Dane na fakturach po centralizacji rozliczeń VAT

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 października 2016 r. (zn. 2461-IBPP1.4512.592.2016.1.KJ) rozstrzygnął kwestię danych, które powinny znajdować się na fakturach dokumentujących sprzedaż oraz zakupy gminy w scentralizowanym modelu rozliczeń podatku od towarów i usług (VAT). Organ podatkowy potwierdził prawidłowość faktur wystawionych i otrzymanych na rzecz jednostek i zakładów budżetowych, które wskazują odpowiednio jako sprzedawcę i nabywcę gminę i jej numer identyfikacji podatkowej, ale jednocześnie zawierają nazwę i adres właściwej jednostki.

Stanowisko gminy

We wniosku o interpretację gmina wskazała, że zamierza przeprowadzić centralizację rozliczeń VAT od 1 stycznia 2017 r. W związku z tym, że jednostki i zakłady budżetowe nie będą już stanowiły podatników odrębnych od gminy, zmianie ulegnie sposób przepływu dokumentów, w tym faktur VAT. W konsekwencji, od 1 stycznia 2017 r. sprzedawcą i nabywcą dla gminnych jednostek budżetowych i zakładu budżetowego będzie gmina. Faktury wystawione przez jednostki budżetowe i zakład budżetowy będą zawierały następujące dane płatnika:

● nazwa gminy,

● nazwa jednostki (np. Szkoła Podstawowa, MOPS itd.),

● adres jednostki,

● NIP gminy.

Gmina zapytała, czy prawidłowo będzie definiowała sprzedawcę i nabywcę dla jednostek budżetowych i zakładu budżetowego gminy i czy prawidłowo będzie, by faktury wystawione i otrzymywane na rzecz tych jednostek i zakładu budżetowego zawierały wymienione dane płatnika.

Zdaniem wnioskodawcy, wymienione dane prezentowane na fakturach wystawianych po centralizacji będą prawidłowe, pomimo braku wskazania adresu gminy. Gmina uzasadniła swoje stanowisko analogią do faktur wystawianych przez oddziały osoby prawnej i powołała interpretacje indywidualne potwierdzające taką praktykę.

Stanowisko organu podatkowego

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zgodził się ze stanowiskiem gminy i potwierdził, że faktury zawierające elementy wymienione przez gminę będą spełniały wszystkie wymogi określone w przepisach. Zgodnie bowiem z przepisami o VAT, faktury dokumentujące sprzedaż oraz nabycie towarów i usług powinny wskazywać m.in.:

1) imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług,

2) ich adresy oraz

3) identyfikatory podatkowe.

Jednak, jak podkreślił organ, nie ma przeszkód, aby na fakturach wystawianych i otrzymywanych przez gminę umieszczane były dodatkowo dane jednostki. Z tym zastrzeżeniem, żeby dane jednostki nie zostały umieszczone na fakturze zamiast danych gminy. Oznacza to, że faktury dotyczące dostaw towarów lub usług na rzecz gminy powinny zostać wystawione tylko na nią jako jednostkę samorządu terytorialnego z uwidocznionym jej numerem NIP i jej nazwą. Przy czym na fakturze będą mogły być zamieszczane dodatkowe informacje w postaci nazwy konkretnej jednostki organizacyjnej (np. szkoły), której będą dotyczyły rozliczenia, tak aby jednoznacznie można było dokonać jej przyporządkowania księgowego. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w odniesieniu do faktur wystawianych przez gminę z tytułu świadczonych przez nią usług lub dostarczanych przez nią towarów.

Stanowisko organu podatkowego przedstawione w interpretacji z 20 października 2016 r. jest słuszne. Podatnikiem dla celów VAT po centralizacji będzie tylko gmina i to jej dane powinny widnieć na fakturach. Istnieją dwa możliwe sposoby przedstawiania danych na fakturach sprzedaży i zakupu, które dotyczą jednostek organizacyjnych gminy po centralizacji, gdy przestaną one posiadać status odrębnego od gminy podatnika VAT.

Pierwszy polega na wpisaniu odrębnie jako sprzedawcy (nabywcy) wszystkich danych gminy, z jej adresem i numerem NIP, a dodatkowo jako wystawcy (odbiorcy) faktury danych jednostki organizacyjnej – jej nazwy i adresu. Nie zawsze jednak systemy fakturowe umożliwiają wpisanie danych wystawcy i odbiorcy faktury. Dlatego drugim, dużo prostszym rozwiązaniem jest umieszczenie na fakturze tylko w polu sprzedawca/nabywca wymaganych danych gminy jako podatnika (nazwa i NIP gminy) oraz danych jednostki budżetowej/zakładu budżetowego jako miejsca prowadzenia działalności gminy – nazwy jednostki i jej adresu, pozwalających na odpowiednie ujęcie faktur dla celów rachunkowych. Taka metoda od wielu lat funkcjonuje w przypadku faktur wystawianych i otrzymywanych przez oddziały osoby prawnej, które od akcesji Polski do Unii Europejskiej nie stanowią odrębnych podatników VAT od spółki macierzystej.

Podatnikiem dla celów VAT po centralizacji będzie tylko gmina i to jej dane powinny widnieć na fakturach.

JANINA FORNALIK

doradca podatkowy, starszy menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy