Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja środków trwałych

Inwentaryzacja środków trwałych./ fot. Fotolia
Inwentaryzacja środków trwałych./ fot. Fotolia
W niniejszym artykule wyjaśniamy krok po kroku jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych.

Kontrola zarzuciła jednostce nieprawidłowe rozliczenie wyników inwentaryzacji środków trwałych, przeprowadzonej we wrześniu 2016 r. (raz na 4 lata). Wskazano m.in. następujące nieprawidłowości:

  • nieustalenie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przyczyn powstania części niedoborów i szkód, a co za tym idzie – niezaliczenie ich do niedoborów i szkód zawinionych lub niezawinionych,
  • skompensowanie niedoboru i nadwyżki na podstawie decyzji przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej niezatwierdzonej przez radcę prawnego i kierownika jednostki (dotyczyło to laptopa firmowego, zastąpionego laptopem prywatnym pracownika, przestarzałym i o znacznie gorszych parametrach użytkowych),
  • niewycenienie nadwyżek pozostałych środków trwałych: drukarki laserowej i kosiarki (zostały przyjęte na stan z wartością 0 zł – do ewidencji ilościowej, mimo że zgodnie z polityką rachunkowości jednostki przedmioty te powinny być objęte ewidencją ilościowo-wartościową).

Ponadto do ksiąg rachunkowych 2016 r. nie zostały wprowadzone zapisy dotyczące skorygowania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych (dotyczyło to nadwyżek środków trwałych o łącznej wartości 58 980 zł i niedoborów środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, które nie zostały uznane ani za zawinione, ani za niezawinione, o łącznej wartości 235 765 zł).

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji w opisanych przypadkach?

Nieprawidłowości wskazane przez kontrolujących dotyczą naruszenia podstawowych zasad rozliczania wyników spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Aby ich uniknąć, należy przy rozliczaniu wyników spisu z natury postępować zgodnie z podanymi wskazówkami.

Krok 1 Ustalenie nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych

Po ujęciu wyników spisu z natury w arkuszach spisowych przez zespoły spisowe i skontrolowaniu ich formalnej poprawności przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkusze przekazuje się do komórki księgowości. Tam, na podstawie danych zawartych w ewidencji pomocniczej środków trwałych i pozostałych środków trwałych:

  • wycenia się spisane składniki majątkowe,
  • ustala się różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki, niedobory i szkody) w ujęciu ilościowym i wartościowym.

Wartość stwierdzonych niedoborów wycenia się w wartości księgowej brutto (nazywanej też wartością początkową, ujętej na kontach 011 "Środki trwałe" i 013 "Pozostałe środki trwałe"). Wartość stwierdzonych nadwyżek wycenia się, stosując kolejno następujące zasady:

  • zasada 1 - na podstawie dowodów źródłowych będących w posiadaniu jednostki (np. gdy nadwyżka jest wynikiem nieujęcia przychodu środków trwałych z zakupu lub wytworzenia we własnym zakresie),
  • zasada 2 - w braku dowodów źródłowych - na podstawie oszacowania ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (z uwzględnieniem jego stopnia zużycia),
  • zasada 3 - w braku dowodów źródłowych i przy niemożności oszacowania na podstawie cen sprzedaży - w inaczej ustalonej wartości godziwej (którą określa się zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości jednostki).

Krok 2 Ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów

Zestawienia różnic inwentaryzacyjnych przekazuje się z komórki księgowości przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. To on odpowiada za ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów - odrębnie dla każdego przedmiotu ujętego w dokumentacji księgowej jako niedobór lub nadwyżka. W tym celu m.in. pobiera on na piśmie wyjaśnienia:

  • od pracowników materialnie odpowiedzialnych za poszczególne składniki majątkowe,
  • od pracowników, w których pieczy powinny pozostawać określone składniki majątkowe (zgodnie z ustalonymi w jednostce procedurami kontroli zarządczej w zakresie ochrony mienia jednostki),
  • od innych pracowników, którzy mają istotne informacje dla ustalenia przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych (np. od pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie dowodów OT, PT, LT).

INFORAKADEMIA poleca: NOWE SPRAWOZDANIE SP-1 – SPRAWOZDANIE PODATKOWE W ZAKRESIE PODATKU OD NIERUCHOMOŚCI, PODATKU ROLNEGO I PODATKU LEŚNEGO

Po pobraniu wyjaśnień przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ma obowiązek sporządzić protokół. W protokole tym należy:

  • wymienić oddzielnie każdy przedmiot stanowiący nadwyżkę (niedobór), z podaniem jego wartości,
  • wskazać przyczyny powstania nadwyżek,
  • wskazać przyczyny powstania niedoborów i szkód, dzieląc je na zawinione i niezawinione,
  • dla niedoborów uznanych za zawinione - wskazać osoby odpowiedzialne za ich powstanie i postawić wnioski dotyczące ewentualnego dochodzenia odszkodowania za utracone lub uszkodzone składniki mienia.

Nadwyżek stwierdzonych w środkach trwałych i pozostałych środkach trwałych nie można kompensować ze stwierdzonymi niedoborami. Jest to zasada ogólna, wynikająca z tego, że w przypadku środków trwałych i pozostałych środków trwałych trudno mówić o przypadkowym powstaniu różnic na skutek pomyłki w ich wydawaniu i ewidencjonowaniu. W omawianym przypadku prywatny laptop w ogóle nie powinien być spisany w trakcie inwentaryzacji przez zespół spisowy. Spis odbywa się w obecności pracowników odpowiedzialnych za składniki majątkowe, którzy powinni w ramach przygotowania do inwentaryzacji albo usunąć wszystkie prywatne rzeczy z pomieszczeń jednostki, albo w czasie spisu okazać je zespołowi spisowemu wraz ze stosownym wyjaśnieniem. Skoro prywatny laptop znalazł się jednak na arkuszu spisu z natury, to na etapie rozliczania wyników spisu z natury przedmiot ten, spisany jako składnik majątkowy jednostki, powinien być zaliczony do pozornych nadwyżek inwentaryzacyjnych, natomiast laptop służbowy powinien być wykazany jako niedobór inwentaryzacyjny.

Zobacz: Rachunkowość budżetowa

Krok 3 Zaopiniowanie wniosków przez głównego księgowego jednostki

Główny księgowy jest zobowiązany sprawdzić pod względem formalnym i rachunkowym wnioski dotyczące rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, postawione przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. To na tym etapie w omawianym przypadku powinny zostać zakwestionowane nieprawidłowości w protokole rozliczenia inwentaryzacji, polegające na:

  • skompensowaniu niedoboru laptopa z nadwyżką (pozorną),
  • nieustaleniu w odniesieniu do części niedoborów, czy są one zawinione czy niezawinione.

Zatwierdzenie wniosków odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez głównego księgowego i spisanie w formie adnotacji ewentualnych uwag. Do uwag powinien się odnieść przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Tu są dwie możliwości:

  1. może je uwzględnić i dokonać odpowiednich poprawek,
  2. może je odrzucić, ale wówczas powinien podać uzasadnienie.

Krok 4 Zaopiniowanie wniosków przez radcę prawnego

Zgodnie z ogólnymi zasadami odpowiedzialności odszkodowawczej pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy zawartymi w Kodeksie pracy:

  • pracownicy materialnie odpowiedzialni za powierzone składniki mienia odpowiadają za szkody w nich powstałe, chyba że dowiodą, iż szkoda nie wynikła z ich winy,
  • pracownicy, którzy nie podpisali oświadczeń o odpowiedzialności materialnej, odpowiadają za szkody powstałe w mieniu pracodawcy, jeśli pracodawca dowiedzie, że powstały one z ich winy na skutek zaniedbania w wykonywaniu obowiązków, oraz wskaże faktyczną wysokość tej szkody.

Odszkodowanie szacuje się w wielkości faktycznie wyrządzonej szkody, przy czym:

  • nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (zasady tej nie stosuje się, jeśli szkoda została wyrządzona umyślnie),
  • jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody między pracodawcą i pracownikiem (w tym zawartej przed sądem pracy), wysokość odszkodowania może być obniżona, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.

Radca prawny jednostki powinien zbadać pod tym kątem wnioski przedstawione przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i potwierdzić ich zasadność bądź stwierdzić, że nie są wystarczające do ustalenia odpowiedzialności odszkodowawczej (w stosunku do każdego pracownika oddzielnie). Zatwierdzenie wniosków odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez radcę prawnego i ewentualne złożenie dodatkowych wyjaśnień w przypadkach budzących wątpliwości prawne.

Krok 5 Zatwierdzenie wyników rozliczenia inwentaryzacji przez kierownika jednostki

Ostateczne zatwierdzenie wyników rozliczenia inwentaryzacji należy do kierownika jednostki. To kierownik jednostki (jako pracodawca) decyduje o uznaniu niedoborów i szkód za zawinione lub niezawinione i o ewentualnym dochodzeniu odpowiedzialności odszkodowawczej od pracowników. Zatwierdzenie wyników inwentaryzacji odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez kierownika jednostki. Nie jest to wyłącznie czynność formalna polegająca na złożeniu podpisu. Kierownik jednostki powinien zapoznać się z całością dokumentacji inwentaryzacyjnej. Może posiłkować się w razie potrzeby wyjaśnieniami składanymi przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, radcę prawnego oraz głównego księgowego.

Krok 6 Rozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki

Zatwierdzona dokumentacja inwentaryzacyjna jest podstawą do sporządzenia przez głównego księgowego jednostki (lub innego wskazanego pracownika komórki księgowości) poleceń księgowania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. W omawianym przypadku główny księgowy zaniedbał obowiązki w tym zakresie. Nie sporządził poleceń księgowania dla nadwyżek środków trwałych o łącznej wartości 58 980 zł i niedoborów środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, które nie zostały w protokole z inwentaryzacji uznane ani za zawinione, ani za niezawinione, o łącznej wartości 235 765 zł. W normalnej sytuacji niemożność sporządzenia poleceń księgowania ze względu na niepoprawność formalną protokołu z rozliczenia inwentaryzacji powinna być zgłoszona kierownikowi jednostki i usunięta. Główny księgowy zaniechał jednak jakichkolwiek czynności. W efekcie w jednostce doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych polegającego na nierozliczeniu i nieujęciu w księgach rachunkowych 2016 r. rozliczenia wyników spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Komplet PREMIUM - Klasyfikacja budżetowa 2022 z programem online na 12 m-cy
Komplet PREMIUM - Klasyfikacja budżetowa 2022 z programem online na 12 m-cy
Tylko teraz
164,00 zł
328,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    6 gru 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Fitch: Polskie samorządy na liście obserwacyjnej ze wskazaniem negatywnym
    Fitch umieścił 14 JST w Polsce na liście obserwacyjnej ze wskazaniem negatywnym - przekazała agencja ratingowa. Według ekspertów gminy będą zmuszone do podnoszenia podatków i opłat lokalnych oraz ograniczania wydatków bieżących, aby zrównoważyć ubytek dochodów związany z reformą Polski Ład.
    Korzystanie z samochodu służbowego przez burmistrza
    Korzystanie z samochodu służbowego. Czy, aby móc korzystać z samochodu służbowego do wykonywania zadań służbowych, burmistrz powinien podpisać odrębną umowę, tj. umowę o odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie? Czy taką umowę w imieniu gminy może podpisać z burmistrzem sekretarz, który podpisuje burmistrzowi również urlopy, delegacje? Czy jednak umowa taka jest zbędna, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o samorządzie gminnym wskazujące, że burmistrz gospodaruje mieniem komunalnym? Czy ewentualnie do podpisania takiej umowy sekretarz powinien posiadać stosowne upoważnienie?
    Budżety samorządów z nadwyżką za III kwartał 2021 r.
    Z danych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów, wynika, iż nadwyżka w budżetach samorządów za III kwartał 2021 r. wyniosła 23 mld 436 mln zł, przy planowanym deficycie w wysokości 31 mld 67 mln zł.
    Świadczenie ratownicze - dla kogo dodatek do emerytury?
    Świadczenie ratownicze zostało przewidziane w ustawie o ochotniczych strażach pożarnych. Komu ma przysługiwać?
    Senior+ w edycji na 2022 rok
    Program Senior+ w edycji na 2022 rok adresowany jest do jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego, powiatowego oraz wojewódzkiego. Jakie wymagania należy spełnić?
    Kierownik zamawiającego musi określić wymogi weryfikacyjne dla zatrudnionych pracowników wykonawcy
    Czy według nowego Prawa zamówień publicznych istnieje konieczność określenia w opisie przedmiotu zamówienia zapisów dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia pracowników wykonawcy w zakresie m.in. rodzaju czynności, które oni wykonują, czy sposobu weryfikacji zatrudnienia tych osób (chodzi np. o kierownika budowy, robót, ochronę budowy, pracowników administracyjnych)? Zamówienie, które gmina chce udzielić, dotyczy budowy nowej hali sportowej, a w okresie COVID-19 takie wymogi mogą zniechęcić oferentów.
    Uhonorowanie pomocy społecznej - wypłata nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego
    Dzień Pracownika Socjalnego jest świętem wszystkich pracowników służb społecznych, a w szczególności pracowników socjalnych. Z tej okazji 21 listopada każdego roku, poza uroczystymi obchodami, przyznawane są nagrody.
    Egzekucja świadczeń z ZFŚS - jakie zapisy w zajęciu pozwalają na dokonywanie potrąceń
    Świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji do pełnej wysokości, jeśli zajęcie dotyczy innych wierzytelności.
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym już niedługo.
