REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r.

Zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r./ fot. Shutterstock
Zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r./ fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r. Zmiany dotyczą m.in. krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych.

Prezydent podpisał ustawę dotyczącą elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. 

REKLAMA

"Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji"  – wyjaśnia wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj.

Wiceszef MPiT podkreśla, że trudno znaleźć uzasadnienie dla aktualnie obowiązującego, 50-letniego okresu przechowywania akt pracowniczych.

" Ten okres jest jednym z najdłuższych na świecie, a wcale nie gwarantuje, że pracownik otrzyma od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne do wyliczenia emerytur – mówi.

Polecamy: KLASYFIKACJA BUDŻETOWA – NAJNOWSZE ZMIANY Z 21 LIPCA 2017 R.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te wydatki.

KRÓCEJ I BEZPIECZNIEJ DLA PRACOWNIKA

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na 2 przypadki.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Zobacz: Kadry i płace

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Przykładowy czasy przechowywania dokumentacji pracowniczej w innych krajach UE
Finlandia 10 lat
Dania 5 lat
Czechy 3 do 30 lat (w zależności od rodzaju)
Holandia

brak obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych

dokumenty finansowe – 7 lat

Niemcy

dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych - 6 - 10 lat

listy płac - 10 lat

E-DOKUMENTACJA NA RÓWNI Z PAPIEROWĄ

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale mogli je traktować tylko jako wersję pomocniczą. Teraz będą mogli w pełny sposób czerpać korzyści z cyfryzacji dokumentacji. Przyspieszy to proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty. Szacunki MPiT wskazują, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą być zmniejszone nawet o około 200 tys. zł rocznie.

PENSJA DOMYŚLNIE NA KONTO

W ustawie znalazła się jeszcze zmiana, która dostosowuje prawo do oczekiwań pracowników i pracodawców. Pensja będzie wypłacana domyślnie na konto pracownika. Żeby dostać ją w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Dzisiaj jest odwrotnie. Domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Projekt ustawy powstał w ścisłej współpracy z biznesem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest częścią pakietu #100zmianDlaFirm.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od 1 kwietnia 2024 r. 128 799 zł jednorazowego odszkodowania i 1431 zł za procent uszczerbku na zdrowiu [wypadki przy pracy]

    Monitor Polski: obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości kwot jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, które będą obowiązywały od 1 kwietnia 2024 r. do 31 marca 2025 r.

    Od 1 marca świadczenie wyniesie 336,36 zł. Ważniejsze, ze Senat chce objąć nim samorządowców sprzed 1990 r.

    Skrócenie do 7 lat okresu pełnienia funkcji sołtysa uprawniającego do otrzymania świadczenia i przyznanie świadczeń dla sołtysów pełniących funkcję przed 1990

    Każda pensja w budżetówce ma być wyższa o 20% (i więcej) od pensji minimalnej dla "wszystkich". Na dziś 5090 zł. Tego chcą związkowcy

    Pensja minimalna w budżetówce ma być wyższa o 20% od pensji minimalnej dla "wszystkich". Tego chcą związkowcy ze "Związkowa Alternatywa".

    Trzeba określić maksymalny poziom wynagrodzeń zasadniczych pracowników

    W regulaminach wynagrodzenie zasadnicze ustala się dla danego stanowiska pracy widełkowo – z podaniem kwoty minimalnej i maksymalnej.

    REKLAMA

    Nauczycielskie świadczenia kompensacyjne to odpowiednik emerytur pomostowych. Ile osób je pobiera?

    W grudniu 2023 r. świadczenia kompensacyjne pobierało 13,1 tys. osób, a przeciętna wysokość "kompensówki" wynosiła 3617,29 zł. Tak wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

    Nowe Standardy - Global Internal Audit Standards™

    Nowe Standardy mówią jasno – jako audytorzy jesteśmy częścią organizacji, i – oczywiście zachowując pełen obiektywizm – pomagamy jej osiągnąć właściwe cele.

    Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach a likwidacja gminnej jednostki budżetowej

    Na jakim podmiocie ciąży obowiązek złożenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w przypadku likwidacji gminnej jednostki budżetowej?

    Ustawa budżetowa na 2024 rok bez poprawek Senatu. Trafi teraz do podpisu Prezydenta

    Prezydent RP może podpisać ustawę budżetową, ewentualnie - zwrócić się do Trybunału Konstytucyjnego o ocenę zgodności jej zapisów z ustawą zasadniczą.;

    REKLAMA

    Samorządy mogą odetchnąć – w 2024 roku nie będzie obowiązkowego KSeF

    Wdrożenie KSeF budzi wiele emocji, a szczególnie dużo jest ich w jednostkach budżetowych objętych centralizacją. Z uwagi na ich szczególną strukturę, wdrożenie KSeF wiązałoby się w ich przypadku z jeszcze większymi komplikacjami, niż u pozostałych podatników.

    To już ostatni dzień na złożenie części A sprawozdania SP-1. Sprawdź czy wiesz jakie dane w nim wykazać.

    Sprawozdanie SP-1, czyli sprawozdanie w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego na stałe weszło do katalogu sprawozdawczości budżetowej. Trzeba poświęcić mu uwagę dwa razy w roku. Po raz pierwszy już w styczniu, bo wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jako organy podatkowe właściwe w sprawach podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego mają obowiązek złożyć część A sprawozdania w terminie do 10 stycznia.

    REKLAMA