Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe?

Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe?
Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe?
Czy centrum usług wspólnych może prowadzić książki inwentarzowe w wersji elektronicznej jednostkom obsługiwanym. Jeśli tak, to jaki przepis to umożliwia?

UZASADNIENIE

Ogólne wymogi dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych - o których mowa w przepisach art. 13 ust. 1-3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - wskazują, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  • dziennik,
  • księgę główną,
  • księgi pomocnicze,
  • zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych (w tym również ksiąg inwentarzowych) przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Źródłem przekazania zakresu zadań związanych z prowadzeniem rachunkowości - w tym inwentaryzacji stanowiącej jeden z elementów rachunkowości - w jednostkach obsługiwanych przez centrum usług wspólnych są zapisy art. 10a-10d ustawy o samorządzie gminnym. I tak na podstawie art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 i 2 tej ustawy, są one przekazywane w całości do jednostki obsługującej (CUW). W praktyce oznacza to, że w przypadku rachunkowości nie ma możliwości dowolnego określania zakresu zadań, które będą wykonywane przez jednostkę obsługującą. CUW przejmuje rachunkowość zawsze w pełnym zakresie.

WAŻNE

Utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w jednej z form elektronicznych - tj. równoważnie przy użyciu komputera lub odpowiednio zasobów informacyjnych rachunkowości zorganizowanych jako oddzielne komputerowe zbiory danych, bazy danych lub wyodrębnione jej części - jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której jednostka posiada oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonywanych w tych księgach rachunkowych. Uzyskiwanie informacji z ksiąg rachunkowych elektronicznych oznacza możliwość ich wydrukowania albo przeniesienia na informatyczny nośnik danych.

Ustawodawca, dopuszczając prowadzenie ksiąg rachunkowych w wersji elektronicznej, wprowadził jednocześnie warunek, że utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w tej formie jest dopuszczalne o tyle, o ile jednostka prowadząca te księgi jest w posiadaniu stosownego oprogramowania, które umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Innymi słowy, oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych musi posiadać funkcje umożliwiające wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych (np. pendrive lub płyta CD-R) żądanych informacji.

Ponadto przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera niezwykle ważne jest to, aby zachowana była ciągłość zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych. W związku z tym wymagana jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. W odniesieniu do wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych jest wymagane, aby te składały się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony oraz strony te powinny być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Polega ona na ustaleniu w sposób udokumentowany stanu aktywów i pasywów na określony dzień. Celem jej przeprowadzenia jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów). Inwentaryzację tę przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod przyporządkowanych ww. składnikom, tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji).

Księgi rachunkowe, w tym księgi inwentarzowe, jeśli są prowadzone w wersji elektronicznej, powinny być wydrukowane najpóźniej na ostatni dzień roku obrotowego. Zamiast wydruku, tj. jako równoważne z takim wydrukiem, uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych z komputera na informatyczny nośnik danych (np. pendrive lub dysk zewnętrzny) zapewniający trwałość zapisanych na nim danych na czas nie krótszy niż wymagany przepisami prawa dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Obsługa rachunkowa przez CUW

Co do zasady - w myśl art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości - to kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy (o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości) za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

W przypadku przekazania obsługi jednostki do centrum usług wspólnych odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, są przepisy art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, które wprost wskazują, że kierownik jednostki obsługującej (CUW), o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio w art. 6b ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 8d ust. 1 ustawy o samorządzie województwa), jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio w art. 6a pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym albo art. 8c pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie województwa) w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, o której mowa w art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio art. 6b ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 8d ustawy o samorządzie województwa), albo porozumieniem, o którym mowa w art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio art. 6b ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 8d ust. 3 ustawy o samorządzie województwa).

Jednocześnie z przepisów art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio art. 6c ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 8e ust. 2 ustawy o samorządzie województwa) wynika, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.

Wobec powyższych uregulowań ustawowych powierzenie - w drodze uchwały organów stanowiących jednostki samorządu terytorialnego - obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, w tym z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, jednostce obsługującej oznacza powierzenie jej również zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją.

Jednostka obsługująca prowadząca na podstawie powyższych regulacji inwentaryzację jednostek obsługiwanych może zdecydować, że księgi inwentarzowe będą prowadzone przy użyciu komputera, zgodnie z powołanymi przepisami.

