Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów w sektorze publicznym

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS
Wraz z początkiem trzeciego kwartału nadszedł czas, by jednostki sektora finansów publicznych rozpoczęły prace związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji aktywów i pasywów. W artykule m.in. wskazano przypadki, w których można odstąpić od ich przeprowadzenia, oraz na praktycznych przykładach wyjaśniono pojęcia „strzeżone składowisko” i „teren strzeżony”.

Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) – w tym na wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych.

Cele inwentaryzacji

Przez pojęcie inwentaryzacji należy rozumieć ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych, znajdujących się w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej. Rolą inwentaryzacji jest zweryfikowanie prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki.

Poszczególne etapy inwentaryzacji polegają na:

• ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień,

• porównaniu tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej,

• ustaleniu i wyjaśnieniu różnic oraz rozliczeniu osób materialnie odpowiedzialnych,

• doprowadzeniu danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym.

Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów pozwala nie tylko na aktualizację danych ujętych w ewidencji księgowej, ale ma także wpływ na wycenę majątku i wynik finansowy jednostki oraz na rzetelność sporządzanych sprawozdań finansowych i budżetowych. Poza tym w jednostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja jest jednym z elementów kontroli finansowej – która zgodnie z postanowieniami art. 47 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja może pomóc w zapobieganiu występowania i wykrywaniu już powstałych nadużyć związanych z dysponowaniem mieniem publicznym, a także może wskazywać obszary, w których konieczne jest przeprowadzenie racjonalizacji gospodarki majątkiem publicznym, ponieważ pozwala na:

• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia jednostki,

• ujawnienie przypadków niegospodarności i marnotrawstwa oraz ustalenie ich przyczyn,

• dokonanie oceny przydatności gospodarczej poszczególnych składników mienia i podjęcie decyzji co do zmian sposobu ich zagospodarowania,

• ocenę sposobu zabezpieczenia majątku jednostki przed zniszczeniem lub zagarnięciem.

Metody inwentaryzacji

Zależnie od tego, jakie składniki aktywów i pasywów jednostki mają być inwentaryzowane – uor przewiduje trzy metody przeprowadzania ich inwentaryzacji:

1) spis z natury ilości składników majątkowych, wycena tych ilości, porównanie otrzymanych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

2) uzyskanie od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, a także należności (w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów) oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji ww. metodami lub ich inwentaryzacja tymi metodami z uzasadnionych przyczyn nie była możliwa.

Rodzaje inwentaryzacji

Ze względu na częstotliwość przeprowadzania i zakres składników majątkowych objętych weryfikacją wyróżnia się inwentaryzacje: okresowe, ciągłe i doraźne oraz pełne i częściowe (wyrywkowe). Inwentaryzacja okresowa polega na przeprowadzaniu kontroli rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w pewnych stałych odstępach czasu, inwentaryzacja ciągła – na ustalaniu tego w sposób sukcesywny, tak aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich składników majątkowych podlegających inwentaryzacji, natomiast inwentaryzacja doraźna jest przeprowadzana w miarę potrzeb danej jednostki. Inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów objętych inwentaryzacją w dniu, na który przypada termin jej przeprowadzenia, natomiast inwentaryzacja częściowa dotyczy tylko wybranych składników majątkowych, na przykład: tylko składników majątkowych powierzonych wskazanej osobie materialnie odpowiedzialnej, tylko składników majątkowych znajdujących się we wskazanych pomieszczeniach bądź tylko wskazanych rodzajowo grup aktywów lub pasywów.

Klasyfikowanie wydatków z tytułu podróży służbowej po zmianach>>

Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Jednostki sektora finansów publicznych, przeprowadzając inwentaryzację pełną okresową lub ciągłą, są obowiązane stosować terminy i częstotliwość inwentaryzacji wynikające z art. 26 uor, natomiast w przypadku inwentaryzacji doraźnych nie obowiązują żadne terminy i zasady ustawowe – o ich przeprowadzeniu decyduje kierownik danej jednostki, kierując się tylko i wyłącznie jej potrzebami.

TABELA. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji według przepisów art. 26 uor

Pełną inwentaryzację wszystkich składników aktywów i pasywów jednostki należy także przeprowadzić na dzień: zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w dwóch przypadkach:

1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 uor jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,

2) w przypadku połączenia lub podziału jednostek (z wyjątkiem spółek kapitałowych), jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

„Strzeżone składowisko” oraz „teren strzeżony”

W związku z tym, że nie ma ustawowych definicji „strzeżone składowisko” i „teren strzeżony”, podjęcie decyzji w sprawie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na strzeżonych składowiskach oraz środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym należy do kierownika jednostki. Warunki konieczne do ich uznania za takie powinien on określić w przepisach wewnętrznych, uwzględniając warunki jej działania.

Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych>>

PRZYKŁADY DOPUSZCZALNYCH ROZWIĄZAŃ

Strzeżonym składowiskiem, w przypadku zapasów materiałów wykorzystywanych przez warsztaty mechaniczne (gospodarstwo pomocnicze szkoły zawodowej), takich jak: części zamienne do pojazdów, drobne narzędzia, opony itp., był magazyn części zamiennych znajdujący się w odrębnym, zamykanym budynku, wyposażonym w urządzenie alarmowe, posiadającym okratowane okna i drzwi, do którego dostęp miał tylko magazynier, który jako jedyny był upoważniony do przebywania w magazynie oraz przyjmowania i wydawania składników majątkowych. Osoby zdające i przyjmujące materiały miały dostęp do pomieszczeń magazynowych tylko w obecności magazyniera i wyłącznie do tych części pomieszczeń, w których nie są przechowywane materiały (korytarz, wydzielona część pomieszczeń magazynowych służąca do przyjmowania i wydawania materiałów).

Innym przykładem strzeżonego składowiska może być skład materiałów budowlanych gminnego zakładu gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, przeznaczonych do wykonywania remontów komunalnych zasobów mieszkaniowych oraz dróg gminnych. W tym przypadku duże elementy betonowe, metalowe i z tworzywa sztucznego (np. rury przepustowe), krawężniki, płyty chodnikowe, kostka brukowa itp. znajdowały się na ogrodzonym, częściowo zadaszonym placu przy budynku zakładu. Plac w ciągu dnia był dozorowany przez portiera, który wpuszczał na jego teren jedynie magazyniera i towarzyszące mu osoby zdające lub pobierające materiały. W nocy plac był oświetlony, obie prowadzące na jego teren bramy były zamknięte, a cały teren zakładu łącznie z placem – dozorowany przez pracowników firmy zajmującej się ochroną mienia.

Podobnie w przypadku terenu strzeżonego, na którym przechowywane są środki trwałe – pojęcie to będzie obejmowało takie miejsca przechowywania składników majątkowych (place, budynki, pomieszczenia magazynowe itp.), które są zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem – na przykład poprzez:

• odpowiednie ogrodzenie,

• zamknięcie uniemożliwiające dostęp z zewnątrz,

• instalację systemu alarmowego lub monitoringu,

• stały dozór zapewniany przez pracowników jednostki lub wyspecjalizowaną firmę zajmującą się ochroną mienia.

