REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie są prawidłowo zamykane

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie prawidłowo zamykane./ fot. Shutterstock
Księgi prowadzone techniką mieszaną nie prawidłowo zamykane./ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgi rachunkowe prowadzone w technice mieszanej zwiększają ryzyko wystąpienia błędów, jak również niezgodności. Okazuje się, że ewidencja pomocnicza nie jest prawidłowo zamykana.

REKLAMA

Urząd sprawujący obsługę jednostek oświatowych prowadzi księgi syntetyczne i część analityki komputerowo, a część ksiąg pomocniczych jest prowadzona poza referatem finansowym w technice ręcznej (księga środków trwałych, książki wyposażenia urzędu i szkół, książka wyposażenia OC, ewidencja ilościowa przedmiotów niskocennych, książki oprogramowania komputerowego). Kontrola wykazała, że ewidencja pomocnicza nie była prawidłowo zamykana i uzgadniana z ewidencją syntetyczną na koniec roku (odnotowano niezgodności). Jak to powinno być prawidłowo zrobione?

REKLAMA

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w technice mieszanej (część ręcznie, część komputerowo) powoduje, że istnieje ryzyko powstania błędów i niezgodności, które byłyby eliminowane przez sam system komputerowy, w sytuacji gdyby wszystkie księgi rachunkowe były prowadzone techniką komputerową za pomocą jednego oprogramowania. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na zwiększone ryzyko powstania błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest powierzenie do prowadzenia ewidencji pomocniczej pracownikom spoza księgowości (zatrudnionym w komórkach organizacyjnych odpowiedzialnych za gospodarowanie określonymi rodzajami składników majątkowych). Ryzyko to powinno być eliminowane poprzez odpowiednie procedury kontroli zarządczej, odnoszące się do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ciągu roku obrotowego oraz podczas przygotowania ksiąg rachunkowych do zamknięcia.

W trakcie roku obrotowego procedurą chroniącą przed powstawaniem niezgodności pomiędzy zapisami i saldami kont syntetycznych księgi głównej oraz prowadzoną do nich ewidencją pomocniczą jest okresowe uzgadnianie zapisów i sald obu tych ewidencji. Przepisy uor wymagają jedynie, aby takich uzgodnień dokonywać przynajmniej raz na koniec roku obrotowego. A zatem to kierownik danej jednostki musi rozstrzygnąć o tym, czy i jak często w ciągu roku takie uzgodnienia będą dokonywane. Stosowne postanowienia powinny być zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. W praktyce częstotliwość uzgodnień zależy:

● od ilości i wartości składników majątkowych, których ewidencja jest prowadzona ręcznie,

● od ilości ksiąg pomocniczych prowadzonych do jednego konta syntetycznego przez różnych pracowników,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

● od tego, czy ewidencja jest prowadzona dla składników, które są znaczące dla ukazania prawidłowego obrazu stanu majątkowego jednostki w jej księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym.

Generalnie – im więcej składników majątkowych o większej wartości, im więcej w ciągu roku operacji gospodarczych dotyczących danego składnika i im więcej ksiąg pomocniczych prowadzonych do danego konta – tym częściej powinny być dokonywane uzgodnienia (raz na miesiąc, raz na kwartał).

Niezależnie od częstotliwości dokonywania uzgodnień między ewidencją syntetyczną i pomocniczą w ciągu roku na koniec roku obrotowego, w ramach czynności składających się na przygotowanie do zamknięcia ksiąg rachunkowych, należy wykonać wiele działań mających na celu urealnienie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych i uzgodnienie zapisów ewidencji pomocniczej i syntetycznej. Czynności te powinny być wykonane w następujących krokach.

Krok 1

Sprawdzenie kompletności zapisów dokonanych w księgach rachunkowych

Należy sprawdzić, czy wszystkie dowody księgowe zostały przekazane do komórki księgowości oraz do komórek odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych ewidencji pomocniczej oraz czy zostały ujęte na kontach księgi głównej i w ewidencji pomocniczej – te pominięte należy doksięgować w księgach syntetycznych i pomocniczych.