Małgorzata Wyrwas

wieloletni pracownik jednostek sektora finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w dziedzinie finansów publicznych, rachunkowości i podatków

Podstawy prawne

  • art. 53 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1964)
  • art. 8c, art. 8d, art. 8e ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2094)
  • art. 6a, art. 6b, art. 6c ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1562)
  • art. 4 ust. 5, art. 13 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
  • art. 10a, art. 10b, art. 10c, art. 10d ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561)

Gazeta samorządu i administracji

Reklama
Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Posiłki w szkole i w przedszkolu. Zasady odpłatności, rozliczania i naliczania odsetek za nieterminowe płatności (PDF)
Posiłki w szkole i w przedszkolu. Zasady odpłatności, rozliczania i naliczania odsetek za nieterminowe płatności (PDF)
Tylko teraz
29,00 zł
39,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • Sebastian
    2023-01-10 10:53:15
    Pracuje jako księgowy i bardzo interesuje mnie ten sektor. Zakupiłem portal od wydawnictwa wiedza i praktyka dla księgowych i bardzo fajnie mi się sprawdza, polecam
    0
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
RIO: Odliczenie VAT a zwrot środków z Polskiego Ładu
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi wyjaśniła, że w obowiązującej uchwale o ustanowieniu Rządowego Programu Polski Ład nie istnieje obowiązek zwrotu części dofinansowania w przypadku odliczenia podatku VAT. Zdaniem Izby, gmina będzie miała prawo zagospodarować pieniądze z odliczonego podatku zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
„Trzynastka” za 5 miesiecy pracy? Czy to możliwe?

Co do zasady minimalny okres zatrudnienia uprawniający do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. „trzynastki”, to sześć miesięcy w roku kalendarzowym, są jednak wyjątki – wyjaśnił rzecznik prasowy Głównego Inspektora Pracy Juliusz Głuski-Schimmer.

Wynagrodzenia pracowników samorządowych od 3000 zł do 4300 zł brutto. 22 kategorii zaszeregowania

Dramatyczne spłaszczenie poziomu wynagrodzeń - tak Związek Powiatów Polskich ocenia projekt nowelizacji rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Dokument właśnie trafił do konsultacji publicznych. 

Dostawa energii cieplnej nie jest zwolniona z VAT

W każdym przypadku, w którym opłata za ogrzewanie lokalu mieszkalnego jest ustalana w sposób odzwierciedlający faktyczne zużycie energii cieplnej, jej dostawa jest świadczeniem odrębnym od usługi najmu. Jeśli zatem usługa dostawy energii cieplnej stanowi usługę odrębną, to ta nie podlega zwolnieniu z podatku od towarów i usług. Takie stanowisko powszechnie wyrażają organy skarbowe. Ale w takich przypadkach ważne są zapisy zawarte w umowie najmu dotyczące rozliczeń kosztów ciepła. I na to warto zwrócić uwagę.

