REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja środków trwałych

Subskrybuj nas na Youtube
Inwentaryzacja środków trwałych./ fot. Fotolia
Inwentaryzacja środków trwałych./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W niniejszym artykule wyjaśniamy krok po kroku jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych.

Kontrola zarzuciła jednostce nieprawidłowe rozliczenie wyników inwentaryzacji środków trwałych, przeprowadzonej we wrześniu 2016 r. (raz na 4 lata). Wskazano m.in. następujące nieprawidłowości:

REKLAMA

  • nieustalenie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przyczyn powstania części niedoborów i szkód, a co za tym idzie – niezaliczenie ich do niedoborów i szkód zawinionych lub niezawinionych,
  • skompensowanie niedoboru i nadwyżki na podstawie decyzji przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej niezatwierdzonej przez radcę prawnego i kierownika jednostki (dotyczyło to laptopa firmowego, zastąpionego laptopem prywatnym pracownika, przestarzałym i o znacznie gorszych parametrach użytkowych),
  • niewycenienie nadwyżek pozostałych środków trwałych: drukarki laserowej i kosiarki (zostały przyjęte na stan z wartością 0 zł – do ewidencji ilościowej, mimo że zgodnie z polityką rachunkowości jednostki przedmioty te powinny być objęte ewidencją ilościowo-wartościową).

Ponadto do ksiąg rachunkowych 2016 r. nie zostały wprowadzone zapisy dotyczące skorygowania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych (dotyczyło to nadwyżek środków trwałych o łącznej wartości 58 980 zł i niedoborów środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, które nie zostały uznane ani za zawinione, ani za niezawinione, o łącznej wartości 235 765 zł).

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Jak powinno wyglądać prawidłowe rozliczenie inwentaryzacji w opisanych przypadkach?

Nieprawidłowości wskazane przez kontrolujących dotyczą naruszenia podstawowych zasad rozliczania wyników spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Aby ich uniknąć, należy przy rozliczaniu wyników spisu z natury postępować zgodnie z podanymi wskazówkami.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Krok 1 Ustalenie nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych

Po ujęciu wyników spisu z natury w arkuszach spisowych przez zespoły spisowe i skontrolowaniu ich formalnej poprawności przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkusze przekazuje się do komórki księgowości. Tam, na podstawie danych zawartych w ewidencji pomocniczej środków trwałych i pozostałych środków trwałych:

  • wycenia się spisane składniki majątkowe,
  • ustala się różnice inwentaryzacyjne (nadwyżki, niedobory i szkody) w ujęciu ilościowym i wartościowym.

Wartość stwierdzonych niedoborów wycenia się w wartości księgowej brutto (nazywanej też wartością początkową, ujętej na kontach 011 "Środki trwałe" i 013 "Pozostałe środki trwałe"). Wartość stwierdzonych nadwyżek wycenia się, stosując kolejno następujące zasady:

  • zasada 1 - na podstawie dowodów źródłowych będących w posiadaniu jednostki (np. gdy nadwyżka jest wynikiem nieujęcia przychodu środków trwałych z zakupu lub wytworzenia we własnym zakresie),
  • zasada 2 - w braku dowodów źródłowych - na podstawie oszacowania ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (z uwzględnieniem jego stopnia zużycia),
  • zasada 3 - w braku dowodów źródłowych i przy niemożności oszacowania na podstawie cen sprzedaży - w inaczej ustalonej wartości godziwej (którą określa się zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości jednostki).

Krok 2 Ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów

Zestawienia różnic inwentaryzacyjnych przekazuje się z komórki księgowości przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. To on odpowiada za ustalenie przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów - odrębnie dla każdego przedmiotu ujętego w dokumentacji księgowej jako niedobór lub nadwyżka. W tym celu m.in. pobiera on na piśmie wyjaśnienia:

  • od pracowników materialnie odpowiedzialnych za poszczególne składniki majątkowe,
  • od pracowników, w których pieczy powinny pozostawać określone składniki majątkowe (zgodnie z ustalonymi w jednostce procedurami kontroli zarządczej w zakresie ochrony mienia jednostki),
  • od innych pracowników, którzy mają istotne informacje dla ustalenia przyczyn powstania nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych (np. od pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie dowodów OT, PT, LT).

INFORAKADEMIA poleca: NOWE SPRAWOZDANIE SP-1 – SPRAWOZDANIE PODATKOWE W ZAKRESIE PODATKU OD NIERUCHOMOŚCI, PODATKU ROLNEGO I PODATKU LEŚNEGO

Po pobraniu wyjaśnień przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej ma obowiązek sporządzić protokół. W protokole tym należy:

  • wymienić oddzielnie każdy przedmiot stanowiący nadwyżkę (niedobór), z podaniem jego wartości,
  • wskazać przyczyny powstania nadwyżek,
  • wskazać przyczyny powstania niedoborów i szkód, dzieląc je na zawinione i niezawinione,
  • dla niedoborów uznanych za zawinione - wskazać osoby odpowiedzialne za ich powstanie i postawić wnioski dotyczące ewentualnego dochodzenia odszkodowania za utracone lub uszkodzone składniki mienia.

Nadwyżek stwierdzonych w środkach trwałych i pozostałych środkach trwałych nie można kompensować ze stwierdzonymi niedoborami. Jest to zasada ogólna, wynikająca z tego, że w przypadku środków trwałych i pozostałych środków trwałych trudno mówić o przypadkowym powstaniu różnic na skutek pomyłki w ich wydawaniu i ewidencjonowaniu. W omawianym przypadku prywatny laptop w ogóle nie powinien być spisany w trakcie inwentaryzacji przez zespół spisowy. Spis odbywa się w obecności pracowników odpowiedzialnych za składniki majątkowe, którzy powinni w ramach przygotowania do inwentaryzacji albo usunąć wszystkie prywatne rzeczy z pomieszczeń jednostki, albo w czasie spisu okazać je zespołowi spisowemu wraz ze stosownym wyjaśnieniem. Skoro prywatny laptop znalazł się jednak na arkuszu spisu z natury, to na etapie rozliczania wyników spisu z natury przedmiot ten, spisany jako składnik majątkowy jednostki, powinien być zaliczony do pozornych nadwyżek inwentaryzacyjnych, natomiast laptop służbowy powinien być wykazany jako niedobór inwentaryzacyjny.

Zobacz: Rachunkowość budżetowa

Krok 3 Zaopiniowanie wniosków przez głównego księgowego jednostki

Główny księgowy jest zobowiązany sprawdzić pod względem formalnym i rachunkowym wnioski dotyczące rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, postawione przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. To na tym etapie w omawianym przypadku powinny zostać zakwestionowane nieprawidłowości w protokole rozliczenia inwentaryzacji, polegające na:

  • skompensowaniu niedoboru laptopa z nadwyżką (pozorną),
  • nieustaleniu w odniesieniu do części niedoborów, czy są one zawinione czy niezawinione.

Zatwierdzenie wniosków odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez głównego księgowego i spisanie w formie adnotacji ewentualnych uwag. Do uwag powinien się odnieść przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Tu są dwie możliwości:

  1. może je uwzględnić i dokonać odpowiednich poprawek,
  2. może je odrzucić, ale wówczas powinien podać uzasadnienie.

Krok 4 Zaopiniowanie wniosków przez radcę prawnego

Zgodnie z ogólnymi zasadami odpowiedzialności odszkodowawczej pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy zawartymi w Kodeksie pracy:

  • pracownicy materialnie odpowiedzialni za powierzone składniki mienia odpowiadają za szkody w nich powstałe, chyba że dowiodą, iż szkoda nie wynikła z ich winy,
  • pracownicy, którzy nie podpisali oświadczeń o odpowiedzialności materialnej, odpowiadają za szkody powstałe w mieniu pracodawcy, jeśli pracodawca dowiedzie, że powstały one z ich winy na skutek zaniedbania w wykonywaniu obowiązków, oraz wskaże faktyczną wysokość tej szkody.

Odszkodowanie szacuje się w wielkości faktycznie wyrządzonej szkody, przy czym:

  • nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (zasady tej nie stosuje się, jeśli szkoda została wyrządzona umyślnie),
  • jeżeli naprawienie szkody następuje na podstawie ugody między pracodawcą i pracownikiem (w tym zawartej przed sądem pracy), wysokość odszkodowania może być obniżona, z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych.

Radca prawny jednostki powinien zbadać pod tym kątem wnioski przedstawione przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i potwierdzić ich zasadność bądź stwierdzić, że nie są wystarczające do ustalenia odpowiedzialności odszkodowawczej (w stosunku do każdego pracownika oddzielnie). Zatwierdzenie wniosków odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez radcę prawnego i ewentualne złożenie dodatkowych wyjaśnień w przypadkach budzących wątpliwości prawne.

Krok 5 Zatwierdzenie wyników rozliczenia inwentaryzacji przez kierownika jednostki

Ostateczne zatwierdzenie wyników rozliczenia inwentaryzacji należy do kierownika jednostki. To kierownik jednostki (jako pracodawca) decyduje o uznaniu niedoborów i szkód za zawinione lub niezawinione i o ewentualnym dochodzeniu odpowiedzialności odszkodowawczej od pracowników. Zatwierdzenie wyników inwentaryzacji odbywa się przez złożenie podpisu na dokumentacji inwentaryzacyjnej przez kierownika jednostki. Nie jest to wyłącznie czynność formalna polegająca na złożeniu podpisu. Kierownik jednostki powinien zapoznać się z całością dokumentacji inwentaryzacyjnej. Może posiłkować się w razie potrzeby wyjaśnieniami składanymi przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, radcę prawnego oraz głównego księgowego.

