Upoważnienie do pełnienia zastępstwa za głównego księgowego w jednostce

Szeroki zakres obowiązków głównego księgowego sprawia, że w razie jego nieobecności w pracy jednostka praktycznie nie może prawidłowo funkcjonować ze względu na brak możliwości wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz prawidłowego rejestrowania w księgach rachunkowych wykonywanych operacji gospodarczych. Aby temu zapobiec, kierownik jednostki w ramach tworzenia w niej systemu kontroli zarządczej, mającego zapewnić właściwe prowadzenie gospodarki finansowej jednostki oraz jej rachunkowości (art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 uofp), powinien zadbać o ustalenie procedur obowiązujących w razie nieobecności głównego księgowego, i to zarówno takich, które można z góry przewidzieć (np. urlopy wypoczynkowe, oddelegowanie na kilkudniowe szkolenia poza miejscowość, w której znajduje się siedziba jednostki), jak i nagłych o różnym okresie trwania (choroba, wypadek, nieusprawiedliwione niestawienie się w pracy).

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Zapewnienie zastępstwa za głównego księgowego

W zależności od wielkości jednostki, jej struktury organizacyjnej i możliwości kadrowych – w celu zapewnienia zastępstwa w czasie nieobecności głównego księgowego kierownik jednostki może stosować różne rozwiązania, np.:

1) stworzyć stanowisko zastępcy głównego księgowego, do którego obowiązków zalicza się między innymi wykonywanie zadań należących do głównego księgowego w razie jego nieobecności,

2) powierzyć pełnienie zastępstwa za głównego księgowego innym pracownikom komórki księgowości:

• na podstawie ogólnego upoważnienia, udzielonego na czas nieokreślony,

• okresowo, na podstawie jednorazowego upoważnienia udzielonego na czas konkretnej nieobecności.

Stosując rozwiązanie wskazane w punkcie drugim, należy wziąć pod uwagę, że pełnienie zastępstwa za głównego księgowego można powierzyć zarówno jednemu, jak i kilku różnym pracownikom księgowości, rozdzielając pomiędzy nich obowiązki głównego księgowego stosownie do ich wiedzy i umiejętności oraz fizycznych możliwości ich wykonywania w ustalonym czasie pracy.

Przykład

Kierownik jednostki oddelegował głównego księgowego na tygodniowe szkolenie poza miejscowość, w której znajdowała się siedziba jednostki. Na czas jego nieobecności księgowy otrzymał jednorazowe upoważnienie do wykonywania kontroli wstępnej zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Upoważnienie nie obejmowało innych obowiązków należących do głównego księgowego, np. takich jak: przygotowanie projektów zmian planu finansowego jednostki, prowadzenie ewidencji dochodów oraz wydatków jednostki i ich zaangażowania, sporządzanie sprawozdań budżetowych, zatwierdzania raportów kasowych.

W opisanej w przykładzie 1 niewielkiej jednostce organizacyjnej udzielone przez kierownika jednostki jednorazowe upoważnienie o ograniczonym zakresie wystarczyło do zapewnienia bieżącego funkcjonowania jednostki w czasie nieobecności głównego księgowego. Ponieważ była ona zaplanowana ze znacznym wyprzedzeniem, główny księgowy przygotował wszystkie niezbędne dokumenty i ewidencje przed swoim wyjazdem (między innymi sprawdził i zatwierdził wszystkie dowody wymagające zapłaty w czasie jego nieobecności i zlecił ich wykonanie). W ten sposób w czasie nieobecności głównego księgowego w zasadzie jednostka nie musiała realizować żadnych wypłat, a gdyby wystąpiły nagłe i nieprzewidziane okoliczności wymagające dokonania wydatków – do sprawdzenia i zatwierdzenia odpowiednich dowodów księgowych upoważniony był księgowy. Księgowemu nie powierzono wykonywania innych obowiązków należących do głównego księgowego, ponieważ czynności z nimi związane główny księgowy mógł na bieżąco wykonać po powrocie ze szkolenia, bez naruszania terminów w zakresie kontroli raportów kasowych (które w jednostce ze względu na małą liczbę operacji gotówkowych były sporządzane za okresy miesięczne), bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdawczości.

Więcej czytaj na INFORRB w artykule: Zasady wystawiania upoważnienia do pełnienia zastępstwa za głównego księgowego w jednostce organizacyjnej sektora publicznego >>

Artykuł zawiera odpowiedzi na następujące pytania:

• w jakiej formie należy wystawić upoważnienie dla innego pracownika do zastępowania głównego księgowego w razie jego nieobecności (np. choroba, urlop),

• czy takie upoważnienie powinien wystawić kierownik jednostki czy główny księgowy,

• czy upoważnienie trzeba wystawiać każdorazowo w razie zaistnienia konieczności zastępstwa, czy może być wystawione jednorazowo, bez ograniczeń czasowych dla danego pracownika, jedynie z adnotacją, że obowiązuje „w razie nieobecności głównego księgowego w pracy”,

• jakie podstawy prawne należy podać w upoważnieniu,

• czy upoważnienie musi zawierać szczegółowy zakres czynności, czy może tylko ogólnie wskazywać np. prowadzenie rachunkowości, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów,

• czy upoważniony pracownik, wykonując czynności w zastępstwie za głównego księgowego, powinien podpisywać się swoim imieniem i nazwiskiem na własnej pieczątce imiennej z adnotacją „z upoważnienia”, czy też wystarczy jedynie jego podpis i pieczątka imienna bez żadnych dopisków?