Zakup usługi transportowej przy delegacjach pracowników

Na podstawie ustawy o finansach publicznych z dnia 28 sierpnia 2009 r. ( Dz. U. Nr 157,poz.1240) jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z  przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatku (art.44, ust.2).

Rodzaj wydatku określa paragraf klasyfikacji budżetowej (art.39,par. 1, pkt.2 ustawy o finansach publicznych).

Wykonując dyspozycję ustawową, szczegółową klasyfikację dochodów, wydatków, przychodów, rozchodów oraz środków ze źródeł zagranicznych Minister Finansów ujął Rozporządzeniem z dnia 2 marca 2010 r. (Dz. U. Nr 38, poz.207 z pożn.zm.).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz.861 z późn.zm.) określa par. 15, ust.1, zgodnie z którym zakładowy plan kont powinien zapewnić możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych oraz innych sprawozdań obowiązujących odrębnymi przepisami jednostkę.

Wymienione sprawozdania generuje się respektując nadrzędne zasady rachunkowości sprecyzowane ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (Dz. U. Z 2003 r. Nr 60, poz.535 z późn. zm.) oraz szczególne zasady rachunkowości ujęte Rozporządzeniem  Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

Ponadto ewidencja szczegółowa do kont zespołu 4 "Koszty według rodzaju i ich rozliczenie" winna być prowadzona według podziału klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych  do potrzeb planowania, analiz , a także winna zapewniać sporządzanie wszelkich sprawozdań obowiązujących jednostkę w sposób rzetelny i terminowy. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa (błędny paragraf kosztu, wydatku) implikuje więc nierzetelnymi sprawozdaniami, do składania których zobligowana jest jednostka, a także nierzetelnymi księgami rachunkowymi, błędami analiz i planowania.

Zobacz również: Paragraf 4410 Podróże służbowe krajowe - nieprawidłowości

Zgodnie  z zasadami klasyfikacji budżetowej wynikającymi z rozporządzenia o klasyfikacji budżetowej  paragraf 4410 obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe, a paragraf 4420 na podróże służbowe zagraniczne pracowników ponoszone  zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej  z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz.167).

Interpretacja zapisów klasyfikacji budżetowej w kontekście  paragrafu 4410 oraz paragrafu 4420 jest bardzo rygorystyczna i winno się ją stosować bardzo "wąsko" (takie było zamierzenie ustawodawcy, a brak słów takich jak: w szczególności np., itd., które występują przy innych paragrafach może być dowodem na takie stanowisko w sprawie).

Dlatego w kontekście wydatkowania środków publicznych na podróże służbowe krajowe/zagraniczne zasadnym, a na pewno asekuracyjnym  jest stosowanie literalnie zapisów wskazywanego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, a to precyzyjnie wymienia katalog należności, które przysługują pracownikom  w sytuacji zidentyfikowanej jako podróż służbowa krajowa, zagraniczna m.in.: zwrot kosztów przejazdu. W związku z powyższym klasyfikacja wydatków ponoszonych na koszty przejazdów przy delegacjach krajowych, zagranicznych pracowników winna być wypadkową okoliczności, w których pracownik płaci za usługę transportu (i bez znaczenia jest tu fakt czy dokonuje zapłaty z pobranej zaliczki czy nie), a następnie poprzez fakt rozliczenia podróży  krajowej/zagranicznej otrzymuje zwrot poniesionych kosztów, czyli wypełnia się dyrektywa koincydencji zapisów prawnych.

Tak dokonany wydatek na zwrot za przejazd przy delegacji krajowej prawidłowo byłby kwalifikowany na paragraf 4410, a w przypadku delegacji zagranicznej do paragrafu 4420.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wypadkach udokumentowanych biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem ewentualnych ulg, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga taka przysługuje.

Zobacz również: Finansowanie wydatków publicznych z sum depozytowych

Jeżeli przedstawienie dokumentu, potwierdzającego poniesiony wydatek jest niemożliwe, pracownik składa oświadczenie na piśmie o poniesionym wydatki oraz o przyczynach braku jego udokumentowania.

W sytuacji, gdy usługa transportowa przy podróżach służbowych krajowych/zagranicznych jest zakupem bezpośrednim jednostki, a faktury dokumentujące tę operację gospodarczą wpływają bezpośrednio do jednostki, która bezpośrednio dokonuje wydatku na rzecz kontrahentów na podstawie zawartych umów, wydatki ponoszone bezpośrednio przez jednostkę budżetową, która zakupuje usługę  z pominięciem pracownika, który odbywał albo odbywał będzie podróż służbową nie jest zwrotem kosztów za nocleg. Nie spełnia zatem koniecznej i niezbędnej przesłanki kwalifikacji na paragraf 4410. To paragraf 4300 – zakup usług pozostałych jest właściwy w świetle obowiązujących przepisów prawnych do objęcia tego typu wydatku.

Niestety nieprawidłowości w tej materii występują systematycznie od lat, a skala ich jest relatywnie bardzo wysoka.

W rozważanej sytuacji prawidłowa jest klasyfikacja wydatków na usługi transportowe paragrafem 4430.

Paragrafem 4430 klasyfikuje się bowiem wydatki na zakup usług, z wyjątkiem usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami 401 do 403, 405, 406, 408, 410, 417 oraz usług z paragrafu 426 do 429, 432 do 440, 461 do 463, 470.

W opisie do paragrafu użyte przez ustawodawcę słowo w szczególności odnośnie katalogu usług tego paragrafu jednoznacznie i kategorycznie wskazuje na :
1. wymienione usługi rozporządzeniem są tylko przykładami
2.jest to katalog otwarty.
Jedyną przesłanką wykorzystania tego paragrafu jest to,że usługa nie podlega klasyfikacji na wymienione precyzyjnie paragrafy.

Implikacją takiego stanu rzeczy jest  prawidłowość zaliczenia usługi na przejazdy pracowników przy podróżach służbowych do paragrafu 4300.

Polecamy serwis: Nieprawidłowości