REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły

Subskrybuj nas na Youtube
Inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły./ fot. Fotolia
Inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych użytkowanych przez szkoły? Publikujemy instruktaż krok po kroku.

Wszystkie szkoły gminne użytkują środki trwałe (nieruchomości szkolne) i pozostałe środki trwałe (wyposażenie szkół i sal gimnastycznych, w tym meble, pomoce dydaktyczne, komputery itp.) na podstawie:

REKLAMA

  • nieodpłatnego bezumownego użytkowania – środki trwałe przekazane przy utworzeniu tych jednostek budżetowych,
  • własności – środki trwałe nabyte w trakcie działalności za środki finansowe ujęte w planie finansowym poszczególnych szkół.

Środki trwałe użytkowane bezumownie są ujęte w księgach rachunkowych urzędu gminy, mimo że szkoły nigdy nie były i nie są nadal objęte wspólną obsługą (każda szkoła ma odrębną księgowość). Środki trwałe nabyte za środki finansowe szkół są ujęte w ewidencji bilansowej szkół. Od początku funkcjonowania szkół inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły przebiegała dwutorowo:

  1. środki trwałe użytkowane bezumownie inwentaryzowała komisja złożona z pracowników urzędu gminy na podstawie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji wydawanego przez wójta gminy,
  2. środki trwałe nabyte przez szkoły inwentaryzowali pracownicy poszczególnych szkół na podstawie zarządzeń o inwentaryzacji wydawanych przez ich dyrektorów.

Ostatnia kontrola zakwestionowała przeprowadzaną w ten sposób inwentaryzację w szkołach, nakazując, aby obce środki trwałe były inwentaryzowane przez pracowników szkół, a informacja na temat wyników inwentaryzacji była przekazywana do urzędu gminy. Zalecenia w tej sprawie nie zostały jednak uwzględnione przez wójta gminy, który znów na koniec 2017 r. zarządził inwentaryzację środków trwałych w szkołach, którą ma przeprowadzić komisja z urzędu gminy. W jaki sposób mają postąpić dyrektorzy szkół, żeby nie narazić się na zarzut niewykonania zaleceń pokontrolnych?

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

W opisanej sytuacji nieprawidłowo przeprowadzana inwentaryzacja jest pochodną nieuregulowania stanu władania środkami trwałymi stanowiącymi własność jednostki samorządu terytorialnego (tu: gminy), użytkowanymi przez podległe jednostki budżetowe (szkoły). Tegoroczna inwentaryzacja powinna być okazją do uporządkowania stanu władania środkami trwałymi użytkowanymi przez szkoły i zapisów w księgach rachunkowych urzędu gminy i poszczególnych szkół. Zadania w tym zakresie można wykonać w następujących krokach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Krok 1 Zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych

REKLAMA

Dyrektorzy szkół powinni zarządzić niezwłocznie przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych (każdy w swojej jednostce), tak aby czynności inwentaryzacyjne zakończyć do 15 stycznia 2018 r. (chodzi tu o datę protokołu z inwentaryzacji, czynności związane z rozliczeniem wyników inwentaryzacji mogą trwać dłużej, aż do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych 2017 r. w celu sporządzenia bilansu za ten rok).

Dla poszczególnych dyrektorów szkół nie jest wiążące zarządzenie wójta gminy o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych. Powinni na piśmie odmówić zastosowania się do niego i odmówić wpuszczenia do jednostki komisji inwentaryzacyjnej powołanej przez wójta, powołując się na art. 4 ust. 3 pkt 3 i ust. 5 oraz art. 26 ust. 1 i 2 uor. Według tych przepisów za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, do których należy okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji, odpowiada kierownik jednostki. Inwentaryzacją w danej jednostce obejmuje się własne składniki majątkowe jednostki, a także składniki obce - przy czym w tym drugim przypadku o wynikach spisu informuje się ich właściciela, w sposób opisany w polityce rachunkowości danej jednostki. W praktyce przyjęło się, że w spisie z natury obcych składników majątkowych mogą brać udział przedstawiciele ich właściciela, jednak nie jako członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego), lecz wyłącznie jako obserwatorzy (tzw. inne osoby obecne przy spisie z natury). Możliwość taka musi być przewidziana w instrukcjach inwentaryzacyjnych poszczególnych jednostek (urzędu gminy i szkół).

Krok 2 Przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych

Należy niezwłocznie przeprowadzić spis z natury środków trwałych. Na osobnych arkuszach spisowych trzeba ująć środki trwałe należące do szkół i środki trwałe użytkowane przez szkoły, formalnie pozostające w zarządzie urzędu gminy. Identyfikacja poszczególnych składników majątkowych w czasie spisu powinna odbywać się na podstawie numerów inwentarzowych środków trwałych, za pomocą których można odróżnić środki trwałe szkoły od środków trwałych pozostających na stanie księgowym urzędu gminy. W przypadku obcych środków trwałych arkusze spisowe powinny być sporządzane w trzech egzemplarzach - z których dwa pozostają w szkole (z przeznaczeniem dla osoby odpowiedzialnej za składniki majątkowe i dla komórki księgowości), natomiast trzeci z przeznaczeniem dla urzędu gminy. Na arkuszach spisu z natury obcych środków trwałych należy zamieścić adnotacje o środkach trwałych zbędnych szkole lub też zniszczonych (uszkodzonych) i nienadających się do dalszego użytku, które będą pomocne w dalszym porządkowaniu stanu władania tymi środkami trwałymi.

Krok 3 Przekazanie do księgowości i wycena arkuszy spisowych

Bezpośrednio po zakończeniu spisu z natury arkusze spisowe, na których zostały ujęte własne środki trwałe szkół, należy przekazać do księgowości do wyceny. Natomiast arkusze spisowe z obcymi środkami trwałymi pozostają niewycenione. Przesyła się je niezwłocznie do urzędu gminy, gdzie następuje ich wycena i rozliczenie wyników spisu z natury.

Zobacz: Rachunkowość budżetowa

Krok 4 Uporządkowanie stanu prawnego władania środkami trwałymi

Dyrektorzy szkół - niezależnie od rozliczania wyników inwentaryzacji - powinni wystąpić jak najszybciej z inicjatywą uporządkowania stanu prawnego władania środkami trwałymi wykorzystywanymi w celu realizacji zadań statutowych szkół.

Zgodnie z zasadami prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki samorządu terytorialnego i podległe im jednostki budżetowe, prawo własności środków trwałych przysługuje jednostce samorządu terytorialnego (art. 43 ustawy o samorządzie gminnym). Podmiot ten, będący osobą prawną, tworząc jednostki budżetowe (jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) wyposaża je w mienie, oddając je w zarząd (art. 12 ust. 2 uofp). Mienie oddane w zarząd ujmuje się w księgach rachunkowych zarządcy (szczególna zasada rachunkowości określona w § 2 pkt 5 nowego rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Mienie, które nabywa jednostka budżetowa w trakcie działalności (w ramach środków przewidzianych w jej planie finansowym), również jest nabywane przez tę jednostkę w zarząd. Prawo własności do tego mienia przysługuje jednostce samorządu terytorialnego. Dążąc do uporządkowania stanu władania środkami trwałymi, dyrektorzy poszczególnych szkół powinni niezwłocznie wystąpić do zarządu jednostki samorządu terytorialnego (tu: wójta gminy) o przekazanie im:

  • w trwały zarząd nieruchomości szkolnych (gruntów, budynków, budowli), w drodze decyzji, wydawanej na podstawie art. 44 i 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
  • w zarząd mienia (w tym środków trwałych) niezbędnego do prowadzenia działalności statutowej, które powinno być ustalone w akcie o utworzeniu tej jednostki (art. 12 ust. 2 uofp).

Krok 5 Przekazanie mienia ruchomego

Przekazanie mienia ruchomego (środków trwałych, pozostałych środków trwałych) powinno nastąpić niezwłocznie po złożeniu wniosków przez dyrektorów szkół. Dowodem właściwym do jego przekazania jest protokół przekazania, do którego załącza się dowody PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", wystawione odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego środka trwałego. W przypadku pozostałych środków trwałych dopuszczalne jest ujmowanie w dowodzie PT więcej niż jednego obiektu inwentarzowego środków trwałych pod warunkiem, że są tego samego rodzaju i mają tę samą wartość początkową. Na podstawie dowodów PT przekazane środki trwałe trzeba zdjąć z ewidencji księgowej urzędu gminy i wprowadzić do ewidencji księgowej poszczególnych szkół pod datą przekazania. Przekazane środki trwałe w szkołach należy ująć w tej samej wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia, jakie wynikają z dokumentów PT (a więc z ewidencji księgowej jednostki przekazującej). Nie dokonuje się tu wyceny środków trwałych w cenie nabycia (wartości oszacowanej), ponieważ przy przekazaniu środków trwałych w zarząd jednostce podległej jednostce samorządu terytorialnego nie następuje zmiana właściciela środków trwałych.

