Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły

Inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły./ fot. Fotolia
Inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły./ fot. Fotolia
Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych użytkowanych przez szkoły? Publikujemy instruktaż krok po kroku.

Wszystkie szkoły gminne użytkują środki trwałe (nieruchomości szkolne) i pozostałe środki trwałe (wyposażenie szkół i sal gimnastycznych, w tym meble, pomoce dydaktyczne, komputery itp.) na podstawie:

  • nieodpłatnego bezumownego użytkowania – środki trwałe przekazane przy utworzeniu tych jednostek budżetowych,
  • własności – środki trwałe nabyte w trakcie działalności za środki finansowe ujęte w planie finansowym poszczególnych szkół.

Środki trwałe użytkowane bezumownie są ujęte w księgach rachunkowych urzędu gminy, mimo że szkoły nigdy nie były i nie są nadal objęte wspólną obsługą (każda szkoła ma odrębną księgowość). Środki trwałe nabyte za środki finansowe szkół są ujęte w ewidencji bilansowej szkół. Od początku funkcjonowania szkół inwentaryzacja środków trwałych użytkowanych przez szkoły przebiegała dwutorowo:

  1. środki trwałe użytkowane bezumownie inwentaryzowała komisja złożona z pracowników urzędu gminy na podstawie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji wydawanego przez wójta gminy,
  2. środki trwałe nabyte przez szkoły inwentaryzowali pracownicy poszczególnych szkół na podstawie zarządzeń o inwentaryzacji wydawanych przez ich dyrektorów.

Ostatnia kontrola zakwestionowała przeprowadzaną w ten sposób inwentaryzację w szkołach, nakazując, aby obce środki trwałe były inwentaryzowane przez pracowników szkół, a informacja na temat wyników inwentaryzacji była przekazywana do urzędu gminy. Zalecenia w tej sprawie nie zostały jednak uwzględnione przez wójta gminy, który znów na koniec 2017 r. zarządził inwentaryzację środków trwałych w szkołach, którą ma przeprowadzić komisja z urzędu gminy. W jaki sposób mają postąpić dyrektorzy szkół, żeby nie narazić się na zarzut niewykonania zaleceń pokontrolnych?

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

W opisanej sytuacji nieprawidłowo przeprowadzana inwentaryzacja jest pochodną nieuregulowania stanu władania środkami trwałymi stanowiącymi własność jednostki samorządu terytorialnego (tu: gminy), użytkowanymi przez podległe jednostki budżetowe (szkoły). Tegoroczna inwentaryzacja powinna być okazją do uporządkowania stanu władania środkami trwałymi użytkowanymi przez szkoły i zapisów w księgach rachunkowych urzędu gminy i poszczególnych szkół. Zadania w tym zakresie można wykonać w następujących krokach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Krok 1 Zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych

Dyrektorzy szkół powinni zarządzić niezwłocznie przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych (każdy w swojej jednostce), tak aby czynności inwentaryzacyjne zakończyć do 15 stycznia 2018 r. (chodzi tu o datę protokołu z inwentaryzacji, czynności związane z rozliczeniem wyników inwentaryzacji mogą trwać dłużej, aż do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych 2017 r. w celu sporządzenia bilansu za ten rok).

Dla poszczególnych dyrektorów szkół nie jest wiążące zarządzenie wójta gminy o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych. Powinni na piśmie odmówić zastosowania się do niego i odmówić wpuszczenia do jednostki komisji inwentaryzacyjnej powołanej przez wójta, powołując się na art. 4 ust. 3 pkt 3 i ust. 5 oraz art. 26 ust. 1 i 2 uor. Według tych przepisów za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, do których należy okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji, odpowiada kierownik jednostki. Inwentaryzacją w danej jednostce obejmuje się własne składniki majątkowe jednostki, a także składniki obce - przy czym w tym drugim przypadku o wynikach spisu informuje się ich właściciela, w sposób opisany w polityce rachunkowości danej jednostki. W praktyce przyjęło się, że w spisie z natury obcych składników majątkowych mogą brać udział przedstawiciele ich właściciela, jednak nie jako członkowie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego), lecz wyłącznie jako obserwatorzy (tzw. inne osoby obecne przy spisie z natury). Możliwość taka musi być przewidziana w instrukcjach inwentaryzacyjnych poszczególnych jednostek (urzędu gminy i szkół).

Krok 2 Przeprowadzenie spisu z natury środków trwałych

Należy niezwłocznie przeprowadzić spis z natury środków trwałych. Na osobnych arkuszach spisowych trzeba ująć środki trwałe należące do szkół i środki trwałe użytkowane przez szkoły, formalnie pozostające w zarządzie urzędu gminy. Identyfikacja poszczególnych składników majątkowych w czasie spisu powinna odbywać się na podstawie numerów inwentarzowych środków trwałych, za pomocą których można odróżnić środki trwałe szkoły od środków trwałych pozostających na stanie księgowym urzędu gminy. W przypadku obcych środków trwałych arkusze spisowe powinny być sporządzane w trzech egzemplarzach - z których dwa pozostają w szkole (z przeznaczeniem dla osoby odpowiedzialnej za składniki majątkowe i dla komórki księgowości), natomiast trzeci z przeznaczeniem dla urzędu gminy. Na arkuszach spisu z natury obcych środków trwałych należy zamieścić adnotacje o środkach trwałych zbędnych szkole lub też zniszczonych (uszkodzonych) i nienadających się do dalszego użytku, które będą pomocne w dalszym porządkowaniu stanu władania tymi środkami trwałymi.

Krok 3 Przekazanie do księgowości i wycena arkuszy spisowych

Bezpośrednio po zakończeniu spisu z natury arkusze spisowe, na których zostały ujęte własne środki trwałe szkół, należy przekazać do księgowości do wyceny. Natomiast arkusze spisowe z obcymi środkami trwałymi pozostają niewycenione. Przesyła się je niezwłocznie do urzędu gminy, gdzie następuje ich wycena i rozliczenie wyników spisu z natury.

Zobacz: Rachunkowość budżetowa

Krok 4 Uporządkowanie stanu prawnego władania środkami trwałymi

Dyrektorzy szkół - niezależnie od rozliczania wyników inwentaryzacji - powinni wystąpić jak najszybciej z inicjatywą uporządkowania stanu prawnego władania środkami trwałymi wykorzystywanymi w celu realizacji zadań statutowych szkół.

Zgodnie z zasadami prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki samorządu terytorialnego i podległe im jednostki budżetowe, prawo własności środków trwałych przysługuje jednostce samorządu terytorialnego (art. 43 ustawy o samorządzie gminnym). Podmiot ten, będący osobą prawną, tworząc jednostki budżetowe (jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) wyposaża je w mienie, oddając je w zarząd (art. 12 ust. 2 uofp). Mienie oddane w zarząd ujmuje się w księgach rachunkowych zarządcy (szczególna zasada rachunkowości określona w § 2 pkt 5 nowego rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont). Mienie, które nabywa jednostka budżetowa w trakcie działalności (w ramach środków przewidzianych w jej planie finansowym), również jest nabywane przez tę jednostkę w zarząd. Prawo własności do tego mienia przysługuje jednostce samorządu terytorialnego. Dążąc do uporządkowania stanu władania środkami trwałymi, dyrektorzy poszczególnych szkół powinni niezwłocznie wystąpić do zarządu jednostki samorządu terytorialnego (tu: wójta gminy) o przekazanie im:

  • w trwały zarząd nieruchomości szkolnych (gruntów, budynków, budowli), w drodze decyzji, wydawanej na podstawie art. 44 i 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
  • w zarząd mienia (w tym środków trwałych) niezbędnego do prowadzenia działalności statutowej, które powinno być ustalone w akcie o utworzeniu tej jednostki (art. 12 ust. 2 uofp).

Krok 5 Przekazanie mienia ruchomego

Przekazanie mienia ruchomego (środków trwałych, pozostałych środków trwałych) powinno nastąpić niezwłocznie po złożeniu wniosków przez dyrektorów szkół. Dowodem właściwym do jego przekazania jest protokół przekazania, do którego załącza się dowody PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", wystawione odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego środka trwałego. W przypadku pozostałych środków trwałych dopuszczalne jest ujmowanie w dowodzie PT więcej niż jednego obiektu inwentarzowego środków trwałych pod warunkiem, że są tego samego rodzaju i mają tę samą wartość początkową. Na podstawie dowodów PT przekazane środki trwałe trzeba zdjąć z ewidencji księgowej urzędu gminy i wprowadzić do ewidencji księgowej poszczególnych szkół pod datą przekazania. Przekazane środki trwałe w szkołach należy ująć w tej samej wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia, jakie wynikają z dokumentów PT (a więc z ewidencji księgowej jednostki przekazującej). Nie dokonuje się tu wyceny środków trwałych w cenie nabycia (wartości oszacowanej), ponieważ przy przekazaniu środków trwałych w zarząd jednostce podległej jednostce samorządu terytorialnego nie następuje zmiana właściciela środków trwałych.

Krok 6 Przekazanie mienia nieruchomego

Przekazanie mienia nieruchomego powinno nastąpić po uprawomocnieniu się decyzji o oddaniu nieruchomości w trwały zarząd. Objęcie nieruchomości przez jednostki budżetowe (tu: szkoły) następuje protokołem zdawczo-odbiorczym, do którego należy dołączyć dowody PT - "Przekazanie/przyjęcie środka trwałego", wystawione odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego środka trwałego. Na podstawie dowodów PT przekazane środki trwałe trzeba zdjąć z ewidencji księgowej urzędu gminy i wprowadzić do ewidencji księgowej poszczególnych szkół pod datą wynikającą z protokołu objęcia nieruchomości. Przekazywane środki trwałe w szkołach należy ująć podobnie jak w przypadku środków trwałych stanowiących mienie ruchome, w tej samej wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia, jakie wynikają z dokumentów PT (a więc z ewidencji księgowej jednostki przekazującej).

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Pracownicy samorządowi: Nowe tabele zaszeregowania, likwidacja stanowisk, pensja minimalna [rozporządzenie od 1 lipca 2023 r.]

    Zmiany dla pracowników samorządowych: nowe tabele zaszeregowania, likwidacja stanowisk, pensja minimalna. Wprowadzi je zmienione rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Zmiany wejdą w życie od 1 lipca 2023 r.

    Rząd daje 3300 zł brutto wynagrodzenia dla pracowników samorządowych. Jest to mniej od minimalnego wynagrodzenia. Dopłacić mają samorządy

    Od 1 lipca 2023 r. rząd proponuje kwotę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania w wysokości 3300 zł, aby wysokość tej kwoty była zbliżona do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W pozostałych kategoriach zaszeregowania, kwoty zostały ustalone tak, aby wzrastały proporcjonalnie między kategoriami.

    Będzie nowy wzór świadectwa pracy [nowelizacja kodeksu pracy]

    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przedstawiło projekt rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W dokumencie trzeba będzie uwzględniać informacje o wykorzystaniu nowych rodzajów urlopów i zwolnień wprowadzonych nowelizacją Kodeksu pracy.

    Uzgodnienia i opinie do projektu planu miejscowego

    Ważnym elementem prowadzącym do przyjęcia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego jest wyrażenie stanowiska wobec projektu planu przez organy wyspecjalizowane w określonych dziedzinach, które powinny zostać uwzględnione przy realizacji polityki przestrzennej gminy. Takie stanowisko przybiera postać uzgodnień lub opinii.

    Jak zaskarżyć rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody

    Jedną z form ochrony samodzielności samorządu terytorialnego jest możliwość zakwestionowania (przez uprawniony organ) rozstrzygnięcia nadzorczego wydanego przez wojewodę lub przez regionalną izbę obrachunkową. 

    Czy dotacja oświatowa dla placówek niesamorządowych to świadczenie jednorazowe?

    W praktyce pokutuje pogląd, że dotacja oświatowa - wypłacana przez jednostkę samorządu terytorialnego dla placówki niepublicznej działającej na jej terenie - ma charakter świadczenia jednorazowego. 

    MI: wartość wniosków o dofinansowanie przewozów autobusowych to 773 mln zł

    Samorządy złożyły wnioski o uruchomienie w tym roku, w całym kraju 6347 nowych linii autobusowych z dofinansowaniem z rządowego Funduszu rozwoju przewozów autobusowych (FRPA); wartość wniosków to 773 mln zł - przekazał wiceminister infrastruktury Rafał Weber.

    Darmowe laptopy dla czwartoklasistów będą miały zabezpieczenie przed odsprzedażą w postaci .... wygrawerowanego orła w koronie

    Jesienią 370 tys. uczniów czwartych klas szkół podstawowych otrzyma na własność komputery. W przestrzeni medialnej podnoszono, że niektórzy rodzice mogą próbować je nielegalnie odsprzedać.

    Zapisy w umowie o łącznej wysokości kar umownych

    W trakcie kontroli regionalna izba obrachunkowa zarzuciła jednostce, że w kilku umowach zawartych z wykonawcami nie ujęto łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których może dochodzić powiat lub wykonawca. Umowy te zostały już wykonane i nie było problemów z umowami czy też terminowością. Czy taki zarzut jest słuszny?

