Świadczenia finansowane w ramach działalności socjalnej

Dopłaty do wypoczynku pracowników

Przez usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku należy ro­zumieć wypoczynek pracowników zorganizowany w formie wczasów, wczasów profilaktycznych, pobytu w sanatorium na leczeniu lub rekon­walescencji, kolonii, obozów, zimowisk, rajdów dla dzieci i młodzieży, wypoczynku zorganizowanego przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą), wycieczek, wyjazdów weekendowych.

Termin przyznania takiego dofinansowania podlega wewnątrzzakła­dowym regulacjom w regulaminie ZFŚS. To pracodawca decyduje, czy świadczenie będzie wypłacane jeszcze przed urlopem, po jego zakoń­czeniu czy też w dwóch częściach - jednej przed rozpoczęciem, a drugiej po zakończeniu urlopu.

Działalność socjalna, która może być realizowana przez pracodawcę ze środków ZFŚS, obejmuje różne formy wypoczynku, działalności kul­turalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, organizowane zarówno na terenie Polski, jak i poza jej granicami. Uprawnienia pracowników do świadczeń z ZFŚS powinny być zróżnicowane jedynie w zależności od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej tych osób i ich rodzin.

Zobacz również: Przejście środków ZFŚS na rok następny

Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży

Do korzystania ze środków ZFŚS uprawnione są również dzieci pracowni­ka, jako członkowie jego rodziny. Pracodawca musi w regulaminie uszcze­gółowić:

• jakie formy wypoczynku będą przez niego dofinansowywane lub fi­nansowane,

^zz warunki, jakie muszą zostać spełnione,

^zz dokumenty, jakie muszą zostać dostarczone, aby uzyskać dofinanso­wanie.

Kryteriami, jakie mogą być zastosowane przy przydzielaniu świadczeń, będą - tak jak w przypadku pozostałych osób uprawnionych - kryteria socjalne, czyli sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego.

W regulaminie trzeba też określić, do jakiego wieku dzieci pracow­nika będą mogły korzystać z dofinansowania do wypoczynku. W za­sadzie nie jest możliwe, aby wyłączyć z korzystania z funduszu dzieci do 18 lat. W przypadku osób do lat 18 wszelkie formalności związane z przy­dzieleniem świadczeń będą za dziecko załatwiać rodzice jako przedsta­wiciele ustawowi (chyba że dziecko ma wyznaczonego przez sąd innego opiekuna).

Można wydłużyć okres dofinansowania dla dzieci powyżej tego wie­ku, np. kontynuujących naukę.

W regulaminie trzeba też ustalić wysokość dofinansowań (może być różna dla różnych form wypoczynku), a także częstotliwość wypłat. Wszystko zależy od wielkości środków na ZFŚS. W praktyce najczęściej wypłacane jest:

• raz lub dwa razy do roku - dofinansowanie letniego i zimowego wy­poczynku dzieci,

• w miarę potrzeb - dofinansowanie wypoczynku krótkotrwałego, np. sobotnio-niedzielnego.

Tworzenie żłobków i przedszkoli

Środki ZFŚS mogą być przeznaczane także na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowa­nia przedszkolnego. Istnieje także możliwość dofinansowania, w ramach działalności socjalnej świadczonej przez zakład pracy, opieki nad dziećmi pracowników umieszczonymi w zewnętrznych przedszkolach i żłobkach lub sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię. Ustalenia te należy uwzględnić w regulaminie ZFŚS. Określa on, na co mogą zostać przezna­czone gromadzone na rachunku ZFŚS pieniądze, a także kryteria, jakie należy spełnić, aby zostać beneficjentem tego funduszu.

Pracodawca, dofinansowując czesne za przedszkole czy żłobek, nie może wszystkim pracownikom udzielić pomocy w takiej samej wysokoś­ci. Należy indywidualnie ocenić sytuację danej osoby uprawnionej do ko­rzystania z ZFŚS i dopiero na tej podstawie ustalić wysokość ewentualne­go świadczenia.

Działalność sportowo-rekreacyjna

Oznacza m.in. zakup przez pracodawcę karnetów na basen, korty teniso­we, siłownię czy inne zajęcia oferowane przez kluby sportowe. Pracodaw­ca może opłacać zakup usług sportowych i rekreacyjnych dla pracowni­ków ze środków funduszu w całości lub jedynie w części.

