REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja aktywów i pasywów w sektorze publicznym

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wraz z początkiem trzeciego kwartału nadszedł czas, by jednostki sektora finansów publicznych rozpoczęły prace związane z przeprowadzaniem inwentaryzacji aktywów i pasywów. W artykule m.in. wskazano przypadki, w których można odstąpić od ich przeprowadzenia, oraz na praktycznych przykładach wyjaśniono pojęcia „strzeżone składowisko” i „teren strzeżony”.

Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) – w tym na wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych.

REKLAMA

Cele inwentaryzacji

Przez pojęcie inwentaryzacji należy rozumieć ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych, znajdujących się w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej. Rolą inwentaryzacji jest zweryfikowanie prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki.

Poszczególne etapy inwentaryzacji polegają na:

• ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień,

• porównaniu tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• ustaleniu i wyjaśnieniu różnic oraz rozliczeniu osób materialnie odpowiedzialnych,

• doprowadzeniu danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym.

REKLAMA

Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów pozwala nie tylko na aktualizację danych ujętych w ewidencji księgowej, ale ma także wpływ na wycenę majątku i wynik finansowy jednostki oraz na rzetelność sporządzanych sprawozdań finansowych i budżetowych. Poza tym w jednostkach sektora finansów publicznych inwentaryzacja jest jednym z elementów kontroli finansowej – która zgodnie z postanowieniami art. 47 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja może pomóc w zapobieganiu występowania i wykrywaniu już powstałych nadużyć związanych z dysponowaniem mieniem publicznym, a także może wskazywać obszary, w których konieczne jest przeprowadzenie racjonalizacji gospodarki majątkiem publicznym, ponieważ pozwala na:

• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia jednostki,

• ujawnienie przypadków niegospodarności i marnotrawstwa oraz ustalenie ich przyczyn,

• dokonanie oceny przydatności gospodarczej poszczególnych składników mienia i podjęcie decyzji co do zmian sposobu ich zagospodarowania,

• ocenę sposobu zabezpieczenia majątku jednostki przed zniszczeniem lub zagarnięciem.

Metody inwentaryzacji

Zależnie od tego, jakie składniki aktywów i pasywów jednostki mają być inwentaryzowane – uor przewiduje trzy metody przeprowadzania ich inwentaryzacji:

1) spis z natury ilości składników majątkowych, wycena tych ilości, porównanie otrzymanych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

2) uzyskanie od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, a także należności (w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów) oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników aktywów i pasywów, które nie podlegają inwentaryzacji ww. metodami lub ich inwentaryzacja tymi metodami z uzasadnionych przyczyn nie była możliwa.

Rodzaje inwentaryzacji

Ze względu na częstotliwość przeprowadzania i zakres składników majątkowych objętych weryfikacją wyróżnia się inwentaryzacje: okresowe, ciągłe i doraźne oraz pełne i częściowe (wyrywkowe). Inwentaryzacja okresowa polega na przeprowadzaniu kontroli rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w pewnych stałych odstępach czasu, inwentaryzacja ciągła – na ustalaniu tego w sposób sukcesywny, tak aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich składników majątkowych podlegających inwentaryzacji, natomiast inwentaryzacja doraźna jest przeprowadzana w miarę potrzeb danej jednostki. Inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich aktywów i pasywów objętych inwentaryzacją w dniu, na który przypada termin jej przeprowadzenia, natomiast inwentaryzacja częściowa dotyczy tylko wybranych składników majątkowych, na przykład: tylko składników majątkowych powierzonych wskazanej osobie materialnie odpowiedzialnej, tylko składników majątkowych znajdujących się we wskazanych pomieszczeniach bądź tylko wskazanych rodzajowo grup aktywów lub pasywów.

Klasyfikowanie wydatków z tytułu podróży służbowej po zmianach>>

Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Jednostki sektora finansów publicznych, przeprowadzając inwentaryzację pełną okresową lub ciągłą, są obowiązane stosować terminy i częstotliwość inwentaryzacji wynikające z art. 26 uor, natomiast w przypadku inwentaryzacji doraźnych nie obowiązują żadne terminy i zasady ustawowe – o ich przeprowadzeniu decyduje kierownik danej jednostki, kierując się tylko i wyłącznie jej potrzebami.

TABELA. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji według przepisów art. 26 uor

Pełną inwentaryzację wszystkich składników aktywów i pasywów jednostki należy także przeprowadzić na dzień: zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w dwóch przypadkach:

1) w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 uor jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,

2) w przypadku połączenia lub podziału jednostek (z wyjątkiem spółek kapitałowych), jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

„Strzeżone składowisko” oraz „teren strzeżony”

W związku z tym, że nie ma ustawowych definicji „strzeżone składowisko” i „teren strzeżony”, podjęcie decyzji w sprawie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na strzeżonych składowiskach oraz środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym należy do kierownika jednostki. Warunki konieczne do ich uznania za takie powinien on określić w przepisach wewnętrznych, uwzględniając warunki jej działania.

Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych>>

PRZYKŁADY DOPUSZCZALNYCH ROZWIĄZAŃ

Strzeżonym składowiskiem, w przypadku zapasów materiałów wykorzystywanych przez warsztaty mechaniczne (gospodarstwo pomocnicze szkoły zawodowej), takich jak: części zamienne do pojazdów, drobne narzędzia, opony itp., był magazyn części zamiennych znajdujący się w odrębnym, zamykanym budynku, wyposażonym w urządzenie alarmowe, posiadającym okratowane okna i drzwi, do którego dostęp miał tylko magazynier, który jako jedyny był upoważniony do przebywania w magazynie oraz przyjmowania i wydawania składników majątkowych. Osoby zdające i przyjmujące materiały miały dostęp do pomieszczeń magazynowych tylko w obecności magazyniera i wyłącznie do tych części pomieszczeń, w których nie są przechowywane materiały (korytarz, wydzielona część pomieszczeń magazynowych służąca do przyjmowania i wydawania materiałów).

