Podróż służbowa: zwrot kosztów przejazdu

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.2023.0.2190 t.j.) pracownikom, którzy odbywają podróże służbowe, przysługują nie tylko diety. Pracownicy odbywający podróże służbowe mogą także liczyć m.in. na zwrot kosztów związanych z przejazdami, dojazdami środkami komunikacji miejscowej, zwrot kosztów poniesionych w związku z noclegiem, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podróż służbowa: zwrot kosztów przejazdu

Jak już wyżej zostało wspomniane, w związku z podróżą służbową, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Należy jednak pamiętać, że to pracodawca określa jaki jest właściwy środek transportu do odbycia danej podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę. By uzyskać zwrot kosztów za przejazd, pracownik musi udokumentować swoją podróż. Chodzi m.in. o bilety lub faktury zawierające cenę biletu danego środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takich przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a używanie do celów służbowych pojazdów nie będących własnością pracodawcy ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. W takim przypadku, pracownik wypełnia tzw. kilometrówkę.

Warto pamiętać o tym, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje także zwrot wydatków poniesionych w czasie podróży, czy zwrot kosztów za nocleg. Więcej na temat podróży służbowych można przeczytać w naszej Bazie wiedzy, a także w publikacji: Podróże służbowe 2025.