Osoby niepełnosprawne w pracy: normy czasu pracy, przerwy, urlopy, czas wolny [Kompendium, Inforlex]

Udostępniamy fragment kompendium o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Czytaj więcej w artykule Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń Nr 10/2023: "Zatrudnianie osób niepełnosprawnych - obowiązki i korzyści dla pracodawcy" >>

Normy czasu pracy osoby niepełnosprawnej

Przede wszystkim czas pracy osoby niepełnosprawnej jest uzależniony od orzeczonego stopnia niepełnosprawności i wynosi maksymalnie:

• 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo - osoby o lekkim stopniu niepełnosprawności,
• 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo - osoby zaliczone do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

Bez względu na stopień niepełnosprawności pracownicy niepełnosprawni nie mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej.

Powyższe regulacje dotyczące nadgodzin, pracy w porze nocnej, jak też norm czasu pracy nie mają jednak bezwzględnego charakteru. Nie stosujemy ich:

• do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu,
• w sytuacji gdy na wniosek niepełnosprawnego pracownika lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, wyrazi na to zgodę.

Przepis art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji zawiera bezwzględnie obowiązującą normę o charakterze ochronnym maksymalnego czasu pracy pracownika zaliczonego do osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Nie jest możliwe, nawet za zgodą takiego pracownika, ustalenie dobowego wymiaru czasu pracy lub norm czasu pracy przekraczających określone w tym przepisie granice. Takie postanowienie, zawarte w umowie lub określone przez pracodawcę jednostronnie, jest nieważne i w jego miejsce wchodzą granice czasowe wykonywania pracy wynikające z powołanej ustawy (wyrok SN z 3 sierpnia 2016 r., I PK 168/15, OSP 2018/2/19).

Wskazane ograniczenia obowiązują od dnia wliczenia osoby niepełnosprawnej do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zatem od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności nie można zatrudniać pracownika niepełnosprawnego powyżej odpowiednio 8 lub 7 godzin na dobę czy w porze określonej w regulacjach wewnętrznych jako pora nocna.

Przykład

Pracownik o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności dostarczył pracodawcy zaświadczenie od lekarza medycyny pracy z 12 września 2023 r., w którym lekarz odnotował, że pracownik pomimo niepełnosprawności może wykonywać pracę ponadnormatywną do maksymalnie 2 godzin dziennie. Wobec tego pracodawca 4 października 2023 r., z uwagi na nagłą potrzebę, poprosił tego pracownika, aby zamiast od godz. 8.00 do godz. 15.00 pozostał w pracy do godz. 16.30. Postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Stanowisko Departamentu Prawnego GIP z 29 sierpnia 2014 r. w sprawie wykładni przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz wynagradzaniu osób niepełnosprawnych dotyczących wynagradzania pracowników niepełnosprawnych pracujących w obniżonym wymiarze czasu pracy (GNP-306 -023-102-1/14) - odpowiedź na zapytanie Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych

Zgodnie z art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rehabilitacji czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, zaś w przypadku osoby niepełnosprawnej zaliczanej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności jej czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji powyższych przepisów nie stosuje się gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę. Stosowanie norm czasu pracy, o których mowa w przywołanym art. 15 ustawy o rehabilitacji, nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia, wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości. Godzinowe stawki wynagrodzenia zasadniczego, odpowiadające osobistemu zaszeregowaniu lub zaszeregowaniu wykonywanej pracy, przy przejściu na normy czasu pracy, o których mowa w art. 15, ulegają podwyższeniu w stosunku, w jakim pozostaje dotychczasowy wymiar pracy do tych norm (art. 18 ustawy o rehabilitacji). Analiza powyższych przepisów prowadzi do wniosku, iż intencją ustawodawcy było niedopuszczenie do sytuacji, w której objęcie osób niepełnosprawnych szczególną ochroną w zakresie czasu pracy prowadziłoby do ich pokrzywdzenia w zakresie wynagrodzenia. Ratio legis przywołanych regulacji jest dostosowanie norm czasu pracy osób niepełnosprawnych do ich psychofizycznych możliwości, poprzez sztywne ukształtowanie/skrócenie norm czasu pracy, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokości wynagrodzenia. Dyspozycja art. 18 ustawy o rehabilitacji znajduje zastosowanie wyłącznie w sytuacji przejścia z norm powszechnie obowiązujących na normy szczególne przewidziane w art. 15 ustawy o rehabilitacji, gdy wskutek redukcji czasu pracy dochodziłoby do obniżenia pensji pracownika. Reasumując, obowiązek podwyższenia godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego, o którym mowa w art. 18 ustawy o rehabilitacji, aktualizuje się jedynie w przypadku zastosowania szczególnych norm czasu pracy z art. 18 ustawy o rehabilitacji, nie zaś w sytuacji odwrotnej (przejścia z norm szczególnych na ogólne).