Krok 6 Przekazanie mienia nieruchomego

Przekazanie mienia nieruchomego powinno nastąpić po uprawomocnieniu się decyzji o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd. Objęcie nieruchomości przez jednostki budżetowe (tu: szkoły) następuje protokołem zdawczo-odbiorczym, do którego należy dołączyć dowody PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", wystawione odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego środka trwałego. Na podstawie dowodów PT przekazane środki trwałe trzeba zdjąć z ewidencji księgowej urzędu gminy i wprowadzić do ewidencji księgowej poszczególnych szkół pod datą wynikającą z protokołu objęcia nieruchomości. Przekazywane środki trwałe w szkołach należy ująć podobnie jak w przypadku środków trwałych stanowiących mienie ruchome, w tej samej wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia, jakie wynikają z dokumentów PT (a więc z ewidencji księgowej jednostki przekazującej).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Święta w sobotę 2025: Jakie obowiązki mają pracodawcy?

Święta wypadające w soboty powodują konieczność udzielenia pracownikom dodatkowego dnia wolnego od pracy. Wynika to wprost z art. 130 § 2 Kodeksu pracy. Najbliższe święto przypadające w sobotę to 1 listopada 2025 r.. Sprawdź, jakie zasady obowiązują pracodawców oraz jak prawidłowo zaplanować czas pracy w tym okresie.

Czy rodzice mogą opłacać tzw. wsad do kotła bezpośrednio na rachunek firmy cateringowej?

Zapytanie, które wpłynęło do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie dotyczyło możliwości uiszczania przez rodziców wyłącznie kosztów „wsadu do kotła” bezpośrednio na rachunek firmy cateringowej. Jakie jest stanowisko izby?

Jak specjaliści od finansów i rachunkowości w skali europejskiej oceniają warunki pracy w swojej branży? Jakie są i jakie będą trendy w tym zakresie?

Świat przyśpieszył, a wraz z nim przyśpieszyły zmiany na rynku pracy. Pandemia gwałtownie wprowadziła zdalny i hybrydowy model pracy do firm, turbulencje geopolityczne i ekonomiczne zachwiały poczuciem bezpieczeństwa i przewidywalności, a zmiany klimatyczne oraz rozwój technologii wpływają na rynek pracy w tempie wykładniczym.

Skrócony czas pracy – pilotaż również w samorządach

Jednostka samorządu terytorialnego może złożyć jako realizator tylko jeden wniosek dla wybranej jednostki podległej, w której będzie testowany model skróconego czasu pracy. Tak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

REKLAMA

Ograniczenia budżetowe powodem odmowy przyznania dofinansowania z PFRON

Samorządy odmawiają przyznania dofinansowania z PFRON do turnusów rehabilitacyjnych pomimo spełniania wymaganych kryteriów. Powodem jest brak środków. Czy powiat może uzyskać dodatkowe środki w przypadku wyczerpania przyznanego limitu? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej odpowiada na ważną interpelację.

Kiedy nie przysługuje odprawa emerytalna?

Komu pracodawca wypłaca odprawę emerytalną? Czy ma do niej prawo osoba zatrudniona w jednostce na pół etatu? Kiedy odprawa nie przysługuje?

Przeciętne wynagrodzenie w II kwartale 2025 r. wyniosło 8 748,63 zł [GUS]

Główny Urząd Statystycznym ogłosił wysokość przeciętnego wynagrodzenia w II kwartale 2025 r. Z komunikatu wynika, że przeciętne wynagrodzenie w drugim kwartale 2025 r. wynosiło 8748,63 zł.

Pożyczki z ZFŚS – czy można je umorzyć? Wyjaśnienia RIO

Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie wyjaśnia, że umorzenie pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych może nastąpić wyłącznie w ramach regulaminu funduszu, a nie na podstawie uchwały rady gminy.

REKLAMA

PPK i dodatki motywacyjne: gminy muszą płacić ze swojego budżetu – wyjaśnia RIO

Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie wyjaśnia: wydatki na PPK od dodatków motywacyjnych wypłacanych pracownikom pomocy społecznej nie są objęte rządowym dofinansowaniem i muszą być finansowane z budżetu gminy. Wyjaśnienia pojawiły się po interwencji Brzeszcz – mówi prezes RIO Jolanta Nowakowska.

Co z podatkiem od nieruchomości, gdy brakuje dachu?

Trwałe i całkowite usunięcie dachu z budynku powoduje, że przestaje on być uznawany za budynek w rozumieniu ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Tym samym przestaje podlegać opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Nie powstaje również nowy przedmiot opodatkowania, jakim jest budowla – ponieważ nie są spełnione przesłanki ustawowe.

REKLAMA