Kategorie

Zakup usługi transportowej przy delegacjach pracowników

Agnieszka Jeżewska
Podróże służbowe./ Fot. Fotolia
Podróże służbowe./ Fot. Fotolia
Fotolia
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wypadkach udokumentowanych biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem ewentualnych ulg, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga taka przysługuje. Jak powinna wyglądać prawidłowa klasyfikacja zakupu usługi transportowej przy delegacjach pracowników?

Na podstawie ustawy o finansach publicznych z dnia 28 sierpnia 2009 r. ( Dz. U. Nr 157,poz.1240) jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z  przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatku (art.44, ust.2).

Rodzaj wydatku określa paragraf klasyfikacji budżetowej (art.39,par. 1, pkt.2 ustawy o finansach publicznych).

Wykonując dyspozycję ustawową, szczegółową klasyfikację dochodów, wydatków, przychodów, rozchodów oraz środków ze źródeł zagranicznych Minister Finansów ujął Rozporządzeniem z dnia 2 marca 2010 r. (Dz. U. Nr 38, poz.207 z pożn.zm.).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz.861 z późn.zm.) określa par. 15, ust.1, zgodnie z którym zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych oraz innych sprawozdań obowiązujących odrębnymi przepisami jednostkę.

Wymienione sprawozdania generuje się respektując nadrzędne zasady rachunkowości sprecyzowane ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (Dz. U. Z 2003 r. Nr 60, poz.535 z późn. zm.) oraz szczególne zasady rachunkowości ujęte Rozporządzeniem  Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

Ponadto ewidencja szczegółowa do kont zespołu 4 "Koszty według rodzaju i ich rozliczenie" winna być prowadzona według podziału klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych  do potrzeb planowania, analiz , a także winna zapewniać sporządzanie wszelkich sprawozdań obowiązujących jednostkę w sposób rzetelny i terminowy. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa (błędny paragraf kosztu, wydatku) implikuje więc nierzetelnymi sprawozdaniami, do składania których zobligowana jest jednostka, a także nierzetelnymi księgami rachunkowymi, błędami analiz i planowania.

Zobacz również: Paragraf 4410 Podróże służbowe krajowe - nieprawidłowości

Zgodnie  z zasadami klasyfikacji budżetowej wynikającymi z rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej  paragraf 4410 obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe, a paragraf 4420 na podróże służbowe zagraniczne pracowników ponoszone  zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej  z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz.167).

Interpretacja zapisów klasyfikacji budżetowej w kontekście  paragrafu 4410 oraz paragrafu 4420 jest bardzo rygorystyczna i winno się ją stosować bardzo "wąsko" (takie było zamierzenie ustawodawcy, a brak słów takich jak: w szczególności np., itd., które występują przy innych paragrafach może być dowodem na takie stanowisko w sprawie).

Dlatego w kontekście wydatkowania środków publicznych na podróże służbowe krajowe/zagraniczne zasadnym, a na pewno asekuracyjnym  jest stosowanie literalnie zapisów wskazywanego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, a to precyzyjnie wymienia katalog należności, które przysługują pracownikom  w sytuacji zidentyfikowanej jako podróż służbowa krajowa, zagraniczna m.in.: zwrot kosztów przejazdu. W związku z powyższym klasyfikacja wydatków ponoszonych na koszty przejazdów przy delegacjach krajowych, zagranicznych pracowników winna być wypadkową okoliczności, w których pracownik płaci za usługę transportu (i bez znaczenia jest tu fakt czy dokonuje zapłaty z pobranej zaliczki czy nie), a następnie poprzez fakt rozliczenia podróży  krajowej/zagranicznej otrzymuje zwrot poniesionych kosztów, czyli wypełnia się dyrektywa koincydencji zapisów prawnych.

Tak dokonany wydatek na zwrot za przejazd przy delegacji krajowej prawidłowo byłby kwalifikowany na paragraf 4410, a w przypadku delegacji zagranicznej do paragrafu 4420.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wypadkach udokumentowanych biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem ewentualnych ulg, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga taka przysługuje.

Zobacz również: Finansowanie wydatków publicznych z sum depozytowych

Jeżeli przedstawienie dokumentu, potwierdzającego poniesiony wydatek jest niemożliwe, pracownik składa oświadczenie na piśmie o poniesionym wydatki oraz o przyczynach braku jego udokumentowania.