W przypadku gdy osobą zarządzającą zakładem pracy jest pracownik z orzeczoną niepełnosprawnością, nie może mieć zastosowania art. 1514 § 1 Kodeksu pracy (wyłączenie prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych wobec pracowników zarządzających zakładem pracy i kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych), co potwierdził w swoim wyroku Sąd Najwyższy (wyrok z 2 października 2008 r., I PK 64/08, OSNP 2010/7-8/86).

SN 

Do pracownika niepełnosprawnego zarządzającego zakładem pracy nie może mieć zastosowania art. 1514 § 1 Kodeksu pracy, gdyż prowadziłoby to do wyłączenia jego prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu wykonanej pracy w godzinach nadliczbowych, mimo naruszenia szczególnych i ściśle, bezwzględnie obowiązujących norm prawnych wynikających z art. 15 ust. 2 i 3 ustawy z 1997 r. o rehabilitacji zawodowej (przekroczenia normy czasu pracy 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo, a przede wszystkim zakazu zatrudnienia w godzinach nadliczbowych).

Wyrok ten w pełni można odnieść do pracowników należących do grona osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, jak i będących kierownikami wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Nie można również ograniczać wynikających z niego konsekwencji jedynie do osób o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Należy też pamiętać, że osoby niepełnosprawne na stanowiskach kierowniczych mogą pracować w godzinach nadliczbowych dopiero po uzyskaniu zgody lekarza.

Odstępstwo na podstawie zgody lekarza od szczególnych uprawnień pracowników niepełnosprawnych może obejmować jedynie te osoby, które wymienia art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (obniżone normy czasu pracy, zakaz pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej). Nie odnosi się ono do pozostałych regulacji rozdziału 4 ustawy (urlopy dodatkowe, dodatkowa przerwa, zwolnienia od pracy).

Zakres zgody lekarza powinien wynikać z jej treści. Jeżeli będzie obejmował samą normę czasu pracy, to pozwoli na zatrudnienie według norm kodeksowych, również w systemie równoważnym, ale nie na pracę w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Odstępstwo od szczególnych regulacji ochronnych nie obejmowałoby bowiem tych kwestii. Dla pełnego zniesienia stosowania norm wskazanych w art. 15 ustawy o rehabilitacji konieczne jest albo wskazanie w zgodzie wyłączenia stosowania przepisów całego tego artykułu, albo konkretne wymienienie, czego dotyczy szczególna zgoda, np. wydłużenia norm czasu pracy z Kodeksu pracy czy możliwości pracy w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej.

Zgoda lekarza może zostać wydana podczas badań profilaktycznych (np. okresowych), jak również poza zwykłym cyklem badań. Jeżeli jest wydawana poza badaniami profilaktycznymi, może ją wyrazić zarówno lekarz medycyny pracy, jak i lekarz sprawujący opiekę medyczną nad niepełnosprawnym pracownikiem. Jednak jak wskazał Sąd Najwyższy, warunkiem koniecznym jest wniosek osoby zainteresowanej. Co istotne, osoba składająca taki wniosek musi w dniu jego złożenia pozostawać w zatrudnieniu. Nie można wystąpić o taką zgodę jeszcze przed podjęciem zatrudnienia. Takie postępowanie zapobiega sytuacji, w której pracodawca warunkuje zatrudnienie osoby niepełnosprawnej uzyskaniem zgody lekarza, obawiając się konieczności stosowania skróconych norm czasu pracy. Ponadto sąd podkreślił, że wyłączenie ograniczeń dotyczących czasu pracy wobec zatrudnionej osoby niepełnosprawnej jest skuteczne od chwili doręczenia pracodawcy zgody lekarza. Nie jest zatem wystarczające samo oświadczenie pracownika niepełnosprawnego, że dysponuje on takim zaświadczeniem (wyrok SN z 3 sierpnia 2016 r., I PK 168/15, OSP 2018/2/19).

Ważne

Wyłączenie ograniczeń dotyczących czasu pracy wobec zatrudnionej osoby niepełnosprawnej jest skuteczne od chwili doręczenia pracodawcy pisemnej zgody lekarza w tym zakresie.

