Terminy przekazywania sprawozdań jednostkowych w przypadku dni wolnych od pracy

Z terminami w praktyce sprawozdawczej bywa różnie, co spowodowane jest dość często formą przekazywania sprawozdań. W przypadku sprawozdań budżetowych powinny one być przekazywane, co do zasady, w formie elektronicznej (różnymi kanałami – jedne w specjalnych systemach teleinformatycznych, drugie np. w postaci arkuszy kalkulacyjnych), wtedy agregacja danych jest zautomatyzowana. Jednak system Besti@ nie zawsze prawidłowo agreguje dane ze sprawozdań jednostkowych, czy też nawet nie umożliwia sporządzenia niektórych sprawozdań (sprawozdanie jednostkowe organu i jednostki budżetowej np. w urzędach gmin). W takich przypadkach trzeba odejść od procesu automatyzacji agregacji tych danych, a to wiąże się z nieco szybszym przekazywaniem sprawozdań.

Polecamy serwis: Sprawozdawczość

W praktyce zdarza się, że aktami wewnętrznymi (dla jednostek podległych – z II poziomu kontroli zarządczej) ustala się krótsze terminy niż te wynikające wprost z przepisów o sprawozdawczości budżetowej. Jednak takie działanie jest nielegalne, my możemy jedynie sporządzić sprawozdanie nieco wcześniej (na zasadzie działania etycznego), ponieważ mamy świadomość, że wpływa to na dotrzymanie terminów przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego (czy w przypadku jednostek państwowych przez dysponenta II stopnia). Ma to szczególne znaczenie wtedy, kiedy występuje kilka dni pod rząd wolnych od pracy i istnieje ryzyko sprawozdawcze, którego skutkiem jest niedotrzymanie terminu przekazania sprawozdania zbiorczego. W praktyce bywają problemy z ustalaniem terminów, które nas wiążą, więc warto, wykorzystując terminarz sprawozdawczy, ustalić własny (dopasowany do potrzeb sprawozdawczych jednostki) harmonogram sporządzania wszelkich sprawozdań, które są do przygotowania z uwzględnieniem „poduszki bezpieczeństwa”, czyli wyznaczeniem sobie samemu trochę wcześniejszej daty przygotowania sprawozdania, co pozwoli nam zarządzać ww. ryzykiem. W ramach przygotowania do sporządzenia sprawozdania budżetowego trzeba pamiętać o zamknięciu miesiąca w systemie finansowo-księgowym, co polega na sporządzeniu i uzgodnieniu zestawienia sald ksiąg pomocniczych oraz zestawienia obrotów i sald księgi głównej (przy czym nie wszystko musi być drukowane – zależy to od przyjętych rozwiązań w polityce rachunkowości).

oprac. Piotr Wieczorek

Polecamy w INFORRB