Wzory dowodów księgowych dla ujmowania należności z tytułu odpisów na ZFŚS

Prawidłowe postępowanie

Operacje naliczenia odpisu na ZFŚS i przekazania tych odpisów na rachunek ZFŚS należy dokumentować dowodami mającymi cechy dowodu księgowego (art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1, 1a 2 i 4 uor).

Co to jest dowód własny wewnętrzny jednostki?

W celu ujęcia w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS trzeba zastosować dowód własny wewnętrzny jednostki, czyli dowód potwierdzający wykonanie operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 pkt 3 uor). Rodzaj tego dowodu oraz zasady jego wystawiania, kontroli i zatwierdzania do ujęcia w księgach powinny być określone w polityce rachunkowości jednostki (art. 10 ust. 1 i 2 uor). Błędem w tym przypadku nie jest to, że jest to kartka papieru. Papier to najczęściej stosowany nośnik dla dowodów księgowych. Na kartce tej brakuje jednak danych, które stanowią o tym, że może być ona uważana za dowód księgowy, czyli dowód mogący być podstawą do wprowadzenia zapisów do ksiąg rachunkowych jednostki. Na kartce brakuje danych wymaganych przez art. 21 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 6 uor, takich jak:

• określenie rodzaju dowodu i jego numer,
• nazwa jednostki i jej adres,
• data dokonania operacji i sporządzenia dowodu,
• data zadekretowania dowodu i podpis osoby, która zamieściła dekretację.

W jednostce trzeba albo ustalić wzór dokumentu księgowego wewnętrznego, służącego do ujmowania w księgach rachunkowych odpisów naliczonych na ZFŚS, albo ustalić, że odpisy będą księgowane na podstawie znormalizowanego dowodu PK - "Polecenie księgowania", do którego będzie podpięty załącznik, z wyliczeniem należnych odpisów na dany rok.

Przy ustalaniu dowodu wewnętrznego lub załącznika do PK można skorzystać z podanego wzoru.

Wzór dokumentu wewnętrznego stosowanego do ustalenia wielkości odpisu na ZFŚS

Wzór. Dokument wewnętrzny stosowany do ustalania wielkości odpisu na ZFŚS na dany rok (według planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych)

....................................... ................................

(nazwa jednostki - pieczęć) (data sporządzenia)

Planowana wielkość zatrudnienia do naliczenia

odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

na rok (20xx)

Liczba osób, na które dokonywane są odpisy podstawowe, zwiększenia odpisów lub zwiększenia funduszu na zasadach ogólnych z ustawy o ZFŚS:

1. liczba pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy: .....;
2. liczba pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach pracy lub przy wykonywaniu prac o szczególnych charakterze: .....;
3. liczba pracowników młodocianych w roku nauki:

- pierwszym: .....,

- drugim: .....,

- trzecim: .....;

4. zwiększenia fakultatywne odpisu - liczba zatrudnionych pracowników z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności: …..;
5. zwiększenia fakultatywne funduszu z tytułu objęcia opieką socjalną emerytów i rencistów - liczba emerytów/rencistów objętych opieką socjalną: …..;
6. zwiększenia fakultatywne funduszu z tytułu utworzenia zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego - ogólna liczba zatrudnionych: …..

Wyliczenie planowanej kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS, zwiększeń odpisu i funduszu

na rok (20xx)

Odpisy podstawowe, zwiększenia odpisów lub zwiększenia funduszu na zasadach ogólnych z ustawy o ZFŚS:

1) odpis podstawowy na:

• 1. pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy: liczba zatrudnionych × 37,5% kwoty bazowej na dany rok^[3],
  2. pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach pracy: liczba zatrudnionych × 50% kwoty bazowej na dany rok^[3],
  3. pracowników młodocianych w roku nauki:
• pierwszym: liczba zatrudnionych × 5% kwoty bazowej na dany rok^[3],
• drugim: liczba zatrudnionych × 6% kwoty bazowej na dany rok^[3],
• trzecim: liczba zatrudnionych × 7% kwoty bazowej na dany rok^[3];

2) zwiększenia fakultatywne odpisu: liczba zatrudnionych pracowników z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności × 6,25% kwoty bazowej na dany rok^[3];

3) zwiększenia fakultatywne funduszu: liczba emerytów/rencistów objętych opieką socjalną × 6,25% kwoty bazowej na dany rok^[3];

4) zwiększenia fakultatywne funduszu: ogólna liczba zatrudnionych do naliczenia zwiększenia na utrzymanie żłobka lub klubu dziecięcego × 7,5% kwoty bazowej na dany rok^[3].

Rozliczenie kwot według terminów przekazywania:

1. 1. równowartość 75% odpisu podstawowego, z terminem przekazania do 31 maja 20xx r. - xx zł.
   2. kwota do przekazania do 30 września 20xx r. - xx zł.

^[1] Liczbę pracowników (innych osób), dla których jest naliczany odpis na ZFŚS, a także kwotę faktycznie pobieranych świadczeń emerytalno-rentowych, podaje pracownik komórki ds. kadr.

^[2] Podane dane liczbowe (kwotowe) powinien sprawdzić bezpośredni przełożony pracownika komórki ds. kadr sporządzającego dokument.

^[3] Kwota bazowa z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS.

^[4] Za sporządzenie wyliczeń odpowiada pracownik księgowości.

^[5] Dowód powinien sprawdzić główny księgowy.

^[6] Dowód powinien zatwierdzić kierownik jednostki lub inny upoważniony przez niego pracownik.

Wzór: dokument wewnętrzny stosowany do ustalania ostatecznej wielkości odpisu na ZFŚS

Wzór. Dokument wewnętrzny stosowany do ustalania ostatecznej wielkości odpisu na ZFŚS na dany rok (według faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych)

....................................... ................................

(nazwa jednostki - pieczęć) (data sporządzenia)

Faktyczna wielkość zatrudnienia do naliczenia

odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

na rok (20xx)

Przeciętna faktyczna liczba osób, na które dokonywane są odpisy podstawowe na zasadach ogólnych z ustawy o ZFŚS:

1. przeciętna faktyczna liczba pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy: .....;
2. przeciętna faktyczna liczba pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach pracy lub przy wykonywaniu prac o szczególnych charakterze: .....;
3. przeciętna faktyczna liczba pracowników młodocianych w roku nauki:

• pierwszym: …..,
• drugim: …..,
• trzecim: …..

Wyliczenie faktycznej kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS na rok (20xx)

1. Odpis podstawowy na:

a) pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach pracy: faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych × 37,5% kwoty bazowej na dany rok^[3],

b) pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach pracy: faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych × 50% kwoty bazowej na dany rok^[3],

c) pracowników młodocianych w roku nauki:

• pierwszym: faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych × 5% kwoty bazowej na dany rok^[3],
• drugim: faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych × 6% kwoty bazowej na dany rok^[3],
• trzecim: faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych × 7% kwoty bazowej na dany rok^[3],

3. Wyliczenie wielkości korekty odpisu według faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych

1. Kwota odpisu podstawowego wyliczona według przeciętnej planowanej wielkości zatrudnienia: .....

2. Kwota odpisu podstawowego wyliczona według przeciętnej faktycznej wielkości zatrudnienia: .....

3. Różnica pozycji 1 i 2:

• do przelania na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: xx zł, do dnia dzień/miesiąc/20xx
• do zwrotu z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący jednostki: xx zł, do dnia dzień/miesiąc/20xx,

 ^[1] Dane powinien podać pracownik komórki ds. kadr.

^[2] Podane dane powinien sprawdzić bezpośredni przełożony pracownika komórki ds. kadr sporządzającego dokument.

^[3] Kwota bazowa z art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS.

^[4] Za sporządzenie wyliczeń odpowiada pracownik księgowości.

^[5] Dowód powinien sprawdzić główny księgowy.

^[6] Dowód powinien zatwierdzić kierownik jednostki lub inny upoważniony przez niego pracownik.

Podstawy prawne:

• art. 10 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1, 1a 2 i 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106)

• art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)

Izabela Motowilczuk

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Artykuł z: Poradnika Rachunkowości Budżetowej