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym przyjęte przez Radę Ministrów.
    Gotowe posiłki w bufecie basenowym a stawka VAT
    Jednostka samorządowa (ośrodek sportowy) prowadzi basen. W ramach infrastruktury obiektu utworzono także sklepik/bufet, w którym sprzedawane są posiłki typu fast-food: hot-dogi, kanapki, zapiekanki. Jest to tzw. sprzedaż na wynos - nie posiadamy zaplecza umożliwiającego spożywanie posiłków na miejscu, a sprzedawane posiłki kupujemy w formie gotowej (kanapki) lub w formie półproduktów (hot-dogi, zapiekanki). Jaką stawką VAT należy opodatkować taką sprzedaż - 5% czy 8%?
    Jak inwentaryzować odnawialne źródła energii?
    Urząd gminy korzysta z programu Unii Europejskiej „Czyste powietrze” i ma na stanie urządzenia (panele, słoneczne, pompy ciepła) zamontowane na domach jednorodzinnych mieszkańców, którzy korzystali z dofinansowania. Zgodnie z założeniami programu, gmina jest właścicielem tych urządzeń jeszcze przez 5 lat. Mieszkańców, którzy korzystają z programu, jest ok. 1000. Jak należy inwentaryzować te urządzenia - spis z natury czy weryfikacja (oświadczenie mieszkańca, że ma to nadal na stanie)?
    Wspólna działalność socjalna w sektorze finansów publicznych
    Przepisy dają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS. Jest to na pewno korzystne zwłaszcza dla mniejszych jednostek, dysponujących niewielkimi środkami finansowymi. Wspólna działalność musi się opierać na zawarciu umowy pomiędzy pracodawcami. Skorzystanie z tego rozwiązania jest w pełni dopuszczalne także dla jednostek sfery budżetowej. W praktyce myśleć o tym mogą pracodawcy ze sobą powiązani, np. urząd gminy i gminne jednostki organizacyjne.
    Zmiany w rachunkowości od 1 stycznia 2022 r.
    Sprawdź co się zmieni w ustawie o rachunkowości w 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli od 1 września 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli 2022. Jakie zmiany czekają nauczycieli od nowego roku szkolnego? Czy będą podwyżki zarobków? Czy zostanie zwiększony czas pracy nauczycieli?
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela. Jak prawidłowo naliczać staż uprawniający do nagrody jubileuszowej nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach?
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki - kto może otrzymać?
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS - analiza
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS. Czy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można dofinansować prezenty na święta, Dzień Kobiet, Dzień Dziecka, z okazji jubileuszu itp.?
    Stypendia dla uczniów - jaki paragraf?
    Stypendia dla uczniów - klasyfikacja. W jakim paragrafie wydatków powinno się ujmować wypłacane uczniom stypendia socjalne oraz stypendia za wyniki w nauce i za osiągnięcia sportowe?
    Zatrudnienie głównego księgowego bez konkursu - czy jest możliwe?
    Zatrudnienie głównego księgowego. Czy można zatrudnić głównego księgowego w jednostce budżetowej bez przeprowadzenia konkursu?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania czy tylko na następny rok budżetowy?
    Jak uregulować dyżury domowe w przypadku telepracy?
    Telepraca - dyżury domowe. Jaki zapis należy umieścić w porozumieniu o telepracy, żeby nadal dyżur pełniony w miejscu zamieszkania był traktowany jako dyżur domowy, a nie dyżur w miejscu pracy?
    Czy można zatrudnić cudzoziemca w zakładzie budżetowym?
    Czy w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej można zatrudnić osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego (obywatel Ukrainy) na stanowisku pomocniczym i obsługi? Jakie warunki musi spełniać?
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022 - minister zdrowia Adam Niedzielski poinformował po posiedzeniu Trójstronnego Zespołu ds. Ochrony Zdrowia, że osiągnięto porozumienie. Od kiedy i o ile wzrosną wynagrodzenia medyków?
    Wizja lokalna w terenie
    Wizja lokalna, uregulowana w ustawie ‒ Prawo zamówień publicznych, jest szczególnym narzędziem, z którego zamawiający może skorzystać, określając warunki udziału w postępowaniu. Próżno szukać definicji legalnej tego pojęcia albo wyraźnych wymogów określonych przez ustawodawcę w tym zakresie. Jednak niezastosowanie się przez wykonawcę do wytycznych określonych w specyfikacji warunków zamówienia w tym względzie może skutkować odrzuceniem oferty, co rodzi konkretne konsekwencje w sferze proceduralnej.