Ewidencja środków trwałych w jednostkach sektora finansów publicznych

Sławomir Heciak

Ewidencja środków trwałych w jednostkach sektora finansów publicznych

W jednostkach sektora finansów publicznych majątek powinien być odpowiednio ewidencjonowany z wykorzystaniem zasad określonych nie tylko w ustawie o rachunkowości, ale także w rozporządzeniach regulujących gospodarkę finansową jednostek budżetowych.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Ustawa o rachunkowości definiuje środki trwałe jako rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych zaliczamy nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, ponadto maszyny, urządzenia, środki transportu, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy oraz środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania.

W jednostkach budżetowych, zakładach budżetowych oraz gospodarstwach pomocniczych majątek rzeczowy ewidencjonuje się na kontach 011 - Środki trwałe oraz 013 - Pozostałe środki trwałe. Kontami korygującymi do tych kont są: 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Kontem służącym do ewidencji kosztów inwestycji, które spowodują wzrost wartości majątku, jest konto 080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie).

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014, 016 i 017.

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki lub działalności finansowo wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.

Szczegółowy opis powyższych kont zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

Oprócz ewidencji syntetycznej należy dodatkowo prowadzić ewidencję analityczną.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), konta ksiąg pomocniczych prowadzi się między innymi dla środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

Wszystkie środki trwałe powinny być objęte ewidencją ilościowo-wartościową umożliwiającą ustalenie ich wartości początkowej, miejsc ich użytkowania oraz osób za nie odpowiedzialnych.

Urządzeniami służącymi do ewidencji analitycznej są:

l księgi inwentarzowe,

l indywidualne karty obiektów inwentarzowych,

l tabele amortyzacyjne.

Jednostką ewidencyjną środków trwałych (objętą ewidencją szczegółową) jest obiekt inwentarzowy oznaczony odrębnym numerem inwentarzowym umożliwiającym jego identyfikację. Za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element zasobów trwałych spełniających określone funkcje w jednostce. Może nim być np. budynek, maszyna, pojazd mechaniczny itp., jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się przyjęcie tzw. obiektów zbiorczych, np. zespołu komputerowego, zespołu latarni, przewodów rurociągowych.

Obiekt inwentarzowy powinien stanowić pewną całość wyodrębnioną pod względem rzeczowym oraz być jednostką na tyle niepodzielną, aby w momencie przemieszczania, przekazania, likwidacji itp. stanowił samodzielny przedmiot obrotu.

Definicja środków trwałych ustanowiona przez przepisy ustawy o rachunkowości nie zawiera żadnej granicy wartościowej wyznaczającej możliwość zaliczenia rzeczowych składników majątkowych do środków trwałych. Kryteriami zaliczenia do środków trwałych są: przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok, kompletność środka i zdatność do użytkowania, przeznaczenie na potrzeby jednostki.

Również rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. zawiera odesłanie do definicji środków trwałych zawartej w ustawie o rachunkowości. Przy czym rozporządzenie to dodatkowo wskazuje, że środki trwałe to również te, które stanowią własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, a w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie, niezależnie od sposobu ich wykorzystania.

Kryterium wartości środka trwałego odnosi się do zasad umarzania. W jednostkach sektora finansów publicznych pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania, umarza się jednorazowo.

Kwota 3500 zł, od której uzależniony jest sposób umarzania, determinuje bilansowe kryterium podziału środków trwałych, tj. ewidencję na koncie 011 - Środki trwałe lub 013 - Pozostałe środki trwałe.

Wartość początkowa środków trwałych

Środki trwałe ewidencjonujemy w księgach według wartości początkowej, na którą składają się: cena nabycia zakupionych środków trwałych, koszty wytworzenia środka trwałego, wartość brutto wynikająca z ksiąg przekazującego - dla środków trwałych otrzymanych w wyniku darowizny.

Do wartości początkowej środka trwałego doliczamy także koszty montażu oraz wszelkie pozostałe koszty ponoszone w celu przystosowania danego składnika majątkowego do użytkowania.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Zgodnie z przyjętą zasadą, do wartości początkowej środka trwałego doliczamy wszelkie koszty niezbędne do tego, aby dany środek był kompletny i zdatny do użytkowania. Wobec tego wartość początkową środka trwałego należy powiększyć o koszty transportu i koszty montażu środka trwałego, czyli 10 000 zł + 3000 zł = 13 000 zł.

Gdy jednostka jest podatnikiem podatku od towarów i usług i jednocześnie ma możliwość dokonania odliczenia VAT od zakupionego środka trwałego, to w celu ustalenia wartości początkowej konieczne jest odjęcie podatku.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Zwiększenie wartości początkowej środków trwałych

Wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowanego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Umorzenie majątku

Zgodnie z art. 32 ust. 1 uor, odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się w drodze systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Środki trwałe umarza się i amortyzuje z zastosowaniem stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawek określonych przez dysponenta części budżetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych mogą umarzać i amortyzować środki trwałe jednorazowo za okres całego roku. Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania umarza się:

a) książki i inne zbiory biblioteczne,

b) środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych,

c) odzież i umundurowanie,

d) meble i dywany,

e) inwentarz żywy,

f) pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania.

Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Szczególne przypadki zwiększenia lub zmniejszenia wartości środków trwałych

KRADZIEŻ ŚRODKA TRWAŁEGO

Jednostka może stracić część swojego majątku w wyniku kradzieży. Wiąże się to z koniecznością dokonania odpowiednich rozliczeń na kontach księgowych.

W celu dokonania prawidłowego księgowania należy wykorzystać konta 011 - Środki trwałe, 071 - Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Warto przypomnieć, że - zgodnie z art. 22 ustawy o finansach publicznych, w jednostkach budżetowych wpłaty z tytułu odszkodowania za utracone lub uszkodzone mienie można gromadzić na wyodrębnionym rachunku dochodów własnych.

ŚRODKI TRWAŁE W ZAMIAN ZA NALEŻNOŚCI BUDŻETOWE

Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego przewiduje, że na koncie 011 można księgować wartość otrzymanych środków trwałych w związku z wygaśnięciem zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego.

Zgodnie z art. 66 § Ordynacji podatkowej, szczególnym przypadkiem wygaśnięcia zobowiązania podatkowego jest przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego. Przeniesienie własności środka trwałego następuje na wniosek podatnika na podstawie pisemnej umowy zawartej między wójtem, burmistrzem (prezydentem miasta), zarządem powiatu albo zarządem województwa a podatnikiem.

Zgodnie z § 19 rozporządzenia, na koncie 011 - Środki trwałe ewidencjonuje się zwiększenie wartości środków trwałych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego.

Na stronie Wn konta 011 księguje się wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy będących środkami trwałymi na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Podstawy prawne

l Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208 poz. 1540)

l Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)

l Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 249, poz. 1832)

l Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 112, poz. 761)