Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych

• Sposób przekazania sprawozdania
• Podmioty zobowiązane do przekazania sprawozdania
• Kiedy nie trzeba sporządzać sprawozdania
• Błędy i nieprawidłowości przy sporządzaniu sprawozdania

Zasady sporządzania sprawozdania zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (dalej: rozporządzenie). Rozporządzenie zawiera dwa załączniki określające wzory sprawozdań o zamówieniach publicznych i o zamówieniach sektorowych.

W ramach sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych zamawiający zobowiązany jest wypełnić odrębne tabele dla:

● zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, a która jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) – czyli tzw. progów unijnych,

● zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne,

● sposobu wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty: 20 000 000 euro dla robót budowlanych albo 10 000 000 euro – dla dostaw lub usług.

Sposób przekazania sprawozdania

Niezależnie od okresu stanowiącego rok obrachunkowy u poszczególnych zamawiających, sprawozdanie o udzielonych zamówieniach dotyczy zawsze okresu od 1 stycznia do 31 grudnia. Zamawiający przekazuje sprawozdanie za poprzedni rok nie później niż do 1 marca roku następnego. Jednak niewywiązanie się z tego obowiązku nie może być w żaden sposób sankcjonowane ani przez organ właściwy w sprawach zamówień, ani przez inne organy kontrolne i nadzorcze.

Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych drogą elektroniczną – za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych (www.uzp.gov.pl).

ZAPAMIĘTAJ!

W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania należy wypełnić i wysłać drogą elektroniczną formularz on-line zamieszczony na stronie portalu UZP.

Przekazanie sprawozdania inną drogą (np. w formie faksu czy pocztą) nie stanowi wywiązania się z ustawowego obowiązku.

Podmioty zobowiązane do przekazania sprawozdania

Każdy zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach (art. 98 upzp). Obowiązek taki powstaje, jeżeli zaistnieją łącznie dwie przesłanki. Po pierwsze, podmioty zobowiązane muszą posiadać status zamawiającego. Zgodnie z definicją określoną w art. 2 pkt 12 upzp, zamawiającym jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zobowiązana jest do stosowania przepisów upzp (katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania tych przepisów został zawarty w art. 3 upzp). Po drugie – podmioty posiadające status zamawiającego muszą faktyczne udzielać zamówień.

ZAPAMIĘTAJ!

Zamawiający, który w okresie objętym sprawozdaniem nie udzielił żadnego zamówienia, nie ma obowiązku sporządzania i przedkładania sprawozdań.

Tak zdefiniowany obowiązek wskazuje, że do sporządzenia sprawozdania zobowiązane są także podmioty prywatne, jeśli udzielały jakiegokolwiek zamówienia współfinansowanego ze środków publicznych – jednak tylko wtedy, gdy łącznie zachodzą następujące okoliczności (art. 3 ust. 1 pkt 5 upzp):

a) ponad 50% wartości udzielanego przez niego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty, o których mowa w pkt 1–3a upzp,

b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 upzp (czyli tzw. progi unijne),

c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

Podmioty prywatne są zatem zobowiązane do sporządzania sprawozdania wyłącznie do zamówień, których wartość przekracza równowartość kwoty 4 845 000 euro i które współfinansowane są w 50% ze środków publicznych oraz których przedmiotem są wskazane w tym przepisie roboty budowlane lub usługi związane z takimi robotami.

Kiedy nie trzeba sporządzać sprawozdania

Nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania w przypadku wyłączeń wskazanych w art. 4 upzp (do określonych tam czynności nie stosuje się w ogóle przepisów upzp). Ponadto – ponieważ przepisów upzp nie stosuje się do zamówień, których wartość (ustalona zgodnie z odpowiednimi przepisami upzp) nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro – do takich zamówień nie stosuje się również przepisów o sprawozdaniu – nawet jeżeli faktyczna wartość udzielonego zamówienia przekroczy 14 000 euro. W przypadku udzielania zamówień sektorowych obowiązek sprawozdawczy powstaje odpowiednio dla zamówień o wartości powyżej 387 000 euro w przypadku dostaw i usług albo 4 845 000 euro – jeśli przedmiotem zamówienia były roboty budowlane.

Należy zauważyć, że ustawodawca objął szczególnym reżimem sprawozdawczym zamówienia, których wartość dostaw i usług przekracza 10 000 000 euro, a robót budowlanych 20 000 000 euro. W takim przypadku zamawiający przekazuje informację nie tylko o ich ilości i wartości, ale także o sposobie wykonania tych zamówień. Informację taką należy sporządzić oddzielnie dla każdego zamówienia o wskazanej wielkości, zamieszczając dane o wykonywaniu umowy, takie jak: wprowadzone zmiany, poszerzony zakres poprzez udzielenie zamówień dodatkowych oraz informacje na temat odstąpienia od umowy.

Ponieważ powyższe postępowania zostały obwarowane różnymi dodatkowymi obowiązkami, ich stosowanie jest uzależnione nie od faktycznej wartości umowy, lecz od wartości zamówienia ustalonej przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania. W odniesieniu do zamówień, których wartość ustalono pierwotnie na kwoty niższe od wskazanych w upzp kwot 10 000 000 i 20 000 000 euro, a których wartość umowy przekroczyła tę kwotę, nie istnieje obowiązek wykazywania ich w zestawieniu w sekcji dotyczącej sposobu wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych albo 10 000 000 euro dla dostaw lub usług.

