Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego

Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego./ Fot. Fotolia
Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego./ Fot. Fotolia
Fotolia
Czy zaświadczenie o niekaralności można przechowywać w aktach osobowych pracownika samorządowego?

ODPOWIEDŹ: Tak. Poświadczona kopia (odpis) zaświadczenia o niekaralności lub jego odwzorowanie cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną) mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika samorządowego.

UZASADNIENIE: Jednym z warunków zatrudnienia pracownika samorządowego na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym) jest brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Tak stanowi art. 6 ust. 3 pkt 2 i ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Jednocześnie przepisy tego aktu prawnego nie określają formy, w jakiej kandydat na takie stanowisko powinien udokumentować spełnienie tego wymogu. Nie dają również pracodawcy prawa, aby domagać się przedłożenia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, który dysponuje danymi o osobach prawomocnie skazanych za przestępstwa i przestępstwa skarbowe (art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym; dalej: ustawa o KRK). Za takim żądaniem musi stać konkretny przepis prawa lub interes osoby wnioskującej o wydanie zaświadczenia (art. 217 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.). Skoro jest ich brak w regulacjach o pracownikach samorządowych, do udokumentowania niekaralności wystarczy, aby kandydat przedłożył oświadczenie.

Czytelnik pyta o zaświadczenie o niekaralności, z czego można wnosić, że albo pracownik z własnej inicjatywy je przedłożył, albo pracodawca sam o nie wystąpił. Podstawą wystąpienia pracodawcy jest art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o KRK. Przepis ten pozwala uzyskać informacje o figurujących w rejestrze osobach w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Polecamy: INFORLEX Administracja

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca może zwrócić się do KRK w sprawie potwierdzenia niekaralności także zatrudnionego pracownika, który będzie przechodził na stanowisko urzędnicze lub kierownicze. Nie musi natomiast pytać KRK o niekaralność już zatrudnionego pracownika, jeśli wcześniej potwierdził brak skazujących wyroków na jego koncie.

Zaświadczenie w części B

Bez względu na tryb pozyskania zaświadczenia o niekaralności, jego odpis lub kopia poświadczona przez pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną powinny być przechowywane w części B prowadzonych w formie papierowej akt osobowych pracownika samorządowego (jeśli już jest zatrudniony i przechodzi na stanowisko urzędnicze lub kierownicze), gdzie gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Wynika to z § 3 pkt 2 w zw. z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie). Gdy pracodawca będzie chciał dołączyć ten dokument do akt osobowych prowadzonych w postaci elektronicznej, musi przygotować jego odwzorowanie cyfrowe (np. skan) i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Oryginał zaświadczenia w postaci papierowej oddaje pracownikowi, a jeśli ten go nie odbierze - niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Jeśli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, sporządza odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności, opatruje cyfrowym podpisem i umieszcza je w części B e-akt osobowych.

Zaświadczenie w części A

W części A akt osobowych powinny być umieszczone kopia (odpis) albo odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym), jeśli pracodawca uzyskał je na etapie rekrutacji zewnętrznej (wśród osób niezatrudnionych u niego). Tu bowiem mają być archiwizowane oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (§ 3 pkt 1 rozporządzenia). Powstaje jednak wątpliwość, czy do części A ma także trafić kopia (odpis) albo odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia, jeśli wybranym do pracy kandydatem jest osoba, z którą wcześniej łączył pracodawcę stosunek pracy. Według bowiem art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, gdy dochodzi do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się poprzednie zatrudnienie, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Przepis ten obowiązuje od 1 stycznia 2019 r., co oznacza, że na pewno obejmuje stosunki pracy nawiązane i zakończone po tej dacie, czyli zaświadczenie powinno jednak zostać "wpięte" do części B akt osobowych, zgodnie z § 4 rozporządzenia (konieczność zachowania chronologii dokumentów).

Jeśli do ustania zatrudnienia doszło do 31 grudnia 2018 r., a nawiązanie nowego stosunku pracy nastąpi po tym dniu, wówczas powstaje konieczność utworzenia nowej teczki osobowej i umieszczenia zaświadczenia o niekaralności w jej części A (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 czerwca 2019 r. "Rachunkowość Budżetowa" 15-16 z 5 sierpnia 2019 r.).

