Czy ekwiwalent za używanie przez pracownika własnych materiałów biurowych jest zwolniony z podatku?

Tak, ekwiwalenty z tytułu używania przez pracowników przy świadczeniu pracy materiałów biurowych stanowiących ich własność korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. W konsekwencji, pracodawca nie nalicza z tego tytułu i nie odprowadza zaliczek na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Podstawą zwolnienia jest tu art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof). Przepis ten zwalnia z podatku ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Warunkiem zastosowania zwolnienia jest spełnienie łącznie następujących warunków:

● ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu

● kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (czyli musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych na rzecz pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika, a także stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania)

● narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika

● narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zobacz serwis: Kadry i płace

Po spełnieniu tych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia z podatku. Dotyczy to także rozliczeń związanych z materiałami biurowymi. Pogląd taki organy podatkowe prezentują od kilku lat.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Sektor publiczny cały artykuł: Czy ekwiwalent za używanie przez pracownika własnych materiałów biurowych jest zwolniony z podatku

W publikacji przedstawiono praktyczny przykład.