaniem stosunku pracy u pracodawcy, u którego brany jest urlop.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się też z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,

• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,

• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,

• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,

• szkoły policealnej – 6 lat,

• szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okres zatrudnienia albo nauki, w zależności od tego, co jest dla niego korzystniejsze.

Na wymiar urlopu wypoczynkowego mają też wpływ okresy, które na mocy innych przepisów są wliczane do okresu zatrudnienia. Chodzi tu m.in. o okresy:

• za które sąd pracy przyznał odszkodowanie w związku z nieuzasadnionym lub dokonanym z naruszeniem prawa wypowiedzeniem przez pracodawcę umowy o pracę albo za bezprawne rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 51 § 2 i art. 61 k.p.),

• przebywania na urlopie wychowawczym (art. 186⁵ k.p.),

• pobierania zasiłku lub stypendium dla bezrobotnych (art. 79 ust. 1 i 2 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Pracownikowi samorządowemu, który pracował w godzinach nadliczbowych, może być na jego wniosek udzielony za te godziny czas wolny w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu (art. 42 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych). Decyzja, czy taki wniosek uwzględnić, należy do pracodawcy.

Urlop dla nowego pracownika

Osoba podejmująca pierwszy raz w życiu pracę nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 urlopu należącego jej się po przepracowaniu roku. Prawo do urlopu w pełnym wymiarze taki pracownik nabywa w roku kalendarzowym następującym po tym, w którym rozpoczął pracę.

Jeżeli pracownik zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego, to należy mu się urlop u:

• dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w wyższym wymiarze,

• kolejnego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego, w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku albo proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku.

Pracownikowi, który w instytucji, gdzie kończy pracę, zdążył wykorzystać urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny do okresu zatrudnienia, w nowym miejscu pracy należy się odpowiednio niższy urlop.

Zasady liczenia urlopu u kolejnego pracodawcy należy też stosować wobec osób, które podejmą pracę u nowego pracodawcy w innym roku kalendarzowym niż zakończyły poprzednie zatrudnienie.

Szczegółowe obliczanie urlopu

Urlop należy udzielać w:

• dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

• wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w dniu, w którym korzysta z urlopu, przyjmując zasadę, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy należy się urlop proporcjonalny do jego czasu pracy.

Plan urlopów lub indywidualne ustalenia

Urlopów należy udzielać zgodnie z planem urlopów. Plan powinien ustalić pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w danej instytucji. Oznacza to, że wnioski pracowników co do terminu urlopu nie muszą być uwzględnione.

Pracodawca może odstąpić od sporządzania planu urlopów. Jeżeli w danej instytucji działa zakładowa organizacja związkowa, musi ona na to wyrazić zgodę. Termin urlopu należy wówczas ustalać po porozumieniu z pracownikiem.

Pracownikowi korzystającemu z urlopu macierzyńskiego po jego zakończeniu trzeba udzielić urlopu wypoczynkowego, o ile zainteresowany złoży taki wniosek.

Pracodawca powinien udzielić na żądanie pracownika, w terminie przez niego wskazanym, do 4 dni urlopu w roku (tzw. urlop na żądanie). Żądanie takie może być zgłoszone nawet w dniu rozpoczęcia urlopu.

Przesunięcie urlopu

Pracodawca jest zobligowany przesunąć termin zaplanowanego wcześniej urlopu, jeżeli pracownik nie może rozpocząć go w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a zwłaszcza z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

• urlopu macierzyńskiego.

Przesunięcie terminu urlopu może też nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przepisy nie precyzują, co należy uznać za ważne przyczyny. Decyzja, czy uwzględnić wniosek pracownika, należy więc do pracodawcy.