Krok 2

Sprawdzenie prawidłowości dekretów

Trzeba sprawdzić, czy dowody źródłowe zostały właściwie zadekretowane oraz czy zostały ujęte w odpowiednich urządzeniach księgowych zgodnie z dekretem. W przypadku stwierdzenia błędów należy niezwłocznie wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie korekty zapisów dokonanych w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych.

Krok 3

Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji okresowej i ujęcie jej wyników

Należy przeprowadzić i rozliczyć inwentaryzację okresową określonych grup składników majątkowych zgodnie z częstotliwością ustaloną dla danej jednostki, a następnie ująć wyniki inwentaryzacji w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych. Tutaj mamy dwa warianty.

Wariant 1 – jeśli w jednostce inwentaryzacja składników majątkowych, objętych ewidencją pomocniczą prowadzoną w technice ręcznej, jest przeprowadzana na koniec każdego roku obrotowego, przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy przeprowadzić kroki 1–2. Ich zaniechanie w tym przypadku nie będzie miało jednak ujemnego wpływu na dane ksiąg rachunkowych – przedłuży jedynie proces rozliczania wyników inwentaryzacji – ze względu na ujawnianie tzw. różnic inwentaryzacyjnych pozornych (nadwyżek i niedoborów wynikających z nieujęcia w księgach rachunkowych operacji przychodów lub rozchodów składników majątkowych).

Wariant 2 – jeśli w jednostce inwentaryzacja składników majątkowych objętych ewidencją pomocniczą prowadzoną w technice ręcznej jest przeprowadzana raz w ciągu kilku lat (np. inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych użytkowanych na terenie strzeżonym raz w ciągu 4 lat), w latach, w których składniki objęte ręczną ewidencją pomocniczą nie są inwentaryzowane, należy bezwzględnie wykonać kroki 1–2 w odniesieniu do 100% dowodów księgowych. Zaniechanie tych czynności powoduje poważne konsekwencje dla jednostek, np.:

● nierzetelność ksiąg rachunkowych,

● wewnętrzną niespójność ksiąg rachunkowych (niezgodność zapisów i sald ewidencji syntetycznej i pomocniczej),

● problemy z rozliczeniem inwentaryzacji okresowej ze względu na zbyt dużą ilość nadwyżek i niedoborów pozornych.

Krok 4

Wyspecyfikowanie sald zamknięcia kont ksiąg oraz ich uzgodnienie

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należy dokonać wstępnego wyspecyfikowania sald zamknięcia kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz dokonać ich uzgodnienia. W razie wykrycia niezgodności pomiędzy kontami księgi głównej i ksiąg pomocniczych powinno się ustalić ich przyczyny oraz wprowadzić do ksiąg rachunkowych odpowiednie korekty zapisów ujętych w księgach rachunkowych syntetycznych i pomocniczych.

Krok 5

Sporządzenie ostatecznego zestawienia obrotów i sald kont

Należy wygenerować zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej (wydruk komputerowy) i zestawienia sald ksiąg pomocniczych. W przypadku ewidencji pomocniczej prowadzonej techniką ręczną, w celu prawidłowego sporządzenia zestawienia sald ksiąg pomocniczych, należy:

● zamknąć poszczególne księgi pomocnicze za dany rok – co wykonuje się poprzez podkreślenie ostatniej pozycji zaksięgowanej w zamykanym roku i wyspecyfikowaniu salda zamknięcia tego roku,

● sporządzić tzw. paski, czyli zestawienia wykonywane za pomocą urządzeń liczących lub ręcznie, w których sumowane są salda poszczególnych urządzeń księgowych pomocniczych prowadzonych do danego konta syntetycznego (paski powinny być oznaczone datą sporządzenia i podpisem osoby sporządzającej oraz dołączone do poszczególnych ksiąg),

