Kategorie

Kto powinien podpisywać rachunki?

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS
Jesteśmy pracownikami (inspektorami) urzędu gminy i prowadzimy obsługę finansowo-księgową szkół (zostało to zawarte w zakresie naszych obowiązków). Kto powinien podpisywać rachunki pod względem formalno-rachunkowym? Do tej pory rachunki pod względem formalno-rachunkowym były podpisywane przez skarbnika gminy będącego jednocześnie głównym księgowym szkół, a teraz podpisywać ma osoba, która dekretuje rachunki, natomiast „zatwierdzono do wypłaty” podpisuje kierownik jednostki. Wynika z tego, że główny księgowy w ogóle nie podpisuje się na rachunkach.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, obejmującej m.in. zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków oraz określenie i zapewnienie przestrzegania procedur kontroli, mających na celu zapewnienie zgodnego z prawem przebiegu ww. procesów, odpowiada jej kierownik (art. 44 ust. 1 i 2 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych).

ZAPAMIĘTAJ!

Reklama

Określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej mogą być powierzone przez kierownika jednostki pracownikom tej jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku szkół, dla których organem prowadzącym jest jednostka samorządu terytorialnego, za wykonywanie całości obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki odpowiada dyrektor szkoły, który kieruje działalnością szkoły, reprezentuje ją na zewnątrz oraz dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły (art. 39 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Dyrektor szkoły wykonuje swoje obowiązki przy pomocy głównego księgowego szkoły, czyli pracownika, któremu powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, obejmujące m.in.:

• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Reklama

Kierownik jednostki organizacyjnej sektora finansów publicznych - w tym przypadku dyrektor szkoły - powinien określić na piśmie procedury kontroli finansowej, obejmujące m.in. procesy zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych i zapewnić ich przestrzeganie przez pracowników, biorąc pod uwagę zasady określone w komunikacie nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie określenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (której wykonanie potwierdzane jest przez złożenie podpisu na dokumentach) to element kontroli wewnętrznej, wykonywanej na bieżąco jeszcze w trakcie realizacji operacji gospodarczych i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości.

Natomiast zatwierdzenie dokumentów do wypłaty oznacza ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach. O tym, kto w danej jednostce organizacyjnej będzie wykonywał poszczególne czynności w tym zakresie, decyduje kierownik tej jednostki.

W zależności od wielkości jednostki i podziału pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne możliwe są zgodne z prawem rozwiązania zaprezentowane w tabeli.

Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty regulowane są przez kierownika jednostki w przepisach wewnętrznych, zazwyczaj w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów i/lub w zakresach czynności pracowników.

ZAPAMIĘTAJ!

Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty powinny być ustalone w sposób jasny, czytelny i spójny, tak aby w strukturze danej jednostki organizacyjnej można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić, na którym pracowniku ciążą obowiązki we wskazanym zakresie.

Czytaj także: Wypłacenie zbyt wysokiego wynagrodzenia>>

Wyznaczając pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności kontrolnych, należy wziąć pod uwagę wynikającą ze Standardów kontroli konieczność rozdzielenia obowiązków w zakresie zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania (księgowania) operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń pomiędzy różnych pracowników jednostki.

Tabela. Uregulowania wewnętrzne w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych w zakresie wskazania osób uprawnionych do kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno- -rachunkowym i do zatwierdzania ich do wypłaty

Izabela Motowilczuk

Podstawy prawne

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

• Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1292)

• Komunikat nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie określenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 7, poz. 58)

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?

    Brak ogłoszenia o wyniku postępowania a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

    Nowa ustawa - Prawo zamówień publicznych wprowadziła nowe rodzaje ogłoszeń m.in. w trybach zamówień poniżej progów unijnych, w tym ogłoszenie o wyniku postępowania i ogłoszenie o wykonaniu umowy. Czy podobnie jak innego rodzaju ogłoszenia będą one podlegać dyscyplinie finansów publicznych, np. przy niezamieszczeniu albo nieterminowym zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych?

    Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

    Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

    Powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy

    Czy z przepisu art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika możliwość powierzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) prowadzenia określonych spraw gminy w jego imieniu sekretarzowi tej gminy. W szczególności czy na podstawie tego przepisu wójt może upoważnić sekretarza gminy do podejmowania zarządzeń zmieniających budżet?

    Młodzieżowy budżet obywatelski

    W mieście realizowany jest budżet obywatelski, którego pula środków podzielona jest na zadania osiedlowe oraz ogólnomiejskie. Czy możliwe jest utworzenie odrębnego młodzieżowego budżetu obywatelskiego, jeśli w mieście obowiązuje uchwała, zgodnie z którą mieszkańcy - bez względu na wiek - mogą zgłaszać swoje pomysły do realizacji? Młodzieżowy budżet obywatelski byłby skierowany do ściśle określonej grupy mieszkańców - tylko tych w wieku uczniów szkół ponadpodstawowych. Czy wprowadzenie młodzieżowego budżetu obywatelskiego powinno mieć formę zarządzenia prezydenta miasta czy uchwały?

    Nowe formularze sprawozdań dla samorządowych jednostek z osobowością prawną

    Na stronie Ministerstwa Finansów opublikowano nowe formularze sprawozdań Rb-N, Rb-Z dedykowane dla samorządowych jednostek z osobowością prawną (instytucji kultury, sp zoz, samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw).