Ewidencja operacji nabycia z pominięciem kont zespołu 2

Jednostka budżetowa nie może pomijać ewidencjonowania operacji nabycia na kontach rozrachunkowych

Na niektórych szkoleniach prezentowane są stanowiska, że w jednostkach budżetowych dopuszczalna jest ewidencja operacji gospodarczych związanych z zakupem, z pominięciem kont zespołu 2, w odniesieniu do zakupów udokumentowanych fakturami wystawionymi i zapłaconymi w tym samym miesiącu, pod warunkiem zapisania w polityce rachunkowości odpowiednich ustaleń opisujących zastosowanie uproszczeń w opisanym zakresie. W związku z tym powstało pytanie, czy rzeczywiście jednostka budżetowa takie uproszczenia może stosować.

Jednostka budżetowa nie może stosować uproszczeń opisanych w pytaniu. Zastosowanie takich uproszczeń pozostaje w sprzeczności z zasadami ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki, określonymi w ustawie o rachunkowości, oraz z zasadami określonymi planem kont zawartym w przepisach rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

Zobacz również: Typowe zapisy strony Wn i Ma kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

Zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki budżetowe, prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, stanowiących wytyczne dla jednostek między innymi w zakresie zasad opracowania i stosowania planu kont, będącego elementem polityki rachunkowości jednostki, do opracowania i aktualizowania której, zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – zobowiązany jest kierownik jednostki.

Uwzględniając zasady określone w tych przepisach, w pierwszej kolejności należy wskazać, że przeciw możliwościom stosowania wspomnianych uproszczeń świadczy art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zapisy w księgach rachunkowych danej operacji gospodarczej muszą być zgodne z treścią ekonomiczną operacji wynikającej z dowodu księgowego. Oznacza to, że każda faktura bez względu na termin jej zapłaty, odzwierciedlająca:

a) zakup usługi, towarów, materiałów i innych dóbr podlegających finansowaniu z wydatków bieżących, winna być ewidencjonowana zapisem:

● strona Wn konta zespołu 4 – Koszty rodzajowe,

● strona Ma konta zespołu 2 – Rozrachunki.

b) zakup lub wytworzenie środków trwałych w budowie, środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych finansowanych ze środków inwestycyjnych, winna być ewidencjonowana zapisem:

● strona Wn konta 080 lub 011 lub 013 lub 020,

● strona Ma konta zespołu 2 – rozrachunki.

Natomiast operacje związane z zapłatą zobowiązania będą wynikały z wyciągu bankowego lub dowodu kasowego w przypadku dokonania zapłaty gotówką, co poniżej prezentują przedstawione zapisy księgowe:

● strona Wn konta zespołu 2 Rozrachunki,

● strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (subkonto wydatków) lub

● strona Ma konto 101 – Kasa.

Kolejnym zapisem, który potwierdza brak możliwości pomijania w ewidencji kont Zespołu 2 dla zakupu wyżej wymienionych dóbr, jest zapis wynikający z pkt 1 par. 15 rozporządzenia. Zapis ten określa, że konta wskazane w planach kont określonych załącznikami do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które mają zastosowanie w jednostce.

Niezależnie od powyższego należy również wskazać, że stosowanie przez jednostki uproszczenia opisanego w pytaniu będzie dodatkowo skutkowało brakiem pełnej i właściwej kontroli stanu rozrachunków, co może być przyczyną nieterminowego wykonania zobowiązania, skutkującego zapłatą odsetek, a co zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych – stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Dlatego też należy jednoznacznie stwierdzić, że stosowanie uroszczeń polegających na pomijaniu w ewidencji księgowej kont rozrachunkowych zespołu 2, nie znajduje żadnej podstawy prawnej.

Teresa Górska

 specjalistka z zakresu rachunkowości budżetowej

Podstawa prawna:

- Art. 40 ust. 1 i 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).

- Art. 10 ust. 2 i art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

- Art. 16 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 168).

- Par. 15 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych praz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Polecamy w INFORRB

Jak ewidencjonować wydatki ponoszone w ramach wyodrębnionych rachunków dochodów

Czy konto 141 na koniec roku musi się bilansować

Jak dokonać płatności za dowód księgowy wystawiony w walucie obcej