● sporządzić zestawienia sald zbiorczych ksiąg ewidencji pomocniczej prowadzonych do określonych kont syntetycznych księgi głównej (salda zbiorcze ksiąg pomocniczych tego zestawienia powinny być zgodne z saldem danego konta syntetycznego).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe Standardy - Global Internal Audit Standards™

    Nowe Standardy mówią jasno – jako audytorzy jesteśmy częścią organizacji, i – oczywiście zachowując pełen obiektywizm – pomagamy jej osiągnąć właściwe cele.

    Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach a likwidacja gminnej jednostki budżetowej

    Na jakim podmiocie ciąży obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej?

    Ustawa budżetowa na 2024 rok bez poprawek Senatu. Trafi teraz do podpisu Prezydenta

    Prezydent RP może podpisać ustawę budżetową, ewentualnie - zwrócić się do Trybunału Konstytucyjnego o ocenę zgodności jej zapisów z ustawą zasadniczą.;

    Samorządy mogą odetchnąć – w 2024 roku nie będzie obowiązkowego KSeF

    Wdrożenie KSeF budzi wiele emocji, a szczególnie dużo jest ich w jednostkach budżetowych objętych centralizacją. Z uwagi na ich szczególną strukturę, wdrożenie KSeF wiązałoby się w ich przypadku z jeszcze większymi komplikacjami, niż u pozostałych podatników.

    REKLAMA

    To już ostatni dzień na złożenie części A sprawozdania SP-1. Sprawdź czy wiesz jakie dane w nim wykazać.

    Sprawozdanie SP-1, czyli sprawozdanie w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego na stałe weszło do katalogu sprawozdawczości budżetowej. Trzeba poświęcić mu uwagę dwa razy w roku. Po raz pierwszy już w styczniu, bo wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jako organy podatkowe właściwe w sprawach podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego mają obowiązek złożyć część A sprawozdania w terminie do 10 stycznia.

    Średnio 600 zł „pod choinkę” w urzędach. Maks to 950 zł. Jest i 0 zł. Zamiast podwyżek. Są i premie [Budżetówka, prezenty]

    Zamiast podwyżek w 2023 r. średnio 600 zł urzędnicy samorządowi otrzymają przed świętami z ZFŚS.

    Rozwój zawodowy i urlop szkoleniowy ratownika medycznego

    Każdy ratownik medyczny ma nie tylko prawo, lecz przede wszystkim obowiązek ustawicznego rozwoju zawodowego przez aktualizację wiedzy i umiejętności zawodowych. Na rozwój zawodowy ratownikowi medycznemu przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni roboczych rocznie – kiedy przysługuje ten urlop, kiedy nie przysługuje i czy należy się za niego wynagrodzenie? O tym w poniższym opracowaniu. 

    Brak podwyżki w samorządach w 2024 r. Poszkodowani nie zgadzają się na zamrożenie swoich pensji. I żądają wyjaśnień

    Przedstawiciele zarządu ZMP chcą wyjaśnień od rządu w sprawie zamrożenia wynagrodzeń w samorządach i spółkach komunalnych przewidzianego w ustawie okołobudżetowej na 2024 r.

    REKLAMA

    Kaucja to 50 groszy. Bo łatwo zapamiętać. Butelki ze szkła i plastiku oraz metalowe puszki [projekt rozporządzenia]

    Kaucja za butelki plastikowe do 3 litrów i szklane do 1,5 litra oraz za puszki do 1 litra wyniesie 50 gr. Tak zapisano w projekcie rozporządzenia Ministra Klimatu i Środowiska. 

    PIP: Obowiązki i prawa pracownika w zakresie bhp [zestawienie]
    Podstawowym obowiązkiem pracownika określonym w art. 211 Kodeksu pracy jest przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

    REKLAMA