Działalność kulturalno-oświatowa

Polega ona np. na zakupie przez pracodawcę biletów do kina, teatru czy na wystawy. Jednak działalność w tym zakresie może polegać również na za­kupie podręczników i innych pomocy naukowych dla dzieci pracowników, którzy sami nie są w stanie sfinansować tych wydatków, czy też zakupie książek i czasopism do zakładowej biblioteki.

Pomoc materialna

Dotyczy najpilniejszych potrzeb socjalnych pracowników, które mogą być zaspokajane najszybciej i najefektywniej. Rodzajem bezzwrotnej mate­rialnej pomocy finansowanej z ZFŚS, przyznawanej osobom upraw­nionym, jest pomoc w postaci rzeczowej . Pracodawca dokonuje bezpo­średnio zakupu określonych towarów za środki funduszu i przekazuje je zainteresowanym. W ramach tego rodzaju pomocy pracodawca może za­kupić dla pracownika odzież, artykuły i sprzęt gospodarstwa domowego, a także żywność lub lekarstwa.

ZAPAMIĘTAJ!

Decydując się na wybór formy pomocy udzielonej pracownikowi, pracodawca powinien kierować się wnioskami pracowników oraz wynikami z przeprowa­dzonego przez pracodawcę rozeznania sytuacji socjalnej pracownika. To pra­codawca powinien decydować o celowości wsparcia pracownika pomocą rzeczową czy finansową.

Zapomogi finansowe

W katalogu świadczeń finansowanych z ZFŚS znajduje się również pomoc finansowa, przez którą należy rozumieć różnego rodzaju zapomogi bez­zwrotne. W regulaminie ZFŚS obowiązującym u danego pracodawcy na­leży określić częstotliwość ich przyznawania oraz wysokość. Regulamin powinien zawierać również szczegółowe zasady i warunki ubiegania się i przyznawania pomocy bezzwrotnej, tj.:

• okoliczności uzasadniające przyznanie zapomogi, np. sytuacje losowe: pożar, zalanie mieszkania, kradzież, zgon pracownika (emeryta) lub członka jego rodziny, choroba pracownika lub członków jego rodziny, utrata zatrudnienia przez współmałżonka powodująca radykalne po­gorszenie sytuacji materialnej rodziny pracownika lub emeryta,
• formę pomocy - finansowa lub rzeczowa,
• zasady ustalania wysokości zapomogi (np. minimalna i maksymalna wysokość w danym przypadku; w szczególnie uzasadnionych sytua­cjach ustalana indywidualnie); w praktyce o wysokości bezzwrotnej pomocy decyduje tzw. plan wydatków z ZFŚS, w którym corocznie ustala się wartość środków przeznaczonych na zapomogi,

^zz częstotliwość przyznawania zapomogi (np. raz, kilka razy w roku, w każdym przypadku wystąpienia potrzeby socjalnej itp.), obowiązek i sposób dokumentowania okoliczności potwierdzających wystąpienie zdarzenia uzasadniającego udzielenie zapomogi; ma to istotne znaczenie nie tylko dla ustalenia zasadności udzielenia świad­czenia z funduszu, lecz także dla celów podatkowych.

W planie wydatków, stanowiącym załącznik do regulaminu funduszu, po­winien być określony limit środków, które pracodawca zamierza w da­nym roku przeznaczyć na pomoc finansową dla pracowników. Wysokość zapomogi, która stanowi pomoc doraźną dla pracownika, powinna być za każdym razem rozpatrywana indywidualnie.

ZAPAMIĘTAJ!

Wszystkie świadczenia socjalne, w tym zapomogi, majq charakter uznaniowy, gdyż decyzja o ich przyznaniu i wysokości jest zawsze uzależniona wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie.

Pracownik bądź emeryt zakładu pracy, aby uzyskać pomoc finansową ze środków ZFŚS, powinien legitymować się dokumentami, które potwierdza­ją np. długotrwałą chorobę powodującą dodatkowe wydatki (konieczność zakupu lekarstw, sprzętu medycznego, płatnych badań i innych usług me­dycznych lub rehabilitacyjnych, niezbędnych w procesie leczenia, np. trudno dostępnych w publicznej służbie zdrowia). Przewlekłość leczenia może być także poświadczona przez lekarza rodzinnego lub prowadzącego.

