REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r.

Zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r./ fot. Shutterstock
Zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r./ fot. Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Rewolucyjne zmiany w aktach pracowniczych już od 1 stycznia 2019 r. Zmiany dotyczą m.in. krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych.

Prezydent podpisał ustawę dotyczącą elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. 

REKLAMA

"Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji"  – wyjaśnia wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj.

Wiceszef MPiT podkreśla, że trudno znaleźć uzasadnienie dla aktualnie obowiązującego, 50-letniego okresu przechowywania akt pracowniczych.

" Ten okres jest jednym z najdłuższych na świecie, a wcale nie gwarantuje, że pracownik otrzyma od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne do wyliczenia emerytur – mówi.

Polecamy: KLASYFIKACJA BUDŻETOWA – NAJNOWSZE ZMIANY Z 21 LIPCA 2017 R.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te wydatki.

KRÓCEJ I BEZPIECZNIEJ DLA PRACOWNIKA

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na 2 przypadki.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Zobacz: Kadry i płace

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.

Przykładowy czasy przechowywania dokumentacji pracowniczej w innych krajach UE
Finlandia 10 lat
Dania 5 lat
Czechy 3 do 30 lat (w zależności od rodzaju)
Holandia

brak obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych

dokumenty finansowe – 7 lat

Niemcy

dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych - 6 - 10 lat

listy płac - 10 lat

E-DOKUMENTACJA NA RÓWNI Z PAPIEROWĄ

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale mogli je traktować tylko jako wersję pomocniczą. Teraz będą mogli w pełny sposób czerpać korzyści z cyfryzacji dokumentacji. Przyspieszy to proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty. Szacunki MPiT wskazują, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą być zmniejszone nawet o około 200 tys. zł rocznie.

PENSJA DOMYŚLNIE NA KONTO

W ustawie znalazła się jeszcze zmiana, która dostosowuje prawo do oczekiwań pracowników i pracodawców. Pensja będzie wypłacana domyślnie na konto pracownika. Żeby dostać ją w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Dzisiaj jest odwrotnie. Domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce.

Projekt ustawy powstał w ścisłej współpracy z biznesem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest częścią pakietu #100zmianDlaFirm.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od początku roku wykryto w Polsce 1972 zakażenia HIV. Będzie dwa razy więcej pieniędzy na punkty diagnostyczne

Dodatkowe 3 mln zł na działalność punktów diagnostycznych i telefon zaufania AIDS, czyli łącznie 5 mln 856 tys. zł. To budżet Krajowego Centrum ds. AIDS na 2025 r. Od początku roku wykryto w Polsce 1972 zakażenia.

Większe wynagrodzenia w samorządach? Resort finansów podtrzymuje uwagi dotyczące konieczności wskazania źródeł finansowania

Większe wynagrodzenia w samorządach? Resort finansów podtrzymuje uwagi dotyczące konieczności wskazania źródeł finansowania. Chodzi o projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Nowe zasady mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.

Zmiany w procesie budżetowym. Rada Fiskalna - niezależna instytucja o charakterze ekspercko-doradczym. Sejm za

Zmiany w procesie budżetowym. Rada Fiskalna - niezależna instytucja o charakterze ekspercko-doradczym. Sejm przyjął ustawę o Radzie Fiskalnej. Chodzi m.in. o poprawę transparentności finansów publicznych.

Od 1 stycznia 2025 r. zmiany w klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. [Projekt rozporządzenia]

Od 1 stycznia 2025 r. zmiany w klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Projekt rozporządzenia w środę trafił do uzgodnień i opiniowania.

REKLAMA

W budżecie państwa nie ma miejsca na wolną Wigilię?

Minister finansów Andrzej Domański ocenił pomysł wolnej Wigilii jako złe rozwiązanie dla polskiej gospodarki i budżetu państwa. Jaki jest koszt wolnej Wigilii? 

Od 1 stycznia 2025 roku w wielu gminach wyższy podatek za grunty i nieruchomości

Już niedługo w Polsce wyższa stawka podatku od nieruchomości. Od 1 stycznia 2025 roku w wielu gminach w Polsce obowiązywać będzie nowa, wyższa stawka podatku od nieruchomości. Prawdopodobnie wtedy też wejdzie w życie nowa regulacja dot. sposobu naliczania podatku od garaży znajdujących się w budynkach mieszkalnych.

Prawie 42 mln euro z UE dla 25 samorządów z województwa łódzkiego

Gminy zrzeszone w Miejskim Obszarze Funkcjonalnym Piotrków - Bełchatów - Radomsko otrzymają prawie 42 mln euro na projekty w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (ZIT). Pieniądze zyska aż 25 samorządów, a zrealizowane cele maja służyć mieszkańcom. 

1000 zł dodatku motywacyjnego dla kolejnej grupy pracowników? Związkowcy apelują. Co na to resort pracy?

1000 zł dodatku motywacyjnego wyłącznie dla pracowników pomocy społecznej nie satysfakcjonuje związkowców. Polska Federacja Związkowa Pracowników Socjalnych i Pomocy Społecznej skierowała do Sejmu petycję w sprawie objęcia dodatkiem motywacyjnym wszystkich pracowników realizujących zadania w zakresie wypłaty świadczeń.

REKLAMA

Finasowanie bazy danych odpadowych. Co planuje rząd?

Projekt noweli ustawy o odpadach to temat środowego posiedzenia Rady Ministrów. Co przewiduje projekt?  

Minimalne wynagrodzenie pracowników samorządowych w I kategorii zaszeregowania wynosi 4000 zł, II – 4050 zł, III – 4100 zł, IV – 4150 zł, V – 4200 zł... a w XX – 6200 zł. Jednolity tekst rozporządzenia w Dzienniku Ustaw

Opublikowano jednolity tekst rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Uwzględniono w nim zarówno minimalne wynagrodzenie pracowników samorządowych w I kategorii zaszeregowania wynosi 4000 zł, II – 4050 zł, III – 4100 zł, IV – 4150 zł, V – 4200 zł... a w XX – 6200 zł, jak i zmiany w tabelach stanowisk.

REKLAMA