Licencja na użytkowanie oprogramowania komputerowego

Nieprawidłowość: W jednostce zakupiono licencję na program komputerowy o wartości powyżej 3500 zł i w pełnej wartości ujęto na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne". Wartość początkowa tego oprogramowania była w kolejnych latach sukcesywnie powiększana o koszty jego aktualizacji.

Prawidłowy sposób postępowania: Licencje na użytkowanie oprogramowania komputerowego, stanowiące wartości niematerialne i prawne, należy ujmować w księgach rachunkowych w wartości początkowej równej ich cenie nabycia (art. 3 ust. 2 pkt 14 i art. 28 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 uor). Na dzień bilansowy wycenia się je w wartości początkowej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (art. 28 ust. 1 pkt 1 uor). Przepisy uor nie przewidują możliwości zwiększania wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych z tytułu ich ulepszania, tak jak to jest w przypadku środków trwałych (art. 31 ust. 1 uor).

Zobacz: Podatki

Sposób ujęcia w ewidencji kosztów nabycia aktualizacji oprogramowania zależy od przedmiotu, za jaki faktycznie ponoszona jest opłata. Opłaty z tytułu aktualizacji używanego przez jednostkę oprogramowania w okresie, na jaki została wykupiona licencja na użytkowanie tego oprogramowania, powinny być zaliczone do kosztów bieżących działalności jednostki. Natomiast jeśli aktualizacja oznacza zakup nowej licencji na oprogramowanie na okres powyżej roku (w sytuacji, gdy poprzednia licencja wygasła), to faktycznie operacja ta dotyczy zakupu nowej wartości niematerialnej i prawnej, która w wartości nabycia powinna być ujęta na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne".

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli