Rozliczenie podróży służbowej odbytej pojazdem pracownika

Jak należy rozliczyć koszty tej podróży:

- uwzględniając w rozliczeniu liczbę kilometrów pomiędzy granicami obu tych miejscowości (2 x 40 km),

- rozliczając ww. kilometry (2 x 40 km) oraz dodatkowo 8 km przejechanych po miejscowości docelowej od jej granicy do miejsca oddelegowania?

Żaden z przedstawionych sposobów rozliczenia podróży służbowej nie jest właściwy. W przypadku odbywania krajowej podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, zwrot kosztów tej podróży rozlicza się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Jeśli chodzi o sposób podania liczby kilometrów w tym rozliczeniu, podaje się ją według wskazania licznika pojazdu - przy czym uwzględnia się zazwyczaj kilometry od siedziby jednostki do miejsca oddelegowania.

Wyjątkowo, jeśli pracownik wyjeżdża w delegację prosto z domu - uwzględnia się kilometry liczone spod domu pracownika - jednak pod warunkiem, że jest ich tyle samo lub mniej niż spod siedziby jednostki (zasada ta wynika z ogólnej dyspozycji art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp - zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów).

Podstawa prawna:

Art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2012 r. poz. 361)

§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

Oprac. Izabela Motowilczuk

Polecamy serwis: Kadry i płace