W sytuacji, gdy usługa transportowa przy podróżach służbowych krajowych/zagranicznych jest zakupem bezpośrednim jednostki, a faktury dokumentujące tę operację gospodarczą wpływają bezpośrednio do jednostki, która bezpośrednio dokonuje wydatku na rzecz kontrahentów na podstawie zawartych umów, wydatki ponoszone bezpośrednio przez jednostkę budżetową, która zakupuje usługę  z pominięciem pracownika, który odbywał albo odbywał będzie podróż służbową nie jest zwrotem kosztów za nocleg. Nie spełnia zatem koniecznej i niezbędnej przesłanki kwalifikacji na paragraf 4410. To paragraf 4300 – zakup usług pozostałych jest właściwy w świetle obowiązujących przepisów prawnych do objęcia tego typu wydatku.

Niestety nieprawidłowości w tej materii występują systematycznie od lat, a skala ich jest relatywnie bardzo wysoka.

W rozważanej sytuacji prawidłowa jest klasyfikacja wydatków na usługi transportowe paragrafem 4430.

Paragrafem 4430 klasyfikuje się bowiem wydatki na zakup usług, z wyjątkiem usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami 401 do 403, 405, 406, 408, 410, 417 oraz usług z paragrafu 426 do 429, 432 do 440, 461 do 463, 470.

W opisie do paragrafu użyte przez ustawodawcę słowo w szczególności odnośnie katalogu usług tego paragrafu jednoznacznie i kategorycznie wskazuje na :
1. wymienione usługi rozporządzeniem są tylko przykładami
2.jest to katalog otwarty.
Jedyną przesłanką wykorzystania tego paragrafu jest to,że usługa nie podlega klasyfikacji na wymienione precyzyjnie paragrafy.

Implikacją takiego stanu rzeczy jest  prawidłowość zaliczenia usługi na przejazdy pracowników przy podróżach służbowych do paragrafu 4300.

Polecamy serwis: Nieprawidłowości

Więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Tylko teraz
148,20 zł
228,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    20 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT. Czy gminy i powiaty, świadcząc usługi w ramach programu, działają w charakterze podatników VAT? Czy VAT związany z wydatkami na tworzenie i utrzymanie centrum jest kosztem kwalifikowalnym?

    Kiedy zamawiający może odstąpić od zawartej umowy w trybie zamówień publicznych

    Kiedy zamawiający może odstąpić od umowy w trybie zamówień publicznych? Czy gmina może wycofać się z umowy i czy potrzebna jest zgoda wykonawcy (w umowie nie było warunków odstąpienia)?

    Zmiany w klasyfikacji budżetowej - rozporządzenie z 26 lipca 2021 r.

    Klasyfikacja budżetowa. Ustawodawca przygotował obszerne zmiany w rozporządzeniu dotyczącym klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, pojawiły się m.in. nowe paragrafy dla oświaty: 479 „Wynagrodzenia osobowe nauczycieli” oraz 480 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli”. Zmiany co do zasady wejdą w życie 1 stycznia 2022 r., przy czym część zmian obowiązuje z mocą wsteczną od 1 stycznia 2021 r. Na jakie dokładnie zmiany muszą być przygotowane organy administracji samorządowej?

    Ile zarabiają parlamentarzyści w UE?

    Zarobki parlamentarzystów w UE - najwięcej zarabiają Włosi i Niemcy. Hiszpanie i Portugalczycy otrzymują aż 14 wypłat.

    Spłata zadłużenia gminy z rezerwy celowej

    Spłata zadłużenia gminy ze środków pochodzących z rezerwy celowej - czy jest możliwa?

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych 2021

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych od 1 sierpnia 2021 r. - premiera, marszałków Sejmu i Senatu, rządu, posłów, senatorów, rzeczników itd. Ile będą zarabiać?

    Reorganizacja struktury szkoły i związana z tym likwidacja stanowiska

    W związku z licznymi zmianami struktury pracy w szkole przewidujemy likwidację jednego stanowiska sprzątaczki oraz stanowiska referenta. Wszyscy pracownicy administracji i obsługi zatrudnieni są na czas nieokreślony. Jakie regulacje obowiązują szkołę przy wypowiadaniu takich umów?

    Zakres odpowiedzialności głównego księgowego w Państwowej Straży Pożarnej

    Zakres odpowiedzialności pracownika, któremu powierzono obowiązki głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych, został określony zapisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) oraz ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: uondfp). W artykule autor przedstawia najważniejsze obowiązki głównego księgowego, których niewypełnienie może prowadzić do poniesienia odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, ale także odpowiedzialności karnej.

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia, w budżetówce bez zmian

    Rząd chce, aby minimalne wynagrodzenie wzrosło o 200 zł brutto. Płace w budżetówce pozostaną jednak zamrożone.

    Wynagrodzenia medyków po 1 lipca 2021 r. (pytania i odpowiedzi)

    Nowe regulacje dotyczące wynagradzania pracowników medycznych weszły w życie 1 lipca 2021 r. Oto odpowiedzi NFZ na najczęściej zadawane pytania.