Kategorie

Upoważnienie do pełnienia zastępstwa za głównego księgowego w jednostce

Zastępstwo głównego księgowego w jednostce/ Fot. Fotolia
Fotolia
Kwestia wystawienia upoważnienia dla osoby zastępującej głównego księgowego podczas jego nieobecności w jednostce często przysparza wielu problemów w praktyce. Artykuł szczegółowo, na przykładach, omawia zagadnienia z tego zakresu.

Szeroki zakres obowiązków głównego księgowego sprawia, że w razie jego nieobecności w pracy jednostka praktycznie nie może prawidłowo funkcjonować ze względu na brak możliwości wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz prawidłowego rejestrowania w księgach rachunkowych wykonywanych operacji gospodarczych. Aby temu zapobiec, kierownik jednostki w ramach tworzenia w niej systemu kontroli zarządczej, mającego zapewnić właściwe prowadzenie gospodarki finansowej jednostki oraz jej rachunkowości (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp), powinien zadbać o ustalenie procedur obowiązujących w razie nieobecności głównego księgowego, i to zarówno takich, które można z góry przewidzieć (np. urlopy wypoczynkowe, oddelegowanie na kilkudniowe szkolenia poza miejscowość, w której znajduje się siedziba jednostki), jak i nagłych o różnym okresie trwania (choroba, wypadek, nieusprawiedliwione niestawienie się w pracy).

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Zapewnienie zastępstwa za głównego księgowego

W zależności od wielkości jednostki, jej struktury organizacyjnej i możliwości kadrowych – w celu zapewnienia zastępstwa w czasie nieobecności głównego księgowego kierownik jednostki może stosować różne rozwiązania, np.:

1) stworzyć stanowisko zastępcy głównego księgowego, do którego obowiązków zalicza się między innymi wykonywanie zadań należących do głównego księgowego w razie jego nieobecności,

2) powierzyć pełnienie zastępstwa za głównego księgowego innym pracownikom komórki księgowości:

  • na podstawie ogólnego upoważnienia, udzielonego na czas nieokreślony,
  • okresowo, na podstawie jednorazowego upoważnienia udzielonego na czas konkretnej nieobecności.

Stosując rozwiązanie wskazane w punkcie drugim, należy wziąć pod uwagę, że pełnienie zastępstwa za głównego księgowego można powierzyć zarówno jednemu, jak i kilku różnym pracownikom księgowości, rozdzielając pomiędzy nich obowiązki głównego księgowego stosownie do ich wiedzy i umiejętności oraz fizycznych możliwości ich wykonywania w ustalonym czasie pracy.

Przykład

Reklama

Kierownik jednostki oddelegował głównego księgowego na tygodniowe szkolenie poza miejscowość, w której znajdowała się siedziba jednostki. Na czas jego nieobecności księgowy otrzymał jednorazowe upoważnienie do wykonywania kontroli wstępnej zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Upoważnienie nie obejmowało innych obowiązków należących do głównego księgowego, np. takich jak: przygotowanie projektów zmian planu finansowego jednostki, prowadzenie ewidencji dochodów oraz wydatków jednostki i ich zaangażowania, sporządzanie sprawozdań budżetowych, zatwierdzania raportów kasowych.

W opisanej w przykładzie 1 niewielkiej jednostce organizacyjnej udzielone przez kierownika jednostki jednorazowe upoważnienie o ograniczonym zakresie wystarczyło do zapewnienia bieżącego funkcjonowania jednostki w czasie nieobecności głównego księgowego. Ponieważ była ona zaplanowana ze znacznym wyprzedzeniem, główny księgowy przygotował wszystkie niezbędne dokumenty i ewidencje przed swoim wyjazdem (między innymi sprawdził i zatwierdził wszystkie dowody wymagające zapłaty w czasie jego nieobecności i zlecił ich wykonanie). W ten sposób w czasie nieobecności głównego księgowego w zasadzie jednostka nie musiała realizować żadnych wypłat, a gdyby wystąpiły nagłe i nieprzewidziane okoliczności wymagające dokonania wydatków – do sprawdzenia i zatwierdzenia odpowiednich dowodów księgowych upoważniony był księgowy. Księgowemu nie powierzono wykonywania innych obowiązków należących do głównego księgowego, ponieważ czynności z nimi związane główny księgowy mógł na bieżąco wykonać po powrocie ze szkolenia, bez naruszania terminów w zakresie kontroli raportów kasowych (które w jednostce ze względu na małą liczbę operacji gotówkowych były sporządzane za okresy miesięczne), bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdawczości.

