Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe?

UZASADNIENIE

Ogólne wymogi dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych - o których mowa w przepisach art. 13 ust. 1-3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - wskazują, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Czy CUW może prowadzić elektroniczne książki inwentarzowe

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych (w tym również ksiąg inwentarzowych) przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Źródłem przekazania zakresu zadań związanych z prowadzeniem rachunkowości - w tym inwentaryzacji stanowiącej jeden z elementów rachunkowości - w jednostkach obsługiwanych przez centrum usług wspólnych są zapisy art. 10a-10d ustawy o samorządzie gminnym. I tak na podstawie art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 i 2 tej ustawy, są one przekazywane w całości do jednostki obsługującej (CUW). W praktyce oznacza to, że w przypadku rachunkowości nie ma możliwości dowolnego określania zakresu zadań, które będą wykonywane przez jednostkę obsługującą. CUW przejmuje rachunkowość zawsze w pełnym zakresie.

WAŻNE

Utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w jednej z form elektronicznych - tj. równoważnie przy użyciu komputera lub odpowiednio zasobów informacyjnych rachunkowości zorganizowanych jako oddzielne komputerowe zbiory danych, bazy danych lub wyodrębnione jej części - jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której jednostka posiada oprogramowanie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonywanych w tych księgach rachunkowych. Uzyskiwanie informacji z ksiąg rachunkowych elektronicznych oznacza możliwość ich wydrukowania albo przeniesienia na informatyczny nośnik danych.

Ustawodawca, dopuszczając prowadzenie ksiąg rachunkowych w wersji elektronicznej, wprowadził jednocześnie warunek, że utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w tej formie jest dopuszczalne o tyle, o ile jednostka prowadząca te księgi jest w posiadaniu stosownego oprogramowania, które umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Innymi słowy, oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych musi posiadać funkcje umożliwiające wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych (np. pendrive lub płyta CD-R) żądanych informacji.

Ponadto przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera niezwykle ważne jest to, aby zachowana była ciągłość zdarzeń dokonywanych w księgach rachunkowych. W związku z tym wymagana jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. W odniesieniu do wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych jest wymagane, aby te składały się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony oraz strony te powinny być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Polega ona na ustaleniu w sposób udokumentowany stanu aktywów i pasywów na określony dzień. Celem jej przeprowadzenia jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów). Inwentaryzację tę przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod przyporządkowanych ww. składnikom, tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji).

Księgi rachunkowe, w tym księgi inwentarzowe, jeśli są prowadzone w wersji elektronicznej, powinny być wydrukowane najpóźniej na ostatni dzień roku obrotowego. Zamiast wydruku, tj. jako równoważne z takim wydrukiem, uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych z komputera na informatyczny nośnik danych (np. pendrive lub dysk zewnętrzny) zapewniający trwałość zapisanych na nim danych na czas nie krótszy niż wymagany przepisami prawa dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Obsługa rachunkowa przez CUW

Co do zasady - w myśl art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości - to kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy (o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości) za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

W przypadku przekazania obsługi jednostki do centrum usług wspólnych odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, są przepisy art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, które wprost wskazują, że kierownik jednostki obsługującej (CUW), o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio w art. 6b ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 8d ust. 1 ustawy o samorządzie województwa), jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio w art. 6a pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie powiatowym albo art. 8c pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie województwa) w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, o której mowa w art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio art. 6b ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 8d ustawy o samorządzie województwa), albo porozumieniem, o którym mowa w art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio art. 6b ust. 3 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 8d ust. 3 ustawy o samorządzie województwa).

Jednocześnie z przepisów art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym (odpowiednio art. 6c ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 8e ust. 2 ustawy o samorządzie województwa) wynika, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.

Wobec powyższych uregulowań ustawowych powierzenie - w drodze uchwały organów stanowiących jednostki samorządu terytorialnego - obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, w tym z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, jednostce obsługującej oznacza powierzenie jej również zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją.

Jednostka obsługująca prowadząca na podstawie powyższych regulacji inwentaryzację jednostek obsługiwanych może zdecydować, że księgi inwentarzowe będą prowadzone przy użyciu komputera, zgodnie z powołanymi przepisami.

Małgorzata Wyrwas

wieloletni pracownik jednostek sektora finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w dziedzinie finansów publicznych, rachunkowości i podatków

Podstawy prawne

• art. 53 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1964)
• art. 8c, art. 8d, art. 8e ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 2094)
• art. 6a, art. 6b, art. 6c ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1562)
• art. 4 ust. 5, art. 13 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1488)
• art. 10a, art. 10b, art. 10c, art. 10d ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561)

Gazeta samorządu i administracji