REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie są prawidłowo zamykane

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie prawidłowo zamykane./ fot. Shutterstock
Księgi prowadzone techniką mieszaną nie prawidłowo zamykane./ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgi rachunkowe prowadzone w technice mieszanej zwiększają ryzyko wystąpienia błędów, jak również niezgodności. Okazuje się, że ewidencja pomocnicza nie jest prawidłowo zamykana.

REKLAMA

Urząd sprawujący obsługę jednostek oświatowych prowadzi księgi syntetyczne i część analityki komputerowo, a część ksiąg pomocniczych jest prowadzona poza referatem finansowym w technice ręcznej (księga środków trwałych, książki wyposażenia urzędu i szkół, książka wyposażenia OC, ewidencja ilościowa przedmiotów niskocennych, książki oprogramowania komputerowego). Kontrola wykazała, że ewidencja pomocnicza nie była prawidłowo zamykana i uzgadniana z ewidencją syntetyczną na koniec roku (odnotowano niezgodności). Jak to powinno być prawidłowo zrobione?

REKLAMA

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w technice mieszanej (część ręcznie, część komputerowo) powoduje, że istnieje ryzyko powstania błędów i niezgodności, które byłyby eliminowane przez sam system komputerowy, w sytuacji gdyby wszystkie księgi rachunkowe były prowadzone techniką komputerową za pomocą jednego oprogramowania. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na zwiększone ryzyko powstania błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest powierzenie do prowadzenia ewidencji pomocniczej pracownikom spoza księgowości (zatrudnionym w komórkach organizacyjnych odpowiedzialnych za gospodarowanie określonymi rodzajami składników majątkowych). Ryzyko to powinno być eliminowane poprzez odpowiednie procedury kontroli zarządczej, odnoszące się do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ciągu roku obrotowego oraz podczas przygotowania ksiąg rachunkowych do zamknięcia.

W trakcie roku obrotowego procedurą chroniącą przed powstawaniem niezgodności pomiędzy zapisami i saldami kont syntetycznych księgi głównej oraz prowadzoną do nich ewidencją pomocniczą jest okresowe uzgadnianie zapisów i sald obu tych ewidencji. Przepisy uor wymagają jedynie, aby takich uzgodnień dokonywać przynajmniej raz na koniec roku obrotowego. A zatem to kierownik danej jednostki musi rozstrzygnąć o tym, czy i jak często w ciągu roku takie uzgodnienia będą dokonywane. Stosowne postanowienia powinny być zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. W praktyce częstotliwość uzgodnień zależy:

● od ilości i wartości składników majątkowych, których ewidencja jest prowadzona ręcznie,

● od ilości ksiąg pomocniczych prowadzonych do jednego konta syntetycznego przez różnych pracowników,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● od tego, czy ewidencja jest prowadzona dla składników, które są znaczące dla ukazania prawidłowego obrazu stanu majątkowego jednostki w jej księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym.

Generalnie – im więcej składników majątkowych o większej wartości, im więcej w ciągu roku operacji gospodarczych dotyczących danego składnika i im więcej ksiąg pomocniczych prowadzonych do danego konta – tym częściej powinny być dokonywane uzgodnienia (raz na miesiąc, raz na kwartał).

Niezależnie od częstotliwości dokonywania uzgodnień między ewidencją syntetyczną i pomocniczą w ciągu roku na koniec roku obrotowego, w ramach czynności składających się na przygotowanie do zamknięcia ksiąg rachunkowych, należy wykonać wiele działań mających na celu urealnienie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych i uzgodnienie zapisów ewidencji pomocniczej i syntetycznej. Czynności te powinny być wykonane w następujących krokach.

Krok 1

Sprawdzenie kompletności zapisów dokonanych w księgach rachunkowych

Należy sprawdzić, czy wszystkie dowody księgowe zostały przekazane do komórki księgowości oraz do komórek odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych ewidencji pomocniczej oraz czy zostały ujęte na kontach księgi głównej i w ewidencji pomocniczej – te pominięte należy doksięgować w księgach syntetycznych i pomocniczych.

