Kontrola zużycia druków ścisłego zarachowania

Kontrola zużycia druków ścisłego zarachowania powinna być zorganizowana w taki sposób, aby była możliwość prześledzenia drogi każdego pojedynczego druku od chwili jego zakupu aż do chwili rozliczenia odpowiednich składników majątkowych po jego wykorzystaniu, i jego anulowania, np. na skutek błędnego wypełnienia lub wyjścia z użycia.

Do druków, za pomocą których można dokonać defraudacji środków publicznych, zalicza się wszelkie pokwitowania:

1) wpłaty gotówki do kasy:

● kwitariusze przychodowe,

● uniwersalne kwitariusze przychodowo-rozchodowe,

● dowody wpłaty określonych należności, np. opłaty targowej,

● druki KP – „Kasa przyjmie”,

● inne formularze zatwierdzone do stosowania w danej jednostce, np. drukowane z systemu komputerowego pokwitowania wpłaty łącznego zobowiązania pieniężnego w gminnych organach podatkowych;

2) wypłaty gotówki z kasy:

● druki KW – „Kasa wypłaci”,

● uniwersalne kwitariusze przychodowo-rozchodowe,

● inne dowody własne zatwierdzone do stosowania w jednostce przez jej kierownika,

- jak również formularze służące do wypłaty gotówki lub obciążania rachunków bankowych (czeki gotówkowe, czeki rozrachunkowe) oraz magazynowe dokumenty przychodowo-rozchodowe, dające dostęp do zapasów środków obrotowych jednostki. Ścisłą ewidencją i kontrolą powinny być objęte także wszelkie bilety, karnety, płatne zaproszenia do państwowych i samorządowych instytucji kultury oraz ośrodków sportu i rekreacji, a także na imprezy organizowane przez te jednostki (koncerty, przedstawienia, bale) oraz bilety uprawniające do przejazdu publicznymi środkami transportu zbiorowego.

Zobacz również: Błędne daty operacji gospodarczych w księgach rachunkowych

Procedury kontroli zarządczej I stopnia ustalane w jednostce na podstawie art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), nacelowane na zapobieganie defraudacji przy użyciu druków ścisłego zarachowania, powinny obejmować obowiązki:

● ocechowania druków (poprzez nadanie im nazwy „druk ścisłego zarachowania” oraz niepowtarzalnego symbolu (składającego się z cyfr lub liter i cyfr) najpóźniej w chwili przyjęcia ich na stan jednostki,

● bieżącego ewidencjonowania przychodów i rozchodów druków,

● wydawania druków tylko na podstawie upoważnienia do ich pobrania i za pokwitowaniem,

● przechowywania druków w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób nieupoważnionych,

● okresowego sprawdzania w drodze inwentaryzacji zgodności stanu faktycznego druków ze stanem ewidencyjnym,

● komisyjnego likwidowania druków wycofanych z użycia.

Przy ustalaniu procedur kontroli zarządczej istotne jest, aby w przepisach wewnętrznych wyraźnie określić rodzaje druków objętych szczególnymi zasadami ewidencji i kontroli oraz w sposób wyraźny powierzyć poszczególnym pracownikom jednostki (np. w ich zakresach czynności) obowiązki w zakresie przechowywania i ewidencji tych druków. Niedochowanie tych warunków może skutkować poważnymi nieprawidłowościami.

Więcej czytaj w artykule: Zapobieganie defraudacji w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania >>>

W artykule przeczytasz m.in.:

- Jakie są najczęstsze nieprawidłowości w gospodarce drukami ścisłego zarachowania

- Jakie luki mogą wystąpić w systemie kontroli zużycia takich druków

- Które stanowiska w jednostce są najbardziej narażone na możliwość dokonania defraudacji w zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania