Dowody i ewidencja przebiegu pojazdu

W przypadku zarówno podróży krajowej, jak i zagranicznej do tej kategorii wydatków należą:

● diety,

● ryczałty za noclegi oraz

● ryczałty na dojazdy.

Inaczej jest w przypadku wydatków, które są zwracane nauczycielowi w wysokości faktycznie poniesionej. Takie wydatki powinny być potwierdzone dowodami (np. biletami PKP czy PKS) oraz fakturami czy rachunkami, wystawionymi na szkołę. Konieczność dokumentowania obejmuje należności z tytułu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów, jak również innych niezbędnych wydatków bezpośrednio związanych z podróżą służbową (np. z tytułu opłat za bagaż, przejazdów drogami płatnymi i autostradami, postojów w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe) oraz świadczeń dodatkowych (np. kosztów leczenia).

Co istotne – § 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych dopuszcza możliwość rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego na podstawie pisemnego oświadczenia nauczyciela o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Może to jednak nastąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach (np. w sytuacji gdy nauczyciel zagubił bilety PKP; w razie zagubienia faktury należy już wystąpić o jej duplikat).

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Dodatkowo w uzasadnionych przypadkach nauczyciel ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na: prawo do diet i ryczałtów oraz zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych).

Odrębną kwestią jest dokumentowanie przez nauczyciela kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (szkoły). Wyrażając zgodę na odbycie podróży służbowej takim samochodem, pracodawca powinien zobowiązać nauczyciela do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; dalej: updop). Prowadzenie takiej ewidencji jest konieczne dla celów podatkowych. Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop, to jest samochodu osobowego, powinien być – z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego – udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika (pracodawcę) na koniec każdego miesiąca.

Zobacz również w INFORRB: Czy nauczycielowi wyjeżdżającemu na wycieczkę szkolną należy się dieta

Ewidencja taka powinna zawierać co najmniej następujące dane:

● imię, nazwisko, adres osoby używającej pojazdu,

● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

● kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd – dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za jeden kilometr przebiegu,

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

● podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wymagane, jeśli nauczyciel – za zgodą pracodawcy – odbył podróż służbową motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością szkoły. W takim przypadku, w celu ustalenia limitu zwrotu kosztów przejazdu (tzw. kilometrówki), pracodawca może przyjąć od nauczyciela oświadczenie o liczbie przejechanych kilometrów i przebytej trasie.

Z ORZECZNICTWA

Brak ewidencji lub prowadzenie jej w sposób niepozwalający na stwierdzenie ilości faktycznie przejechanych kilometrów powoduje, że wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego majątku podatnika nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Wyrok NSA w Poznaniu z 8 czerwca 2001 r.,
sygn. akt I SA/Po 781/00

Polecamy serwis: Podróże służbowe