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 217 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1133)

  • art. 21 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1987; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1255)

  • art. 94 pkt 9b, art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)

  • art. 6 ust. 3 pkt 2 i ust. 4, art. 43 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)

  • art. 1 ust. 2 pkt 1, art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1158)

  • § 3 pkt 1-2, § 4, § 5, § 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)

©℗

Jadwiga Sztabińska

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Pracownicy samorządowi: Nowe tabele zaszeregowania, likwidacja stanowisk, pensja minimalna [rozporządzenie od 1 lipca 2023 r.]

    Zmiany dla pracowników samorządowych: nowe tabele zaszeregowania, likwidacja stanowisk, pensja minimalna. Wprowadzi je zmienione rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany wejdą w życie od 1 lipca 2023 r.

    Rząd daje 3300 zł brutto wynagrodzenia dla pracowników samorządowych. Jest to mniej od minimalnego wynagrodzenia. Dopłacić mają samorządy

    Od 1 lipca 2023 r. rząd proponuje kwotę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania w wysokości 3300 zł, aby wysokość tej kwoty była zbliżona do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W pozostałych kategoriach zaszeregowania, kwoty zostały ustalone tak, aby wzrastały proporcjonalnie między kategoriami.

    Będzie nowy wzór świadectwa pracy [nowelizacja kodeksu pracy]

    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przedstawiło projekt rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W dokumencie trzeba będzie uwzględniać informacje o wykorzystaniu nowych rodzajów urlopów i zwolnień wprowadzonych nowelizacją Kodeksu pracy.

    Uzgodnienia i opinie do projektu planu miejscowego

    Ważnym elementem prowadzącym do przyjęcia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego jest wyrażenie stanowiska wobec projektu planu przez organy wyspecjalizowane w określonych dziedzinach, które powinny zostać uwzględnione przy realizacji polityki przestrzennej gminy. Takie stanowisko przybiera postać uzgodnień lub opinii.

    Jak zaskarżyć rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody

    Jedną z form ochrony samodzielności samorządu terytorialnego jest możliwość zakwestionowania (przez uprawniony organ) rozstrzygnięcia nadzorczego wydanego przez wojewodę lub przez regionalną izbę obrachunkową. 

    Czy dotacja oświatowa dla placówek niesamorządowych to świadczenie jednorazowe?

    W praktyce pokutuje pogląd, że dotacja oświatowa - wypłacana przez jednostkę samorządu terytorialnego dla placówki niepublicznej działającej na jej terenie - ma charakter świadczenia jednorazowego. 

    MI: wartość wniosków o dofinansowanie przewozów autobusowych to 773 mln zł

    Samorządy złożyły wnioski o uruchomienie w tym roku, w całym kraju 6347 nowych linii autobusowych z dofinansowaniem z rządowego Funduszu rozwoju przewozów autobusowych (FRPA); wartość wniosków to 773 mln zł - przekazał wiceminister infrastruktury Rafał Weber.

    Darmowe laptopy dla czwartoklasistów będą miały zabezpieczenie przed odsprzedażą w postaci .... wygrawerowanego orła w koronie

    Jesienią 370 tys. uczniów czwartych klas szkół podstawowych otrzyma na własność komputery. W przestrzeni medialnej podnoszono, że niektórzy rodzice mogą próbować je nielegalnie odsprzedać.

    Zapisy w umowie o łącznej wysokości kar umownych

    W trakcie kontroli regionalna izba obrachunkowa zarzuciła jednostce, że w kilku umowach zawartych z wykonawcami nie ujęto łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których może dochodzić powiat lub wykonawca. Umowy te zostały już wykonane i nie było problemów z umowami czy też terminowością. Czy taki zarzut jest słuszny?

    Korekta dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. w jednostkach pomocy społecznej

    Dnia 31 marca 2023 r. mija termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko ustalenie, kto powinien otrzymać to świadczenie, ale także prawidłowe obliczenie jego wysokości, a w przypadku błędnego naliczenia - dokonanie poprawnej korekty.

