Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Prowadzenie akt osobowych pracowników

Pracownik administracji samorządowej, z wykształcenia administratywista. Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Specjalizuje się w prawie pracy, które stało się jej pasją. Stale podnosi swoje kwalifikacje. Na co dzień zajmuje się m.in. rozliczaniem delegacji służbowych.
Prowadzenie akt osobowych pracowników./ fot. Fotolia
Prowadzenie akt osobowych pracowników./ fot. Fotolia
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podział akt osobowych pracownika

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt. 9a Kodeksu Pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników przez cały okres trwania stosunku pracy oraz niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników.

Szczegółowo przedmiotowa problematyka została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 3 części i obejmujące:

cześć A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, m.in.

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum (w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego).

Na podstawie przepisów szczególnych pracodawca może  być zobowiązanych do gromadzenia innych dokumentów np. zaświadczenia o niekaralności za przestępstwo umyślne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W części tej mogą znaleźć się również dodatkowe dokumenty, które pracownik złoży
z własnej inicjatywy, np. dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, referencje, kursy, szkolenia.

cześć B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in.:

  • umowę o pracę (jeśli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków),
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy,
    z informacją o obowiązujących pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych
    w art. 1891 Kodeksu pracy,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopów związanych
    z rodzicielstwem,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji (jeżeli strony zawarły taką umowę),
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Zobacz: ZUS

część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, m.in.:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wymienione powyżej dokumenty powinny być gromadzone w odrębnej  dla każdego pracownika teczce. Należy układać je w każdej części (A, B, C) w porządku chronologicznym, numerować oraz sporządzić wykaz dokumentów znajdujący się w każdej
 z nich.

Zdarza się, że pracodawcy zakładają cześć D akt osobowych, w której gromadzą inne dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (np. pit-11). Przepisy prawa pracy w sposób jednoznaczny nie zabraniają takiej praktyki, zwłaszcza, że przepis art. 94 Kodeksu Pracy posługuje się sformułowaniem „w szczególności”. Mamy wiec do czynienia z katalogiem otwartym.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów może żądać wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

Ponad to pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji dotyczącej:

  • podejrzeń o chorobach zawodowych,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
  • świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika również:

  • Kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy
    w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
    w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  • Imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Dokument ten powinien wskazywać, jakie świadczenia zostały pracownikowi naliczone, w jakiej wysokości i z jakiego tytułu. Pracodawca powinien posiadać potwierdzenie wypłaty świadczeń w postaci przelewów lub pisemnego potwierdzenia.
  • Kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Jest to ważny dokument, który potwierdza spełnienie przez pracodawcę podstawowego obowiązku jakim jest odpowiednie wyposażenie pracownika do wykonywania pracy.

Dodatkowo pracodawca powinien zwrócić uwagę na szereg dokumentów realizowanych w ramach dbałości o bezpieczeństwo oraz higienę pracy:

  • programy szkoleń z BHP,
  • karty szkoleń wstępnych w zakresie instruktażu stanowiskowego i ogólnego,
  • ocena ryzyka zawodowego (powinna obejmować wszystkie stanowiska, rodzaje zagrożeń oraz metody ich zapobiegania),
  • procedura zapobiegania zjawiskom mobbingowym i dyskryminacyjnym,
  • ocena warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (np. regulacje zawarte w regulaminie pracy na temat dofinansowania szkieł korekcyjnych).

Okres przechowywania dokumentacji

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Planowe zmiany od 1 stycznia 2018 r. zakładają okres 10 lat.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286)

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    MI: wartość wniosków o dofinansowanie przewozów autobusowych to 773 mln zł

    Samorządy złożyły wnioski o uruchomienie w tym roku, w całym kraju 6347 nowych linii autobusowych z dofinansowaniem z rządowego Funduszu rozwoju przewozów autobusowych (FRPA); wartość wniosków to 773 mln zł - przekazał wiceminister infrastruktury Rafał Weber.

    Darmowe laptopy dla czwartoklasistów będą miały zabezpieczenie przed odsprzedażą w postaci .... wygrawerowanego orła w koronie

    Jesienią 370 tys. uczniów czwartych klas szkół podstawowych otrzyma na własność komputery. W przestrzeni medialnej podnoszono, że niektórzy rodzice mogą próbować je nielegalnie odsprzedać.

    Zapisy w umowie o łącznej wysokości kar umownych

    W trakcie kontroli regionalna izba obrachunkowa zarzuciła jednostce, że w kilku umowach zawartych z wykonawcami nie ujęto łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których może dochodzić powiat lub wykonawca. Umowy te zostały już wykonane i nie było problemów z umowami czy też terminowością. Czy taki zarzut jest słuszny?

    Korekta dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. w jednostkach pomocy społecznej

    Dnia 31 marca 2023 r. mija termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko ustalenie, kto powinien otrzymać to świadczenie, ale także prawidłowe obliczenie jego wysokości, a w przypadku błędnego naliczenia - dokonanie poprawnej korekty.

    Przepracowanie części dnia a zwolnienie lekarskie

    Zdarza się, że w trakcie swojej dniówki pracownik zwalnia się z pracy z powodu złego samopoczucia i udaje się do lekarza. Następnie wpływa do pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres, którego pierwszym dniem jest ten w części przepracowany. 

    Mieszkańcy małych gmin i dużych miast powinni mieć te same możliwości

    Mamy aspiracje, aby mieszkańcy zarówno mniejszych miejscowości, jak i dużych miast mieli te same możliwości, aby mogli korzystać w równym stopniu z środków rządowych, samorządowych i europejskich – powiedział w piątek minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    RIO o klasyfikacji dochodów gmin za zakwaterowanie uchodźców z Ukrainy

    Dochody uzyskiwane przez gminy z tytułu opłat za zakwaterowanie, które od niedawna dokonują uchodźcy z Ukrainy należy klasyfikować w dziale 853 - wskazała w stanowisku RIO w Szczecinie. Izba zwróciła uwagę, że w rozporządzeniu MF brakuje dedykowanej klasyfikacji budżetowej

    Od 21 marca 2023 r. nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

    W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy dokumentów na temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

    Czy klauzula waloryzacyjna ma zastosowanie do umów o zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy?

    Czy waloryzacja w umowach z terminem przekraczającym 6 miesięcy wprowadzona od 10 listopada 2022 r. ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców dotyczy również postępowań poniżej 130 000 zł, jeżeli umowy zawierane są na okres przekraczający 6 miesięcy?

    Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie pracodawcy?

    Od 01.03.2023 r. będziemy zatrudniać osobę na stanowisku woźnego w wymiarze 3/4 etatu ze stażem 23 lat pracy. Osoba ta dotychczas pracowała w Służbie Więziennej (do dnia 20.01.2023 r.).

    Czy należy się dodatek stażowy w dodatkowym miejscu zatrudnieniu nauczyciela

    Jesteśmy szkołą podstawową państwową (organ prowadzący Urząd Miasta). Zatrudniliśmy nauczyciela z dwudziestoletnim stażem pracy na 1/2 etatu. Ten sam nauczyciel jest zatrudniony w innej szkole podstawowej w naszym mieście na pełny etat. Nauczyciel przedstawił nam świadectwa pracy. Na podstawie tych samych świadectw pracy otrzymuje dodatek w szkole podstawowej, w której jest zatrudniony na cały etat. Czy należy mu się dodatek za staż pracy?

    Kiedy płatnika nie wiążą wnioski złożone przez podatnika

    Proszę o informację dot. interpretacji z art. 31a pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

    Czy w przypadku sprzedaży węgla przez gminę trzeba prowadzić ewidencję z wykorzystaniem konta 330

    Gmina zleciła na podstawie umów sprzedaż "preferencyjnego" węgla przedsiębiorstwom i spółkom działającym na terenie Gminy. Czy w ww. przypadku gmina powinna prowadzić ewidencję magazynową (konto 330 "Towary") i ewidencję sprzedaży węgla?

    Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników

    Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.

    Świadczenia pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. Jak ustalić?

    Rada gminy nie określiła rodzaju świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i trybu ich przyznawania. Przy braku tej uchwały nie zaplanowała w budżecie gminy wydatków na ten cel.

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? Jakie przepisy mają zastosowanie w przypadku, w którym nauczyciel zatrudniony jest w szkole prowadzonej przez gminę?

    Nieruchomości szkolne a podatek od nieruchomości

    Ustawodawca podatkowy przyznaje placówkom oświatowym preferencje w podatku od nieruchomości. 

    Odliczenie VAT od wydatków gminy na zakup autobusów

    Czy gmina ma prawo do odliczenia pełnej wysokości podatku naliczonego z tytułu nabycia autobusów niskoemisyjnych w przypadku, gdy te na podstawie umowy najmu będą później wykorzystywane przez spółkę gminną powołaną do realizacji zadań z zakresu transportu publicznego?

    Zmiany: urlopy, szkolenia, elastyczny czas pracy [Ostateczna wersja nowelizacji kodeksu pracy]

    Nowelizacja wdraża dwie unijne dyrektywy. Nowe przepisy regulują m.in. urlopy i czas pracy, w tym urlop rodzicielski, do którego pracownicy będą mieli indywidualne prawo.

    Program "Ochrona Zabytków". Dofinansowanie 200 mln zł

    Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego ogłosiło drugi nabór w programie Ochrona Zabytków.

    PUE ZUS: Kalkulator do wyliczenia wysokości emerytury w 2023 r.

    Na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS można samodzielnie wykonać symulację wysokości przyszłego świadczenia emerytalnego, przyznawanego na nowych zasadach. Symulacja pozwala na wykonanie obliczeń tym osobą, które chcą sprawdzić jakie świadczenie by otrzymały, gdyby przechodziły na emeryturę w bieżącym roku.

    ZUS: Co się dzieje ze środkami zapisanymi na subkoncie w ZUS w razie śmierci ubezpieczonego

    Środki zapisane na subkoncie w ZUS podlegają podziałowi i wypłacie w razie m. in. śmierci ubezpieczonego. Tak, jak to ma miejsce w przypadku środków zgromadzonych na rachunku w OFE - poinformował PAP rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Podwyżki pensji w RIO o 300 zł - 1130 zł [wyrównanie od 1 stycznia 2023 r.]

    Od 300 zł do ponad 1,1 tys. zł wzrosną stawki wynagrodzenia zasadniczego pracowników regionalnych izb obrachunkowych nieobjętych tzw. systemem mnożnikowym – przewiduje projekt nowego rozporządzenia. Podwyżki mają nastąpić z wyrównaniem od 1 stycznia 2023 r.

    MF: Zasady wykorzystania i zwrotu przez samorządy odsetek z Funduszu Pomocy

    Ministerstwo finansów wyjaśniło, że jednostki samorządu terytorialnego mają obowiązek zwrócić niewykorzystane odsetki ze środków Funduszu Pomocy na rachunek właściwego wojewody. Zasada ta nie dotyczy odsetek od środków przeznaczonych na zadania oświatowe.

    Nagrody specjalne dla pracowników pomocy społecznej [Nowelizacja, zmiany]

    Nagrody za wybitne, nowatorskie rozwiązania w zakresie pomocy społecznej dla np. pracowników socjalnych minister będzie mógł przyznać sam z własnej inicjatywy, bez wniosku ze strony np. organów administracji samorządowej - zakłada projekt nowelizacji rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie przyznawania nagród specjalnych w zakresie pomocy społecznej.