Kategorie

Sposób prowadzenia ewidencji środków trwałych

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
W instytucji ewidencja środków trwałych jest prowadzona częściowo komputerowo, a częściowo ręcznie w księgach inwentarzowych. Od początku 2010 r. chcianoby ewidencję tę prowadzić w posiadanym przez nas programie komputerowym. Czy istnieje obowiązek dodatkowego prowadzenia książki inwentarzowej, czy wystarczy sam program komputerowy?

Jeśli chodzi o sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki, zarówno w przypadku ewidencji syntetycznej (dziennik, konta księgi głównej) jak i analitycznej (księgi pomocnicze), to wybór pomiędzy prowadzeniem ich w formie ręcznie sporządzanych ksiąg, zestawień i kartotek a prowadzeniem za pomocą komputera w formie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych należy do kierownika jednostki.

 

Reklama

Odpowiednie postanowienia powinny zostać zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Wynika to z art. 4 ust. 3 i 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), który stanowi, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, obejmujących m.in. ustalenie przyjętych w jednostce zasad rachunkowości i za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz art. 10 ust. 1 i 2 uor, zgodnie z którymi kierownik jednostki w dokumentacji opisującej politykę rachunkowości jednostki powinien wskazać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej określić:

• zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W przypadku środków trwałych w jednostkach stosowane są trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ich ewidencji syntetycznej i analitycznej.

 

 Czytaj także: Odsetki od dotacji przedmiotowej otrzymanej z budżetu JST >>

 

Trzy rozwiązania dotyczące prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych

1. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg i kartotek:

Reklama

• ewidencja syntetyczna – tzw. amerykanka: konta 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe”, 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – księga środków trwałych, kartoteki indywidualne środków trwałych, tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych (wyposażenia).

2. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych:

• ewidencja syntetyczna – dziennik i księga główna: konta 011, 013, 071, 072,

• ewidencja analityczna dla środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 – kartoteki indywidualne środków trwałych i generowane na ich podstawie przez system komputerowy zbiorcze zestawienia środków trwałych oraz tabele amortyzacyjne/umorzeniowe,

• ewidencja analityczna dla pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 – księga inwentarzowa pozostałych środków trwałych.

3. Prowadzenie ewidencji systemem mieszanym – gdzie ewidencja syntetyczna dla kont 011, 013, 071 i 072 jest prowadzona w postaci komputerowych baz danych, natomiast ewidencja analityczna w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych, indywidualnych kartotek środków trwałych i tabel amortyzacyjnych/umorzeniowych.

Wszystkie te rozwiązania są prawnie dopuszczalne, a wybór pomiędzy nimi zależy tylko i wyłącznie od tego, w jakich warunkach działa dana jednostka, czyli m.in. od ilości i rodzajów posiadanych przez nią środków trwałych oraz od obsady kadrowej w komórce księgowości.

Na pewno w jednostkach dużych, posiadających dużą ilość różnorodnych składników majątkowych, najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie całości ewidencji syntetycznej i analitycznej w postaci komputerowych baz danych. Wynika to ze znaczącej oszczędności czasu i nakładu pracy koniecznego do prowadzenia ewidencji – gdzie wystarczy jedynie wprowadzić do komputera niezbędne dane na temat środków trwałych na kartoteki indywidualne (czyli do ewidencji analitycznej), a system sam dokonuje ich przetworzenia, generując zbiory syntetyczne, zestawienia analityczne w różnych zadanych przez użytkownika przekrojach i naliczając amortyzację/umorzenie.

Natomiast w jednostkach małych, które posiadają niewielką ilość środków trwałych, nadal bardziej opłacalne jest prowadzenie ich ewidencji analitycznej w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg, kart i zestawień, ze względu na wysokie koszty zakupu sprzętu i oprogramowania koniecznego do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera.

 

Czytaj także: Wydatki strukturalne w zakładzie budżetowym – pytania i odpowiedzi >>

 

 

Należy przy tym dodać, że jeśli jednostka wybierze rozwiązanie polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych w postaci komputerowych baz danych i będzie przy tym przestrzegała wszystkich warunków odnośnie do prowadzenia i archiwizacji tych ksiąg, zawartych w przepisach uor (m.in. art. 13 ust. 3–6, art. 16 ust. 1 i art. 18 ust. 1 i 2) oraz wewnętrznej polityce rachunkowości, to nie ma żadnych racjonalnych przesłanek ku temu, aby oprócz ewidencji komputerowej prowadzić dodatkowo drugą ewidencję w postaci ręcznie sporządzanych ksiąg inwentarzowych.

PodstawA prawnA

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316)

Izabela Motowilczuk

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    22 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Błąd w wykazaniu podatku na paragonie można skorygować

    Czy podatek wynikający z nieprawidłowego zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej (23% VAT zamiast ZW) należy odprowadzić do urzędu skarbowego?

    Czy pracownik samorządowy musi skorzystać z ciągłego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 dni

    Pracownik nie chce skorzystać z dwutygodniowego wypoczynku, mimo że zostało to określone w sporządzonym w styczniu planie urlopowym. Czym pracodawca powinien się podeprzeć, aby pracownik obowiązkowo skorzystał z urlopu w wyznaczonym terminie i we wskazanym wymiarze?

    Jak rozliczyć w księgach rachunkowych nadpłatę z tytułu użytkowania wieczystego

    Użytkownik wniósł opłatę z tytułu użytkowania wieczystego na rachunek bankowy powiatu w roku 2019. Powiat przekazał zebrane dochody odpowiednio: 75% udział Skarbu Państwa - urząd marszałkowski, 25% udział powiatu. W roku 2021 po weryfikacji dokumentów przez wydział geodezji wpłacona przez użytkownika kwota okazała się nadpłatą i podlega zwrotowi. Użytkownik wystąpił do powiatu o zwrot nadpłaconej kwoty. Czy prawidłowe jest występowanie do urzędu wojewódzkiego o zwrot przekazanej kwoty, czy należy pomniejszać o zwrot dochody zebrane przez powiat w 2021? Jak należy zaksięgować zwrot nadpłaty, w przypadku gdy kwota zostanie zwrócona do powiatu przez urząd wojewódzki w wysokości 75%? Z jakiego paragrafu należy zwrócić użytkownikowi 25% udziału powiatu, w przypadku gdy stanowił dochód w roku 2019? Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa na kontach w zaistniałej sytuacji?

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?