Izabela Motowilczuk

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź >>
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Komplet Polski Ład - Jak przygotować się do zmian 2022 PREMIUM
Tylko teraz
349,00 zł
614,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    5 gru 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Korzystanie z samochodu służbowego przez burmistrza
    Korzystanie z samochodu służbowego. Czy, aby móc korzystać z samochodu służbowego do wykonywania zadań służbowych, burmistrz powinien podpisać odrębną umowę, tj. umowę o odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie? Czy taką umowę w imieniu gminy może podpisać z burmistrzem sekretarz, który podpisuje burmistrzowi również urlopy, delegacje? Czy jednak umowa taka jest zbędna, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o samorządzie gminnym wskazujące, że burmistrz gospodaruje mieniem komunalnym? Czy ewentualnie do podpisania takiej umowy sekretarz powinien posiadać stosowne upoważnienie?
    Budżety samorządów z nadwyżką za III kwartał 2021 r.
    Z danych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów, wynika, iż nadwyżka w budżetach samorządów za III kwartał 2021 r. wyniosła 23 mld 436 mln zł, przy planowanym deficycie w wysokości 31 mld 67 mln zł.
    Świadczenie ratownicze - dla kogo dodatek do emerytury?
    Świadczenie ratownicze zostało przewidziane w ustawie o ochotniczych strażach pożarnych. Komu ma przysługiwać?
    Senior+ w edycji na 2022 rok
    Program Senior+ w edycji na 2022 rok adresowany jest do jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego, powiatowego oraz wojewódzkiego. Jakie wymagania należy spełnić?
    Kierownik zamawiającego musi określić wymogi weryfikacyjne dla zatrudnionych pracowników wykonawcy
    Czy według nowego Prawa zamówień publicznych istnieje konieczność określenia w opisie przedmiotu zamówienia zapisów dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia pracowników wykonawcy w zakresie m.in. rodzaju czynności, które oni wykonują, czy sposobu weryfikacji zatrudnienia tych osób (chodzi np. o kierownika budowy, robót, ochronę budowy, pracowników administracyjnych)? Zamówienie, które gmina chce udzielić, dotyczy budowy nowej hali sportowej, a w okresie COVID-19 takie wymogi mogą zniechęcić oferentów.
    Uhonorowanie pomocy społecznej - wypłata nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego
    Dzień Pracownika Socjalnego jest świętem wszystkich pracowników służb społecznych, a w szczególności pracowników socjalnych. Z tej okazji 21 listopada każdego roku, poza uroczystymi obchodami, przyznawane są nagrody.
    Egzekucja świadczeń z ZFŚS - jakie zapisy w zajęciu pozwalają na dokonywanie potrąceń
    Świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji do pełnej wysokości, jeśli zajęcie dotyczy innych wierzytelności.
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym już niedługo.
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym przyjęte przez Radę Ministrów.
    Gotowe posiłki w bufecie basenowym a stawka VAT
    Jednostka samorządowa (ośrodek sportowy) prowadzi basen. W ramach infrastruktury obiektu utworzono także sklepik/bufet, w którym sprzedawane są posiłki typu fast-food: hot-dogi, kanapki, zapiekanki. Jest to tzw. sprzedaż na wynos - nie posiadamy zaplecza umożliwiającego spożywanie posiłków na miejscu, a sprzedawane posiłki kupujemy w formie gotowej (kanapki) lub w formie półproduktów (hot-dogi, zapiekanki). Jaką stawką VAT należy opodatkować taką sprzedaż - 5% czy 8%?
    Jak inwentaryzować odnawialne źródła energii?
    Urząd gminy korzysta z programu Unii Europejskiej „Czyste powietrze” i ma na stanie urządzenia (panele, słoneczne, pompy ciepła) zamontowane na domach jednorodzinnych mieszkańców, którzy korzystali z dofinansowania. Zgodnie z założeniami programu, gmina jest właścicielem tych urządzeń jeszcze przez 5 lat. Mieszkańców, którzy korzystają z programu, jest ok. 1000. Jak należy inwentaryzować te urządzenia - spis z natury czy weryfikacja (oświadczenie mieszkańca, że ma to nadal na stanie)?
    Wspólna działalność socjalna w sektorze finansów publicznych
    Przepisy dają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS. Jest to na pewno korzystne zwłaszcza dla mniejszych jednostek, dysponujących niewielkimi środkami finansowymi. Wspólna działalność musi się opierać na zawarciu umowy pomiędzy pracodawcami. Skorzystanie z tego rozwiązania jest w pełni dopuszczalne także dla jednostek sfery budżetowej. W praktyce myśleć o tym mogą pracodawcy ze sobą powiązani, np. urząd gminy i gminne jednostki organizacyjne.
    Zmiany w rachunkowości od 1 stycznia 2022 r.
    Sprawdź co się zmieni w ustawie o rachunkowości w 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli od 1 września 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli 2022. Jakie zmiany czekają nauczycieli od nowego roku szkolnego? Czy będą podwyżki zarobków? Czy zostanie zwiększony czas pracy nauczycieli?
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela. Jak prawidłowo naliczać staż uprawniający do nagrody jubileuszowej nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach?
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki - kto może otrzymać?
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS - analiza
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS. Czy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można dofinansować prezenty na święta, Dzień Kobiet, Dzień Dziecka, z okazji jubileuszu itp.?
    Stypendia dla uczniów - jaki paragraf?
    Stypendia dla uczniów - klasyfikacja. W jakim paragrafie wydatków powinno się ujmować wypłacane uczniom stypendia socjalne oraz stypendia za wyniki w nauce i za osiągnięcia sportowe?
    Zatrudnienie głównego księgowego bez konkursu - czy jest możliwe?
    Zatrudnienie głównego księgowego. Czy można zatrudnić głównego księgowego w jednostce budżetowej bez przeprowadzenia konkursu?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania czy tylko na następny rok budżetowy?
    Jak uregulować dyżury domowe w przypadku telepracy?
    Telepraca - dyżury domowe. Jaki zapis należy umieścić w porozumieniu o telepracy, żeby nadal dyżur pełniony w miejscu zamieszkania był traktowany jako dyżur domowy, a nie dyżur w miejscu pracy?
    Czy można zatrudnić cudzoziemca w zakładzie budżetowym?
    Czy w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej można zatrudnić osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego (obywatel Ukrainy) na stanowisku pomocniczym i obsługi? Jakie warunki musi spełniać?
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022 - minister zdrowia Adam Niedzielski poinformował po posiedzeniu Trójstronnego Zespołu ds. Ochrony Zdrowia, że osiągnięto porozumienie. Od kiedy i o ile wzrosną wynagrodzenia medyków?
    Wizja lokalna w terenie
    Wizja lokalna, uregulowana w ustawie ‒ Prawo zamówień publicznych, jest szczególnym narzędziem, z którego zamawiający może skorzystać, określając warunki udziału w postępowaniu. Próżno szukać definicji legalnej tego pojęcia albo wyraźnych wymogów określonych przez ustawodawcę w tym zakresie. Jednak niezastosowanie się przez wykonawcę do wytycznych określonych w specyfikacji warunków zamówienia w tym względzie może skutkować odrzuceniem oferty, co rodzi konkretne konsekwencje w sferze proceduralnej.
    Klasyfikacja budżetowa wykonania instalacji fotowoltaiki

    Jaki paragraf klasyfikacji budżetowej będzie właściwy dla wydatków związanych ze sporządzeniem kosztorysu szacunkowego na wykonanie instalacji CO i fotowoltaiki (kwota 5500 zł)?