Udzielanie urlopów bez tworzenia planów urlopowych

Polecamy: Jak wypowiadać umowy o pracę. Procedura i wzory dokumentów

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z ustalanym przez pracodawcę planem urlopów (art. 163 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Przy ich tworzeniu powinien on brać pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Zasadniczo nie jest konieczne zawieranie porozumień z pracownikami przy tworzeniu planu. Terminy wskazane przez pracowników nie wiążą także pracodawcy w zakresie ustalania planu urlopów. Z tworzenia planów urlopowych można jednak zrezygnować (patrz: tabela 1). Rezygnacja może mieć miejsce u każdego pracodawcy niezależnie od stanu zatrudnienia i przynależności do sfery budżetowej lub pozabudżetowej.

Tabela 1. Rezygnacja z tworzenia planów urlopów

Brak planów a termin wykorzystania urlopu

Po rezygnacji z tworzenia planów urlopowych terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1¹ k.p.). Odpowiednie zastosowanie do tej sytuacji znajdują również pewne postanowienia dotyczące planów urlopowych - art. 163 § 1 k.p. zdanie drugie i trzecie. Zgodnie z ich dosłownym brzmieniem, plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ustalanie terminów wykorzystania urlopów nie obejmuje urlopu na żądanie.

Porozumienie z pracownikiem

Określenie "po porozumieniu z pracownikiem" pociąga za sobą pewne wątpliwości interpretacyjne. W przypadku tworzenia planów urlopowych ostateczna decyzja dotycząca konkretnych okresów urlopów należy do pracodawcy. Może on określić nawet inne terminy korzystania z urlopów niż takie, o jakie wnioskowali pracownicy. Decydujące znacznie ma tu wpływ nieobecności poszczególnych osób na prawidłowe funkcjonowanie zakładu pracy.

W przypadku braku planów urlopów można się zastanawiać , czy i w jakich przypadkach pracodawca może jednostronnie ustalić terminy korzystania przez pracownika z wypoczynku wówczas, gdy pracownik i pracodawca wskazują na różne terminy lub gdy pracownik w żaden sposób nie reaguje na prośbę o podanie propozycji terminu wykorzystania urlopu itp.

Wśród ekspertów pojawiają się dwie grupy opinii dotyczących znaczenia określenia "po porozumieniu z pracownikiem" użytego w art. 163 § 1¹ k.p. Zgodnie z pierwszą, pracodawca nie może w żadnej sytuacji (poza okresem wypowiedzenia oraz odnośnie do urlopu zaległego) narzucić terminu urlopu. Stanowisko to opiera się na dosłownym rozumieniu "porozumienia", czyli wskazuje na konieczność uzgodnienia z pracownikiem terminu urlopu, a nie samym skonsultowaniem z nim tego terminu. Pracodawca nie może przy braku porozumienia zdecydować o terminie wykorzystania urlopu. Dopiero w sytuacji, gdyby ustalenia terminów korzystania z urlopu przeciągnęły się na kolejny rok kalendarzowy, pracodawca nabywałby możliwość narzucenia terminu wykorzystania urlopu odnoszącą się do urlopu zaległego. Oznaczałoby to brak faktycznej możliwości wpływu pracodawcy na realne wykorzystywanie urlopów przez pracowników przy braku możliwości dojścia do porozumienia. Prowadziłoby to w części sytuacji do niezgodnego z prawem, notorycznego niewykorzystywania wypoczynku. Udzielanie zaś urlopów jest obowiązkiem pracodawcy, którego niewykonanie zagrożone jest karą grzywny (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Druga grupa ekspertów wskazuje, że "porozumienie" oznacza bardziej konsultacje niż konieczność ustalenia wspólnego stanowiska; ostateczną decyzję w zakresie terminów korzystania z urlopów podejmuje pracodawca, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy, ale również obowiązek udzielania urlopów wypoczynkowych. Dlatego może jednostronnie zobowiązać pracownika do skorzystania z urlopów w wyznaczonym przez niego okresie. Za możliwością narzucenia pracownikowi urlopu przemawia również konstrukcja przepisu. Skoro art. 163 § 1¹ k.p. odsyła do regulacji dotyczącej planów urlopowych, zgodnie z którą - pracodawca wyznacza termin urlopu, biorąc jedynie pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, skłaniać się można do uznania, że po obowiązkowej próbie dojścia do porozumienia pracodawca ma jednak możliwość wyznaczenia jednostronnie terminu urlopu.

Pracodawca powinien dążyć do ustalenia terminu urlopu z pracownikiem. Pominięcie tego wymogu i jednostronne wskazanie dat wykorzystywania urlopów przez zatrudnione osoby może zostać zakwestionowane jako niezgodne z przepisami, a pracownik nie będzie zobligowany do wykorzystania urlopu we wskazanych w ten sposób terminach. Pracodawca może bowiem narzucić pracownikowi termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego tylko w dwóch przypadkach (patrz: tabela 2).

Tabela 2. Jednostronne narzucenie terminu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Regulacje wewnętrzne dotyczące urlopów

W związku z omówionymi kontrowersjami dotyczącymi porozumienia w sprawie ustalenia terminu wykorzystania urlopu przez pracownika dobrym rozwiązaniem jest doregulowanie tej kwestii w przepisach wewnętrznych, czyli w regulaminie pracy. Tworzy on zasady organizacji i porządku w procesie pracy, które wiążą pracodawców i pracowników. Nieprzestrzeganie przez nich ustalonych w regulaminie procedur może wiązać się z odpowiedzialnością porządkową. Opierać się tu można na tym, że nieuzgodnienie terminu urlopu z winy pracownika prowadzi do zakłóceń w działaniu zakładu pracy, trudności z organizacją pracy, gromadzenia zaległych urlopów, co skutkować może odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy. Istotnym argumentem za doregulowaniem tych kwestii jest również wyeliminowanie możliwości narastania zaległych urlopów, co może skutkować spiętrzeniem ich wykorzystania w kolejnym roku.

Na podstawie takich zapisów można wyegzekwować od pracownika ustalenie terminów urlopu i wyłączyć możliwość niepodejmowania próby porozumienia z jego strony.

Nie ma możliwości wprowadzenia wewnętrznej regulacji pozwalającej pracodawcy jednostronnie narzucać terminy korzystania przez pracowników z wypoczynku.

Wprowadzenie zapisów w regulaminie nie oznacza, że uda się usunąć całkowicie problemy praktyczne, które zawsze mogą wynikać z ustalania urlopów na bieżąco. W rzeczywistości ich minimalizowanie to zadanie kierownictwa danej komórki organizacyjnej i kwestia prawidłowego zarządzania personelem, połączonego z umiejętnością przeprowadzania z pracownikami niezbędnych uzgodnień.

Przy powtarzalnych problemach warto przemyśleć wprowadzenie tworzenia planu urlopów, który nie musi być niezmienny, a ostateczną decyzję co do terminów wprowadzanych do planu ma pracodawca.

Podstawa prawna

• art. 163, art. 167¹, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 305)

Marek Rotkiewicz

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych o tej tematyce, wykładowca, trener