Kategorie

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie są prawidłowo zamykane

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie prawidłowo zamykane./ fot. Shutterstock
Księgi prowadzone techniką mieszaną nie prawidłowo zamykane./ fot. Shutterstock
Księgi rachunkowe prowadzone w technice mieszanej zwiększają ryzyko wystąpienia błędów, jak również niezgodności. Okazuje się, że ewidencja pomocnicza nie jest prawidłowo zamykana.

Urząd sprawujący obsługę jednostek oświatowych prowadzi księgi syntetyczne i część analityki komputerowo, a część ksiąg pomocniczych jest prowadzona poza referatem finansowym w technice ręcznej (księga środków trwałych, książki wyposażenia urzędu i szkół, książka wyposażenia OC, ewidencja ilościowa przedmiotów niskocennych, książki oprogramowania komputerowego). Kontrola wykazała, że ewidencja pomocnicza nie była prawidłowo zamykana i uzgadniana z ewidencją syntetyczną na koniec roku (odnotowano niezgodności). Jak to powinno być prawidłowo zrobione?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w technice mieszanej (część ręcznie, część komputerowo) powoduje, że istnieje ryzyko powstania błędów i niezgodności, które byłyby eliminowane przez sam system komputerowy, w sytuacji gdyby wszystkie księgi rachunkowe były prowadzone techniką komputerową za pomocą jednego oprogramowania. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na zwiększone ryzyko powstania błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest powierzenie do prowadzenia ewidencji pomocniczej pracownikom spoza księgowości (zatrudnionym w komórkach organizacyjnych odpowiedzialnych za gospodarowanie określonymi rodzajami składników majątkowych). Ryzyko to powinno być eliminowane poprzez odpowiednie procedury kontroli zarządczej, odnoszące się do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ciągu roku obrotowego oraz podczas przygotowania ksiąg rachunkowych do zamknięcia.

W trakcie roku obrotowego procedurą chroniącą przed powstawaniem niezgodności pomiędzy zapisami i saldami kont syntetycznych księgi głównej oraz prowadzoną do nich ewidencją pomocniczą jest okresowe uzgadnianie zapisów i sald obu tych ewidencji. Przepisy uor wymagają jedynie, aby takich uzgodnień dokonywać przynajmniej raz na koniec roku obrotowego. A zatem to kierownik danej jednostki musi rozstrzygnąć o tym, czy i jak często w ciągu roku takie uzgodnienia będą dokonywane. Stosowne postanowienia powinny być zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. W praktyce częstotliwość uzgodnień zależy:

● od ilości i wartości składników majątkowych, których ewidencja jest prowadzona ręcznie,

● od ilości ksiąg pomocniczych prowadzonych do jednego konta syntetycznego przez różnych pracowników,

● od tego, czy ewidencja jest prowadzona dla składników, które są znaczące dla ukazania prawidłowego obrazu stanu majątkowego jednostki w jej księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym.

Generalnie – im więcej składników majątkowych o większej wartości, im więcej w ciągu roku operacji gospodarczych dotyczących danego składnika i im więcej ksiąg pomocniczych prowadzonych do danego konta – tym częściej powinny być dokonywane uzgodnienia (raz na miesiąc, raz na kwartał).

Niezależnie od częstotliwości dokonywania uzgodnień między ewidencją syntetyczną i pomocniczą w ciągu roku na koniec roku obrotowego, w ramach czynności składających się na przygotowanie do zamknięcia ksiąg rachunkowych, należy wykonać wiele działań mających na celu urealnienie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych i uzgodnienie zapisów ewidencji pomocniczej i syntetycznej. Czynności te powinny być wykonane w następujących krokach.

Krok 1

Sprawdzenie kompletności zapisów dokonanych w księgach rachunkowych

Należy sprawdzić, czy wszystkie dowody księgowe zostały przekazane do komórki księgowości oraz do komórek odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych ewidencji pomocniczej oraz czy zostały ujęte na kontach księgi głównej i w ewidencji pomocniczej – te pominięte należy doksięgować w księgach syntetycznych i pomocniczych.

Krok 2

Sprawdzenie prawidłowości dekretów

Trzeba sprawdzić, czy dowody źródłowe zostały właściwie zadekretowane oraz czy zostały ujęte w odpowiednich urządzeniach księgowych zgodnie z dekretem. W przypadku stwierdzenia błędów należy niezwłocznie wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie korekty zapisów dokonanych w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych.

Krok 3

Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji okresowej i ujęcie jej wyników

Należy przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację okresową określonych grup składników majątkowych zgodnie z częstotliwością ustaloną dla danej jednostki, a następnie ująć wyniki inwentaryzacji w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych. Tutaj mamy dwa warianty.

Wariant 1 – jeśli w jednostce inwentaryzacja składników majątkowych, objętych ewidencją pomocniczą prowadzoną w technice ręcznej, jest przeprowadzana na koniec każdego roku obrotowego, przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy przeprowadzić kroki 1–2. Ich zaniechanie w tym przypadku nie będzie miało jednak ujemnego wpływu na dane ksiąg rachunkowych – przedłuży jedynie proces rozliczania wyników inwentaryzacji – ze względu na ujawnianie tzw. różnic inwentaryzacyjnych pozornych (nadwyżek i niedoborów wynikających z nieujęcia w księgach rachunkowych operacji przychodów lub rozchodów składników majątkowych).

