Zwrot kosztów podróży pracownika sfery budżetowej 2017 r.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej jest szczegółową regulacją całościowo normującą podróże służbowe wskazanej grupy zawodowej. Ten akt prawny, mimo że wszedł w życie przeszło cztery lata temu, pozostaje aktualny. W tym czasie modyfikowano oczywiście zawarte w jego treści szczegółowe rozwiązania, jednak konstrukcja rozporządzenia i jego zasadnicze treści pozostają niezmienne. 

Definiowana w Kodeksie pracy podróż służbowa, polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca.

Rozporządzenie określa dwa typy podróży: podróże krajowe i zagraniczne. Warto zwrócić uwagę na to rozróżnienie, gdyż ma ono wpływ na sposób rozliczania podróży służbowej. 

Podróże krajowe

Pracownikowi w podróży przysługuje dieta i zwrot podróży oraz pobytu na miejscu (np. przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów). 

Zobacz: Finanse publiczne

Rozporządzenie określa wysokość diety w podróży służbowej. Dieta jest określona konkretną wartością pieniężną i w aktualnym stanie prawnym wynosi 30 złotych na dobę.  Może być wypłacona w części, jeżeli podróż trwała krócej niż 24 godziny (§7 Rozporządzenia). W Rozporządzeniu określono również maksymalne kwoty i sposób zwrotu kosztów noclegu.

Podróże zagraniczne

Rozporządzenie wskazuje, w jaki sposób policzyć, ile trwa podróż zagraniczna w zależności od tego, czy jest to podróż morska, lądowa czy lotnicza. Pracodawca może wskazać więcej niż jedno państwo docelowe. 

Określa wysokość diety przeznaczonej na wyżywienie i drobne wydatki. W załączniku nr 1 do Rozporządzenia wskazuje maksymalne kwoty, jakie można przeznaczyć w wymienionych państwach (załącznik wskazuje 111 państw) na pokrycie kosztów diety i noclegu. 

Pracownik jest uprawniony do otrzymania zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę, zaliczka może zostać wypłacona w walucie polskiej.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej lub krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów leczenia za granicą, ale tylko w przypadku kosztów, których poniesienie było niezbędne. 
Ważne, by pamiętać, że w celu uzyskania zwrotu kosztów wydatki muszą być udokumentowane.