Ulepszenie licencji na użytkowanie programów komputerowych

Licencja na użytkowanie programów komputerowych jest powszechnie wykorzystywaną instytucją prawną przez jednostki sektora finansów publicznych. Zgodnie  ustawą z dnia 29 września o rachunkowości stanowi ona nabyte, zaliczane do aktywów trwałych prawo majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok i przeznaczone na potrzeby jednostki.

W sytuacji, gdy zakupiona licencja spełnia przesłanki ustawowe o kwalifikacji do wartości niematerialnych i prawnych, powinna zostać prawidłowo (czyli zgodnie ze stanem faktycznym) ujęta w księgach rachunkowych.

Jednostki niekiedy po analizie swoich potrzeb podejmują decyzję o rozszerzeniu nabytych, wykorzystywanych i zewidencjonowanych już  licencji, co skutkuje błędną rejestracją księgową nowego zakupu jako ulepszenia posiadanej już licencji.

Należy pamiętać, iż kategoria ulepszenia: przebudowa, rozbudowa, modernizacja, rekonstrukcja, skutkująca zmianą wartości użytkowej odnosi się jedynie do środków trwałych.

W przypadku środków trwałych ważnym jest ustawowy zapis, iż wartość początkową stanowiąca cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego podnoszą koszty jego ulepszenia.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych wartość początkową stanowi cena nabycia prawa.

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

W związku z powyższym zakup rozszerzenia posiadanej i użytkowanej już licencji na użytkowanie programów komputerowych nie może zwiększać wartości początkowej nabytej wcześniej licencji.

W świetle obowiązujących przepisów prawnych możliwe są dwa rozwiązania:

1. Wydatki, które ponosi jednostka na rozszerzenie licencji zostają zakwalifikowane jako odrębna wartość niematerialna i prawna. Dotyczy to sytuacji, gdy spełnione są ustawowe przesłanki kwalifikacji do wartości niematerialnych i prawnych.

2. Wydatki na rozszerzenie licencji stanowią wydatki bieżące, a koszt z tym związany ujmuje się w księgach rachunkowych w dacie poniesienia. Dotyczy sytuacji, gdy nie zachodzą ustawowe przesłanki kwalifikacji do wartości niematerialnych i prawnych.

Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się drogą  systematycznego, planowego rozłożenia wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.

Rozpoczęcie amortyzacji związane jest nierozerwalnie z przyjęciem wartości niematerialnych i prawnych do używania. Zakończenie amortyzacji następuje nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych, a także w sytuacji przeznaczenia jej do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru.

Zgodnie ze szczególnymi zasadami rachunkowości ujętymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej można jednorazowo umarzać te wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa nie przekracza wielkości ustalonej przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, czyli kwoty 3500,00 zł..

Błędne ujęcie w księgach rachunkowych zakupu licencji może dotyczyć również ewidencji na koncie 020 w sytuacji, gdy umowa odnośnie zakupu licencji obejmuje okres krótszy bądź równy  jeden rok.

Okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok to konieczna i niezbędna przesłanka prawidłowej klasyfikacji licencji jako wartości niematerialnej i prawnej. Warunkiem przypisania danej operacji gospodarczej do określonej kategorii prawnej i ekonomicznej nie może być jedynie kwota transakcji. Nawet jeśli jest to znaczący wydatek, bądź choćby jedynie większy od 3500,00 zł, to i tak, jeśli licencja nie jest przewidziana na okres dłuższy  od jednego roku, to nie jest to wartość niematerialna i prawna.

Niewłaściwe zaszeregowanie licencji przekłada się na nieprawidłowości odnośnie klasyfikacji budżetowej wydatku. Jednostki mylą tu wydatki bieżące z wydatkami majątkowymi w sytuacji, gdy wydatek kwalifikują jako wartość niematerialną i prawną, choć w rzeczywistości dany zakup nie spełnia ustawowych przesłanek.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. 2013, poz. 330 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 289).

Zobacz również: Proces likwidacji zużytego sprzętu elektronicznego i jego ewidencja