Wariant 2 – jeśli w jednostce inwentaryzacja składników majątkowych objętych ewidencją pomocniczą prowadzoną w technice ręcznej jest przeprowadzana raz w ciągu kilku lat (np. inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych użytkowanych na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat), w latach, w których składniki objęte ręczną ewidencją pomocniczą nie są inwentaryzowane, należy bezwzględnie wykonać kroki 1–2 w odniesieniu do 100% dowodów księgowych. Zaniechanie tych czynności powoduje poważne konsekwencje dla jednostek, np.:

● nierzetelność ksiąg rachunkowych,

● wewnętrzną niespójność ksiąg rachunkowych (niezgodność zapisów i sald ewidencji syntetycznej i pomocniczej),

● problemy z rozliczeniem inwentaryzacji okresowej ze względu na zbyt dużą ilość nadwyżek i niedoborów pozornych.

Krok 4

Wyspecyfikowanie sald zamknięcia kont ksiąg oraz ich uzgodnienie

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy dokonać wstępnego wyspecyfikowania sald zamknięcia kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz dokonać ich uzgodnienia. W razie wykrycia niezgodności pomiędzy kontami księgi głównej i ksiąg pomocniczych powinno się ustalić ich przyczyny oraz wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie korekty zapisów ujętych w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych.

Krok 5

Sporządzenie ostatecznego zestawienia obrotów i sald kont

Należy wygenerować zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej (wydruk komputerowy) i zestawienia sald ksiąg pomocniczych. W przypadku ewidencji pomocniczej prowadzonej techniką ręczną, w celu prawidłowego sporządzenia zestawienia sald ksiąg pomocniczych, należy:

● zamknąć poszczególne księgi pomocnicze za dany rok – co wykonuje się poprzez podkreślenie ostatniej pozycji zaksięgowanej w zamykanym roku i wyspecyfikowaniu salda zamknięcia tego roku,

● sporządzić tzw. paski, czyli zestawienia wykonywane za pomocą urządzeń liczących lub ręcznie, w których sumowane są salda poszczególnych urządzeń księgowych pomocniczych prowadzonych do danego konta syntetycznego (paski powinny być oznaczone datą sporządzenia i podpisem osoby sporządzającej oraz dołączone do poszczególnych ksiąg),

● sporządzić zestawienia sald zbiorczych ksiąg ewidencji pomocniczej prowadzonych do określonych kont syntetycznych księgi głównej (salda zbiorcze ksiąg pomocniczych tego zestawienia powinny być zgodne z saldem danego konta syntetycznego).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    19 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT. Czy gminy i powiaty, świadcząc usługi w ramach programu, działają w charakterze podatników VAT? Czy VAT związany z wydatkami na tworzenie i utrzymanie centrum jest kosztem kwalifikowalnym?

    Kiedy zamawiający może odstąpić od zawartej umowy w trybie zamówień publicznych

    Kiedy zamawiający może odstąpić od umowy w trybie zamówień publicznych? Czy gmina może wycofać się z umowy i czy potrzebna jest zgoda wykonawcy (w umowie nie było warunków odstąpienia)?

    Zmiany w klasyfikacji budżetowej - rozporządzenie z 26 lipca 2021 r.

    Klasyfikacja budżetowa. Ustawodawca przygotował obszerne zmiany w rozporządzeniu dotyczącym klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, pojawiły się m.in. nowe paragrafy dla oświaty: 479 „Wynagrodzenia osobowe nauczycieli” oraz 480 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli”. Zmiany co do zasady wejdą w życie 1 stycznia 2022 r., przy czym część zmian obowiązuje z mocą wsteczną od 1 stycznia 2021 r. Na jakie dokładnie zmiany muszą być przygotowane organy administracji samorządowej?

    Ile zarabiają parlamentarzyści w UE?

    Zarobki parlamentarzystów w UE - najwięcej zarabiają Włosi i Niemcy. Hiszpanie i Portugalczycy otrzymują aż 14 wypłat.

    Spłata zadłużenia gminy z rezerwy celowej

    Spłata zadłużenia gminy ze środków pochodzących z rezerwy celowej - czy jest możliwa?

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych 2021

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych od 1 sierpnia 2021 r. - premiera, marszałków Sejmu i Senatu, rządu, posłów, senatorów, rzeczników itd. Ile będą zarabiać?

    Reorganizacja struktury szkoły i związana z tym likwidacja stanowiska

    W związku z licznymi zmianami struktury pracy w szkole przewidujemy likwidację jednego stanowiska sprzątaczki oraz stanowiska referenta. Wszyscy pracownicy administracji i obsługi zatrudnieni są na czas nieokreślony. Jakie regulacje obowiązują szkołę przy wypowiadaniu takich umów?

    Zakres odpowiedzialności głównego księgowego w Państwowej Straży Pożarnej

    Zakres odpowiedzialności pracownika, któremu powierzono obowiązki głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych, został określony zapisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) oraz ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: uondfp). W artykule autor przedstawia najważniejsze obowiązki głównego księgowego, których niewypełnienie może prowadzić do poniesienia odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, ale także odpowiedzialności karnej.

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia, w budżetówce bez zmian

    Rząd chce, aby minimalne wynagrodzenie wzrosło o 200 zł brutto. Płace w budżetówce pozostaną jednak zamrożone.

    Wynagrodzenia medyków po 1 lipca 2021 r. (pytania i odpowiedzi)

    Nowe regulacje dotyczące wynagradzania pracowników medycznych weszły w życie 1 lipca 2021 r. Oto odpowiedzi NFZ na najczęściej zadawane pytania.