REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

REKLAMA

W instytucji ewidencja środków trwałych jest prowadzona częściowo komputerowo, a częściowo ręcznie w księgach inwentarzowych. Od początku 2010 r. chcianoby ewidencję tę prowadzić w posiadanym przez nas programie komputerowym. Czy istnieje obowiązek dodatkowego prowadzenia książki inwentarzowej, czy wystarczy sam program komputerowy?

Jeśli chodzi o sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, zarówno w przypadku ewidencji syntetycznej (dziennik, konta księgi głównej) jak i analitycznej (księgi pomocnicze), to wybór pomiędzy prowadzeniem ich w formie ręcznie sporządzanych ksiąg, zestawień i kartotek a prowadzeniem za pomocą komputera w formie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych należy do kierownika jednostki.

REKLAMA

 

REKLAMA

Odpowiednie postanowienia powinny zostać zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Wynika to z art. 4 ust. 3 i 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), który stanowi, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, obejmujących m.in. ustalenie przyjętych w jednostce zasad rachunkowości i za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor, zgodnie z którymi kierownik jednostki w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki powinien wskazać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej określić:

• zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W przypadku środków trwałych w jednostkach stosowane są trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ich ewidencji syntetycznej i analitycznej.

 

 Czytaj także: Odsetki od dotacji przedmiotowej otrzymanej z budżetu JST >>

 

Trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych

1. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg i kartotek:

• ewidencja syntetyczna – tzw. amerykanka: konta 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – księga środków trwałych, kartoteki indywidualne środków trwałych, tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych (wyposażenia).

2. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych:

• ewidencja syntetyczna – dziennik i księga główna: konta 011, 013, 071, 072,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – kartoteki indywidualne środków trwałych i generowane na ich podstawie przez system komputerowy zbiorcze zestawienia środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych.

3. Prowadzenie ewidencji systemem mieszanym – gdzie ewidencja syntetyczna dla kont 011, 013, 071 i 072 jest prowadzona w postaci komputerowych baz danych, natomiast ewidencja analityczna w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych, indywidualnych kartotek środków trwałych i tabel amortyzacyjnych/umorzeniowych.

Wszystkie te rozwiązania są prawnie dopuszczalne, a wybór pomiędzy nimi zależy tylko i wyłącznie od tego, w jakich warunkach działa dana jednostka, czyli m.in. od ilości i rodzajów posiadanych przez nią środków trwałych oraz od obsady kadrowej w komórce księgowości.

Na pewno w jednostkach dużych, posiadających dużą ilość różnorodnych składników majątkowych, najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie całości ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych. Wynika to ze znaczącej oszczędności czasu i nakładu pracy koniecznego do prowadzenia ewidencji – gdzie wystarczy jedynie wprowadzić do komputera niezbędne dane na temat środków trwałych na kartoteki indywidualne (czyli do ewidencji analitycznej), a system sam dokonuje ich przetworzenia, generując zbiory syntetyczne, zestawienia analityczne w różnych zadanych przez użytkownika przekrojach i naliczając amortyzację/umorzenie.

Natomiast w jednostkach małych, które posiadają niewielką ilość środków trwałych, nadal bardziej opłacalne jest prowadzenie ich ewidencji analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg, kart i zestawień, ze względu na wysokie koszty zakupu sprzętu i oprogramowania koniecznego do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera.

 

Czytaj także: Wydatki strukturalne w zakładzie budżetowym – pytania i odpowiedzi >>

 

 

Należy przy tym dodać, że jeśli jednostka wybierze rozwiązanie polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych w postaci komputerowych baz danych i będzie przy tym przestrzegała wszystkich warunków odnośnie do prowadzenia i archiwizacji tych ksiąg, zawartych w przepisach uor (m.in. art. 13 ust. 3–6, art. 16 ust. 1 i art. 18 ust. 1 i 2) oraz wewnętrznej polityce rachunkowości, to nie ma żadnych racjonalnych przesłanek ku temu, aby oprócz ewidencji komputerowej prowadzić dodatkowo drugą ewidencję w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych.

PodstawA prawnA

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316)

Izabela Motowilczuk

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dni wolne od pracy w drugiej połowie 2024 roku i w 2025 r. [KALENDARZ — DŁUGIE WEEKENDY]

W 2024 r. uwzględniając wszystkie dni wolne i weekendy wypada 115 dni wolnych od pracy. Sprawdź, kiedy przypadają długie weekendy w drugiej połowie 2024 r. Możesz już także wstępnie zaplanować wolne w 2025 r.

Trwają wypłaty dodatkowych pieniędzy dla nauczycieli. Kwota jest niemała, bo ponad 2000 zł, ale trzeba od niej zapłacić podatek.

Trwają wypłaty dodatkowych pieniędzy dla nauczycieli. Kwota jest niemała, bo ponad 2000 zł, jednak świadczenie urlopowe nie jest świadczeniem socjalnym, a więc trzeba je opodatkować. Na konta trafi więc o 12 proc. mniej.

Zbliża się termin złożenia sprawozdania SP-1. Kto musi je złożyć i co w nim wykazać? To ważne m.in. dla podatku od nieruchomości.

Jest coraz mniej czasu na złożenie części B sprawozdania SP-1. Czy wiesz, kto musi je złożyć, do kiedy i co w nim wykazać? Przepisy jasno to regulują, ale w praktyce pojawiają się problemy.

Kogo można zgłosić do swojego ubezpieczenia? Katalog jest dość szeroki

Ubezpieczony, który ma niepracujących bliskich może ich zgłosić ich do własnego ubezpieczenia zdrowotnego, aby mogli bezpłatnie korzystać z opieki zdrowotnej jako członkowie rodziny. Za bliskich nie płaci się składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pamiętajmy też, że nie tylko dziecko można głosić do swojego ubezpieczenia zdrowotnego

REKLAMA

Kiedy ZUS wypłaci zasiłek chorobowy?

Kiedy zasiłki chorobowe wypłaca ZUS, a kiedy pracodawca? W jakim terminie? Gdzie można znaleźć wystawione przez lekarza elektroniczne zwolnienie lekarskie? Czy trzeba składać wniosek o zasiłek?

Ważne dla samorządów terminy w sprawozdawczości na III kwartał 2024 r.

Jakie są najważniejsze nadchodzące terminy w sprawozdawczości i kogo dotyczą? Prezentujemy przydatne zestawienie.

Dla kogo nauczycielskie świadczenie kompensacyjne?

Aby nauczyciel mógł otrzymać emeryturę przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, musi spełnić określone warunki. Jakie? Co warto wiedzieć o nauczycielskim świadczeniu kompensacyjnym?

Podwyżki w ochronie zdrowia od 1 lipca 2024 roku. Komu się należą i jak je obliczyć?

Jak co roku 1 lipca, podmioty lecznicze mają obwiązek podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników ochrony zdrowia. Większe wynagrodzenie otrzymają m.in. pielęgniarki, lekarze, opiekunowie medyczni, ale także „nowe” zawody medyczne jak asystentki stomatologiczne oraz higienistki stomatologiczne.

REKLAMA

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na zastępstwo

Czy wymiar etatu w umowie na zastępstwo może być mniejszy niż ten, w którym pracował pracownik zastępowany? Co warto wiedzieć o umowie na zastępstwo?

Podwójna składka zdrowotna pracującego emeryta. Czy będą zmiany?

Ministerstwo Zdrowia udzieliło odpowiedzi na interpelację poselską w sprawie podwójnej składki zdrowotnej pracujących emerytów. Co z niej wynika? Jakie są aktualne przepisy?

REKLAMA