Nieobecność pracownika a ryczałt za używanie do celów służbowych samochodu osobowego pracownika

Tak wskazała Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie. Konieczne jest też terminowe składanie oświadczeń przez pracowników.

Nieobecność pracownika a ryczałt za używanie do celów służbowych samochodu osobowego pracownika

Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do prezydenta Olsztyna wskazała, że kwotę ryczałtu za używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, należy zmniejszać o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy. 

Pomniejszenie ryczałtu jest obligatoryjne, niezależnie od przyczyny nieobecności pracownika. Dotyczy m.in. zwolnienia z pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności. 

Ryczałt powinien zostać pomniejszony również za każdy dzień roboczy, w którym pracownik wykonywał obowiązki służbowe, ale nie używał pojazdu do celów służbowych.

RIO wskazała również, że pracownicy powinni zostać zobowiązani do składania oświadczeń o użytkowaniu własnego samochodu do celów służbowych w terminie określonym w zarządzeniu prezydenta miasta. W oświadczeniu pracownik powinien uwzględnić dane pojazdu, w tym pojemność silnika, markę oraz numer rejestracyjny oraz wskazać liczbę dni nieobecności w miejscu pracy i liczbę dni, w których nie używał pojazdu do celów służbowych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca, jednak nie może on przekroczyć 300 km w gminach do 100 tys. mieszkańców, 500 km w gminach od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców i 700 km w gminach powyżej 500 tys. mieszkańców.

źródło: SSPAP Kiedy trzeba zmniejszyć ryczałt za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych?, Monika Rozalska