Przepisy nie przewidują w takim przypadku stosowania szczególnego druku "lekarskiego". Należy zatem posługiwać się zwykłym drukiem zaświadczenia lekarskiego. Powinien on być osobny od zaświadczenia wydawanego w związku z przeprowadzanymi badaniami profilaktycznymi.

W stanowisku z 17 kwietnia 2014 r. (B0N-I-5232-4-2-EW/14) Biuro Pełnomocnika Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych wskazało, że w okresie między utratą ważności poprzedniego orzeczenia i wydaniem nowego dana osoba co do zasady nie ma statusu osoby niepełnosprawnej. Zatem w zakresie norm czasu pracy powinna być w tym czasie traktowana jak pracownik pełnosprawny. Jeżeli jednak z kolejnego orzeczenia wynika ciągłość trwania niepełnosprawności i stopnia niepełnosprawności, a ponadto w tym okresie pracownik będzie posiadał ważne zaświadczenie o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy, pracodawca powinien potraktować pracę powyżej 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo jako nadliczbową.

Dodatkowe przerwy w pracy przysługujące pracownikom niepełnosprawnym

Osoba niepełnosprawna ma prawo do dodatkowej, 15-minutowej przerwy w pracy, przeznaczonej na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Przerwa ta podlega w całości wliczeniu do czasu pracy i jest w pełni płatna. Uprawnienie pracowników niepełnosprawnych do dodatkowej przerwy nie jest uzależnione od stopnia niepełnosprawności. Udziela się jej niezależnie od przerw z art. 134 Kodeksu pracy, jak też niezależnie od innych przerw wynikających z prawa pracy (m.in. przerwy na karmienie dziecka piersią, przerw w pracy przy monitorze ekranowym).

Pracownik niepełnosprawny ma także możliwość skorzystania z wyjścia prywatnego z pracy w celu załatwienia spraw osobistych, które może następnie odpracować. Nie będzie to naruszało regulacji o czasie pracy niepełnosprawnych, co potwierdza GIP:

GIP 

Przekroczenie norm czasu pracy w przypadku pracowników niepełnosprawnych, w związku z odpracowywaniem przez nich wyjścia prywatnego, nawet w innym dniu niż [ten, w którym - red.] zwolnienie z tego tytułu wystąpiło, nie stanowi naruszenia przepisów o czasie pracy. Pracownicy niepełnosprawni mają prawo odpracowywać zwolnienie od pracy na takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy (stanowisko z 28 października 2014 r., znak: GNP-152-0020-3-2/14).

Przykład

W zakładzie pracy wszyscy pracują w systemie zmianowym, także w niedziele. Żadna zmiana jednak nie obejmuje godzin nocnych. Pracodawca planuje także w ten sposób pracę pracownika z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności, nie przekraczając jednak 8 godzin pracy na dobę i 40 godzin tygodniowo. Żaden przepis nie wprowadza zasady, zgodnie z którą osoby niepełnosprawne muszą pracować w stałych przedziałach godzinowych i w stałych dniach pracy. Pracę w harmonogramach mogą mieć zaplanowaną w różnych dniach i godzinach. Mogą pracować zarówno w niedziele, jak i zmianowo. W przypadku gdyby któraś zmiana obejmowała godziny nocne, konieczne byłoby uzyskanie zgody lekarza, a przy jej braku - zaplanowanie temu pracownikowi wyłącznie zmian przypadających w porze dziennej.

Urlopy i zwolnienia od pracy

4.1. Dodatkowy urlop osoby niepełnosprawnej

Pracownikowi niepełnosprawnemu w stopniu znacznym lub umiarkowanym przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Urlop dodatkowy nie przysługuje, gdy pracownik ma prawo do urlopu:

• wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub
• dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów; jeżeli jednak wymiar urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje urlop dodatkowy z ustawy o rehabilitacji w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Zaznaczenia jednak wymaga fakt, że urlopy dodatkowe, o których mowa w przepisach ustawy o rehabilitacji, muszą mieć charakter wypoczynkowy. Zatem nie każdy dodatkowy urlop będzie powodował wyłączenie prawa do 10 dni urlopu dla niepełnosprawnych.

Przykład

Pracownik ma od lutego 2023 r. prawo do dodatkowego urlopu w związku z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Osoba ta podnosi kwalifikacje zawodowe (studia wyższe) i w październiku 2023 r. będzie broniła pracę magisterską - tym samym przysługuje jej do 21 dni urlopu szkoleniowego. Ponieważ urlop szkoleniowy nie ma charakteru wypoczynkowego, gdyż jego celem jest podwyższanie kwalifikacji zawodowych, nie spowoduje on utraty uprawnienia do 10 dodatkowych dni urlopu przysługującego na podstawie ustawy o rehabilitacji.