Więcej czytaj na INFORRB w artykule: Zasady wystawiania upoważnienia do pełnienia zastępstwa za głównego księgowego w jednostce organizacyjnej sektora publicznego >>

Artykuł zawiera odpowiedzi na następujące pytania:

  • w jakiej formie należy wystawić upoważnienie dla innego pracownika do zastępowania głównego księgowego w razie jego nieobecności (np. choroba, urlop),
  • czy takie upoważnienie powinien wystawić kierownik jednostki czy główny księgowy,
  • czy upoważnienie trzeba wystawiać każdorazowo w razie zaistnienia konieczności zastępstwa, czy może być wystawione jednorazowo, bez ograniczeń czasowych dla danego pracownika, jedynie z adnotacją, że obowiązuje „w razie nieobecności głównego księgowego w pracy”,
  • jakie podstawy prawne należy podać w upoważnieniu,
  • czy upoważnienie musi zawierać szczegółowy zakres czynności, czy może tylko ogólnie wskazywać np. prowadzenie rachunkowości, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów,
  • czy upoważniony pracownik, wykonując czynności w zastępstwie za głównego księgowego, powinien podpisywać się swoim imieniem i nazwiskiem na własnej pieczątce imiennej z adnotacją „z upoważnienia”, czy też wystarczy jedynie jego podpis i pieczątka imienna bez żadnych dopisków?

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    14 cze 2021
    Zakres dat:

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?

    Brak ogłoszenia o wyniku postępowania a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

    Nowa ustawa - Prawo zamówień publicznych wprowadziła nowe rodzaje ogłoszeń m.in. w trybach zamówień poniżej progów unijnych, w tym ogłoszenie o wyniku postępowania i ogłoszenie o wykonaniu umowy. Czy podobnie jak innego rodzaju ogłoszenia będą one podlegać dyscyplinie finansów publicznych, np. przy niezamieszczeniu albo nieterminowym zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych?

    Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

    Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

    Powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy

    Czy z przepisu art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika możliwość powierzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) prowadzenia określonych spraw gminy w jego imieniu sekretarzowi tej gminy. W szczególności czy na podstawie tego przepisu wójt może upoważnić sekretarza gminy do podejmowania zarządzeń zmieniających budżet?

    Młodzieżowy budżet obywatelski

    W mieście realizowany jest budżet obywatelski, którego pula środków podzielona jest na zadania osiedlowe oraz ogólnomiejskie. Czy możliwe jest utworzenie odrębnego młodzieżowego budżetu obywatelskiego, jeśli w mieście obowiązuje uchwała, zgodnie z którą mieszkańcy - bez względu na wiek - mogą zgłaszać swoje pomysły do realizacji? Młodzieżowy budżet obywatelski byłby skierowany do ściśle określonej grupy mieszkańców - tylko tych w wieku uczniów szkół ponadpodstawowych. Czy wprowadzenie młodzieżowego budżetu obywatelskiego powinno mieć formę zarządzenia prezydenta miasta czy uchwały?

    Nowe formularze sprawozdań dla samorządowych jednostek z osobowością prawną

    Na stronie Ministerstwa Finansów opublikowano nowe formularze sprawozdań Rb-N, Rb-Z dedykowane dla samorządowych jednostek z osobowością prawną (instytucji kultury, sp zoz, samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw).