Podróże służbowe - diety zagraniczne 2016

Podróż służbowa

Definicję podróży służbowej znajdziemy w Kodeksie pracy w art. 77⁵ § 1. Polega ona na wykonywaniu przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. To na pracodawcy bowiem ciąży obowiązek pokrycia kosztów związanych z takim wyjazdem.

Wysokość diet dla pracowników sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej jako: rozporządzenie).

Stawki diet pracowników zatrudnionych poza sferą budżetową powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Należy pamiętać o tym, iż postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określonej dla pracownika państwowej lub samorządowej sfery budżetowej. Jeżeli wyżej wymienione wewnętrzne regulacje nie określają wysokości diet, to obowiązują stawki z rozporządzenia.

Diety w podróży zagranicznej pracowników „budżetówki”

W podróży zagranicznej diety przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety uzależniona jest od kierunku podróży. Jeżeli pracownik udaje się do dwóch lub więcej państwa, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia:

Przy podróżach do:

– Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynosi jak w Wielkiej Brytanii,

– Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg 250 USD,

– Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg 142 EUR.

Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą dobę podróży zagranicznej. W przypadku niepełnej doby:

- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy pracownik w czasie podróży otrzymał bezpłatne całodzienne wyżywienie, powinien otrzymać 25% przysługującej mu diety. Nawet pojedyncze bezpłatne posiłki takie jak śniadanie, obiad czy kolacje odpowiednio zmniejszają wysokość przedmiotowego wynagrodzenia.

W takich przypadkach przyjmuje się, iż każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolacja – 30% diety.

Zasady te stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której wyżywienie zapewnione zostało w ramach usługi hotelarskiej, z której korzysta pracownik.

W praktyce może się zdarzyć, że po odjęciu od przysługującej pracownikowi kwoty diety kosztów bezpłatnego wyżywienia otrzymamy wynik ujemny. Czy taka dieta ujemna stanowi przychód pracownika? Organy skarbowe stały często na stanowisku, iż ujemna dieta nie korzysta ze zwolnienia podatkowego. Inaczej do tego zagadnienia podszedł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie. W wyroku z 25 lutego 2015 r. uznał on, iż "otrzymywane przez pracowników przebywających w podróży służbowej diety, w tym także należności powstałe przy zastosowaniu przesłanek obniżających wartość diety powodujące przyjęcie wartości ujemnej diety (tzw. dieta ujemna) mieszczą się w ramach ustawowego zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f., i z tego względu nie mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako związane ze stosunkiem pracy, czy też jako inne nieodpłatne świadczenie. W konsekwencji pracodawca w sytuacji wystąpienia ujemnej wartości diety nie będzie zobowiązany do odprowadzania zaliczek na podatek w związku z takimi należnościami".

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. W sytuacji, gdy należność pieniężna jest niższa od diety, pracownik powinien otrzymać wyrównanie do wysokości należnej diety.

Polecamy serwis: Podróże służbowe