Polecamy serwis: Kadry i płace

Zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkalne Pracodawcy tworzący ZFŚS mogą udzielać osobom uprawnionym do korzy­stania z funduszu zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Warunki udzielania pomocy w takiej formie określają strony, tj. praco­dawca oraz pracownik-pożyczkobiorca, w umowie cywilnej o jej udziele­nie. Pomoc może być udzielona w formie:

• bezzwrotnej zapomogi na określone w regulaminie funduszu różne cele mieszkaniowe,
• zwrotnej zapomogi w postaci pożyczki.

Z reguły pracodawcy przeznaczają środki na:

• budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego,
• zakup lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego na rynku pier­wotnym lub wtórnym,
• modernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych (np. podda­sza) na lokal mieszkalny,
• modernizację i remont mieszkania lub domu,
• wykup lokalu na własność,
• uzupełnienie wkładu budowlanego w spółdzielni,
• pomoc finansową na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkanio­wych,
• doraźną lub systematyczną pomoc na zmniejszenie bieżących wydat­ków mieszkaniowych.

Warunkiem udzielenia takiej pomocy jest zawarcie stosownej umowy między pracodawcą a osobą korzystającą z pomocy (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Przepisy nie precyzują rodzajów wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z ZFŚS. Decyzje w tych sprawach pozostawiono tworzącym ten fundusz. Wydatki te powinny być określone w regulami­nie funduszu, uzgadnianym bądź z zakładowymi organizacjami związ­kowymi, bądź (jeżeli takie organizacje w zakładzie nie działają) z przed­stawicielem pracowników. Regulamin ZFŚS powinien przede wszystkim określać:

1. na jakie rodzaje pomocy mieszkaniowej przeznaczone są pożyczki;
2. zasady i tryb (w tym np. niezbędne dokumenty, wzór wniosku) ubiega­nia się o pożyczkę;
3. zasady i tryb rozpatrywania wniosków (np. częstotliwość rozpatry­wania);
4. warunki udzielania pożyczki (rodzaje pożyczek, wysokość, częstotli­wość ich przyznawania):

oprocentowanie,

• sposób zabezpieczenia spłaty pożyczek,
• okres spłaty,

^zz tryb ściągania zadłużenia w przypadku niespłacania, zmiany miej­sca zamieszkania lub niewypłacalności pożyczkobiorcy,

^zz zasady umarzania części lub całości udzielonej pożyczki,

• warunki zawieszania spłaty,
• okoliczności powodujące natychmiastową wymagalność spłaty,
• maksymalną i minimalną wysokość pomocy na cele mieszkaniowe,
• zasady udzielania pożyczek mieszkaniowych na ten sam cel dla członków rodziny zatrudnionych u tego samego pracodawcy,
• tryb spłaty w przypadku rozwiązania umowy o pracę itp.

Pomoc taką mogą uzyskać wyłącznie osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS - pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy - emeryci, renciści i ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu.

Im bardziej szczegółowo zasady udzielania pomocy zostaną uregulo­wane w regulaminie, tym lepiej będą zabezpieczone interesy ZFŚS (a po­średnio - osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także praco­dawcy jako dysponenta funduszu.

Przyznając pomoc, pracodawca powinien kierować się sytuacją życio­wą, materialną i rodzinną pracownika. Dlatego też udzielanie pomocy w postaci bezzwrotnej powinna być adresowana jedynie do pracow­ników pozostających w szczególnie ciężkiej sytuacji mieszkaniowej i materialnej.