Składki ZUS od styczniowych pensji w kosztach stycznia 2023 r. Interpretacja indywidualna
Dyrektor KIS o momencie zaliczania składek ZUS od pensji pracownika do kosztów podatkowych pracodawcy.
Pracownik samorządowy: rozporządzenie o podwyżkach i ochronie przed zwolnieniem od 1 marca 2023 r.
Rządowe Centrum Legislacji opublikowało projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Oprócz nowych stawek wynagrodzenia dla poszczególnych kategorii zaszeregowania, rozporządzenie wprowadza przepisy przejściowe chroniące pracowników, którzy nie spełnią wymagań określonych w rozporządzeniu.
Kilometrówka 2023 r. dla samochodów elektrycznych
Ministerstwo Infrastruktury podjęło prace nad nowelizacją ustawy o transporcie drogowym, aby objąć przepisami również pojazdy elektryczne, hybrydowe, napędzane wodorem lub zasilane innymi alternatywnymi źródłami energii – poinformował rzecznik prasowy resortu Szymon Huptyś. W najbliższym czasie projekt ma być skierowany do uzgodnień.
ZUS IWA - przykład jak zaokrąglać
ZUS IWA - przykład jak zaokrąglać
Złożenie ZUS IWA przez PUE ZUS. Kalkulator liczby ubezpieczonych
Złożenie ZUS IWA przez PUE ZUS. Kalkulator liczby ubezpieczonych
PIT-2 a umowa zlecenia w 2023 r.
Przy umowie zlecenia kilka razy warto przemyśleć składanie wniosku PIT-2, w zależności od indywidualnej sytuacji podatnika. W przeciwnym razie na koniec roku może pojawić się niedopłata podatku. Podatnik może jednak to potraktować jak kredyt podatkowy.
RIO: Czy gmina musi zwracać opłatę za niewykorzystane zezwolenia na sprzedaż alkoholu?
Według RIO gmina ma obowiązek dokonać zwrotu opłat wniesionych za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w sytuacji, gdy przedsiębiorcy zrezygnowali z nich lub zostały one cofnięte. Zdaniem Izby zwrot środków powinien nastąpić bez składania wniosku przez przedsiębiorcę.
Czy sprzedaż obiadów w stołówce szkolnej podlega rejestracji na kasie fiskalnej?
Prowadzimy stołówkę szkolną i co za tym idzie sprzedaż posiłków obiadowych dla uczniów, nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych. Do tej pory sprzedaż taka była ewidencjonowana na kasie fiskalnej jako sprzedaż zwolniona. Od 1 stycznia chcemy ewidencjonować sprzedaż jako niepodlegającą VAT. Czy jest konieczność nabijania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej, którą posiadamy ze względu na wynajmy sal?
Jaka stawka VAT od remontu nieruchomości?
Samorządowa jednostka budżetowa gospodaruje nieruchomością, w której mieszczą się lokale użytkowe oraz 5 lokali mieszkalnych (każdy lokal o powierzchni ok. 60 m2). Lokale użytkowe wydzierżawiane są na cele świadczenia opieki medycznej oraz na prowadzenie apteki i stanowią większą część niż lokale mieszkalne. Jaki VAT należy zastosować w przypadku remontu dachu budynku, malowania wspólnej klatki schodowej, ocieplenia piwnic czy wykonania okresowej kontroli gazowej/kominiarskiej budynku – 23% czy 8%?
Dystrybucja węgla przez samorządy a rozliczanie VAT
Sprzedaż węgla przez gminy a VAT. Pod koniec października 2022 r. Sejm uchwalił regulacje prawne dotyczące preferencyjnego zakupu paliwa stałego dla gospodarstw domowych. Wprowadzają one nowy system dystrybucji paliwa stałego przez gminy i - jak każda sprzedaż - mają swoje konsekwencje na gruncie podatkowym. Jak prawidłowo wystawić fakturę z tytułu sprzedaży węgla? Czy sprzedaż trzeba rejestrować na kasie fiskalnej? Czy płatności należy dokonywać w ramach systemu podzielonej płatności?
Trzynastka a urlop dla poratowania zdrowia
Trzynastka a urlop. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej pół roku. Przepracowanie 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do trzynastki nie jest jednak wymagane w przypadku korzystania z urlopu dla poratowania zdrowia.
Sprawozdanie SP-1 w 2023 r. [Termin do 10 stycznia 2023 r.]
Sprawozdanie dotyczy podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego. Sprawozdanie SP-1 składają samorządy.
Do 31 stycznia 2023 r. pracodawcy muszą złożyć ZUS IWA
Sprawozdanie ZUS IWA zawiera informacje niezbędne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Po otrzymaniu sprawozdania ZUS ustali płatnikowi składek indywidualną stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe.
Kilometrówka 2023 r.: Stawki dla prywatnych samochodów, motocykli, motorowerów [Dz.U. z 2023 r. poz. 5]
Kilometrówka 2023 r.: Rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dz.U. z 2023 r. poz. 5
ZUS: w listopadzie 2022 r. nauczycielskie świadczenia kompensacyjne pobierało 13,7 tys. osób
W listopadzie 2022 r. nauczycielskie świadczenia kompensacyjne pobierało 13,7 tys. osób – podał Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nauczycielskie świadczenia kompensacyjne są odpowiednikiem emerytur pomostowych dla nauczycieli. Przeciętna wysokość kompensówki w listopadzie wyniosła 3,1 tys. zł.
MEiN: Minimalne wynagrodzenie profesora wzrośnie z 6410 zł brutto do kwoty 7210 zł od 1 stycznia 2023 r.
Trwają prace legislacyjne nad projektem rozporządzenia dot. wysokości minimalnego wynagrodzenia zasadniczego profesora w uczelni publicznej. Przewidziano, że rozporządzenie wejdzie w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2023 r. - poinformowało MEiN.
Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe?
Czy centrum usług wspólnych może prowadzić książki inwentarzowe w wersji elektronicznej jednostkom obsługiwanym. Jeśli tak, to jaki przepis to umożliwia?
Praca zdalna okazjonalna w Kodeksie pracy
W Kodeksie pracy ma się pojawić nowa forma pracy - okazjonalna praca zdalna. W każdym roku kalendarzowym będą to 24 dni - o tyle dni pracy okazjonalnej będzie mógł zawnioskować pracownik do pracodawcy. W przeciwieństwie do pracy zdalnej, za pracę okazjonalną w domu pracownik nie będzie miał prawa do ekwiwalentu. I to, zdaniem prawników, może w tych trudnych czasach być jej przewagą nad pracą zdalną, której koszty pracodawca będzie miał obowiązek pokryć. Ustawodawca nie przewidział jednak możliwości zwiększenia liczby dni pracy okazjonalnej. Nawet na wniosek pracownika.
Księgowanie niewłaściwego wykonania robót remontowo-budowlanych
Jednostka budżetowa zawarła umowę na wykonanie robót remontowo-budowlanych w budynku jej siedziby. Zgodnie z umową wartość robót wynosiła 10 000 zł. Prace zostały wykonane w terminie, ale stwierdzono nieprawidłowości. Usterki wymieniono w protokole zdawczo odbiorczym i wyceniono na 2000 zł. Wykonawca wystawił fakturę w kwocie wynikającej z zapisów umowy - 10 000 zł. Jednostka wezwała go do wystawienia faktury korygującej. Wykonawca nie zgadza się z decyzją jednostki i żąda zapłaty całej kwoty z faktury. Jak prawidłowo należy postąpić w tej sytuacji i jakich księgowań dokonać?
Ewidentne pomyłki w arkuszach spisu z natury [główny księgowy]
Jak rozwiązać następujący problem z poprawkami w arkuszach spisu z natury?
Podwyżki wynagrodzenia w samorządach od 1 marca 2023 r.
1 marca 2023 roku wejdzie w życie nowelizacja rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Jej założenia opublikowano w wykazie prac legislacyjnych rządu.