Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop [PROJEKT MRPiPS z 10 czerwca 2025]

• Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o ZFŚS
• Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop
• Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach z zakresu ZFŚS
• Usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi
• Kiedy zmiany wejdą w życie?

W ocenie projektodawców, projektowane zmiany uproszczą rozliczenia przy rozwiązaniu umowy, ograniczą liczbę błędów oraz zmniejszą ryzyko sankcji dla pracodawców dzięki jaśniejszym przepisom i możliwości późniejszego wyliczenia ekwiwalentu. Ułatwienia te odciążą działy kadrowo-płacowe, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników.

Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o ZFŚS

Obowiązujące przepisy prawa pracy przewidują, że roszczenie o ekwiwalent za niewykorzystany urlop staje się wymagalne dopiero w dniu rozwiązania umowy. Powoduje to dodatkowe formalności po stronie pracodawcy – konieczność sporządzania osobnych list płac i przelewów, co może skutkować błędami w wyliczeniach. Projektowane zmiany mają również uporządkować kwestie reprezentacji pracowników. Obecnie w różnych sprawach wymagane jest różne zaangażowanie przedstawicieli pracowników – od jednego (w przypadku funduszu świadczeń socjalnych) po dwóch (np. przy porozumieniach dotyczących pracy zdalnej), co wprowadza niepotrzebne komplikacje. Nowelizacja ma także umożliwić szersze wykorzystanie form elektronicznych w relacjach między pracodawcą, pracownikami i związkami zawodowymi – co dziś, mimo rozwoju e-administracji, wciąż nie jest w pełni możliwe.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop

W projekcie zaproponowano, by ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany był razem z ostatnim wynagrodzeniem, a nie w dniu rozwiązania umowy. Zmiana ta uprości rozliczenia, ograniczy błędy w wyliczeniach i zmniejszy liczbę osobnych przelewów, odciążając działy kadr i zmniejszając ryzyko naruszeń przepisów.

Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w uzgodnieniach z zakresu ZFŚS

Jak już wcześniej zostało wspomniane, uregulowana ma też zostać kwestia reprezentacji pracowników – tam, gdzie nie działa związek zawodowy, przewiduje się powołanie co najmniej dwuosobowej reprezentacji w sprawach wymagających uzgodnień, np. dotyczących funduszu świadczeń socjalnych. W ocenie projektodawców, zmiana ta zapewni lepszą ochronę interesów pracowników przez udział większej liczby ich przedstawicieli w procesie decyzyjnym.

Usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami i związkami zawodowymi

Projekt zakłada także rozszerzenie możliwości załatwiania spraw pracowniczych drogą elektroniczną. W projekcie zaproponowano, by m.in. informacje o monitoringu, wnioski o czas wolny, ustalenia dotyczące czasu pracy czy urlopy bezpłatne – mogły być składane także elektronicznie, bez obowiązku formy pisemnej. Zmiana ta ma uelastycznić komunikację między pracownikiem a pracodawcą, bez uszczerbku dla pewności obrotu prawnego. Projektodawcy wskazali, że proponowana zmiana ma na celu zmniejszenie barier w komunikacji przede wszystkim między pracownikiem a pracodawcą, będącej podstawą wykonywania czynności z zakresu prawa pracy.

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Projekt zakłada wejście w życie proponowanych rozwiązań po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy. Za projekt odpowiedzialne jest Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Projekt z 10 czerwca 2025 r.: Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych