Kategorie

Prowadzenie akt osobowych pracowników

Pracownik administracji samorządowej, z wykształcenia administratywista. Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Specjalizuje się w prawie pracy, które stało się jej pasją. Stale podnosi swoje kwalifikacje. Na co dzień zajmuje się m.in. rozliczaniem delegacji służbowych.
Prowadzenie akt osobowych pracowników./ fot. Fotolia
Prowadzenie akt osobowych pracowników./ fot. Fotolia
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podział akt osobowych pracownika

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt. 9a Kodeksu Pracy pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników przez cały okres trwania stosunku pracy oraz niezależnie od ilości zatrudnionych pracowników.

Szczegółowo przedmiotowa problematyka została uregulowana w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 3 części i obejmujące:

cześć A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, m.in.

  • wypełniony kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • orzeczenie lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • świadectwa ukończenia gimnazjum (w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego).

Na podstawie przepisów szczególnych pracodawca może  być zobowiązanych do gromadzenia innych dokumentów np. zaświadczenia o niekaralności za przestępstwo umyślne.

W części tej mogą znaleźć się również dodatkowe dokumenty, które pracownik złoży
z własnej inicjatywy, np. dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, referencje, kursy, szkolenia.

cześć B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in.:

  • umowę o pracę (jeśli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków),
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy,
    z informacją o obowiązujących pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych
    w art. 1891 Kodeksu pracy,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopów związanych
    z rodzicielstwem,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
  • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowę o zakazie konkurencji (jeżeli strony zawarły taką umowę),
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy,
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Zobacz: ZUS

część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, m.in.:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wymienione powyżej dokumenty powinny być gromadzone w odrębnej  dla każdego pracownika teczce. Należy układać je w każdej części (A, B, C) w porządku chronologicznym, numerować oraz sporządzić wykaz dokumentów znajdujący się w każdej
 z nich.

Zdarza się, że pracodawcy zakładają cześć D akt osobowych, w której gromadzą inne dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (np. pit-11). Przepisy prawa pracy w sposób jednoznaczny nie zabraniają takiej praktyki, zwłaszcza, że przepis art. 94 Kodeksu Pracy posługuje się sformułowaniem „w szczególności”. Mamy wiec do czynienia z katalogiem otwartym.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów może żądać wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

Ponad to pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji dotyczącej:

  • podejrzeń o chorobach zawodowych,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
  • świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika również:

  • Kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy
    w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
    w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
  • Imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Dokument ten powinien wskazywać, jakie świadczenia zostały pracownikowi naliczone, w jakiej wysokości i z jakiego tytułu. Pracodawca powinien posiadać potwierdzenie wypłaty świadczeń w postaci przelewów lub pisemnego potwierdzenia.
  • Kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Jest to ważny dokument, który potwierdza spełnienie przez pracodawcę podstawowego obowiązku jakim jest odpowiednie wyposażenie pracownika do wykonywania pracy.

Dodatkowo pracodawca powinien zwrócić uwagę na szereg dokumentów realizowanych w ramach dbałości o bezpieczeństwo oraz higienę pracy:

  • programy szkoleń z BHP,
  • karty szkoleń wstępnych w zakresie instruktażu stanowiskowego i ogólnego,
  • ocena ryzyka zawodowego (powinna obejmować wszystkie stanowiska, rodzaje zagrożeń oraz metody ich zapobiegania),
  • procedura zapobiegania zjawiskom mobbingowym i dyskryminacyjnym,
  • ocena warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (np. regulacje zawarte w regulaminie pracy na temat dofinansowania szkieł korekcyjnych).

Okres przechowywania dokumentacji

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Planowe zmiany od 1 stycznia 2018 r. zakładają okres 10 lat.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286)

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    22 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych od 1 października 2021 r.

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych – nowe stawki w kategoriach zaszeregowania. Zmiany wejdą w życie 1 października 2021 r.

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych. W porozumieniu, które zawarliśmy z protestującymi, przywróciliśmy tzw. dodatek wyjazdowy – poinformował w środę wiceminister zdrowia Waldemar Kraska.

    Jaki VAT od umowy z biegłym sądowym zawartej przez gminę?

    Jako gmina chcemy powołać biegłego wpisanego na listę biegłych sądowych do wydania opinii. Czy czynności takiej osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej, stanowią działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, dlatego podlegają opodatkowaniu VAT?

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT. Czy gminy i powiaty, świadcząc usługi w ramach programu, działają w charakterze podatników VAT? Czy VAT związany z wydatkami na tworzenie i utrzymanie centrum jest kosztem kwalifikowalnym?

    Kiedy zamawiający może odstąpić od zawartej umowy w trybie zamówień publicznych

    Kiedy zamawiający może odstąpić od umowy w trybie zamówień publicznych? Czy gmina może wycofać się z umowy i czy potrzebna jest zgoda wykonawcy (w umowie nie było warunków odstąpienia)?

    Zmiany w klasyfikacji budżetowej - rozporządzenie z 26 lipca 2021 r.

    Klasyfikacja budżetowa. Ustawodawca przygotował obszerne zmiany w rozporządzeniu dotyczącym klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, pojawiły się m.in. nowe paragrafy dla oświaty: 479 „Wynagrodzenia osobowe nauczycieli” oraz 480 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli”. Zmiany co do zasady wejdą w życie 1 stycznia 2022 r., przy czym część zmian obowiązuje z mocą wsteczną od 1 stycznia 2021 r. Na jakie dokładnie zmiany muszą być przygotowane organy administracji samorządowej?

    Ile zarabiają parlamentarzyści w UE?

    Zarobki parlamentarzystów w UE - najwięcej zarabiają Włosi i Niemcy. Hiszpanie i Portugalczycy otrzymują aż 14 wypłat.

    Spłata zadłużenia gminy z rezerwy celowej

    Spłata zadłużenia gminy ze środków pochodzących z rezerwy celowej - czy jest możliwa?

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych 2021

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych od 1 sierpnia 2021 r. - premiera, marszałków Sejmu i Senatu, rządu, posłów, senatorów, rzeczników itd. Ile będą zarabiać?

    Reorganizacja struktury szkoły i związana z tym likwidacja stanowiska

    W związku z licznymi zmianami struktury pracy w szkole przewidujemy likwidację jednego stanowiska sprzątaczki oraz stanowiska referenta. Wszyscy pracownicy administracji i obsługi zatrudnieni są na czas nieokreślony. Jakie regulacje obowiązują szkołę przy wypowiadaniu takich umów?