| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość budżetowa > Rachunkowość budżetowa > Ewidencja > Księgi prowadzone techniką mieszaną nie są prawidłowo zamykane

Księgi prowadzone techniką mieszaną nie są prawidłowo zamykane

Księgi rachunkowe prowadzone w technice mieszanej zwiększają ryzyko wystąpienia błędów, jak również niezgodności. Okazuje się, że ewidencja pomocnicza nie jest prawidłowo zamykana.

Urząd sprawujący obsługę jednostek oświatowych prowadzi księgi syntetyczne i część analityki komputerowo, a część ksiąg pomocniczych jest prowadzona poza referatem finansowym w technice ręcznej (księga środków trwałych, książki wyposażenia urzędu i szkół, książka wyposażenia OC, ewidencja ilościowa przedmiotów niskocennych, książki oprogramowania komputerowego). Kontrola wykazała, że ewidencja pomocnicza nie była prawidłowo zamykana i uzgadniana z ewidencją syntetyczną na koniec roku (odnotowano niezgodności). Jak to powinno być prawidłowo zrobione?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w technice mieszanej (część ręcznie, część komputerowo) powoduje, że istnieje ryzyko powstania błędów i niezgodności, które byłyby eliminowane przez sam system komputerowy, w sytuacji gdyby wszystkie księgi rachunkowe były prowadzone techniką komputerową za pomocą jednego oprogramowania. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na zwiększone ryzyko powstania błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest powierzenie do prowadzenia ewidencji pomocniczej pracownikom spoza księgowości (zatrudnionym w komórkach organizacyjnych odpowiedzialnych za gospodarowanie określonymi rodzajami składników majątkowych). Ryzyko to powinno być eliminowane poprzez odpowiednie procedury kontroli zarządczej, odnoszące się do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ciągu roku obrotowego oraz podczas przygotowania ksiąg rachunkowych do zamknięcia.

W trakcie roku obrotowego procedurą chroniącą przed powstawaniem niezgodności pomiędzy zapisami i saldami kont syntetycznych księgi głównej oraz prowadzoną do nich ewidencją pomocniczą jest okresowe uzgadnianie zapisów i sald obu tych ewidencji. Przepisy uor wymagają jedynie, aby takich uzgodnień dokonywać przynajmniej raz na koniec roku obrotowego. A zatem to kierownik danej jednostki musi rozstrzygnąć o tym, czy i jak często w ciągu roku takie uzgodnienia będą dokonywane. Stosowne postanowienia powinny być zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. W praktyce częstotliwość uzgodnień zależy:

● od ilości i wartości składników majątkowych, których ewidencja jest prowadzona ręcznie,

● od ilości ksiąg pomocniczych prowadzonych do jednego konta syntetycznego przez różnych pracowników,

● od tego, czy ewidencja jest prowadzona dla składników, które są znaczące dla ukazania prawidłowego obrazu stanu majątkowego jednostki w jej księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym.

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

Pracownicy służby zdrowia

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

ANGIELSKI DLA KSIĘGOWYCH

Eksperci portalu infor.pl

Bartosz Struzik

Dyrektor Zarządzający internetowego serwisu pracy MonsterPolska.pl, polskiego oddziału międzynarodowej grupy Monster.com.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od ksiegowosc-budzetowa.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK