Centralizacja rozliczeń VAT w ośrodkach pomocy społecznej

W świetle wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 29 września 2015 r., uchwały NSA z 26 października 2015 r. (sygn. akt I FPS 4/15) oraz art. 3 tzw. ustawy o centralizacji rozliczeń VAT, jednostki samorządu terytorialnego wraz z utworzonymi przez siebie samorządowymi jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi najpóźniej z dniem 1 stycznia 2017 r. muszą przejść na scentralizowany model rozliczania VAT. Dotyczy to również działających w formie samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych ośrodków pomocy społecznej.

Należy zastrzec, że istnieją wątpliwości co do tego, czy świadczone na podstawie decyzji administracyjnych usługi pomocy społecznej podlegają opodatkowaniu VAT. Zdaniem sądów administracyjnych, usługi te nie podlegają opodatkowaniu, natomiast zdaniem większości organów podatkowych, usługi te podlegają VAT – lecz są z niego zwolnione.

Na użytek niniejszego artykułu przyjmiemy, że prawidłowe jest bezpieczniejsze stanowisko, zgodnie z którym usługi pomocy społecznej podlegają opodatkowaniu VAT, lecz są z niego zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 22 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Polecamy: Rachunkowość Budżetowa

PYTANIE: Do tej pory OPS nie wystawiał żadnego rachunku dla podopiecznej. Wystawialiśmy tylko co miesiąc listę odpłatności (wewnętrzną), ponieważ na tę odpłatność wystawiana jest decyzja. Czy od nowego roku prawidłowe będzie wystawienie noty księgowej? I kto ma widnieć jako wystawca – gmina czy ośrodek?

ODPOWIEDŹ: Po centralizacji rozliczeń VAT obowiązek wystawiania faktur będzie obciążał bezpośrednio jednostki samorządu terytorialnego, a więc w Państwa przypadku – gminę. Ośrodek może natomiast zostać przez gminę zobowiązany do faktycznego wystawiania takich faktur – jako podmiot realizujący obowiązek obciążający gminę. Nic nie zmieni się jednak w zakresie samych zasad dokumentowania sprzedaży dla „osób prywatnych”. Nadal obowiązek wystawiania faktur będzie w tym przypadku istniał tylko na żądanie nabywców usług (art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT). Jeżeli takie żądanie się nie pojawi, w dalszym ciągu możliwe będzie wystawianie jedynie noty księgowej (wystawcą będzie ośrodek). Jeżeli jednak pojawi się konieczność wystawienia faktury (albo też faktury będą wystawiane dobrowolnie), to jako podatnika trzeba będzie wskazać gminę. Nie będzie przy tym przeszkód, aby wskazać dodatkowo, że faktura jest wystawiana przez ośrodek. Przepisy nie zabraniają tego typu adnotacji na fakturach.

PYTANIE: Do tych usług musimy prowadzić rejestr sprzedaży (ewidencję sprzedaży VAT). Czy ten rejestr możemy prowadzić w Excelu (sami go sobie tworząc, na wzór rejestrów znalezionych w Internecie)? A jeżeli mamy sprzedaż zwolnioną, to czy musimy prowadzić rejestr zakupów? Jeżeli nie, to czy faktury możemy księgować kwotą brutto, bez rozbicia na netto i VAT?

ODPOWIEDŹ: Podobnie jak obowiązek wystawiania faktur, również obowiązek prowadzenia ewidencji VAT po centralizacji bezpośrednio będzie obciążał gminę. Obowiązek prowadzenia przez ośrodek cząstkowej ewidencji VAT (w tym cząstkowego rejestru sprzedaży oraz zakupów) nałożyć może jedynie gmina. I to również gmina jest uprawniona do określenia formy takiej ewidencji. Przepisy o VAT nie regulują bowiem tej kwestii.

Gdyby jednak ośrodek musiał prowadzić taką dokumentację, to prowadzenie ewidencji VAT (w tym rejestru sprzedaży) w formie pliku Excel byłoby rozwiązaniem jak najbardziej dopuszczalnym. Dokonywanych zakupów ośrodek nie powinien księgować w ewidencji VAT (w rejestrze zakupów), ponieważ nie są to zakupy uprawniające do odliczania podatku naliczonego. Tego typu zakupów nie wykazuje się w deklaracjach VAT – a tym samym w ewidencji VAT.

Polecamy: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Polecamy: VAT w samorządach

PYTANIE: Komu mamy wysyłać stworzony plik JPK jako jednostka budżetowa? Gminie czy urzędowi skarbowemu?

ODPOWIEDŹ: Co do zasady, obowiązek przekazywania danych i dokumentów w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) po centralizacji rozliczeń VAT będzie obciążał jednostki samorządu terytorialnego. Ośrodek nie będzie więc miał, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, obowiązku przekazywania danych w formacie JPK. Jednak obowiązek przekazywania tych danych (sobie lub organom podatkowym) może na ośrodek nałożyć gmina.

Inaczej ma się rzecz w przypadku danych i dokumentów dotyczących innych podatków niż VAT. W tym zakresie obowiązek przekazywania danych w formacie JPK obciąża nadal – jako podatnika – ośrodek. Ośrodek musi wówczas przekazywać te dane bezpośrednio organom podatkowym.

PYTANIE: Czy w związku z centralizacją VAT wszystkie faktury zakupu mają być wystawiane na gminę, a jako odbiorca ma widnieć ośrodek?

ODPOWIEDŹ: Od dnia centralizacji jako nabywca na fakturach zakupowych powinna być wskazywana gmina. Nie ma jednocześnie przeszkód, aby na fakturach takich jako odbiorca wskazywany był ośrodek. Przepisy VAT nie zabraniają umieszczania na fakturach adnotacji o odbiorcy.

PYTANIE: Czy zmianę nabywcy widniejącego na fakturach trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

ODPOWIEDŹ: Nie, przepisy nie nakładają obowiązku zgłaszania zmiany nabywcy widniejącego na fakturach urzędom skarbowym. Zgłoszenia takiego nie musi dokonywać ani ośrodek, ani gmina.

PYTANIE: Ośrodek otrzymuje rachunki za wyżywienie dzieci w szkołach od innej jednostki naszej gminy. Jak ma być to wykazywane w deklaracji VAT? Czy na poziomie ośrodka nie wykazujemy tego, skoro mamy sprzedaż zwolnioną?

ODPOWIEDŹ: Zakupy towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności zwolnionych z VAT uprawniają do odliczania podatku naliczonego i nie są wykazywane w deklaracjach VAT. W konsekwencji, po centralizacji rozliczeń VAT gmina nie powinna w składanych deklaracjach wykazywać zakupów dokonywanych przez ośrodek. To, czy ośrodek powinien w jakiś sposób przekazywać gminie informacje o dokonywaniu takich zakupów, zależy od decyzji gminy. Przepisy o VAT kwestii tej nie regulują.

---

PYTANIE: Gmina obciąża nas refakturą za energię i gaz. Refaktury te są opodatkowane VAT. Czy jako ośrodek musimy wykazywać to w deklaracji VAT? Czy traktować tak samo jak inne zakupy, co do których nie musimy prowadzić rejestru zakupów?

ODPOWIEDŹ: Od dnia centralizacji rozliczeń VAT z tytułu obciążania (refakturowania) Państwa kosztami energii czy gazu gmina nie powinna naliczać VAT. Będą to bowiem czynności wewnętrzne (czynności wykonywane w ramach tego samego podatnika), nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Powoduje to, że również takie obciążenia nie będą wykazywane w deklaracjach VAT składanych po centralizacji przez gminę. To, czy ośrodek powinien w jakiś sposób przekazywać gminie informacje o kwotach tych obciążeń, zależy od decyzji gminy. W praktyce zapewne nie będzie to konieczne, bo kwoty te są gminie znane.

Tomasz Krywan, prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor wielu publikacji z zakresu podatków

PODSTAWY PRAWNE

• art. 15, art. 106b ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

• art. 3 ustawy z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1454)