Kategorie

Ewidencja podjęcia gotówki i wypłat z kasy

Urszula Wycisk
inforCMS
Czy dokonując wydatku za pośrednictwem kasy (co skutkuje ewidencją wydatku na koncie 101), postępuję niezgodnie z przepisami? Czy wszystkie wydatki powinny być realizowane „bankowo” i wykazywane na koncie 130?
Reklama

Wszystkie zrealizowane wydatki budżetowe, w tym także środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych, powinny być zaewidencjonowane na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, zarówno w księdze głównej (ewidencji syntetycznej), jak i księdze pomocniczej (ewidencji analitycznej), w korespondencji z kontem 101 „Kasa”. Ewidencję analityczną do konta 130 w zakresie wydatków prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków, czyli w szczegółowości dział, rozdział, paragraf.

Zasady prowadzenia ewidencji księgowej państwowych i samorządowych jednostek budżetowych powinny być określone w zakładowym planie kont, który stanowi część dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Kompetencja do ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, przypisana została w art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) kierownikowi jednostki budżetowej.

Reklama

Podstawą do opracowania zakładowego planu kont dla jednostek budżetowych jest wzorcowy plan kont, który został ustalony przez Ministra Finansów w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie planów kont). We wzorcowym planie kont ustalony został wykaz kont, na których jednostki budżetowe ujmują zdarzenia gospodarcze, w tym operacje gospodarcze. Konta wskazane w planie kont stanowią standardową liczbę kont, która może być jedynie ograniczana o konta niewystępujące w jednostce. Ponadto w przywołanym rozporządzeniu przewidziany został obowiązek prowadzenia ksiąg pomocniczych do poszczególnych kont syntetycznych.

Tak więc, ustalając w zakładowym planie kont zasady ewidencjonowania dokonanych wydatków, w tym także środków pobranych do kasy na realizację wydatków budżetowych, kierownik jednostki powinien wziąć pod uwagę wymogi, które w tym zakresie określone zostały w rozporządzeniu w sprawie planów kont. W rozporządzeniu tym jednoznacznie określono, że zrealizowane wydatki budżetowe, w tym także środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych, podlegają ewidencjonowaniu na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” (po stronie Ma), w korespondencji z kontem 101 „Kasa”.

Już na etapie opracowywania zakładowego planu kont należy więc określić, że środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych podlegają ujęciu w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 130.

Ewidencjonowanie wszystkich zrealizowanych wydatków budżetowych, w tym pobranej gotówki na koncie 130, jest konieczne także ze względu na fakt, że na podstawie ewidencji analitycznej do tego konta jednostki budżetowe sporządzają sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych (państwowe jednostki budżetowe – sprawozdanie Rb-28, natomiast samorządowe jednostki budżetowe sprawozdanie Rb-28S).

W sytuacji gdy przeznaczenie pobranej gotówki jest znane, należy sporządzić specyfikację do czeku na dokumencie księgowym PK i ująć wypłatę w ewidencji analitycznej do konta 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” we właściwej dla danego wydatku klasyfikacji budżetowej, w korespondencji z kontem 101 „Kasa”.

PRZYKŁAD

1. W urzędzie gminy pobrano czekiem gotówkę w wysokości 7000,00 zł, z przeznaczeniem na wypłatę diet dla radnych w wysokości 5000,00 zł i wypłatę umowy zlecenia w wysokości 2000,00 zł:

• Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” (7000,00 zł),

• Ma 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” (7000,00 zł), w ewidencji analitycznej: w dziale 750, rozdziale 75022, § 3030 – 5000,00 zł, w dziale 750, rozdziale 75023, § 4170 – 2000,00 zł.

2. Przyjęcie gotówki do kasy w wysokości 7000,00 zł:

• Wn 101 „Kasa”,

• Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne).

3. Wypłata z kasy:

• Wn 400 „Koszty według rodzajów”, w ewidencji analitycznej w dziale 750, rozdziale 75022, § 3030 – 5000,00 zł, w dziale 750, rozdziale 75023 § 4170 – 2000,00 zł,

• Ma 101 „Kasa” (7000,00 zł).

