Nieprawidłowe przeprowadzanie inwentaryzacji środków pieniężnych

Nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji środków pieniężnych przechowywanych w kasach kontrole stwierdzają w jednostkach organizacyjnych, w których na koniec roku obrotowego może znajdować się gotówka i inne walory (np. w samorządowych zakładach budżetowych, u osób prawnych tworzonych na podstawie odrębnych przepisów – takich jak np.: wojewódzkie ośrodki ruchu drogowego, instytucje kultury itp.).

Obejmuje całą gamę błędów, do których należą:

● przeprowadzanie inwentaryzacji przez osoby niepowołane, w wyniku samowolnej zmiany składu komisji inwentaryzacyjnej,

● przeprowadzanie inwentaryzacji jednoosobowo przez głównego księgowego,

● przeprowadzanie inwentaryzacji pod nieobecność osoby materialnie odpowiedzialnej, przez komisję o nieprawidłowym składzie (nieposzerzonym o dodatkową osobę, zapewniającą bezstronność spisu z natury),

● przeliczanie wartości pieniężnych przez kasjera zamiast przez członka komisji inwentaryzacyjnej,

● ustalanie liczby poszczególnych banknotów i monet bez dokładnego przeliczenia (na oko), mimo że nie znajdowały się one w oryginalnych, nienaruszonych opakowaniach bankowych,

● podawanie wartości środków pieniężnych znajdujących się w poszczególnych kasach jednostki przez kasjerów komisji inwentaryzacyjnej, która nie była obecna przy ich przeliczaniu.

Zobacz również: Dokumentowanie faktu przeprowadzenia i wyników uzgodnień sald z kontrahentami

Wszystkie opisane nieprawidłowości należą do kategorii poważnych naruszeń zasad przeprowadzania spisu z natury – ich stwierdzenie powinno skutkować unieważnieniem spisu i powtórzeniem go. Kontrola prawidłowości spisu w tym przypadku powinna być przeprowadzana w trakcie jego trwania lub niezwłocznie po jego zakończeniu, tak aby można było powtórzyć spis na ostatni dzień roku obrotowego.

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie, rozliczanie i dokumentowanie

Przyczynami opisanych nieprawidłowości najczęściej są: nieznajomość zasad przeprowadzania inwentaryzacji środków pieniężnych lub niedbalstwo pracowników powołanych do komisji inwentaryzacyjnej, rzadziej ich stwierdzenie jest powodem prób zafałszowania wyników spisu w celu ukrycia defraudacji środków. Temu celowi może służyć np. samowolna zamiana członków komisji inwentaryzacyjnej na takich, którzy albo biorą sami udział w defraudacji razem z kasjerem, albo łączą ich z osobą dokonującą defraudacji stosunki rodzinne, przyjacielskie, a także przeprowadzenie inwentaryzacji przez głównego księgowego (powód taki sam jak poprzedni). Z tych samych przyczyn (możliwości ukrycia manka w kasie) nie powinno się praktykować przeliczania gotówki przez samych kasjerów, zawsze powinna to robić przynajmniej dwuosobowa komisja inwentaryzacyjna w obecności kasjera.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

Polecamy w INFORRB