Zakres informacji w sprawozdaniu

Sprawozdanie zawiera następujące informacje:

● nazwę zamawiającego lub jego imię i nazwisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej do kontaktu, NIP i REGON

● oznaczenie rodzaju zamawiającego i głównego przedmiotu lub przedmiotów działalności, a w przypadku zamówień sektorowych – oznaczenie przedmiotu lub przedmiotu działalności

● liczbę postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarcia umowy ramowej oraz wartość zawartych umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowej i rodzaje zamówień, a w przypadku zamówień sektorowych – wartość udzielonych zamówień w podziale na rodzaje zamówień i na przedmioty działalności – w odniesieniu do zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne

● wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia ze wskazaniem:

a) numeru ogłoszenia o udzielenie zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,

b) rodzaju zamówienia,

c) przedmiotu zamówienia ze wskazaniem kodów określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2195/2002 z 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV,

d) kategorii usług 1–27, określonej w załączniku nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień,

e) trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej,

f) uzasadnienia zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki,

g) kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców,

h) wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług – w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne,

● sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro dla robót budowlanych albo 10 000 000 euro dla dostaw i usług.

Definicja zamówienia zawarta w upzp wskazuje, że jest to umowa odpłatana, dlatego też należy przyjąć, że liczba udzielonych zamówień, o której mowa w rozporządzeniu, to liczba umów w sprawie zamówienia publicznego zawartych w okresie sprawozdawczym. Liczba ta nie musi być tożsama z liczbą przeprowadzonych w tym czasie postępowań. Ponadto zwrot „sprawozdanie o udzielonych zamówieniach” oznacza, że nie dotyczy ono postępowań unieważnionych, których nie wykazuje się w sprawozdaniu.

Błędy i nieprawidłowości przy sporządzaniu sprawozdania

Do najczęstszych nieprawidłowości można zaliczyć niewykazywanie w sprawozdaniu zamówień, których wartość umowy jest niższa od równowartości kwoty 14 000 euro – mimo że zamawiający oszacował wartość zamówienia powyżej tego progu. Należy pamiętać, że w przypadku gdy zamawiający oszacował wartość zamówienia powyżej 14 000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sprawozdaniu w sekcji dotyczącej zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych kwotę 14 000 euro, a jest mniejsza od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 upzp – nawet w przypadku, gdy wartość umowy była w rzeczywistości niższa niż 14 000 euro.

Analogicznie należy postępować w przypadku, gdy wartość umowy jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 upzp, a zamawiający oszacował ją na wartość mniejszą niż te kwoty.

Jeżeli zamawiający oszacował wartość zamówienia na wartość niższą niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 upzp – wartość umowy powinna być uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 14 000 euro do progów unijnych – nawet w przypadku, gdyby wartość umowy była równa lub przekroczyła progi unijne.

ZAPAMIĘTAJ!

Określając wartość zamówienia, należy stosować ten sam średni kurs złotego w stosunku do euro wskazany w rozporządzeniu, który był podstawą przeliczania wartości umowy w momencie jej zawierania.

Jeśli zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, zamówienie takie należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto określone w zawartych umowach. Błędem natomiast jest traktowanie każdej umowy jako osobnego postępowania i wskazywanie w sprawozdaniu wartości poszczególnych umów. Podobnie jest także w przypadku zawarcia umowy ramowej. Należy wówczas podać jedynie całkowitą jej wartość. Nie należy zatem wykazywać wartości poszczególnych zamówień udzielanych na podstawie umowy ramowej.

Odmiennie natomiast wykazuje się zamówienia na roboty dodatkowe i uzupełniające. Często pojawiającym się błędem jest sumowanie wartości umowy podstawowej oraz zawartych umów dodatkowych i uzupełniających. Należy pamiętać, że jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, to przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować jako odrębne postępowania. Zamówienia dodatkowe i uzupełniające trzeba zatem uwzględnić w sprawozdaniu za rok, w którym zostały one udzielone – tj. została zawarta umowa w sprawie udzielenia zamówienia publicznego (analogicznie jak pozostałe postępowania, jeżeli ich wartość przekracza próg 14 000 euro).

W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy uwzględnić wszystkie umowy w sprawach zamówień publicznych zawarte w danym okresie sprawozdawczym – niezależnie od wykonania umowy lub wydatkowania środków.

W sprawozdaniach podaje się wartości wynikające z podpisanych umów, a nie z zapłaconych faktur. Błędem natomiast jest wskazanie faktycznej wartości poniesionych kosztów umowy (np. w przypadku, gdy po realizacji pewnej części zamówienia umowa została rozwiązana z wykonawcą) lub też wskazanie tylko części poniesionych kosztów, gdyż pozostała część środków zostanie zapłacona wykonawcy w kolejnych latach trwania umowy.

Jeżeli w treści umowy zawartej z wykonawcą określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania całkowitej wartości umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług oraz ceny jednostkowej określonej w umowie. Tak obliczoną wartość umowy należy wpisać do formularza sprawozdania.

Częstą nieprawidłowością pojawiającą się w sporządzanych sprawozdaniach jest wykazywanie tych samych zamówień publicznych w sprawozdaniach przekazywanych w kolejnych okresach rozliczeniowych w przypadku, gdy umowy w sprawie zamówień publicznych zostały zawarte na okres dłuższy niż 1 rok. W takiej sytuacji zamawiający powinien uwzględnić zamówienie w odpowiedniej sekcji formularza sprawozdania jeden raz tylko za ten rok, w którym umowa została zawarta. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

PODSTAWY PRAWNE

•  Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. 2010 r. Nr 113, poz 759; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 87, poz. 484)

•  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2195/2002 z 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV (Dz.Urz. WE L 340 z 16 grudnia 2002 r.)

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 224, poz. 1796)

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. Nr 155, poz. 1110; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 175, poz. 1226)