Prawo do pierwszego dodatkowego urlopu pracownik niepełnosprawny nabywa po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia go do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Przy czym rok przepracowany oznacza rok pozostawania w stosunku pracy, niezależnie od tego, czy pracownik w tym czasie faktycznie świadczył pracę. Zatem pracownik nabywa prawo do urlopu, nawet jeżeli nie wykonywał pracy z powodu choroby i pobierał w tym czasie np. zasiłek chorobowy czy świadczenie rehabilitacyjne. Według wyjaśnień resortu pracy do tego rocznego okresu nie będą jednak zaliczane: urlop bezpłatny, zdrowotny, nieświadczenie pracy w związku z odbywaniem kary pozbawienia wolności, odbywaniem służby wojskowej.

Ponadto przepracowany rok nie musi być okresem ciągłego zatrudnienia u jednego pracodawcy. Jest on liczony z uwzględnieniem okresów przepracowanych w ramach stosunku pracy u wszystkich kolejnych pracodawców, poprzez zsumowanie okresów pracy. Za rok uznajemy przy tym 365 dni. Do czasu przepracowanego nie będą zaliczane okresy przerw w zatrudnieniu, jak również okresy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o świadczenie usług) oraz prowadzenia działalności gospodarczej.

Po przepracowaniu roku pracownik nabywa zawsze prawo do całych 10 dni urlopu dodatkowego. Nie ma znaczenia to, czy okres roku upłynie w styczniu czy w grudniu. Pierwszy urlop dodatkowy nie jest rozliczany proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego po przepracowaniu 12 miesięcy.

Pracownik nabywa prawo do pierwszego dodatkowego urlopu po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia go do stopnia niepełnosprawności, z tym że nie wcześniej niż od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego tę niepełnosprawność (wliczenia do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych na podstawie art. 2a ustawy o rehabilitacji).

Przykład

Pracownik był zatrudniony od 1 stycznia do 30 listopada 2022 r. na podstawie umowy o pracę. Następnie od 1 stycznia do 28 lutego 2023 r. pracował na podstawie umowy zlecenia. Potem miał przerwę w pracy. Ponownie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę podjął 1 września 2023 r. Orzeczenie o niepełnosprawności pracownik uzyskał i dostarczył pierwszemu pracodawcy 1 marca 2022 r., a aktualnemu - dzień przed zatrudnieniem 1 września 2023 r. Oznacza to, że prawo do pełnych 10 dni urlopu dla osoby niepełnosprawnej pracownik nabędzie 30 listopada 2023 r.

W kolejnych latach urlop ten jest nabywany według ogólnych zasad dotyczących urlopu wypoczynkowego, czyli z początkiem roku kalendarzowego, w pełnym przysługującym wymiarze.

Po utracie oraz późniejszym ponownym uzyskaniu umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i nabyciu prawa do dodatkowego urlopu nie jest konieczne przepracowanie ponownie roku. Tak wskazuje resort pracy w stanowisku z 21 grudnia 2019 r., stwierdzając, że w sytuacji, w której pracownik traci na pewien czas stopień niepełnosprawności uprawniający go do urlopu dodatkowego, a następnie ponownie go uzyskuje, nie musi spełniać wymogu przepracowania jednego roku liczonego od dnia następnego po dniu zaliczenia go do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności. W tym przypadku prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego będzie mu ponownie przysługiwało, odpowiednio od momentu zaliczenia do stanu zatrudnienia na podstawie art. 2a ustawy o rehabilitacji.

Urlop dodatkowy jest udzielany według zasad wynikających z Kodeksu pracy dotyczących udzielania urlopów, co oznacza, że:

• przelicza się go na godziny, przyjmując za dzień urlopu liczbę godzin odpowiadającą normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
• udziela się go w wymiarze godzinowym odpowiadającym pełnej liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania danego dnia w rozkładzie czasu pracy,
• w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy - przelicza się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, a później przelicza na godziny.

Roczny wymiar urlopu osoby niepełnosprawnej przeliczamy na godziny, przyjmując, że jeden dzień roboczy odpowiada dopuszczalnemu dobowemu wymiarowi czasu pracy tej osoby.

Marek Rotkiewicz

ekspert z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa cywilnego i prawa Unii Europejskiej, autor ponad 1500 publikacji