    Korekta dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. w jednostkach pomocy społecznej

    Dnia 31 marca 2023 r. mija termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko ustalenie, kto powinien otrzymać to świadczenie, ale także prawidłowe obliczenie jego wysokości, a w przypadku błędnego naliczenia - dokonanie poprawnej korekty.

    Przepracowanie części dnia a zwolnienie lekarskie

    Zdarza się, że w trakcie swojej dniówki pracownik zwalnia się z pracy z powodu złego samopoczucia i udaje się do lekarza. Następnie wpływa do pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres, którego pierwszym dniem jest ten w części przepracowany. 

    Mieszkańcy małych gmin i dużych miast powinni mieć te same możliwości

    Mamy aspiracje, aby mieszkańcy zarówno mniejszych miejscowości, jak i dużych miast mieli te same możliwości, aby mogli korzystać w równym stopniu z środków rządowych, samorządowych i europejskich – powiedział w piątek minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    RIO o klasyfikacji dochodów gmin za zakwaterowanie uchodźców z Ukrainy

    Dochody uzyskiwane przez gminy z tytułu opłat za zakwaterowanie, które od niedawna dokonują uchodźcy z Ukrainy należy klasyfikować w dziale 853 - wskazała w stanowisku RIO w Szczecinie. Izba zwróciła uwagę, że w rozporządzeniu MF brakuje dedykowanej klasyfikacji budżetowej

    Od 21 marca 2023 r. nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

    W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy dokumentów na temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

    Czy klauzula waloryzacyjna ma zastosowanie do umów o zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy?

    Czy waloryzacja w umowach z terminem przekraczającym 6 miesięcy wprowadzona od 10 listopada 2022 r. ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców dotyczy również postępowań poniżej 130 000 zł, jeżeli umowy zawierane są na okres przekraczający 6 miesięcy?

    Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie pracodawcy?

    Od 01.03.2023 r. będziemy zatrudniać osobę na stanowisku woźnego w wymiarze 3/4 etatu ze stażem 23 lat pracy. Osoba ta dotychczas pracowała w Służbie Więziennej (do dnia 20.01.2023 r.).

    Czy należy się dodatek stażowy w dodatkowym miejscu zatrudnieniu nauczyciela

    Jesteśmy szkołą podstawową państwową (organ prowadzący Urząd Miasta). Zatrudniliśmy nauczyciela z dwudziestoletnim stażem pracy na 1/2 etatu. Ten sam nauczyciel jest zatrudniony w innej szkole podstawowej w naszym mieście na pełny etat. Nauczyciel przedstawił nam świadectwa pracy. Na podstawie tych samych świadectw pracy otrzymuje dodatek w szkole podstawowej, w której jest zatrudniony na cały etat. Czy należy mu się dodatek za staż pracy?

    Kiedy płatnika nie wiążą wnioski złożone przez podatnika

    Proszę o informację dot. interpretacji z art. 31a pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

    Czy w przypadku sprzedaży węgla przez gminę trzeba prowadzić ewidencję z wykorzystaniem konta 330

    Gmina zleciła na podstawie umów sprzedaż "preferencyjnego" węgla przedsiębiorstwom i spółkom działającym na terenie Gminy. Czy w ww. przypadku gmina powinna prowadzić ewidencję magazynową (konto 330 "Towary") i ewidencję sprzedaży węgla?

    Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników

    Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.

    Świadczenia pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. Jak ustalić?

    Rada gminy nie określiła rodzaju świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i trybu ich przyznawania. Przy braku tej uchwały nie zaplanowała w budżecie gminy wydatków na ten cel.

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? Jakie przepisy mają zastosowanie w przypadku, w którym nauczyciel zatrudniony jest w szkole prowadzonej przez gminę?

    Nieruchomości szkolne a podatek od nieruchomości

    Ustawodawca podatkowy przyznaje placówkom oświatowym preferencje w podatku od nieruchomości. 

    Odliczenie VAT od wydatków gminy na zakup autobusów

    Czy gmina ma prawo do odliczenia pełnej wysokości podatku naliczonego z tytułu nabycia autobusów niskoemisyjnych w przypadku, gdy te na podstawie umowy najmu będą później wykorzystywane przez spółkę gminną powołaną do realizacji zadań z zakresu transportu publicznego?

    Zmiany: urlopy, szkolenia, elastyczny czas pracy [Ostateczna wersja nowelizacji kodeksu pracy]

    Nowelizacja wdraża dwie unijne dyrektywy. Nowe przepisy regulują m.in. urlopy i czas pracy, w tym urlop rodzicielski, do którego pracownicy będą mieli indywidualne prawo.