    Przepracowanie części dnia a zwolnienie lekarskie

    Zdarza się, że w trakcie swojej dniówki pracownik zwalnia się z pracy z powodu złego samopoczucia i udaje się do lekarza. Następnie wpływa do pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres, którego pierwszym dniem jest ten w części przepracowany. 

    Mieszkańcy małych gmin i dużych miast powinni mieć te same możliwości

    Mamy aspiracje, aby mieszkańcy zarówno mniejszych miejscowości, jak i dużych miast mieli te same możliwości, aby mogli korzystać w równym stopniu z środków rządowych, samorządowych i europejskich – powiedział w piątek minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    RIO o klasyfikacji dochodów gmin za zakwaterowanie uchodźców z Ukrainy

    Dochody uzyskiwane przez gminy z tytułu opłat za zakwaterowanie, które od niedawna dokonują uchodźcy z Ukrainy należy klasyfikować w dziale 853 - wskazała w stanowisku RIO w Szczecinie. Izba zwróciła uwagę, że w rozporządzeniu MF brakuje dedykowanej klasyfikacji budżetowej

    Od 21 marca 2023 r. nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

    W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy dokumentów na temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

    Czy klauzula waloryzacyjna ma zastosowanie do umów o zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy?

    Czy waloryzacja w umowach z terminem przekraczającym 6 miesięcy wprowadzona od 10 listopada 2022 r. ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców dotyczy również postępowań poniżej 130 000 zł, jeżeli umowy zawierane są na okres przekraczający 6 miesięcy?

    Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie pracodawcy?

    Od 01.03.2023 r. będziemy zatrudniać osobę na stanowisku woźnego w wymiarze 3/4 etatu ze stażem 23 lat pracy. Osoba ta dotychczas pracowała w Służbie Więziennej (do dnia 20.01.2023 r.).

    Czy należy się dodatek stażowy w dodatkowym miejscu zatrudnieniu nauczyciela

    Jesteśmy szkołą podstawową państwową (organ prowadzący Urząd Miasta). Zatrudniliśmy nauczyciela z dwudziestoletnim stażem pracy na 1/2 etatu. Ten sam nauczyciel jest zatrudniony w innej szkole podstawowej w naszym mieście na pełny etat. Nauczyciel przedstawił nam świadectwa pracy. Na podstawie tych samych świadectw pracy otrzymuje dodatek w szkole podstawowej, w której jest zatrudniony na cały etat. Czy należy mu się dodatek za staż pracy?

    Kiedy płatnika nie wiążą wnioski złożone przez podatnika

    Proszę o informację dot. interpretacji z art. 31a pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

    Czy w przypadku sprzedaży węgla przez gminę trzeba prowadzić ewidencję z wykorzystaniem konta 330

    Gmina zleciła na podstawie umów sprzedaż "preferencyjnego" węgla przedsiębiorstwom i spółkom działającym na terenie Gminy. Czy w ww. przypadku gmina powinna prowadzić ewidencję magazynową (konto 330 "Towary") i ewidencję sprzedaży węgla?

    Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników

    Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.

    Świadczenia pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. Jak ustalić?

    Rada gminy nie określiła rodzaju świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i trybu ich przyznawania. Przy braku tej uchwały nie zaplanowała w budżecie gminy wydatków na ten cel.

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? Jakie przepisy mają zastosowanie w przypadku, w którym nauczyciel zatrudniony jest w szkole prowadzonej przez gminę?

    Nieruchomości szkolne a podatek od nieruchomości

    Ustawodawca podatkowy przyznaje placówkom oświatowym preferencje w podatku od nieruchomości. 

    Odliczenie VAT od wydatków gminy na zakup autobusów

    Czy gmina ma prawo do odliczenia pełnej wysokości podatku naliczonego z tytułu nabycia autobusów niskoemisyjnych w przypadku, gdy te na podstawie umowy najmu będą później wykorzystywane przez spółkę gminną powołaną do realizacji zadań z zakresu transportu publicznego?

    Zmiany: urlopy, szkolenia, elastyczny czas pracy [Ostateczna wersja nowelizacji kodeksu pracy]

    Nowelizacja wdraża dwie unijne dyrektywy. Nowe przepisy regulują m.in. urlopy i czas pracy, w tym urlop rodzicielski, do którego pracownicy będą mieli indywidualne prawo.