Kategorie

Dowody i ewidencja przebiegu pojazdu

Joanna Nowicka
Dowody i ewidencja przebiegu pojazdu / Fot. Fotolia
Dowody i ewidencja przebiegu pojazdu / Fot. Fotolia
Kwestia dokumentowania kosztów podróży służbowych ma ścisły związek z rozliczeniami podatkowymi każdej delegacji. Dokumentowania nie wymagają wydatki, które są zwracane w formie ryczałtu.

W przypadku zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej do tej kategorii wydatków należą:

● diety,

● ryczałty za noclegi oraz

● ryczałty na dojazdy.

Inaczej jest w przypadku wydatków, które są zwracane nauczycielowi w wysokości faktycznie poniesionej. Takie wydatki powinny być potwierdzone dowodami (np. biletami PKP czy PKS) oraz fakturami czy rachunkami, wystawionymi na szkołę. Konieczność dokumentowania obejmuje należności z tytułu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów, jak również innych niezbędnych wydatków bezpośrednio związanych z podróżą służbową (np. z tytułu opłat za bagaż, przejazdów drogami płatnymi i autostradami, postojów w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe) oraz świadczeń dodatkowych (np. kosztów leczenia).

Co istotne – § 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych dopuszcza możliwość rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego na podstawie pisemnego oświadczenia nauczyciela o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Może to jednak nastąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach (np. w sytuacji gdy nauczyciel zagubił bilety PKP; w razie zagubienia faktury należy już wystąpić o jej duplikat).

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Dodatkowo w uzasadnionych przypadkach nauczyciel ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na: prawo do diet i ryczałtów oraz zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Odrębną kwestią jest dokumentowanie przez nauczyciela kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (szkoły). Wyrażając zgodę na odbycie podróży służbowej takim samochodem, pracodawca powinien zobowiązać nauczyciela do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; dalej: updop). Prowadzenie takiej ewidencji jest konieczne dla celów podatkowych. Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop, to jest samochodu osobowego, powinien być – z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego – udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika (pracodawcę) na koniec każdego miesiąca.

Zobacz również w INFORRB: Czy nauczycielowi wyjeżdżającemu na wycieczkę szkolną należy się dieta

Ewidencja taka powinna zawierać co najmniej następujące dane:

● imię, nazwisko, adres osoby używającej pojazdu,

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

● kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd – dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za jeden kilometr przebiegu,

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

● podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane, jeśli nauczyciel – za zgodą pracodawcy – odbył podróż służbową motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością szkoły. W takim przypadku, w celu ustalenia limitu zwrotu kosztów przejazdu (tzw. kilometrówki), pracodawca może przyjąć od nauczyciela oświadczenie o liczbie przejechanych kilometrów i przebytej trasie.

Z ORZECZNICTWA

Brak ewidencji lub prowadzenie jej w sposób niepozwalający na stwierdzenie ilości faktycznie przejechanych kilometrów powoduje, że wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego majątku podatnika nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Wyrok NSA w Poznaniu z 8 czerwca 2001 r.,
sygn. akt I SA/Po 781/00

Polecamy serwis: Podróże służbowe

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Oświatowy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    29 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Projekt budżetu na 2022 rok przyjęty przez rząd

    Budżet 2022 - Rada Ministrów przyjęła projekt. Zakłada on, że dochody budżetu państwa wyniosą 481,4 mld zł a wydatki - 512,4 mld zł. Deficyt ma wynieść nie więcej niż 30,9 mld zł.

    Podwyżka dla policji, straży pożarnej i granicznej 2022

    Podwyżka dla policji, straży pożarnej i granicznej od 1 stycznia 2022. Ile wyniesie?

    Twórca na etacie a koszty uzyskania przychodów

    Nie ma przeszkód, aby w ramach stosunku pracy lub innego pokrewnego stosować, obok „zwykłych” kosztów pracowniczych, także tzw. koszty autorskie wynoszące 50% przychodu. Zdarza się to szczególnie często w instytucjach kultury. Jednak aby to było możliwe, trzeba spełnić warunki wskazywane zarówno przez fiskusa, jak i orzecznictwo sądowe.

    Podejrzenie nieprawidłowego korzystania ze zwolnienia lekarskiego podstawą do kontroli pracodawcy

    Pracodawca jest zobowiązany przeprowadzać kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przez ubezpieczonych. Czynności kontrolne podejmuje przede wszystkim w przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie niewłaściwego korzystania z absencji pracownika.

    Rada gminy jest właściwa do przekazywania petycji innym organom

    Organem uprawnionym do kwalifikacji petycji i przekazania jej organowi właściwemu do rozpatrzenia jest rada gminy. Przysługujących jej w tym zakresie kompetencji nie może scedować na inne podmioty - np. na przewodniczącego rady gminy.

    Obowiązek stosowania oznaczenia TP

    Czy należy oznaczać symbolem TP fakturę wystawioną na czynsz za stację uzdatniania wody dla spółki gminnej pn. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Z. sp. z o.o.?

    Jak zaklasyfikować wydatki gminy na nagrodę za wskazanie sprawcy dewastacji mienia

    Gmina planuje ująć w planie finansowym wydatek na nagrodę za wskazanie sprawcy dewastacji mienia komunalnego. Czy tego typu wydatek jest zgodny z klasyfikacją wydatków budżetowych i nie będzie stanowił przekroczenia dyscypliny finansów publicznych?

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych od 1 października 2021 r.

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych – nowe stawki w kategoriach zaszeregowania. Zmiany wejdą w życie 1 października 2021 r.

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych. W porozumieniu, które zawarliśmy z protestującymi, przywróciliśmy tzw. dodatek wyjazdowy – poinformował w środę wiceminister zdrowia Waldemar Kraska.

    Jaki VAT od umowy z biegłym sądowym zawartej przez gminę?

    Jako gmina chcemy powołać biegłego wpisanego na listę biegłych sądowych do wydania opinii. Czy czynności takiej osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej, stanowią działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, dlatego podlegają opodatkowaniu VAT?

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?