Z PISM MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Terminy przedawnienia pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm., dalej ustawa o ZFŚS) działalność socjalna obejmuje m.in. udzielanie zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie. Do­dać należy, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finanso­wanych z funduszu, w tym udzielania pożyczek na cele mieszkaniowe, określa pracodawca w regulaminie, uzgodnionym ze związkami zawodo­wymi, a gdy one nie działają - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Mając na uwadze to, że przepisy ustawy o ZFŚS nie zawierają szczegóło­wych regulacji odnośnie zasad udzielania zwrotnej pomocy na cele miesz­kaniowe, wskazując na konieczność uregulowania warunków jej udziele­nia w umowie, zdaniem Departamentu Prawa Pracy w MPiPS, udzielenie przez pracodawcę pożyczki na cele mieszkaniowe z zakładowego fundu­szu świadczeń socjalnych należałoby uznać za czynność z zakresu prawa cywilnego normowaną art. 720-724 k.c. Skutkowałoby to także stosowa­niem art. 117-125 k.c. w części dotyczącej przedawnienia takiego świad­czenia.

Jednocześnie Departament informuje, że nie jest uprawniony do wydawa­nia powszechnie obowiązującej wykładni przepisów ustaw. W związku z tym poglądy prawne departamentu nie są wiążące dla stron stosunku pracy, sądów i inspektorów pracy.

Pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 5 czerwca 2014 r.

Pomoc mieszkaniowa (zwrotna i bezzwrotna) z ZFŚS ma charakter celo­wy, dlatego pracodawca jako administrator funduszu ma obowiązek do­pilnować prawidłowości wykorzystywania jego środków. Obowiązkiem pracodawcy jest zebranie od wnioskodawcy (lub już pożyczkobiorcy) do­kumentów dowodzących, na jaki cel zamierza przeznaczyć pomoc. Nale­ży żądać udokumentowania prawidłowości wydatkowanych pieniędzy. Szczegóły dotyczące rodzaju dokumentów, które będą akceptowane przy udzielaniu pożyczek, powinny być zamieszczone w regulaminie ZFŚS. To właśnie regulamin powinien rozstrzygać, jakiego rodzaju pomoc miesz­kaniową świadczy pracodawca (np. zakup, wykup, remont), w jakiej wy­sokości i czy wszyscy pracownicy są uprawnieni do skorzystania z niej.

ZAPAMIĘTAJ!

Ponieważ pożyczki mogq być przyznawane wyłącznie na cele mieszkaniowe, nie można ich udzielać na kupno sprzętu AGD, samochodu, na budowę i zakup domków letniskowych, garaży itp.

Zobacz również: Zasady tworzenia ZFŚS w jednostkach sektora finansów publicznych

W tabeli 3 przedstawiono kilka wybranych sentencji dotyczących świad­czeń finansowanych w ramach działalności socjalnej pracodawcy.

TABELA 3. Świadczenia finansowane w ramach działalności socjalnej w orzecznictwie

Z powodu ścisłego katalogu zdefiniowanego w ustawie o ZFŚS nie wszystkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników można zaliczyć do działalności socjalnej. Działalność socjalna nie powinna obejmować następujących wydatków:

• inwestycji socjalnych, z wyjątkiem dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych, tworzenia zakładowych żłobków, przedszkoli, klubów dziecięcych, opieki sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię oraz innych form wychowania przedszkolnego, a także na odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych w przypadku określo­nym w art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy o ZFŚS, przewidującym możliwość przeznaczenia na te cele części uzyskanego przychodu ze sprzedaży,

dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących zakładowej dzia­łalności socjalnej,

• kosztów prowadzenia przyzakładowego żywienia zbiorowego (zakła­dowych stołówek, restauracji, barów itp.),
• kosztów utrzymania przyzakładowej służby zdrowia,
• profilaktycznych szczepień ochronnych,
• kosztów dojazdów do pracy,
• składek należnych z tytułu polis grupowego ubezpieczenia pracowni­ków na życie,
• zobowiązań podatkowych wobec budżetu,
• kosztów składek na ubezpieczenia ZUS,
• kosztów związanych bezpośrednio z obchodami jubileuszowymi za­kładowych świąt branżowych, kościelnych, spotkań pożegnalnych dla emerytów i rencistów itp.

ZAPAMIĘTAJ!

Pracodawca odpowiada za wydatkowanie środków ZFŚS zgodnie z obowiqzu- jqcymi przepisami.

Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot ZFŚS środków wydatkowanych niezgodnie z prze­pisami ustawy o ZFŚS lub o przekazanie należnych środków na fundusz.

Czytaj więcej w poradniku: Komentarz do ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (PDF)