Nieco odmiennie wygląda sytuacja w przypadku pogotowia kasowego. Pogotowie kasowe stanowi niezbędny zapas gotówki, który znajduje się w kasie, a przeznaczany jest na drobne, codzienne płatności.

Wysokość pogotowia kasowego ustalana jest przez kierownika jednostki w przepisach wewnętrznych (instrukcji kasowej czy też w drodze stosownego zarządzenia).

W momencie pobrania z banku gotówki na potrzeby pogotowia kasowego jej przeznaczenie nie jest znane i powstaje problem przypisania klasyfikacji budżetowej i ujęcia jej w ewidencji analitycznej do konta 130.

Przyjmuje się, że wpłatę z banku gotówki na potrzeby pogotowia kasowego ewidencjonuje się w dziale i rozdziale podstawowej działalności jednostki budżetowej (np. dla urzędu gminy w dziale 750, rozdziale 75023) oraz w paragrafie, w którym najczęściej dokonywane są płatności ze środków pogotowia kasowego (zazwyczaj jest to § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”).

W sytuacji gdy z pogotowia kasowego dokonuje się wydatków, które podlegają klasyfikowaniu w innych podziałkach klasyfikacji budżetowej niż § 4210, należy dokonać dokumentem księgowym PK korekty księgowań w ewidencji analitycznej, tj. przeksięgowania dokonanych wydatków do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej.

Czytaj także:  Inwentaryzacja aktywów i pasywów w sektorze publicznym>>

PRZYKŁAD

Ujmowanie w księgach rachunkowych pogotowia kasowego:

1. Pobranie gotówki z banku w wysokości 5000,00 zł na potrzeby pogotowia kasowego:

• Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

• Ma 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, w ewidencji analitycznej w dziale 750, rozdziale 75023, § 4210.

2. Przyjęcie gotówki do kasy w wysokości 5000,00 zł:

• Wn 101 „Kasa”,

• Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”.

3. Wypłata z kasy ze środków z pogotowia kasowego faktury za badania lekarskie okresowe pracowników urzędu gminy w wysokości 850,00 zł:

• Wn 400 „Koszty według rodzajów”, w ewidencji analitycznej w dziale 750, rozdziale 75023, § 4280,

• Ma 101„Kasa”.

Ponadto należy dokonać korekty wykonanego wydatku w ewidencji analitycznej konta 130

(–850,00 zł w dziale 750, rozdziale 75023, § 4210 +850,00 zł w dziale 750, rozdziale 75023, § 4280).

3. Wypłata z kasy faktury za zakup oleju opałowego w wysokości 2500,00 zł:

• Wn 400 „Koszty według rodzajów”, w ewidencji analitycznej w dziale 750, rozdziale 75023, § 4210,

• Ma 101 „Kasa”.

Przy ewidencjonowaniu obrotu gotówkowego należy także pamiętać o art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, który nakłada obowiązek ewidencjonowania wpłat i wypłat gotówki w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Czytaj także: Ewidencja dotacji rozwojowej>> 

URSZULA WYCISK

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    16 cze 2021
    Zakres dat:

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?

    Brak ogłoszenia o wyniku postępowania a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

    Nowa ustawa - Prawo zamówień publicznych wprowadziła nowe rodzaje ogłoszeń m.in. w trybach zamówień poniżej progów unijnych, w tym ogłoszenie o wyniku postępowania i ogłoszenie o wykonaniu umowy. Czy podobnie jak innego rodzaju ogłoszenia będą one podlegać dyscyplinie finansów publicznych, np. przy niezamieszczeniu albo nieterminowym zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych?

    Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

    Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

    Powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy

    Czy z przepisu art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika możliwość powierzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) prowadzenia określonych spraw gminy w jego imieniu sekretarzowi tej gminy. W szczególności czy na podstawie tego przepisu wójt może upoważnić sekretarza gminy do podejmowania zarządzeń zmieniających budżet?