Przesunięcie terminu urlopu jest również dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Ponadto pracownik może zostać odwołany z urlopu, jeżeli jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Przepisy bliżej nie określają przypadków uzasadniających przesuwanie czy przerywanie na żądanie pracodawcy urlopu. Ocena sytuacji należy do pracodawcy. Ogólnie można uznać, że chodzi tu o sytuacje, gdy nieobecność pracownika powodowałaby niemożność wykonywania podstawowych zadań przez daną instytucję, np. w rezultacie nagłego, niespodziewanego spiętrzenia pracy.

Jednak przesunięcia planowanego urlopu nie mogą odbywać się w nieskończoność. Zaległy urlop należy pracownikowi udzielić do końca marca następnego roku kalendarzowego.

Z orzecznictwa

Rada gminy nie jest uprawniona do podjęcia uchwały przyznającej wójtowi – pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy poza przypadkami określonymi w art. 171 k.p.

Wyrok NSA z 25 kwietnia 1996 r., sygn. akt SA/Bk 538/95

PRZYKŁAD

Pan Janusz ukończył liceum ogólnokształcące, a następnie studia. W czasie studiów pracował przez 2 lata na podstawie umowy o pracę. Po ukończeniu szkoły wyższej prowadził działalność gospodarczą. Następnie przez rok był bezrobotny, w tym przez 0,5 roku pobierał zasiłek dla bezrobotnych. Potem przez rok był zatrudniony w prywatnej firmie. Od 2 lat jest zatrudniony w starostwie powiatowym. Ile dni urlopu mu przysługuje?

Przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego pana Janusza należy uwzględnić 8 lat z tytułu ukończenia studiów, 0,5 roku pobierania zasiłku dla bezrobotnych oraz rok zatrudnienia w prywatnej firmie i 2 lata w starostwie. Razem będzie to 11,5 r., a więc przysługuje mu urlop w wymiarze 26 dni.

PRZYKŁAD

Pani Natalia rozpoczęła pracę w urzędzie gminy 1 czerwca 2009 r. Ma umowę o pracę na 6 miesięcy. Do końca kwietnia 2009 r. była zatrudniona u innego pracodawcy. Wykorzystała u niego w br. 11 dni urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracowałaby przez cały rok, miałaby prawo do urlopu w wymiarze 20 dni. Ile dni będzie jej przysługiwało w nowym miejscu pracy?

U poprzedniego pracodawcy pani Natalii przysługiwało 7 dni urlopu, licząc w wymiarze proporcjonalnym (4/12 miesięcy z 20 dni; niepełne dni urlopu należy w takich sytuacjach zaokrąglać w górę do pełnego dnia). Wykorzystała 11 dni urlopu, czyli o 4 więcej. W urzędzie gminy nabyła prawo do 10 dni urlopu, licząc w wymiarze proporcjonalnym (6/12 miesięcy z 20 dni). W urzędzie gminy będzie jej jednak przysługiwało 6 dni urlopu (10 dni – 4 dni wykorzystane u poprzedniego pracodawcy ponad urlop wynikający z wymiaru proporcjonalnego).

Z orzecznictwa

Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Regulamin pracy albo przyjęta u danego pracodawcy praktyka mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie.

Wyrok SN z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06

PRZYKŁAD

Pracownik urzędu pracy jest zatrudniony na 1/2 etatu. W poniedziałki i środy pracuje po 8 godz., w piątki – 4 godz., resztę dni ma wolnych. Bierze urlop od środy do piątku. Gdyby pracował na cały etat, przysługiwałby mu urlop w wymiarze 26 dni. Ile dni urlopu mu przysługuje?

Pracownikowi temu przysługuje w ciągu roku 13 dni urlopu (1/2 etatu z 26 dni), czyli 104 godz. (13 dni x 8 godz.). Z „puli godzinowej” jego urlopu należy odliczyć 12 godz. (8 godz. za środę i 4 godz. za piątek).

Z orzecznictwa

Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.

Wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00

Jarosław Żarowski

Podstawy prawne:

• Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458)

• Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 69, poz. 595)

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 58, poz. 485)