Krok 2

Sprawdzenie prawidłowości dekretów

Trzeba sprawdzić, czy dowody źródłowe zostały właściwie zadekretowane oraz czy zostały ujęte w odpowiednich urządzeniach księgowych zgodnie z dekretem. W przypadku stwierdzenia błędów należy niezwłocznie wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie korekty zapisów dokonanych w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych.

Krok 3

Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji okresowej i ujęcie jej wyników

Należy przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację okresową określonych grup składników majątkowych zgodnie z częstotliwością ustaloną dla danej jednostki, a następnie ująć wyniki inwentaryzacji w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych. Tutaj mamy dwa warianty.

Wariant 1 – jeśli w jednostce inwentaryzacja składników majątkowych, objętych ewidencją pomocniczą prowadzoną w technice ręcznej, jest przeprowadzana na koniec każdego roku obrotowego, przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy przeprowadzić kroki 1–2. Ich zaniechanie w tym przypadku nie będzie miało jednak ujemnego wpływu na dane ksiąg rachunkowych – przedłuży jedynie proces rozliczania wyników inwentaryzacji – ze względu na ujawnianie tzw. różnic inwentaryzacyjnych pozornych (nadwyżek i niedoborów wynikających z nieujęcia w księgach rachunkowych operacji przychodów lub rozchodów składników majątkowych).

Wariant 2 – jeśli w jednostce inwentaryzacja składników majątkowych objętych ewidencją pomocniczą prowadzoną w technice ręcznej jest przeprowadzana raz w ciągu kilku lat (np. inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych użytkowanych na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat), w latach, w których składniki objęte ręczną ewidencją pomocniczą nie są inwentaryzowane, należy bezwzględnie wykonać kroki 1–2 w odniesieniu do 100% dowodów księgowych. Zaniechanie tych czynności powoduje poważne konsekwencje dla jednostek, np.:

● nierzetelność ksiąg rachunkowych,

● wewnętrzną niespójność ksiąg rachunkowych (niezgodność zapisów i sald ewidencji syntetycznej i pomocniczej),

● problemy z rozliczeniem inwentaryzacji okresowej ze względu na zbyt dużą ilość nadwyżek i niedoborów pozornych.

Krok 4

Wyspecyfikowanie sald zamknięcia kont ksiąg oraz ich uzgodnienie

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy dokonać wstępnego wyspecyfikowania sald zamknięcia kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz dokonać ich uzgodnienia. W razie wykrycia niezgodności pomiędzy kontami księgi głównej i ksiąg pomocniczych powinno się ustalić ich przyczyny oraz wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie korekty zapisów ujętych w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych.

Krok 5

Sporządzenie ostatecznego zestawienia obrotów i sald kont

Należy wygenerować zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej (wydruk komputerowy) i zestawienia sald ksiąg pomocniczych. W przypadku ewidencji pomocniczej prowadzonej techniką ręczną, w celu prawidłowego sporządzenia zestawienia sald ksiąg pomocniczych, należy:

● zamknąć poszczególne księgi pomocnicze za dany rok – co wykonuje się poprzez podkreślenie ostatniej pozycji zaksięgowanej w zamykanym roku i wyspecyfikowaniu salda zamknięcia tego roku,

● sporządzić tzw. paski, czyli zestawienia wykonywane za pomocą urządzeń liczących lub ręcznie, w których sumowane są salda poszczególnych urządzeń księgowych pomocniczych prowadzonych do danego konta syntetycznego (paski powinny być oznaczone datą sporządzenia i podpisem osoby sporządzającej oraz dołączone do poszczególnych ksiąg),

● sporządzić zestawienia sald zbiorczych ksiąg ewidencji pomocniczej prowadzonych do określonych kont syntetycznych księgi głównej (salda zbiorcze ksiąg pomocniczych tego zestawienia powinny być zgodne z saldem danego konta syntetycznego).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W 2024 roku przeciętny pracownik skorzysta z nawet 35 dni urlopu oraz dodatkowych zwolnień z pracy. Co z urlopem w 2025 r.

