Jak prawidłowo przygotować oraz przeprowadzić spis z natury zapasów magazynowych techniką elektroniczną?

Jednostka po raz pierwszy w tym roku będzie przeprowadzać spis z natury zapasów magazynowych, ewidencjonowanych ilościowo-wartościowo techniką elektroniczną (z wykorzystaniem czytników kodów paskowych). Jak trzeba prawidłowo przygotować i przeprowadzić taką inwentaryzację?

Przygotowanie magazynów do spisu z natury za pomocą czytników kodów paskowych obejmuje następujące kroki.

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

KROK 1 - Uporządkowanie i oznakowanie zapasów magazynowych

W pomieszczeniach magazynowych należy przede wszystkim oddzielić zapasy magazynowe własne jednostki, które będą inwentaryzowane z użyciem techniki elektronicznej, od zapasów obcych, złożonych w depozyt, które będą inwentaryzowane techniką tradycyjną. Materiały obce należy podzielić według kontrahentów, a także według zdeponowanych dostaw.

Następnie należy uporządkować materiały własne jednostki.

Materiały, które są znakowane kodami paskowymi na każdej sztuce, trzeba ułożyć według asortymentów, oddzielając ich poszczególne rodzaje.

W przypadku materiałów, których nie da się oznaczyć kodem paskowym na każdej sztuce (np. przechowywana luzem żywność, tkaniny, folie itp. materiały na belach mierzone w metrach, materiały ciekłe i sypkie kupowane odpowiednio na litry lub na kilogramy/tony, materiały drobne luzem: gwoździe, śruby, kołki rozporowe, przekładki itp.), należy je również podzielić według asortymentów i nakleić ich etykiety identyfikacyjne (kody paskowe) na miejscach ich przechowywania. W ramach czynności przedinwentaryzacyjnych trzeba w przepisach wewnętrznych jednostki ustalić sposób dokonywania ich inwentaryzacji (metoda przeliczania, metoda pomiarów i obliczeń szacunkowych) i przygotować potrzebne do tego urządzenia/przyrządy pomiarowe.

W przypadku materiałów przechowywanych w opakowaniach zbiorczych producenta/dostawcy należy odpowiednio pogrupować różne asortymenty materiałów i oznakować kodami paskowymi opakowania zbiorcze. W miarę możliwości materiały w opakowaniach zbiorczych powinny być złożone razem z materiałami tego samego rodzaju, które zostały rozpakowane w celu przygotowania do wydania do zużycia.

KROK 2 - Sprawdzenie kompletności ewidencji magazynowej

Należy bezwzględnie sprawdzić:

• czy do ewidencji syntetycznej i analitycznej zostały wprowadzone wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe za ostatnie 2 lata (czyli od ostatniej inwentaryzacji),
• czy wszystkie dokumenty zostały w ww. ewidencji prawidłowo ujęte i opisane.

Czynności te zapobiegają powstawaniu pozornych równic inwentaryzacyjnych będących wynikiem nieprawidłowego wprowadzenia danych do ewidencji księgowej.

KROK 3 - Ustalenie zespołów spisowych

Spis z natury za pomocą czytników komputerowych powinien być ze względu na konieczność zachowania obiektywizmu przy wykonywaniu czynności spisowych przeprowadzany przez minimum dwuosobowe zespoły spisowe. Liczba zespołów zależy od wielkości zapasów magazynowych i ich rodzaju, a także liczby czytników kodów kreskowych, w które jest wyposażona jednostka (zgodnie z zasadą jeden czytnik - jeden zespół spisowy).

Zobacz: Rachunkowość budżetowa

KROK 4 - Podział magazynu na pola spisowe i wyposażenie zespołów spisowych

Jeśli spis będzie wykonywany przez więcej niż jeden zespół spisowy, magazyn należy podzielić na pola spisowe i odpowiednio je oznakować. Po ustaleniu liczby zespołów spisowych do czytników kodów kreskowych (kolektorów danych) należy wgrać z bazy danych zgromadzonych na komputerze stacjonarnym nazwy i indeksy materiałowe zapasów magazynowych.Przydzielenie pól spisowych poszczególnym zespołom powinno być dokonane w drodze zarządzenia kierownika jednostki. Po przydzieleniu pól spisowych zespołom spisowym należy wydać czytniki kodów paskowych, arkusze spisu z natury, urządzenia i przyrządy pomiarowe.

Czynności inwentaryzacyjne przy zastosowaniu czytników kodów paskowych przeprowadzane są w następujących krokach.

KROK 1 - Rozpoczęcie spisu i odebranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych

Zespół spisowy rozpoczyna spis w polu spisowym od sczytania czytnikiem lub ręcznego wprowadzenia za pomocą klawiatury czytnika oznaczenia pola spisowego. Następnie zespół spisowy odbiera od osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane zapasy oświadczenia o wykonaniu czynności przygotowujących do spisu z natury.

KROK 2 - Wykonywanie czynności spisowych - spis z wykorzystaniem czytników kodów paskowych

W zależności od rodzaju materiałów spisu dokonuje się:

• w przypadku przedmiotów oznaczonych kodami na każdej sztuce - poprzez sczytanie kodu z każdej sztuki (program sam grupuje przedmioty o tym samym asortymencie i z tej samej dostawy i podaje ich ogólną ilość w jednej pozycji),
• w przypadku jednorodnych asortymentowo przedmiotów nieoznaczonych kodem paskowym odrębnie na każdej sztuce - poprzez wprowadzenie za pomocą klawiatury symbolu kodu z nalepki z kodem paskowym umieszczonej w miejscu przechowywania tych przedmiotów i zliczonej ręcznie liczby tych przedmiotów.

W trakcie skanowania zapasów magazynowych osoba odpowiedzialna materialnie powinna na bieżąco obserwować prawidłowość tego procesu i zapoznawać się z jego wynikami na ekranie czytnika kodów (kolektora danych). Jeśli zarówno członkowie zespołu spisowego, jak i osoba materialnie odpowiedzialna zgadzają się z danymi wprowadzonymi do czytnika (co do rodzaju składnika majątkowego i jego ilości), dane te są zatwierdzane i umieszczane w pamięci czytnika.

Po zakończeniu spisu w danym polu spisowym zespół spisowy odbiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenia na temat prawidłowości przebiegu spisu.

KROK 3 - Sporządzenie arkuszy spisowych i zestawień różnic inwentaryzacyjnych

Po zakończeniu spisu czytniki kodów zespoły spisowe przekazują przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Następnie dane z czytników kodów (kolektorów danych) przesyła się do komputera centralnego, z którego generowane są wydruki arkuszy spisowych. Arkusze te powinni podpisać członkowie zespołu spisowego oraz osoba materialnie odpowiedzialna, ewentualnie inne osoby obecne przy spisie (np. kontroler spisowy). Po zakończeniu spisu we wszystkich polach spisowych system dokonuje wyceny spisanych składników majątkowych oraz generuje zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, które są podstawą do dalszego postępowania, tj. wyjaśniania przyczyn powstania różnic, dokonywania kompensat nadwyżek i niedoborów, uznawania ubytków w granicach naturalnych - na zasadach ogólnych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontrol