REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Krótszy okres przechowywania dokumentów pracowniczych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Arleta Siedlik
Dokumenty, praca/ Fot. Fotolia
Dokumenty, praca/ Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przechowywanie dokumentów pracowniczych, zgodnie z rządowym projektem zmiany Kodeksu pracy z bieżącego roku, będzie znacznie krótsze niż dotychczas. Projekt nowej regulacji w tym zakresie trafił właśnie do konsultacji publicznych.

W aktualnym porządku prawnym wymagane jest przechowywanie teczki osobowej z pełną dokumentacją pracownika aż przez 50 lat. Znaczna część zachowywanych dokumentów nie jest przydatna. Dodatkowo wymagane jest przechowywanie dokumentacji w formie papierowej. Materia ta uregulowana jest przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983 nr 38 poz. 173).

REKLAMA

Unormowana wspomnianą ustawą jest także sytuacja, kiedy pracodawca zostaje postawiony w stan likwidacji lub upadłości. Wówczas, zgodnie z obecnymi regulacjami, pracodawca jest zobowiązany do wskazania podmiotu prowadzącego działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Pracodawca musi zapewnić środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Zobacz również: Korzyści z zatrudniania osób niepełnosprawnych

Zgodnie z danymi szacunkowymi łączny koszt administracyjny u przedsiębiorców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 130 mln zł w skali roku. 

W omawianym projekcie Kodeksu pracy mają obowiązywać trzy okresy przechowywania dokumentów pracowniczych.  Pierwszy z nich to czas zatrudnienia danego pracownika, ponieważ po ustaniu stosunku pracy znosi się obowiązek przechowywania niektórych dokumentów. Następnie mamy do czynienia z 5-letnim okresem po ustaniu zatrudnienia - przez ten czas należy przechowywać dokumentację, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy. Ostatni okresem jest okres 50 lat. Taki termin byłby obowiązujący dla dokumentów przechowywanych do celów emerytalno-rentowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Proponowane zmiany nie będą dotyczyły dokumentacji pracowników podlegających szczególnym przepisom np. w administracji publicznej, służbach mundurowych.

Nowe  rozwiązania będą dotyczyć najszerszej kategorii pracowników, wobec których zastosowanie mają zasady ogólne.

REKLAMA

W omawianym zakresie Konfederacja Lewiatan (organizacja biznesowa, która reprezentuje interesy pracodawców w Polsce i Unii Europejskiej) także postuluje znaczące zmiany. Obok zmian przewidzianych w projekcie rządowym postulowana jest także możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

Jak wskazują eksperci z Lewiatana dalsze długoletnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest możliwe do wykonania. Negatywnym aspektem tego rozwiązania są tylko koszty. Aktualnie na rynku pracy jest większa rotacja pracowników niż jeszcze kilka lat temu, a to powoduje generowanie coraz większej ilości dokumentów.

Podstawa prawna:

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (projekt z dnia 27.03.2015 r.).

Polecamy serwis: Kadry i płace

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku archiwizacji zgłoszeń do ubezpieczeń [Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy]

15 lipca 2025 roku, Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, znany jako UDER42. Nowe przepisy znoszą obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS, co ma odciążyć ponad 2,3 mln płatników składek.

IOD w wykazie stanowisk urzędniczych służby cywilnej?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych po raz kolejny zaapelował o wyodrębnienie stanowiska Inspektora Ochrony Danych w wykazie stanowisk urzędniczych w służbie cywilnej. PUODO podkreśla, iż jest to kluczowe dla należytego wykonywania tej funkcji.

Ważne terminy w sprawozdawczości JST [III kwartał 2025]

Już w lipcu jednostki samorządowe czeka sporo obowiązków. Jakie sprawozdania trzeba złożyć? Jakie są najważniejsze terminy? Oto wykaz!

Czy zmiana normy dobowej pracownika wpływa na wymiar urlopu? [Przykład]

W trakcie roku kalendarzowego może zmienić się dobowa norma czasu pracy. Często dotyczy to pracowników, przedkładających orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

REKLAMA

Kto w 2025 r. ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego? [LISTA]

Standardowo pracownicy mogą skorzystać z puli 20 albo 26 dni urlopu w ciągu roku. Niektórym przysługuje urlop w dłuższym wymiarze. Co to za grupy? Na jakich zasadach przysługuje dodatkowy urlop w 2025 r.? Czy będą kolejne przywileje?

Klasyfikacja budżetowa. Sporo zmian w 2025 i 2026 r. [PROJEKT]

Do uzgodnień i opiniowania został przekazany projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Nowe przepisy mają na celu dostosowanie istniejących podziałek do ostatnich zmian prawnych.

Czy świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom administracji i obsługi szkoły?

Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom zatrudnionym w szkole jako nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni zatrudnieni w szkole publicznej. Co z pracownikami, niebędącymi pracownikami szkoły?

Nowe limity temperatur w pracy od 2027 roku. Co zmieni projekt rozporządzenia MRPiPS?

Od 1 stycznia 2027 r. pracodawców czekają nowe obowiązki w związku z temperaturą w miejscu pracy. Projekt rozporządzenia MRPiPS przewiduje wprowadzenie maksymalnych limitów temperatur zarówno w pomieszczeniach, jak i przy pracach na otwartej przestrzeni.

REKLAMA

Likwidacja szkół a prawo nauczycieli do odprawy

Nadchodzi niż demograficzny, a wraz z nim problemy w systemie edukacji. Wiele placówek nie będzie mogło w przyszłym roku szkolnym kontynuować działalności, a inne będą musiały ograniczyć jej rozmiary. To oczywiście bezpośrednio wpłynie na sytuację nauczycieli.

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025. Można uzyskać do 1 mln zł wsparcia na wdrożenie w organizacji [Nabór wniosków od 14 sierpnia 2025]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło zasady udziału w pilotażu skróconego czasu pracy. Nabór wniosków rozpocznie się 14 sierpnia 2025 roku. Pracodawcy mogą uzyskać do 1 mln zł wsparcia.

REKLAMA