W ostatnim czasie do kodeksu pracy wprowadzono wiele nowych rozwiązań, dzięki którym pracownicy mogą uzyskać dodatkowe dni wolne od pracy. Chodzi m.in. o wprowadzenie dodatkowych pięciu dni urlopu opiekuńczego. Sprawdź, jakie jeszcze dodatkowe zwolnienia i urlopy przysługują pracownikom, ile są płatne oraz jak je uzyskać.

Dni wolne od pracy w drugiej połowie 2024 roku i w 2025 r. [KALENDARZ — DŁUGIE WEEKENDY]

W 2024 r. uwzględniając wszystkie dni wolne i weekendy wypada 115 dni wolnych od pracy. Sprawdź, kiedy przypadają długie weekendy w drugiej połowie 2024 r. Możesz już także wstępnie zaplanować wolne w 2025 r.

Trwają wypłaty dodatkowych pieniędzy dla nauczycieli. Kwota jest niemała, bo ponad 2000 zł, ale trzeba od niej zapłacić podatek.

Trwają wypłaty dodatkowych pieniędzy dla nauczycieli. Kwota jest niemała, bo ponad 2000 zł, jednak świadczenie urlopowe nie jest świadczeniem socjalnym, a więc trzeba je opodatkować. Na konta trafi więc o 12 proc. mniej.

Zbliża się termin złożenia sprawozdania SP-1. Kto musi je złożyć i co w nim wykazać? To ważne m.in. dla podatku od nieruchomości.

Jest coraz mniej czasu na złożenie części B sprawozdania SP-1. Czy wiesz, kto musi je złożyć, do kiedy i co w nim wykazać? Przepisy jasno to regulują, ale w praktyce pojawiają się problemy.

REKLAMA

Kogo można zgłosić do swojego ubezpieczenia? Katalog jest dość szeroki

Ubezpieczony, który ma niepracujących bliskich może ich zgłosić ich do własnego ubezpieczenia zdrowotnego, aby mogli bezpłatnie korzystać z opieki zdrowotnej jako członkowie rodziny. Za bliskich nie płaci się składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pamiętajmy też, że nie tylko dziecko można głosić do swojego ubezpieczenia zdrowotnego

Kiedy ZUS wypłaci zasiłek chorobowy?

Kiedy zasiłki chorobowe wypłaca ZUS, a kiedy pracodawca? W jakim terminie? Gdzie można znaleźć wystawione przez lekarza elektroniczne zwolnienie lekarskie? Czy trzeba składać wniosek o zasiłek?

Ważne dla samorządów terminy w sprawozdawczości na III kwartał 2024 r.

Jakie są najważniejsze nadchodzące terminy w sprawozdawczości i kogo dotyczą? Prezentujemy przydatne zestawienie.

Dla kogo nauczycielskie świadczenie kompensacyjne?

Aby nauczyciel mógł otrzymać emeryturę przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, musi spełnić określone warunki. Jakie? Co warto wiedzieć o nauczycielskim świadczeniu kompensacyjnym?

REKLAMA

Podwyżki w ochronie zdrowia od 1 lipca 2024 roku. Komu się należą i jak je obliczyć?

Jak co roku 1 lipca, podmioty lecznicze mają obwiązek podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników ochrony zdrowia. Większe wynagrodzenie otrzymają m.in. pielęgniarki, lekarze, opiekunowie medyczni, ale także „nowe” zawody medyczne jak asystentki stomatologiczne oraz higienistki stomatologiczne.

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na zastępstwo

Czy wymiar etatu w umowie na zastępstwo może być mniejszy niż ten, w którym pracował pracownik zastępowany? Co warto wiedzieć o umowie na zastępstwo?

REKLAMA