Innym przykładem strzeżonego składowiska może być skład materiałów budowlanych gminnego zakładu gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, przeznaczonych do wykonywania remontów komunalnych zasobów mieszkaniowych oraz dróg gminnych. W tym przypadku duże elementy betonowe, metalowe i z tworzywa sztucznego (np. rury przepustowe), krawężniki, płyty chodnikowe, kostka brukowa itp. znajdowały się na ogrodzonym, częściowo zadaszonym placu przy budynku zakładu. Plac w ciągu dnia był dozorowany przez portiera, który wpuszczał na jego teren jedynie magazyniera i towarzyszące mu osoby zdające lub pobierające materiały. W nocy plac był oświetlony, obie prowadzące na jego teren bramy były zamknięte, a cały teren zakładu łącznie z placem – dozorowany przez pracowników firmy zajmującej się ochroną mienia.

Podobnie w przypadku terenu strzeżonego, na którym przechowywane są środki trwałe – pojęcie to będzie obejmowało takie miejsca przechowywania składników majątkowych (place, budynki, pomieszczenia magazynowe itp.), które są zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem – na przykład poprzez:

• odpowiednie ogrodzenie,

• zamknięcie uniemożliwiające dostęp z zewnątrz,

• instalację systemu alarmowego lub monitoringu,

• stały dozór zapewniany przez pracowników jednostki lub wyspecjalizowaną firmę zajmującą się ochroną mienia.

Izabela Motowilczuk

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ponad 878 mln zł na dofinansowanie na rozwój e-usług publicznych

Ponad 878 mln zł na dofinansowanie na rozwój e-usług publicznych. Kto może starać się o dofinansowanie? Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski poinformował w poniedziałek, że Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) ogłosiło nowy nabór w ramach programu „Wysoka jakość i dostępność e-usług publicznych”

Zarządzanie budżetem samorządów na starych zasadach – ale z małymi zmianami – do 2029 roku. Rząd przyjął projekt nowelizacji

Zarządzanie budżetem samorządów na starych zasadach, ale z małymi zmianami, do 2029 roku. Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw.

Od 1 stycznia 2025 r. wyższa opłata reklamowa. Część stała opłaty reklamowej wzrośnie do 3,72 zł. Kto zapłaci?

Od 1 stycznia 2025 r. wyższa opłata reklamowa. Część stała opłaty reklamowej wzrośnie do 3,72 zł. Kto zapłaci? Podwyższeniu ulegnie także stawka części zmiennej opłaty reklamowej. Ile wynosić będą opłaty reklamowe za umieszczone tablice i urządzenia reklamowe?

Od 1 stycznia 2025 r. 6,38 zł dziennie opłaty uzdrowiskowej. Opłata miejscowa także wzrośnie. Kto jest zwolniony z tych opłat?

Od 1 stycznia 2025 r. 6,38 zł dziennie opłaty uzdrowiskowej. Opłata miejscowa także wzrośnie. Kto jest zwolniony z tych opłat? Kiedy pobierana jest opłata uzdrowiskowa, a w których przypadkach może być pobrana opłata miejscowa?

REKLAMA

Do 2029 r. uelastycznione reguły zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego [projekt]

Do 2029 r. uelastycznione reguły zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych rządu pojawił się projekt nowelizacji ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw. Chodzi o przedłużenie obowiązującego do 2025 r. uelastycznienia reguł fikusowych dla samorządów terytorialnych.

Przedawnienie zobowiązań podatkowych, a działania organów skarbowych

Przedawnienie zobowiązań podatkowych, a działania organów skarbowych. Jakie działania podejmuje fiskus, aby zapobiec przedawnieniu? Jakie przepisy dają mu do tego prawo? Komentarz ekspercki. Z końcem roku 2024 przedawniają się zobowiązania podatkowe, których zapłata przypadała na 2019 rok.

Bon frekwencyjny: Do 29 listopada 2024 r. przedłużono termin składania wniosków o wsparcie dla kół gospodyń wiejskich

Bon frekwencyjny: Do 29 listopada 2024 r. przedłużono termin składania wniosków o wsparcie dla kół gospodyń wiejskich. Chodzi o prawo do dofinansowania dla kół gospodyń wiejskich z gmin, w których frekwencja w ubiegłorocznych wyborach parlamentarnych przekroczyła 60 proc.

Bon senioralny 2026 r. Zadania gmin, sprawozdania, finansowanie

Bon senioralny 2026 r. Zadania gmin, sprawozdania, finansowanie. Zadania gmin związane zrealizowaniem bonu senioralnego. Co powinno znaleźć się w sprawozdaniu dotyczącym realizowania bonu senioralnego? Jak będą finansowane zadania z zakresu bonu senioralnego?

REKLAMA

Zrównanie praw kół gospodyń wiejskich. Ustawa z podpisem prezydenta

Zrównanie praw kół gospodyń wiejskich. Ustawa z podpisem prezydenta Andrzeja Dudy. Chodzi o zrównanie praw wszystkich kół gospodyń wiejskich, jeśli chodzi o ich dostęp do rozwiązań zawartych w ustawie o KGW z 9 listopada 2018 roku.

MRPiPS: "Premia społeczna" - granty dla samorządów na usługi społeczne. Wnioski można składać do końca października

MRPiPS: "Premia społeczna" - granty dla samorządów na usługi społeczne. Wnioski można składać do końca października. JST mogą uzyskać do 350 tys. zł. 1 października Fundacja Fundusz Współpracy uruchomiła kolejną pulę środków dla samorządów na zakup usług społecznych.

REKLAMA