Krok 6 Rozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki

Zatwierdzona dokumentacja inwentaryzacyjna jest podstawą do sporządzenia przez głównego księgowego jednostki (lub innego wskazanego pracownika komórki księgowości) poleceń księgowania stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. W omawianym przypadku główny księgowy zaniedbał obowiązki w tym zakresie. Nie sporządził poleceń księgowania dla nadwyżek środków trwałych o łącznej wartości 58 980 zł i niedoborów środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, które nie zostały w protokole z inwentaryzacji uznane ani za zawinione, ani za niezawinione, o łącznej wartości 235 765 zł. W normalnej sytuacji niemożność sporządzenia poleceń księgowania ze względu na niepoprawność formalną protokołu z rozliczenia inwentaryzacji powinna być zgłoszona kierownikowi jednostki i usunięta. Główny księgowy zaniechał jednak jakichkolwiek czynności. W efekcie w jednostce doszło do naruszenia dyscypliny finansów publicznych polegającego na nierozliczeniu i nieujęciu w księgach rachunkowych 2016 r. rozliczenia wyników spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Likwidacja szkół a prawo nauczycieli do odprawy

Nadchodzi niż demograficzny, a wraz z nim problemy w systemie edukacji. Wiele placówek nie będzie mogło w przyszłym roku szkolnym kontynuować działalności, a inne będą musiały ograniczyć jej rozmiary. To oczywiście bezpośrednio wpłynie na sytuację nauczycieli.

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025. Można uzyskać do 1 mln zł wsparcia na wdrożenie w organizacji [Nabór wniosków od 14 sierpnia 2025]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło zasady udziału w pilotażu skróconego czasu pracy. Nabór wniosków rozpocznie się 14 sierpnia 2025 roku. Pracodawcy mogą uzyskać do 1 mln zł wsparcia.

Dzień Ojca 2025: Coraz więcej ojców korzysta z urlopów rodzicielskich i ojcowskich

Z okazji Dnia Ojca ( 23 czerwca) przypominamy, że tata – podobnie jak mama – ma prawo do urlopu po narodzinach dziecka. Ojcowie coraz chętniej korzystają z przysługujących im świadczeń: urlopu ojcowskiego, macierzyńskiego (po 14 tygodniach) i rodzicielskiego. Komu i kiedy przysługuje zasiłek? Ile trwa urlop?

ZUS otwarty 20 czerwca 2025 r. – placówki i infolinia czynne do godz. 15:00

Choć 20 czerwca wiele osób planuje urlop po czwartkowym święcie Bożego Ciała, Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie zmienia trybu pracy. Tego dnia wszystkie placówki ZUS będą funkcjonować normalnie – jak w każdy roboczy piątek. Infolinia będzie działać krócej, gdyż do godz. 15:00.

REKLAMA

Renta wdowia 2025: terminy wypłat, kiedy decyzja o przyznaniu lub odmowie. Kluczowa data to 1 lipca 2025 r.

Już 1 lipca 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpocznie wysyłkę decyzji w sprawie przyznania lub odmowy renty wdowiej. Jest to kluczowa data, gdyż część uprawnionych otrzyma wtedy świadczenie. Jak poinformował na swojej stronie internetowej ZUS pozostałe terminy wypłaty renty wdowiej to: 6-go, 10-go, 15-go, 20-go i 25-go dnia miesiąca.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop [PROJEKT MRPiPS z 10 czerwca 2025]

W środę, 11 czerwca 2025 r. do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania trafił projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt zakłada m.in. zmianę przepisów dotyczących wypłaty ekwiwalenty za urlop.

Podwyżki pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Rozporządzenie w Dzienniku Ustaw [STAWKI]

30 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw RP zostało opublikowane rozporządzenie podwyższające kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Rozporządzenie koryguje także katalog stanowisk.

Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego. Co powinna zawierać?

Kodeks pracy reguluje m.in. kwestie dotyczące zatrudniania pracowników młodocianych. Młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, ale ma poniższej 18 lat. Co powinna zawierać umowa w celu przygotowania zawodowego?

REKLAMA

ZFŚS: Do 31 maja 2025 r. pracodawcy muszą przekazać 75% odpisu – co warto wiedzieć?

Do 31 maja 2025 r. pracodawcy mają czas na przekazanie 75 proc. odpisu na na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS? Jak nalicza się odpisy podstawowe?

Szczególne przypadki odwołania dyrektora szkoły w trakcie roku szkolnego

Odwołanie dyrektora placówki bez wypowiedzenia w trakcie roku szkolnego możliwe jest tylko w sytuacjach wyjątkowych i nagłych, które mogą zdestabilizować jej funkcjonowanie. W takim przypadku reakcja organu prowadzącego szkołę musi być natychmiastowa.

REKLAMA